新時代企業(yè)檔案館的安全管理體系建設(shè)

張敏

（甘肅省安全生產(chǎn)科學(xué)研究院有限公司，甘肅 蘭州 730000）

檔案管理最基本的要求是維護(hù)檔案的完整與安全。企業(yè)檔案館是企業(yè)統(tǒng)一保管重要檔案的場所，是社會各界利用企業(yè)檔案信息資源的中心，安全有效的檔案管理對企業(yè)的全面發(fā)展來說起到了不可忽略的作用，它和時間同步見證并記錄了企業(yè)以及內(nèi)部工作人員的成長與發(fā)展，是企業(yè)管理工作中極其重要的組成，所以企業(yè)檔案館工作成了我國新時代檔案事業(yè)不可分割的組成部分。因此，在新時代的潮流中，建立完善安全的檔案管理體系是企業(yè)未來發(fā)展所肩負(fù)的刻不容緩的使命。

一、企業(yè)檔案館安全管理工作的現(xiàn)狀

在當(dāng)今信息化時代的推動下，大多數(shù)企業(yè)更加注重追求的是業(yè)績的創(chuàng)新和規(guī)模的擴(kuò)展，很少有公司覺得檔案管理對企業(yè)的發(fā)展來說也相當(dāng)重要。多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也都基本忽略了企業(yè)檔案管這一部門的相關(guān)工作地管理，相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)反而覺得企業(yè)檔案管不過就是收集保管部分過時的文件和材料的地方，若是投資相當(dāng)多地人力，物力資源會讓他們感到反而“得不償失”。這進(jìn)而導(dǎo)致了企業(yè)檔案館的設(shè)施基礎(chǔ)落后，而企業(yè)檔案管理人員長期處于這樣地工作環(huán)境中，也在時間和現(xiàn)實(shí)地潮流中慢慢失去了對工作的熱情，使得對于企業(yè)檔案管理的工作也不再那么積極熱衷。久而久之，這樣的領(lǐng)導(dǎo)方式和工作方法使得企業(yè)的檔案管理工作變得“墨守成規(guī)”，檔案安全管理的理念也逐漸日益落后，企業(yè)檔案館也逐漸成了企業(yè)發(fā)展中的“灰色地帶”。然而，時代在不斷地進(jìn)步，企業(yè)信息化在不斷地普及，舊式的檔案管理體系不僅無法跟上時代的步伐，而且還造成了電子檔案的安全隱患，所以探索檔案安全管理體系的建設(shè)對企業(yè)檔案館的管理來說是非常重要的，對企業(yè)未來的安全發(fā)展也起到了舉足輕重的地位。

二、安全管理體系的建立對企業(yè)檔案館的重要性

檔案安全是檔案工作的首要任務(wù)，檔案工作重要是對文檔的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動，它客觀真實(shí)的保存了文件最起始的內(nèi)容和事件。對企業(yè)來說，它最真實(shí)客觀的記錄了企業(yè)的發(fā)展以及每位員工的成長，能為社會各界提供相關(guān)的信息，從而有助于社會各方面對企業(yè)和企業(yè)員工有所了解，進(jìn)而為之提供有效地信息資源。所以，加強(qiáng)企業(yè)檔案館安全管理體系地建立對企業(yè)的發(fā)展來說也相當(dāng)重要。在新時代的背景下，給檔案安全也提出了新的要求，企業(yè)檔案安全體系的建設(shè)不單單指的是對企業(yè)檔案安全管理的要求，它更注重于“以人為本”的將企業(yè)員工的安全和企業(yè)檔案的安全管理有機(jī)地結(jié)合起來，進(jìn)而全面促進(jìn)企業(yè)的安全發(fā)展。

三、企業(yè)檔案館安全管理體系建設(shè)的相關(guān)策略

（一）安全保存紙質(zhì)版檔案

在企業(yè)檔案館工作的過程中，企業(yè)檔案館工作人員應(yīng)該有條理，有層次地對企業(yè)紙質(zhì)版檔案文件進(jìn)行有效安全地管理。企業(yè)可以先對檔案工作人員進(jìn)行分工明確地管理，對珍貴檔案的保管交給相應(yīng)地員工讓其盡快封存原件，確保檔案原件安全，用復(fù)制件代替原件提供利用。再讓部分人員專門負(fù)責(zé)易退化和損毀文檔地管理，及時做好修復(fù)歸檔工作，確保紙質(zhì)檔案管理歸放環(huán)境。最后讓相應(yīng)地檔案工作人員加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，可以利用現(xiàn)代化技術(shù)安裝監(jiān)控防盜設(shè)施，加強(qiáng)對機(jī)密檔案紙質(zhì)原件的監(jiān)控和確保檔案管理工作人員地自身安全。

（二）備份檔案信息

面對當(dāng)今信息化不斷發(fā)展的今天來說，由于紙質(zhì)檔案的管理自身存在易損毀，無法再生和需要保密等方面的局限性；電子檔案相比較紙質(zhì)檔案來說，更易于儲存，容量大，在一定程度上可以提高工作效率，并且節(jié)省人力資源和物質(zhì)資源。所以，電子檔案也逐漸被企業(yè)和各個領(lǐng)域所應(yīng)用。但是，某些重要文件的保存需要原始材料介質(zhì)的管理，因此，在紙質(zhì)檔案保管的同時，要做好檔案、檔案信息管理系統(tǒng)及電子數(shù)據(jù)的備份。它不但可以幫助抵御突發(fā)性自然災(zāi)害破壞、確保檔案安全，而且有助于并存時期這一特殊階段的檔案的同步管理。

（三）建立嚴(yán)格管理制度

一個成功的企業(yè)必須制定一套健全而科學(xué)的管理制度。企業(yè)管理制度是企業(yè)為求得最大效益,在企業(yè)管理實(shí)踐活動中制定的各種帶有強(qiáng)制性義務(wù),并能保障一定權(quán)利的各項(xiàng)規(guī)定或條例的實(shí)施。連古人都曾說“無規(guī)矩不成方圓”，因而建立嚴(yán)格地管理制度，更有助于企業(yè)檔案館安全有序，有效地管理。一個完善制度體系地建立，需要從領(lǐng)導(dǎo)班子抓起，結(jié)合企業(yè)自身地實(shí)際情況，在“固守原基”的基礎(chǔ)上，改變舊式地檔案管理理念，從思想上注重這一方面地工作，創(chuàng)新改進(jìn)建立符合企業(yè)自身發(fā)展所需地完善具體地管理指導(dǎo)。

結(jié)束語

本文先對企業(yè)檔案館安全管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了簡單的闡述，在簡單介紹當(dāng)前企業(yè)檔案館安全管理的現(xiàn)狀的同時，進(jìn)一步說明了安全管理體系的建立對企業(yè)檔案館的重要性。而后主要針對企業(yè)檔案館安全管理體系建設(shè)的相關(guān)策略展開了深入探索和研究，并進(jìn)而提出了安全保存紙質(zhì)版檔案，備份檔案信息和建立嚴(yán)格管理制度等具體實(shí)施策略。最終希望通過本文的分析探究，能夠給予相關(guān)的新時代企業(yè)檔案館的安全管理體系建設(shè)，提供一些更具個性化的參考與建議。