新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

王小雪

（平泉市行政審批局，河北 承德 067500）

檔案管理是推動事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵，同時也是回顧事業(yè)單位發(fā)展路徑中缺陷與不足的重要途徑。在新時期環(huán)境之下，事業(yè)單位的檔案管理工作可以更好地融入各種新興技術(shù)，尤其是大數(shù)據(jù)、云計算以及互聯(lián)網(wǎng)等，其可以直接應(yīng)用到事業(yè)單位經(jīng)營決策、管理等工作中，并實現(xiàn)管理工作綜合效益的持續(xù)提升。對此，探討新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新，具有重要意義。

一、事業(yè)單位檔案管理進(jìn)程中出現(xiàn)的問題

信息技術(shù)以及創(chuàng)新性管理理念的沖擊，導(dǎo)致我國當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問題，像事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者以及工作人員對檔案管理的不夠重視，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升，事業(yè)單位檔案管理工作中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，缺少資金支持等，都在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

（一）對事業(yè)單位檔案管理工作不夠重視

在當(dāng)下工作進(jìn)程中，一些工作人員以及事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者不夠重視事業(yè)單位檔案管理工作，一方面是檔案管理人員對檔案管理工作不重視，另一方面是領(lǐng)導(dǎo)者在意識上不夠了解檔案管理工作的重要性，而且一些工作人員還未接觸到檔案管理工作，不知道檔案管理工作的重要性，比方說，有些工作人員認(rèn)為檔案管理工作毫無技術(shù)性，沒有價值，檔案管理工作無非就是對原有的檔案進(jìn)行存儲和保管，在實際工作中也會敷衍了事、推卸責(zé)任等，這就在較大程度上影響了事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

通常情況下，可以把檔案管理人員的綜合素質(zhì)分為工作能力以及專業(yè)素養(yǎng)，在日常檔案管理工作中，一些工作人員的能力相對薄弱，對檔案管理工作的價值不夠了解，只是在管理者的指示下機(jī)械地完成各項檔案整理和歸納工作，或者是協(xié)助相應(yīng)的工作人員查詢檔案信息，就工作效果來看，整個檔案管理團(tuán)隊的能力都是非常薄弱的，而且一些事業(yè)單位檔案管理崗位都是臨時調(diào)動的，流動較為頻繁，不能及時整理檔案信息。從工作人員的專業(yè)素養(yǎng)方面來看，在日常管理工作中，工作人員面對大量的檔案信息和文件，需要極強(qiáng)的耐心和細(xì)心，并且要認(rèn)真對待每份檔案文件，但是就當(dāng)下工作人員對檔案的管理現(xiàn)狀來看，缺少相對專業(yè)的技能，對待檔案管理工作較為松懈，而且還有一些從事檔案管理工作的工作人員不是自愿參與到工作中的，而是被強(qiáng)迫的，這樣就非常不利于事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

（三）檔案管理人員設(shè)置不足，管理壓力較大

事業(yè)單位檔案關(guān)系到事業(yè)單位工作的順利開展，而且事業(yè)單位檔案管理工作較為繁冗、復(fù)雜，在日常管理工作中壓力較大，工作人員需要面對不同種類的文件，而且每種檔案文件會涉及社會各個領(lǐng)域的內(nèi)容，需要工作人員按照其種類、內(nèi)容以及重要程度進(jìn)行歸納和總結(jié)。通常情況下，事業(yè)單位檔案管理部門工作人員設(shè)置較少，一些工作都是兼職人員來完成，這就給實際事業(yè)單位檔案管理工作帶來了一定的困難，還會導(dǎo)致一些檔案文件分布混亂，對后期的使用非常不利，阻礙事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

（四）缺少資金支持，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱

我國事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對事業(yè)單位檔案管理工作的價值認(rèn)知不夠，對其不夠重視，在資金方面沒有給予檔案管理工作以支持，尤其是在檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)中，像檔案室的建設(shè)、除濕設(shè)施等。沒有這些硬件設(shè)施的協(xié)助，檔案室中的一些紙質(zhì)文件就得不到較好的保障，很容易發(fā)霉、長蟲，這就讓檔案文件失去了原有的價值，而且對信息技術(shù)引用不足，影響了事業(yè)單位檔案管理工作的健康發(fā)展。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的措施

