新時期人事檔案電子信息化管理探討

羅建英

（濟(jì)南市濟(jì)陽區(qū)城鄉(xiāng)交通運(yùn)輸局，山東 濟(jì)南 251400）

引言

任何一個企業(yè)的發(fā)展都離不開高質(zhì)量的檔案資料管理，對人事檔案電子信息化管理進(jìn)行重視，能夠為企業(yè)提供有效的信息資源。在數(shù)字化生產(chǎn)不斷推進(jìn)的過程中，檔案管理工作也需要打破傳統(tǒng)人工管理的束縛，向電子信息化管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。但是從目前人事檔案電子信息化管理的現(xiàn)狀來看，依然存在一定的問題需要進(jìn)行積極的解決，對人事檔案電子信息化管理工作進(jìn)行不斷地完善，提升人事檔案資源的利用效果。

一、進(jìn)行人事檔案電子化管理的必要性分析

（一）方便管理和查閱

在對紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行管理的過程中，對于存放要求比較高，需要設(shè)置專門的檔案存放室進(jìn)行存放，并且由于各種檔案長時間地集中堆放，同時管理者也會出現(xiàn)一定的變動，最終就對檔案的查閱產(chǎn)生了影響，可能還會出現(xiàn)檔案遺失的情況，無形中增加了資料查閱和調(diào)用工作的難度。但是如果是利用電子檔案管理形式，就能夠在計算機(jī)中對檔案的名目進(jìn)行準(zhǔn)確的查詢，按照索引高效便捷地找到目標(biāo)資料，在短時間內(nèi)能夠高效地完成相關(guān)工作。

（二）進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的采集歸納更具全面性，并且還能夠及時地進(jìn)行更新

電子檔案中存儲的信息能夠隨時進(jìn)行更新，并且職工的檔案信息也需要進(jìn)行不斷的補(bǔ)充和修改，所以說，對電子管理辦法進(jìn)行運(yùn)用，就可以對人事信息的時效性和準(zhǔn)確性進(jìn)行有效的保證。同時由于計算機(jī)的存儲量很大，也不會受到紙張的限制，所錄入的資料就會比紙質(zhì)檔案進(jìn)路的信息更加的細(xì)致和完整。

（三）易于保管，并且與紙質(zhì)并存還能避免被涂改

利用電子設(shè)備進(jìn)行人事檔案的記錄和存儲，所獲得的電子數(shù)據(jù)能夠長久保存，同時還不會受到自然原因的影響出現(xiàn)侵蝕和意識問題。雖然人事檔案電子化是未來發(fā)展的主要趨勢，但是紙質(zhì)檔案依然存在。比如說在一些單位內(nèi)部，一些需要蓋章的文件都需要進(jìn)行長久保存。所以說，雖然電子檔案已經(jīng)成為未來發(fā)展的一個主流趨勢，但是作為檔案管理中的一個重要組成部分，依然需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案的管理，同時還要避免對材料進(jìn)行涂改或者偽造，如果紙質(zhì)檔案遭到了破壞或者出現(xiàn)了意識，電子材料就可以作為重要的補(bǔ)充平整，對人事檔案的準(zhǔn)確性和真實性進(jìn)行了保證。

二、進(jìn)行人事檔案信息化管理存在的主要問題分析

（一）管理方式缺乏先進(jìn)性

傳統(tǒng)的人事檔案管理，主要是進(jìn)行人事檔案的收集和保存，一般情況下都是通過紙質(zhì)進(jìn)行保存，一旦出現(xiàn)了分類模糊的問題，就需要花費大量的時間進(jìn)行查找，不僅浪費人力、物力，同時工作效率也非常低下。在信息化發(fā)展的推動下，如果只是依靠人力來進(jìn)行檔案的管理，將無法適應(yīng)時代發(fā)展的需求。因此就需要對管理模式進(jìn)行有效的變革，同時帶動員工的工作積極性。

（二）缺乏完善的基礎(chǔ)設(shè)施

如果一味地依靠傳統(tǒng)的模式進(jìn)行檔案的整理，就會造成紕漏問題的出現(xiàn)。對于員工來講，人事檔案十分重要，直接關(guān)系到了員工職位的調(diào)動和分配，一旦出現(xiàn)了紕漏問題，就會給企業(yè)和員工造成很大的損失。在一些企業(yè)中，是在運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理設(shè)備，在浪費時間的同時浪費了大量的資源，更無法對檔案的安全性進(jìn)行保證，另外由于檔案柜的防水、防潮、防蟲能力比較差，因此就會造成檔案的損壞。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

