做好基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作的有效措施探討

郭冬霞

（山東省菏澤市曹縣疾病預(yù)防控制中心，山東 曹縣 274400）

在如今，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)每日承受著巨大的工作壓力，往來的病人絡(luò)繹不絕。如果在這樣的情況下不能夠?qū)πl(wèi)生檔案進(jìn)行高效且準(zhǔn)確的管理，將會大大的家中醫(yī)護(hù)人員以及醫(yī)療系統(tǒng)的運(yùn)行負(fù)擔(dān)。

一、基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案的管理工作手段

（一）級別化管理

在進(jìn)行基層的疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理時，不能夠一蹴而就將所有類型所有不同來源的衛(wèi)生檔案都放在一起集中處理。一味采用集中處理的檔案管理方式雖說能夠在前期的檔案收集環(huán)節(jié)節(jié)省工作人員的時間，但是卻加重了后期的檔案分揀和歸類環(huán)節(jié)的負(fù)擔(dān)，延長了工作的時間。為此，在進(jìn)行基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理時，應(yīng)該進(jìn)行分明的級別化管理。將所有的衛(wèi)生檔案按照時間的緊急程度、時間的要緊程度以及問題的嚴(yán)重程度進(jìn)行分級別的收納和別放。在對檔案進(jìn)行分門別類的管理時，就按照輕重緩急和要緊程度依次進(jìn)行整理。同樣的，不同來源的衛(wèi)生檔案也應(yīng)該按照來源進(jìn)行整齊歸納，減少后期的無效重復(fù)工作。采用這樣的級別化管理手段，不僅僅可以簡化工作的流程，加快檔案整理工作的進(jìn)行，還能夠減輕檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

（二）定期地考察和督促

在基層的疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理工作中，除去日常的檔案歸類和管理，定期去進(jìn)行的檔案管理工作的考察和督促也是十分有必要的。派專業(yè)的管理人員下到基層中，對一定時間段內(nèi)所處理的檔案進(jìn)行隨機(jī)的抽查，檢查其中是否有不合規(guī)章或是出現(xiàn)了紕漏之處，對其進(jìn)行后期的修復(fù)，減少因前期的紕漏所帶來的損失。同樣，因?yàn)榛鶎拥囊咔榉雷o(hù)衛(wèi)生檔案管理工作到底區(qū)別于城市內(nèi)部規(guī)章明確的衛(wèi)生檔案管理工作，所以有可能會出現(xiàn)工作人員敷衍工作對檔案隨意處置的情況。而派專業(yè)的人員下到基層對衛(wèi)生檔案的管理工作進(jìn)行督查，可以為尸位素餐玩忽職守的工作人員敲響警鐘，推動基層的疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理工作更好發(fā)展。

二、基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理的優(yōu)點(diǎn)所在

（一）能夠緩解原有的混亂問題

基層衛(wèi)生檔案中包含的門類相對廣泛，如果不進(jìn)行檔案的歸類管理的話，一旦遇到一些突發(fā)性事件想要調(diào)取相應(yīng)的衛(wèi)生檔案時，就無異于大海撈針，只會造成一片混亂，檔案數(shù)量和種類的繁多與檔案歸類管理不善之間的弊病就會顯露無遺。而對基層的疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案進(jìn)行管理后，就能夠成體系地將其歸納完全，減少了在尋找檔案時可能會發(fā)生的混亂。

（二）為后續(xù)工作的持續(xù)進(jìn)行提供便利

一個整齊且富有條理的檔案館會為一個城市在遇見問題時提供幫助，而一份齊全的衛(wèi)生檔案也會給一個地區(qū)的衛(wèi)生管理工作提供便利。當(dāng)基層中有患者出現(xiàn)某一種疾病或是其他健康狀況時，前期更多的醫(yī)護(hù)人員是摸不著頭腦找尋不到入手之處的。但此時若是能夠?qū)⑦^往該患者的衛(wèi)生檔案調(diào)取出來，由專家學(xué)者進(jìn)行研讀，或許就能夠更快地找出行之有效的治病方法。同樣的，對基層疫情防控衛(wèi)生檔案的管理向來不是一件多么簡單的事情，如果能將這樣一份工作完成得妥帖到位，對基層其他工作的持續(xù)推進(jìn)也會有所脾益。

三、基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理進(jìn)行中存在的弊病

（一）輕視了管理和控制在衛(wèi)生檔案管理的作用

無論是在什么樣的行業(yè)或者是企業(yè)內(nèi)部，管理中心都是最為核心的一個關(guān)節(jié)。如果管理部門不能高效地發(fā)揮自身的監(jiān)管和控制作用，那么相應(yīng)就會對下級真正的執(zhí)行部門產(chǎn)生一定的影響。這樣的道理放在今天的基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理中，也同樣適用。如果管理和控制能力發(fā)揮的到位，那么在衛(wèi)生檔案的管理過程中，就會有一個強(qiáng)有力的中控去協(xié)調(diào)每一個步驟應(yīng)該去如何進(jìn)行、去怎么樣進(jìn)行。這樣行之有效的管理方法，可以減少不必要的步驟，降低不必要的錯誤和人力物力支出。所以，正確發(fā)揮管理和控制的作用，是會對基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理工作產(chǎn)生不小的有利影響的。