近些年來，信息技術(shù)已經(jīng)普及到了我國社會的各個領(lǐng)域，在較大程度上改變了群眾的生活和工作模式，有效地提升了工作人員的工作效率和生活質(zhì)量。給事業(yè)單位檔案管理工作帶來的效果也是一樣，信息技術(shù)的高效引用強(qiáng)化了檔案管理效果，并且推動了事業(yè)單位檔案工作的健康發(fā)展，給基層群眾帶來諸多保障。在此基礎(chǔ)上，我國事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者需要提升對事業(yè)單位檔案管理工作的認(rèn)識，適當(dāng)?shù)赝度胭Y金和人力支持，并且重視事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以此來優(yōu)化我國事業(yè)單位檔案管理環(huán)境，為我國事業(yè)單位檔案管理工作的正常開展提供重要的基礎(chǔ)保障。

（一）提升對事業(yè)單位檔案管理工作的認(rèn)識

在現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展進(jìn)程中，各種先進(jìn)的技術(shù)和理念被逐步引用到我國事業(yè)單位檔案管理工作中，改變了檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)知，也讓領(lǐng)導(dǎo)者了解到檔案管理工作對事業(yè)單位工作發(fā)展的重要價值。在以前的檔案管理工作中，一些工作人員認(rèn)為檔案管理就是對一些檔案文件進(jìn)行整理、歸納和分類存儲，而在信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作的作用逐步突顯，那么在事業(yè)單位檔案管理中，相關(guān)工作人員以及事業(yè)單位檔案管理者就需要把檔案管理工作放在首位，與時俱進(jìn)，深入新檔案管理市場積極地探索各種創(chuàng)新性的管理理念和先進(jìn)的技術(shù)，逐步轉(zhuǎn)變以前的檔案管理模式，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理效果。在此進(jìn)程中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者首先需要熟知檔案管理工作開展的重要性，并且對在職工作人員實行專業(yè)的培訓(xùn)，只有這樣才能夠確保事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，提升事業(yè)單位檔案管理效果。另外，事業(yè)單位檔案管理者還需要重視對檔案管理工作的宣傳，借助定期培訓(xùn)的方式，提升工作人員對檔案管理工作的重視和認(rèn)可，轉(zhuǎn)變工作人員的工作理念，爭取在最大限度內(nèi)優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化檔案管理效果。

（二）重視事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

如果事業(yè)單位檔案管理工作人員想要促使檔案管理工作朝著更加標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)、規(guī)范的方向發(fā)展，就需要從工作人員的日常工作分工入手，同時嚴(yán)格依照我國《檔案文件銷毀辦法》，突顯出檔案管理工作的最大化價值，而且工作人員在日常檔案管理工作中要盡量避免無序的檔案組合，在保障檔案時效性的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案管理流程，強(qiáng)化檔案管理效果。在檔案的完整性方面，工作人員需要了解每種檔案文件的重要程度，在排序以及存放時要嚴(yán)格依照相關(guān)文件種類進(jìn)行，或者是借助序號的形式，把每種檔案文件進(jìn)行歸納和總結(jié)，逐步提升檔案文件在事業(yè)單位工作中的重要價值。在工作分工的過程中，管理者需要安排專業(yè)人員在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，學(xué)會對不同的檔案文件進(jìn)行區(qū)分，對于不重要的檔案文件及時淘汰和處理，在提升檔案管理效果的同時，強(qiáng)化工作人員的工作責(zé)任，為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展提供重要的基礎(chǔ)保障。

（三）重視資金的投入，優(yōu)化檔案管理環(huán)境

為了保證事業(yè)單位能夠高效地運(yùn)用，當(dāng)?shù)卣块T以及事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者就需要對事業(yè)單位檔案管理工作加以重視，并且在資金上予以支持，而且優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作背后一定有一個相對完整的監(jiān)管機(jī)制引導(dǎo)和約束，所以說，想要提升事業(yè)單位檔案管理水平，就需要立足于事業(yè)單位的日常發(fā)展現(xiàn)狀以及業(yè)務(wù)服務(wù)現(xiàn)狀，積極地引用先進(jìn)的設(shè)備和信息技術(shù)，建立一個符合事業(yè)單位檔案管理的信息化檔案管理機(jī)制，給實際管理人員提供科學(xué)有效的指引，讓其真正意義上做到有法可依，有政策可循。并且在此進(jìn)程中，事業(yè)單位檔案管理者還需要提供相對科學(xué)的考核機(jī)制，時刻約束檔案管理人員不良的思想和行為，促使其在檔案管理工作中時刻保持著工作熱情和積極性，爭取能夠讓其在檔案監(jiān)管進(jìn)程中找到自身的工作價值，為事業(yè)單位工作的健康發(fā)展和平穩(wěn)運(yùn)行做好鋪墊，給基層農(nóng)民群眾帶來更多惠民的服務(wù)政策，強(qiáng)化檔案信息化管理水平。另外，還需要重視事業(yè)單位檔案管理的電子化、信息化建設(shè)，適當(dāng)?shù)販p輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，推動我國事業(yè)單位檔案管理工作順利開展。除此之外，事業(yè)單位檔案管理人員還需要重視《檔案法》的重要支持作用，立足于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，構(gòu)建一套相對完整的檔案監(jiān)管體系，以此來保證事業(yè)單位檔案管理的真實性、完整性和客觀性，為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展提供重要的基礎(chǔ)保障。管理人員的信息化技術(shù)水平，確保人員層面上可以推動檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

