機關(guān)文秘寫作能力調(diào)查報告

毛艷

（遼寧省沈陽市法庫縣黨校，遼寧 沈陽 110400）

一、調(diào)查的主要內(nèi)容

（一）調(diào)查時間：2020年10月

（二）調(diào)查方式：線上+線下

（三）調(diào)查對象：微信群成員、機關(guān)文秘，包括各年齡段、各個機關(guān)辦公室

（四）調(diào)查方法：設(shè)計問題、普遍調(diào)查

（五）調(diào)查人：XXX

二、調(diào)查情況分析

（一）調(diào)查研究情況

調(diào)查中，總計有183人答題，在答題中呈現(xiàn)出一些問題，同時結(jié)合對典型研究對象的訪談，發(fā)現(xiàn)機關(guān)文秘在寫作中存在的問題主要表現(xiàn)為以下幾個方面。

（二）寫作存在的問題

1.公文體式不規(guī)范

公文不同于其他文中的特點之一就是體式不同，我國政府機關(guān)對公文用紙、印制、要素排列順序和標識規(guī)則都做出了嚴格規(guī)定。公文寫作過程中，部分文秘存在著體式不規(guī)范情況，如，標識與字體使用不規(guī)范、向上級機關(guān)報送文件使用平行文或下行文版頭現(xiàn)象、公文標題與內(nèi)容不對應(yīng)等等，都會影響到公文質(zhì)量，給人一種不專業(yè)的印象。

2.公文文種不規(guī)范

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，公文種類分為13種，但在法定公文之外行政機關(guān)處理日常工作時經(jīng)常使用事務(wù)性公文，要求文秘要能夠給根據(jù)機關(guān)職權(quán)、行文目的、主送機關(guān)的行文關(guān)系等要素來選擇公文文種。在行文實踐中，經(jīng)常出現(xiàn)文種不規(guī)范、不準確的情況，很容易造成工作誤判，如，“報告”與“請示”不分、行文內(nèi)容混雜，用“報告”代替“意見”（報告屬于向上級反映情況，意見則是側(cè)重于對問題提出解決方法），“請示”與“函”混用等。公文文種不規(guī)范會影響到行文目的，給單位工作順利開展造成一定困難。

3.寫作語言不規(guī)范

很多從事文秘工作的人員并非專業(yè)畢業(yè)，語言應(yīng)用不夠規(guī)范，在缺乏長期嚴格專業(yè)訓(xùn)練情況下根據(jù)寫作經(jīng)驗會出現(xiàn)種種問題。調(diào)查中，很多文秘反映在公文寫作中大量使用不規(guī)范口頭語言，僅僅滿足于一般會議錄音整理和會議紀要來書寫公文，缺乏對內(nèi)容深入研究和提煉、加之相關(guān)知識匱乏造成公文寫作中經(jīng)常出現(xiàn)不嚴謹情況。實際上，部分機關(guān)文秘缺乏文體概念、不具備語言意識，為了追求簡單語言往往前言不搭后語，或采取大量修飾語言影響到公文的嚴肅性、簡明性和莊重性。此外，公文語言不夠簡練，部分公文內(nèi)容繁多、表義重復(fù)，甚至有的洋洋萬字，影響到觀感，把應(yīng)表述內(nèi)容淹沒在無用語言當中。

（三）形成上述問題原因及策略

結(jié)合上述出現(xiàn)的問題來探討原因，與機關(guān)文秘交流中發(fā)現(xiàn)有著以下原因：（1）文秘人員流動性大，從事文秘工作人員工作量大、責任重，相對于其他處室骨干受到重視程度較低。業(yè)務(wù)部門職工中很多人不愿意從事文秘工作，導(dǎo)致機關(guān)辦公室人員流動性較大；（2）部分文秘人員能力較低、責任心不強，對于級別較低單位中從事文秘工作的人員往往學歷不高、加之缺乏積極向上學習心態(tài)平時不注重進行研究，個人整體素質(zhì)和能力堪憂導(dǎo)致在公文寫作中經(jīng)常出現(xiàn)不必要小錯誤造成質(zhì)量不高問題；（3）主管領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁多、很少有足夠時間來指導(dǎo)進行公文寫作和修改，心態(tài)上認為只要能把事情辦成就好。還有極個別領(lǐng)導(dǎo)不懂公文格式或要求，管理中無法為文秘提出建議和意見，下屬文秘撰寫好的標準格式和內(nèi)容經(jīng)過修改后往往不夠規(guī)范，影響到公文質(zhì)量；（4）公文過多過濫發(fā)放，有的部門公文過多，辦公室文秘主要精力用于公文接受和發(fā)放等事務(wù)性工作之中，很難有足夠精力來撰寫優(yōu)質(zhì)公文、無法集中精力審查公文內(nèi)容是否符合要求，在工作中容易發(fā)放質(zhì)量較低公文，給單位工作帶來負面影響。

通過上述調(diào)查、對存在的問題進行相應(yīng)梳理及原因分析，本文提出提升機關(guān)文秘公文寫作水平策略：（1）提高公文寫作的緊迫感。目前，公文范圍不僅僅只是機關(guān)單位間相互行文，還應(yīng)用于其他場合反映政府執(zhí)政理念，成為依法行政不可或缺的重要工具。公文水平直接關(guān)乎到政府公眾形象，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要從內(nèi)心重視公文質(zhì)量，切實抓好公文寫作工作；（2）保持機關(guān)文秘隊伍穩(wěn)定性。一般來說，合格的公文寫作人員不單單要會選擇合適文種、正確書寫內(nèi)容，還應(yīng)當精通本部門相關(guān)的政策與業(yè)務(wù)、準確解釋文中內(nèi)容、熟悉相關(guān)法律。通過上述要求，唯有保持機關(guān)文秘隊伍穩(wěn)定性才能確保辦公室人員掌握機關(guān)動態(tài)、把握政策精神、理解法律精髓，保障公文寫作質(zhì)量；（3）加強文秘寫作培訓(xùn)。培訓(xùn)是提高能力的重要途徑，以往很多部門把培訓(xùn)作為一種支出負擔，應(yīng)當樹立全新培訓(xùn)觀、變革培訓(xùn)方式和手段，加大經(jīng)費支持力度來做保障培訓(xùn)工作順利進行。此外，邀請高水平文秘來進行能力培訓(xùn)，把培訓(xùn)重點放在公文格式、內(nèi)容等方面，實現(xiàn)基礎(chǔ)知識與能力并重，以多種多樣方式來提升文秘隊伍整體素質(zhì)；（4）完善相關(guān)制度來提供保障。把公文管理納入到年度考評機制，讓文秘人員從內(nèi)心重視公文寫作質(zhì)量，盡量降低出現(xiàn)錯誤的概率。嚴把公文“出口”和“進口”，辦公室主任和分管領(lǐng)導(dǎo)要嚴格審查公文格式、內(nèi)容，對不符合條件公文發(fā)回重寫，涉及重大事項公文由一把手親自審閱，在源頭上遏制不規(guī)范公文出現(xiàn)。此外，單位還應(yīng)當建立公文數(shù)據(jù)庫，整合歷年優(yōu)秀公文來實現(xiàn)信息共享，為文秘撰寫公文提供參考、有效提升公文寫作質(zhì)量。