充分發(fā)揮辦公室檔案信息資源的作用分析

周玉梅

（中國水產(chǎn)科學(xué)研究院東海水產(chǎn)研究所，上海 200333）

引言

辦公室檔案信息的管理涉及的內(nèi)容比較多，為能將檔案信息資源得以充分利用起來，這就要求相關(guān)管理人員能從多角度出發(fā)展開設(shè)計(jì)，從而才能保障各項(xiàng)檔案信息資源的利用效率有效提升，保障各項(xiàng)工作高效化開展。面對(duì)愈來愈高的管理要求，在實(shí)際檔案信息資源的管理工作開展當(dāng)中，就要能融入創(chuàng)新的觀念以及方式，提高辦公室檔案信息資源的整體應(yīng)用質(zhì)量水平。

一、辦公室檔案信息資源管理問題

當(dāng)前辦公室檔案信息資源管理工作的開展中，涉及的問題比較多樣，從幾個(gè)層面進(jìn)行闡述，如檔案信息資源管理人員的意識(shí)薄弱，沒有采用創(chuàng)新的方式進(jìn)行管理，專業(yè)化管理的能力素質(zhì)相對(duì)比較低下，在這一基礎(chǔ)工作方面沒有得到強(qiáng)化，這對(duì)辦公室檔案信息資源的作用發(fā)揮必然會(huì)產(chǎn)生很大程度影響[1]。辦公室檔案信息資源的管理當(dāng)中，方式的運(yùn)用和實(shí)際的辦公室工作進(jìn)程不相符，管理的整體效率比較低下，影響了檔案信息資源的整體應(yīng)用價(jià)值的有效發(fā)揮。

二、辦公室檔案信息資源作用發(fā)揮措施

為能將辦公室檔案信息資源作用充分發(fā)揮出來，這就需要從多角度出發(fā)實(shí)施相應(yīng)措施，從以下措施的落實(shí)方面要加強(qiáng)重視：

（一）專門檔案區(qū)域科學(xué)設(shè)置

辦公室檔案信息資源的應(yīng)用作用充分發(fā)揮出來，需要從不同的角度出發(fā)進(jìn)行積極優(yōu)化，專門檔案區(qū)域的設(shè)置是比較重要的。注重辦公室檔案的科學(xué)應(yīng)用以及加強(qiáng)對(duì)監(jiān)管，設(shè)置專門管理以及借閱檔案的區(qū)域，辦公檔案管理專區(qū)的設(shè)置下，分成不同的區(qū)域，如防磁柜，智能密集架，實(shí)物陳列柜等等，通過現(xiàn)有檔案管理流程設(shè)置相應(yīng)檔案監(jiān)管機(jī)制，按照“八防”思路構(gòu)建檔案專區(qū)，以及配置相應(yīng)的硬件設(shè)置[2]。專門檔案區(qū)域的設(shè)置下，注重從安全管理角度出發(fā)加強(qiáng)重視，布置檔案監(jiān)控器以及防曬遮光專用窗簾和自動(dòng)滅火器等等，保障檔案信息資源的安全，為其作用發(fā)揮打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）多層次檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

辦公室檔案信息資源的科學(xué)應(yīng)用下，要充分注重從檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)方面加強(qiáng)重視，多層次的檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)能夠從整體上提升檔案信息資源的應(yīng)用作用，為實(shí)際檔案信息資源的管理活動(dòng)順利開展起到促進(jìn)作用。辦公室檔案信息資源的管理工作要充分重視，完善組織架構(gòu)，配備完善潤硬件，按照從上到下次序進(jìn)行搭建不同層次的檔案組織以及管理網(wǎng)絡(luò)，檔案網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行指引方向，如辦公室主任負(fù)責(zé)檔案管理牽頭工作，檔案中心和相關(guān)職能部門對(duì)檔案分管，全面的檔案監(jiān)管保障檔案信息資源的管理網(wǎng)絡(luò)完善，這對(duì)檔案信息資源的作用充分發(fā)揮有著積極促進(jìn)作用[3]。

（三）辦公室檔案信息資源數(shù)字化

將辦公室檔案信息資源的作用充分發(fā)揮出來，這就需要將信息資源數(shù)字化，當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展下，數(shù)字化技術(shù)在各領(lǐng)域中都得到了廣泛應(yīng)用，為人們的生活以及工作帶來了諸多的便利。辦公室檔案信息資源的管理工作開展當(dāng)中，就要充分注重從檔案信息資源數(shù)字化的發(fā)展方面加強(qiáng)重視，將檔案信息資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來，將辦公室工作過程間連接特點(diǎn)鮮明突出，通過外包公司進(jìn)行設(shè)計(jì)完整的檔案系統(tǒng)，做好各類文本歸檔以及保管。數(shù)字化的檔案信息資源的管理，通過數(shù)字化技術(shù)，將文本檔案數(shù)字化，這樣能大大提升檔案信息資源的利用效率，在對(duì)檔案信息的查詢以及應(yīng)用方面都比較便捷，從整體上將檔案信息的資源整合效率得到了顯著提升[4]。辦公室檔案信息資源數(shù)字化的整合，需要在OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)用方面進(jìn)行多方面的考慮，辦公室綜合檔案室存檔信息數(shù)字化，要注重OA系統(tǒng)歸檔和檔案信息數(shù)字化整合方式，系統(tǒng)運(yùn)行文件要通過歸檔環(huán)節(jié)，將數(shù)字化文件轉(zhuǎn)化成檔案。系統(tǒng)設(shè)計(jì)要對(duì)文件和檔案轉(zhuǎn)化接口這一要點(diǎn)充分重視，將電子文件進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫順暢化實(shí)施。

（四）注重檔案信息資源管理機(jī)制健全

為能保障辦公室檔案信息資源的應(yīng)用作用充分發(fā)揮出來，這就需要有相應(yīng)完善的機(jī)制作為保障，將檔案信息資源的價(jià)值作用充分發(fā)揮出來，通過完善機(jī)制作為保障，才能真正有助于將檔案信息資源的利用效率得以有效提升。檔案的制作以及接收和歸檔等各方面都需要有完善的制度作為支撐，從而才能保障檔案信息資源的整體管理質(zhì)量，才能將檔案信息自愿的額整體應(yīng)用效果良好呈現(xiàn)出來，最大化提高檔案信息資源的利用率。

三、結(jié)語

總之，辦公室檔案信息資源的作用充分發(fā)揮出來，需要在不同的環(huán)節(jié)加強(qiáng)重視，從管理的理念思維以及方式等方面都需要進(jìn)行積極優(yōu)化，從而才能真正促進(jìn)辦公室檔案信息資源的應(yīng)用效率，從整體上提升辦公室檔案信息資源的應(yīng)用水平。希望通過上文中對(duì)辦公室檔案信息資源的作用發(fā)揮的研究，為實(shí)際工作的順利開展起到積極作用，有助于檔案信息資源的充分利用。