（二）管理工作方面的專業(yè)性程度不夠高

基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理是一個相當(dāng)具有智能性的項(xiàng)目，這要求著施工者應(yīng)該具備相應(yīng)的檔案學(xué)方面的專業(yè)素養(yǎng)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)方面的專業(yè)素養(yǎng)?？墒呛芸上?，符合這些方面的人才目前在我國還是鳳毛麟角。專業(yè)性人才的缺失，會導(dǎo)致檔案管理過程中對文檔進(jìn)行正確且高效的分類。這些因?qū)I(yè)性缺失而導(dǎo)致的問題，實(shí)實(shí)在在的會對基層疫情防護(hù)檔案管理工作的最終質(zhì)量產(chǎn)生影響。

（三）衛(wèi)生檔案的管理方式不夠先進(jìn)

在當(dāng)今社會中，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)成為了促進(jìn)發(fā)展的第一生產(chǎn)力，擁有先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)才可以更加昂首闊步的姿態(tài)走在前方。但是必須承認(rèn)的是，現(xiàn)階段我國基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案的管理工作還是僅僅依靠人工來進(jìn)行的。采用人工進(jìn)行檔案管理工作，雖然是一直以來所沿襲的傳統(tǒng)，但與人工智能相比，人工進(jìn)行檔案管理工作的注意力集中時間較短，而且相對容易出現(xiàn)因粗心導(dǎo)致的紕漏，最終會導(dǎo)致檔案管理工作效果的不佳。所以更改現(xiàn)階段所使用的相對落后的檔案管理方式選擇用更為先進(jìn)的人工智能或者機(jī)器人進(jìn)行枯燥的檔案管理工作，可能會更加有所收獲和幫助。

四、基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案的正確運(yùn)行方式

（一）建立符合實(shí)際的檔案管理制度

在施工方面有一個嚴(yán)密又完善的規(guī)章制度，會對整個基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理工作的全過程起到一個緊箍咒的作用。如果是民間主導(dǎo)的檔案管理，那么整個工作團(tuán)隊在真正進(jìn)行檔案收集和管理工作之前就應(yīng)該要通過并且下發(fā)一套精細(xì)訂制的管理方針。實(shí)現(xiàn)從上方領(lǐng)導(dǎo)人員到下方檔案管理專業(yè)人員的全體管控，利用規(guī)章制度去規(guī)范檔案管理專業(yè)人員在檔案管理過程中的行為。如果是由政府有關(guān)部門進(jìn)行主導(dǎo)的檔案管理工程，那么政府就更需要發(fā)揮政府的指導(dǎo)示范作用?？梢酝ㄟ^出臺一些相關(guān)政策或是法規(guī)，用力度更大的法律形式來把基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理過程中應(yīng)該遵守的規(guī)則落實(shí)下來。當(dāng)然，不論是政府還是民間，在完善檔案管理時的規(guī)章制度時都應(yīng)該把科學(xué)性和現(xiàn)代性擺在第一位，堅持與時俱進(jìn)、靈活變動，尊重整個基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理過程，以及其相應(yīng)的特點(diǎn)。

（二）加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)工作

人才是助力發(fā)展的一個重要因素，如果沒有人才，基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理的發(fā)展遲早也會疲憊無力。若是想要減少基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理工程最終的效果差異和設(shè)想弊病，就需要從檔案管理人員入手。應(yīng)該把整個檔案管理團(tuán)隊按照知識水平的高低分為兩個部分，知識水平相對比較高的一部分可以作為專業(yè)性技能培養(yǎng)的儲備人才，除去日常的工作，還要尋找時間將他們組織起來進(jìn)行培訓(xùn)。而對于另外一部分知識水平相對比較低的群體來說，在日常工作中就還是以對他們灌輸正確的操作知識為主要任務(wù)。只有從對基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理參與最多的檔案管理人員抓起，一層一層向上傳達(dá)對質(zhì)量要求的重視態(tài)度，才有可能從上到下強(qiáng)化整個檔案管理操作團(tuán)隊的專業(yè)技術(shù)。最終，才有可能可以實(shí)現(xiàn)基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理的優(yōu)異化和高效化。

（三）加強(qiáng)對基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案來源的明晰和確認(rèn)

在現(xiàn)階段，我國實(shí)行基層群眾自治制度的基礎(chǔ)下以社區(qū)或者村委會為單位的基層人員的變化和流動是時常性發(fā)生的。而通常來說，人口的流動是不會將自己的衛(wèi)生檔案一同帶走的。所以往往就會出現(xiàn)居民的社區(qū)所在地已經(jīng)發(fā)生更換，但衛(wèi)生檔案卻沒有隨之一起進(jìn)行變化的現(xiàn)象。這一類現(xiàn)象的出現(xiàn)，會給基層醫(yī)務(wù)工作人員后期衛(wèi)生檔案的調(diào)查和研究產(chǎn)生一定的麻煩和添加不必要的附加工作。所以現(xiàn)階段，將居民戶籍所在社區(qū)和自身的衛(wèi)生檔案進(jìn)行嚴(yán)格的匹配是提高基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案管理工作效率的一個有效方法。

結(jié)語

在當(dāng)今大數(shù)據(jù)化的時代背景下，數(shù)據(jù)的頻繁更迭已經(jīng)成為了一個社會常態(tài)。想要對一份檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)研，并非一件簡單的事。所以加強(qiáng)基層疫情防護(hù)衛(wèi)生檔案工作的管理，為每一份衛(wèi)生檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行高效且恰當(dāng)?shù)卣?，對于提高我國基層衛(wèi)生防疫工作的有序妥當(dāng)進(jìn)行，也提供了一定的幫助。