企業(yè)進(jìn)行人事檔案的電子信息化管理，就需要相關(guān)管理人員要對信息化專業(yè)知識和技能進(jìn)行掌握，對數(shù)字化檔案管理設(shè)備進(jìn)行有效地利用。但是企業(yè)中的一些老員工，很少接觸到網(wǎng)絡(luò)信息化，學(xué)習(xí)信息化知識具有一定的困難，及時企業(yè)具有信息化數(shù)字檔案管理設(shè)備，但是由于受到工作人員技能的限制，就會影響信息化檔案管理工作的順利進(jìn)行。所以說，相關(guān)檔案管理人員，就需要對電子信息化管理知識體系進(jìn)行迅速地監(jiān)理，對自身工作效率進(jìn)行提升，提高電子信息化檔案的管理水平。

三、進(jìn)行人事檔案電子信息化管理重要措施

（一）實現(xiàn)管理手段和管理模式的多元化

傳統(tǒng)的管理模式大多數(shù)局限于紙質(zhì)材料的保存，但是從上文的分析可以看出，紙質(zhì)材料的保存存在著很多問題，不僅占用的空間比較大，同時保存起來的難度也很大，查找和調(diào)動的過程中，需要花費大量的時間，降低了人員的工作效率，必須要進(jìn)行更新。人事檔案電子信息化能夠?qū)⒓堎|(zhì)材料進(jìn)行信息化處理。企業(yè)中人才信息資源庫需要對各種資源進(jìn)行合理地利用，提高資源利用率，紙質(zhì)材料信息化能夠?qū)θ耸聶n案保存壽命進(jìn)行有效的延長，為查找和更新提供便利，節(jié)省了紙質(zhì)和打印的費用，滿足我國節(jié)能環(huán)保的發(fā)展要求。在具體的管理過程中，企業(yè)應(yīng)該積極地發(fā)揮計算機(jī)的作用，進(jìn)行目錄的建立，為后續(xù)信息的朝朝提供便利。同時還應(yīng)該對員工的信息進(jìn)行及時的更新，對檔案的全面性、時效性、準(zhǔn)確性進(jìn)行保證。另外，管理者還能夠進(jìn)行員工所獲證書的掃描，生成電子版進(jìn)行保存，節(jié)省了空間的同時還減少了磨損，更是對員工資料的一種重要保證。

（二）加大資金的投入，對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善

在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要做好防潮、防塵、防火、防霉菌、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防盜等幾項工作，在進(jìn)行檔案管理的過程中采取信息化智能技術(shù)，能夠滿足上述幾點要求，一科技為基礎(chǔ)，依靠仙劍的設(shè)備，對檔案信息進(jìn)行科學(xué)的管理，對計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息化處理技術(shù)和存儲技術(shù)進(jìn)行了更新，對空氣消毒、漏水警報、視頻監(jiān)控等設(shè)施進(jìn)行了系統(tǒng)化的更新，為檔案的存儲和收集提供了便利，對工作的安全性和高效性進(jìn)行了保證。在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，對科學(xué)技術(shù)的開發(fā)和引進(jìn)的要求也在不斷地提高，一些企業(yè)已經(jīng)開始進(jìn)行了新設(shè)備的引進(jìn)，對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，有效地提升了經(jīng)濟(jì)效益。人事檔案的管理也需要對設(shè)備進(jìn)行更新，提升檔案管理的工作效率，雖然無法創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)利益，但是卻能夠幫助企業(yè)和員工有效地解決問題。

（三）對然是檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升

作為人事檔案電子信息化管理的操作者和執(zhí)行者，檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量和效率具有重要的影響，因此，企業(yè)就需要采取多方面的措施，對檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升。比如說，組織老員工對現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行學(xué)習(xí)，針對電子信息化的檔案管理進(jìn)行培訓(xùn)，對其工作技能進(jìn)行提升，并且對人員對于設(shè)備的學(xué)習(xí)和操作能進(jìn)行定期的考核，對人員的工作現(xiàn)狀進(jìn)行了解。另外，還需要建立相關(guān)的激勵機(jī)制，提高管理人員學(xué)習(xí)的積極性，確保相關(guān)工作的順利開展，將人事檔案電子信息化管理由管理型向服務(wù)型進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

結(jié)語

總之，人事檔案電子信息化管理，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中存在的不足，對人事檔案管理工作的安全性和保密性進(jìn)行保證，提升人事檔案管理工作的整體效率。企業(yè)在進(jìn)行人事檔案信息管理工作的過程中，需要對信息進(jìn)行分類電子化管理，為人們進(jìn)行信息的查找提供便利。