高校教師檔案信息化管理的策略

茍麗華

（新疆輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，新疆 烏魯木齊 830021）

前言：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化的發(fā)展，檔案管理工作迎來了創(chuàng)新發(fā)展機(jī)遇，而信息技術(shù)的普及，以及高校數(shù)字化建設(shè)的加快，為高校教師檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)奠定了一定技術(shù)基礎(chǔ)。通過信息化管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)高校教師信息管理效率，同時(shí)也符合高校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的數(shù)據(jù)共享需求，進(jìn)而助力高校數(shù)字化校園建設(shè)。所以，高校教師檔案信息化管理勢在必行。鑒于此，本文對(duì)高校教師檔案信息化管理的重要性與途徑展開分析，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校教師檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要作用

（一）有利于提高檔案管理工作效率

檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜、繁瑣的工作，加之高校教師檔案資源數(shù)量龐大，且具有一定流動(dòng)性，進(jìn)一步增加了檔案管理的難度。而在建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，高校教師檔案管理從原來的封閉化可以逐漸過渡到開放化、自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化，不僅可以為學(xué)校提供良好的信息服務(wù)，同時(shí)也可以為社會(huì)提供一定信息資源[1]。在信息化管理系統(tǒng)中，只需要輸入一次信息，就可以多次利用數(shù)據(jù)資源，不僅節(jié)省了工作人員人工收集、登記、整理的時(shí)間與精力，避免檔案丟失、破損，同時(shí)也可以通過檢索，使相關(guān)人員能夠快速獲得所需信息，極大地提升了教師檔案管理效率。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)資源共享

在高校檔案管理中，教師檔案屬于非常重要的一種資源。教師檔案管理水平直接影響著高校人力資源管理水平，進(jìn)而在一定程度上影響高校發(fā)展。而隨著時(shí)代發(fā)展，數(shù)字化校園建設(shè)加快，對(duì)教師檔案資源的共享需求逐漸增加，這便要求高校教師檔案管理要提高資源共享性[2]。而通過信息化建設(shè)，相關(guān)人員可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索所需要的檔案信息，做到信息資源的及時(shí)共享，為教學(xué)工作的開展提供更多的歷史資源與科研資源。

二、高校教師檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）樹立信息化管理理念

首先，高校應(yīng)轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知，認(rèn)識(shí)到教師檔案信息化管理的重要性，加大資金投入力度，為教師檔案信息化建設(shè)提供軟件、硬件方面的支持。其次，教師檔案管理工作人員也要轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識(shí)到信息化管理的優(yōu)勢，以及教師檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的重要作用，進(jìn)而在實(shí)際工作中，為教師檔案信息化建設(shè)提供高度配合。同時(shí)，檔案管理工作人員要立足于自身工作現(xiàn)狀，找出存在的問題，有針對(duì)性的加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用。最后，要加大宣傳力度。通過校園微信公眾號(hào)、微博公眾號(hào)以及官網(wǎng)等渠道，積極宣傳高校教師檔案信息化管理的重要性，使各個(gè)相關(guān)部門、人員均能接受檔案管理信息化模式，為高校教師檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)奠定群眾基礎(chǔ)。

（二）建立規(guī)范化管理體系

基于哲學(xué)的角度來看，任何一種新的事物出現(xiàn)，都需要制定相關(guān)制度體系對(duì)其進(jìn)行制約[3]。所以，對(duì)于高校教師檔案管理的信息化發(fā)展而言，也必須構(gòu)建規(guī)范化的管理制度與體系，為其實(shí)踐發(fā)展提供規(guī)范化的指導(dǎo)與約束。具體而言，高校應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展需求，以及教師檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)原有的檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整、細(xì)化，融合新的制度理念，從而建立更加全面的、系統(tǒng)化的、高效率的教師檔案信息化管理體系，為工作人員提供一定指導(dǎo)，同時(shí)規(guī)范工作人員的管理模式，提高其工作積極性。與此同時(shí)，在教師檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，文本、視頻、圖片、音頻等多種形式的檔案資源，都應(yīng)該要采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式與數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，在最大程度上滿足檔案資源的順利存儲(chǔ)與管理，進(jìn)而為教師檔案信息的有效性提供保障。此外，隨著電子政務(wù)的不斷普及，電子檔案與電子公文逐漸成為主流，這些電子文檔的接收，也應(yīng)該要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行歸檔。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案工作的服務(wù)化

在教師檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，檔案工作職能便從原來單純的檔案保管，完成了向信息收集、錄入、管理以及服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變。所以，實(shí)現(xiàn)檔案工作的服務(wù)化，也是高校教師檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的重要路徑。一方面，可以將教師參與編著的教材，錄入該系統(tǒng)，使學(xué)生可以隨時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，進(jìn)行學(xué)習(xí)，以提升該系統(tǒng)的服務(wù)性。教師也可以將自身參與的各項(xiàng)培訓(xùn)的相關(guān)信息，錄入到系統(tǒng)中，供同事之間交流、學(xué)習(xí)。同時(shí)，校內(nèi)優(yōu)秀教師的部分課程會(huì)作為精品課程，錄入到系統(tǒng)中，論文發(fā)表信息、項(xiàng)目信息、科研培訓(xùn)信息等，均可以錄入到該系統(tǒng)中，方便師生觀摩、學(xué)習(xí)。

結(jié)論

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適當(dāng)時(shí)代發(fā)展，以及數(shù)字化校園建設(shè)需求。因此，高校教師檔案管理應(yīng)借助信息技術(shù)，完成向現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要轉(zhuǎn)變。在本文研究中，從高校教師檔案管理效率與資源共享兩方面，闡述了高校教師檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要性，并且提出了高校教師檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)路徑，即樹立信息化管理理念、建立規(guī)范化管理體系以及實(shí)現(xiàn)檔案工作的服務(wù)化，旨在進(jìn)一步提升高校教師檔案管理水平，充分發(fā)揮出教師檔案的信息價(jià)值。