（四）強(qiáng)化協(xié)調(diào)工作水平

在市場發(fā)展背景之下，事業(yè)單位檔案管理工作可以借助計算機(jī)方式實現(xiàn)對文字、文檔、音頻以及視頻等多種信息的儲存，并借助計算機(jī)、信息化技術(shù)的支持實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效率傳輸與共享，實現(xiàn)系統(tǒng)化的檔案管理。對于管理人員而言，需要進(jìn)一步提升信息的更新重視度，同時需要注重科室之間的相互協(xié)調(diào)工作，掌握管理領(lǐng)域和計算機(jī)軟件的相關(guān)前瞻性技術(shù)，及時更新事業(yè)單位檔案管理工作整體水平，構(gòu)建完善的管理機(jī)制，為后續(xù)管控措施的落實奠定基礎(chǔ)。事業(yè)單位各科室與職能部門之間需要堅持管理需求的融合性發(fā)展，更好地實現(xiàn)信息的共享，真正落實檔案內(nèi)部信息的及時傳播以及高效率傳遞，保障軟硬件設(shè)備正常運(yùn)行的情況下，推動事業(yè)單位檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

（五）豐富檔案管理的實際價值

在新時期，事業(yè)單位檔案管理工作的具體應(yīng)用價值必須持續(xù)性提高，并基于檔案內(nèi)容做好針對性的工作優(yōu)化。例如，對于事業(yè)單位的人事檔案而言，不僅需要記錄員工的基礎(chǔ)信息，還需要涉及部分人員的隱性內(nèi)容，例如職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能以及道德水平等，充分展現(xiàn)檔案本身的實用性價值，挖掘檔案中的可能潛力。事業(yè)單位的檔案管理工作必須從信息獲取的角度進(jìn)行優(yōu)化，管理人員在決策時可以充分參考檔案中的內(nèi)容，促使事業(yè)單位的運(yùn)行機(jī)制保持良性循環(huán)。為了在新時期更好地發(fā)揮事業(yè)單位的檔案管理價值，需要從不同層面提高檔案管理工作思路。一方面，是強(qiáng)化服務(wù)意識，真正認(rèn)識到檔案管理的工作重視度，從工作層面上提高服務(wù)意識。從以往檔案單純記錄資料轉(zhuǎn)變?yōu)橛涗?、供?yīng)、決策支持的服務(wù)模式，強(qiáng)化服務(wù)意識，在事業(yè)單位決策任何事情或出現(xiàn)任何問題時，都可以在檔案中尋找到相關(guān)的資料，從而確保單位運(yùn)行的合理性；另一方面，需要保持競爭意識，在工作中需要強(qiáng)化與其他部門的合作交流，管理人員可以借助競爭意識，將事業(yè)單位檔案管理工作價值進(jìn)行拓展；借助競爭方式強(qiáng)化檔案管理的目標(biāo)，提高檔案管理工作的自主性。

三、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理工作在整個檔案管理進(jìn)程中占重要位置，事業(yè)單位檔案管理工作屬于一種相對繁冗復(fù)雜的項目，具有一定的針對性、保密性和安全性，是事業(yè)單位檔案管理工作開展進(jìn)程中不可缺少的內(nèi)容，事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的好壞能夠直接影響事業(yè)單位工作的日常運(yùn)行效果。在此基礎(chǔ)上，我國事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者需要格外重視事業(yè)單位檔案管理工作的開展和落實，站在當(dāng)下檔案管理市場上，探索我國事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，依照新檔案市場中衍生出的新技術(shù)和新管理理念，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理環(huán)境，強(qiáng)化實際事業(yè)單位檔案管理效果，為我國事業(yè)單位工作的順利開展提供重要的基礎(chǔ)保障。