促進檔案管理工作有效提升的思考與實踐

陳園園

（河北省秦皇島市海港區(qū)檔案館，河北 秦皇島 066000）

眾所周知，各級各類檔案館主要是接收現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的檔案以及接收分散在社會上的各個歷史時期形成的檔案，并且由專門的工作人員對這些檔案分門別類地進行統(tǒng)整和保存。清楚細(xì)致、全面完整的檔案管理可以大大提升檔案資料查詢和利用的效率，從而充分體現(xiàn)檔案管理工作的意義，發(fā)揮檔案管理的價值。當(dāng)下，我國正處于歷史變革和偉大機遇的轉(zhuǎn)折點，需要一大批思想先進、業(yè)務(wù)精湛、敢于創(chuàng)新、銳意進取的檔案管理工作者，將日常的檔案管理工作進一步完善，從而不斷促進檔案管理工作效率的提升。要達(dá)成這樣的目標(biāo)，就需要檔案管理者積極主動地解決和消除那些不能夠適應(yīng)和推動當(dāng)前工作發(fā)展的現(xiàn)象，樹立濃厚的工作意識，建立更為合理的管理制度，更新工作觀念，用更加先進有效的方法促進檔案管理工作的有序開展。

一、重視制度建設(shè)與管理，樹立擔(dān)當(dāng)意識

檔案管理工作并不像人們想象的那么簡單，從檔案的收集、整理到檔案的保存，所涉及到地范圍和內(nèi)容都是及其廣泛地。它需要專門的人員來管理負(fù)責(zé)，從千頭萬緒中找到檔案的相同特征加以歸類，從而為以后的檔案查詢和利用提供有力的保障。然而，筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在的檔案管理隊伍內(nèi)部存在很大的問題。比如，檔案管理人員的工作態(tài)度不夠端正，缺乏工作熱情。通過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)從事檔案管理的工作人員大部分是年齡偏大的同志。這些同志雖然在工作經(jīng)驗方面比較豐富，但是他們已經(jīng)形成了工作定式，不愛學(xué)習(xí)、研究新生的、更先進的檔案管理辦法，對于工作總是抱著“差不多就行了”的惰性思想，難以負(fù)責(zé)任的態(tài)度參與到檔案管理相關(guān)工作中。以致于導(dǎo)致檔案隨意存放、歸類不清、查找不便等管理混亂的情況時有發(fā)生。

基于此，牢固樹立檔案工作人員的工作意識就顯得尤為重要了。各檔案管理單位可以在選拔檔案管理人員時將工作意識和工作態(tài)度放在首位，并且將工作態(tài)度納入年終績效考核，實行一票否決制，促使檔案管理人員在工作中立足于檔案管理理論，積極主動去了解單位現(xiàn)階段的發(fā)展情況，主動參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，樂于將學(xué)習(xí)到的新方法運用到日常檔案的收集與整理當(dāng)中。除此之外，檔案管理單位還要形成嚴(yán)格、規(guī)范、健全的檔案管理工作制度，用制度規(guī)范和指導(dǎo)工作人員的行為。同時、要細(xì)化每一位工作人員的工作范圍與職責(zé)，形成“人人有事做，事事有人管”的良好工作氛圍，防止檔案管理人員盲目、隨意地開展工作，以及工作拖沓、推諉等現(xiàn)象的發(fā)生。

二、加強檔案管理人員的培訓(xùn)，增強綜合素質(zhì)

檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊是當(dāng)下檔案管理隊伍中普遍存在的問題。有的工作人員是非檔案管理專業(yè)出身，屬于“半路出家”，對于檔案管理的意義與重要性認(rèn)識不夠到位，工作上因缺乏專業(yè)的技能也是一塌糊涂，進而影響了檔案管理工作的整體效率。

因此，各檔案管理部門要通過各種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，加強他們的檔案管理技能和綜合素養(yǎng)。對于檔案管理工作人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)的提升，各單位可以采用定期學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的方式持續(xù)開展，使檔案管理人員在最短的時間內(nèi)掌握豐富的檔案管理知識，充分了解檔案管理工作的各個流程。當(dāng)然，檔案管理部門不僅要注重檔案管理理論知識的學(xué)習(xí)，更要重視理論與實踐相結(jié)合，定期開展“崗位大練兵”活動，促使檔案管理人員將學(xué)到的專業(yè)知識內(nèi)化成自己的專業(yè)技能，從而促進檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，以自己的微薄之力助推單位的可持續(xù)發(fā)展。

三、融入信息技術(shù)，做到“電子紙質(zhì)兩手硬”，提高管理水平

隨著信息時代的到來，電子檔案以它容量大、查詢快等特點快速成為當(dāng)下檔案管理人員的“寵兒”。在日常的檔案管理工作中，工作人員一般都是通過操作計算機管理軟件來輕松搞定檔案的分類和保存的，非常的方便與快捷。信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的有效融合與運用，在減輕檔案管理人員工作壓力的同時，也在服務(wù)社會的過程中帶來了一定的經(jīng)濟效益。因此，檔案管理工作人員需要與時俱進，不斷地學(xué)習(xí)電子檔案的知識，強化計算機等電子設(shè)備的操作技能，努力構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺。當(dāng)然，重視電子檔案的建設(shè)與管理，并不意味著弱化傳統(tǒng)檔案的功能。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案是相輔相成的兩方面，檔案管理工作人員在工作中要努力實現(xiàn)“兩手都要硬”，才能使檔案管理工作更滿足社會的需要，實現(xiàn)檔案使用效率的穩(wěn)步提高。

四、強化安全管理，保障檔案的安全性

作為檔案管理工作人員要努力維護檔案的安全性。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，做保存時要做到按照檔案內(nèi)容、性質(zhì)與重要程度的不同分門別類地存放，貼好標(biāo)簽，并且做好防蟲防潮處理。對于相對保密的檔案，要單獨存放，由專人負(fù)責(zé)。檔案室要實行雙鎖制，相關(guān)地點必須安裝監(jiān)控，以起到相互監(jiān)督的作用，更是要避免無關(guān)人員隨意進入對檔案造成的損壞。傳統(tǒng)檔案管理工作相對于電子檔案的保存，還是比較簡單的，只要約束好檔案管理人員即可。但是在互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展的今天，要確保電子檔案的安全，需要檔案管理人員投入更大的精力。首先，檔案管理人員要不斷提升自己對電子檔案的加密能力，預(yù)防不法分子通過網(wǎng)絡(luò)對檔案進行侵入或盜?。黄浯?，檔案管理人員要精通電腦等設(shè)備的維護與維修，定期更新系統(tǒng)與硬件查殺工作，避免出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰、硬件損壞情況。通過加強硬件、軟件管理，確保管理工作安全性能夠得到有效保障。