辦公室后勤管理提升水平和質(zhì)量的措施

王華衛(wèi)

（駐馬店市公路規(guī)劃勘察設(shè)計院，河南 駐馬店 463000）

一、辦公室后勤管理存在的問題

（一）管理制度滯后，規(guī)章有待完善

1.管理制度滯后。隨著社會政治、經(jīng)濟和文化的不斷發(fā)展變革，辦公室后勤的現(xiàn)狀與最初制定的管理制度不相符合，不再適用于辦公室后勤工作的開展。2.管理制度不清晰。辦公室后勤工作具有種類繁多、事務(wù)雜亂等特征，同時多伴有突發(fā)性狀況，若缺乏妥帖有序的管理制度，管理者極易遇事慌張，無章可循，出亂出錯。此外，很多企業(yè)并沒有將辦公室后勤事務(wù)進行明確的分工，存在職責和職能交叉重疊的問題，所以很難落實職責。

（二）專業(yè)人員短缺

在進行辦公室綜合管理的工作中，各企業(yè)都有自己的特點。這就要求了從事辦公室綜合管理工作的人員具有很強的專業(yè)能力。目前，在市場上專業(yè)性較強的管理人才比較稀少，以至于部分企業(yè)從事辦公室綜合管理的人員是由企業(yè)的管理人員擔任的，如此一來，他們的工作量增大，難度系數(shù)也變大，在辦公室的管理工作中也會出現(xiàn)問題。

（三）員工素質(zhì)不高，亟須專業(yè)人才

專業(yè)人才的缺乏是辦公室后勤管理所面臨的重要挑戰(zhàn)之一。后勤保障團隊整體素質(zhì)偏低，具體表現(xiàn)在年齡結(jié)構(gòu)老化、技術(shù)水平不高、文化程度較低、管理人才匱乏等方面。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有較高比例的后勤員工的教育背景、工作經(jīng)歷大相徑庭，素質(zhì)水平參差不齊。很多后勤員工并非通過應(yīng)聘選拔而是通過關(guān)系獲得的工作，因此其專業(yè)素質(zhì)水平較低。同時，出于資金短缺、時間緊迫等等原因，許多后勤員工在開展具體工作前并沒有接受相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，而專業(yè)技能方面的不足，使這些員工不能夠很好地適應(yīng)高校的實際情況和發(fā)展變革。

二、提升辦公室后勤管理的策略

（一）完善后勤管理制度

辦公室后勤管理的基本內(nèi)容包括環(huán)境管理物資、設(shè)備管理、生活管理、醫(yī)療管理和接待工作管理。精細化管理的實施不是無止境的，而是需要以制度的形式加強。實施精細化管理，必須依靠堅實的制度支撐。比如物流生活管理，針對食堂管理，需要在工作中優(yōu)先制定精細化管理政策，并在此基礎(chǔ)上開展精細化管理工作。我們可以通過以下管理規(guī)章制度對食堂進行精細化管理，加強食堂管理，如《食品采購與索票管理條例》《食品粗加工管理條例》《食堂從業(yè)人員管理條例》《食堂食品采購與索票條例》《食堂餐（用）具洗滌》《消毒管理條例》《食堂餐廚廢棄物處置管理條例》《食堂衛(wèi)生管理條例》《食堂消防安全管理制度》，對于后勤環(huán)境管理，要對公共場所、辦公室和個人辦公區(qū)、宿舍和走廊的衛(wèi)生要求、重點場所的個人衛(wèi)生要求、衛(wèi)生和秩序要求、機關(guān)條幅、標語、廣告牌和廣告牌的管理規(guī)范進行監(jiān)督。

（二）工作流程優(yōu)化

辦公室的后勤管理工作相對其他部門的工作來說綜合性較強，更加復(fù)雜，為提高管理效率，構(gòu)建一個科學簡約的工作流程變得十分重要。類似企業(yè)工廠中的流水線生產(chǎn)方式，對產(chǎn)品的生產(chǎn)過程進行整體性分解，分解為流水線上的每一個小環(huán)節(jié)，再根據(jù)邏輯性對每個環(huán)節(jié)進行有序銜接，從而使得各個員工能夠依照流程辦事。對該流程而言，設(shè)計時要確保目的明確，各環(huán)節(jié)間無縫銜接，各員工間有效配合。這樣的流程優(yōu)化對于實現(xiàn)精細化的辦公室后勤管理能起到極大的促進作用，特別是在對任務(wù)或工作的分析和處理上，能夠做到快速準確，及時完成目標任務(wù)。管理者能更為直觀地審查結(jié)果，并更為快捷和高效地提出相應(yīng)決策方案。因此，在辦公室后勤管理中，不斷優(yōu)化和完善的工作流程，是管理質(zhì)量提升的保障和前提。

（三）培養(yǎng)專業(yè)性人才

實現(xiàn)辦公室后勤管理對每位員工的素質(zhì)水平都提出了更高的要求，為培養(yǎng)更專業(yè)的后勤員工，可從以下兩方面著手：1.加強針對性招聘。人事辦公室應(yīng)不斷完善人才選用標準，根據(jù)公平、公正、公開的招聘原則廣納專業(yè)人才。通過這種方式招納的員工具備專業(yè)性基礎(chǔ)，更利于后期培養(yǎng)和提升。2.加強專業(yè)性培養(yǎng)。管理者應(yīng)積極為員工創(chuàng)造學習進修機會，夯實員工的專業(yè)技術(shù)，提高員工的素質(zhì)水平。管理者應(yīng)不斷對員工提出職業(yè)化要求，使每位員工的職業(yè)素質(zhì)和技能融入日常工作中，逐漸形成精細化工作習慣，從而提升整體后勤團隊的業(yè)務(wù)能力。

（四）明確后勤管理辦公室各崗位具體職責

作為該廳后勤管理的一部分，需要明確界定后勤管理廳每個員工的具體責任，并以問責制度的形式賦予每個員工。后勤管理廳每個員工的具體職責如下:辦公室主任、辦公室副主任、基礎(chǔ)設(shè)施管理干事、伙食管理干事、公用事業(yè)管理干事、財產(chǎn)管理干事。(1)關(guān)于辦公室主任一職，需要說明的是，他是整個后勤管理辦公室的主席，負責協(xié)調(diào)生產(chǎn)、營銷、公共部門等部門之間的工作關(guān)系。并規(guī)定了該部工作人員的具體專業(yè)責任；(2)需要建立后勤管理系統(tǒng)，起草后勤辦公室年度工作計劃、摘要、報告等。并組織相應(yīng)計劃的實施。

結(jié)束語

后勤辦公室是整個后勤工作的一個運行中心辦公室，若想高效完成工作任務(wù)，就必定從后勤辦公室的工作抓起。在此過程中，必定也需要經(jīng)常去實踐和思考，總結(jié)出相應(yīng)的經(jīng)驗教訓(xùn)。更需要每一位全體辦公室的工作人員，盡心盡力的配合，努力地工作，提高自身的思想文化修養(yǎng)，運用更加科學的方法去發(fā)展后勤工作，真正提高后勤辦公室工作的效能。