電子會計檔案趨勢發(fā)展探索

阮玲 黃名鳳 何小珍

（廣西外國語學(xué)院，廣西 南寧 530222）

一、會計檔案的背景

會計檔案管理主要是對單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料建立的檔案管理。每個單位都會有屬于自己單位的會計檔案，會計檔案是對一個單位所有經(jīng)濟活動的記錄和反映，領(lǐng)導(dǎo)者可以通過會計檔案了解到每個項目經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)展，也可以根據(jù)會計檔案看出單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的走向以及可以檢查單位是否遵守財經(jīng)紀(jì)律、在會計資料中是否存在弄虛作假和違法亂紀(jì)等不良行為。《會計檔案管理辦法》規(guī)定了中國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會計檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。根據(jù)會計檔案的特點主要劃分為永久和定期兩類，永久的會計檔案是不可以銷毀的檔案，定期的會計檔案分為3年、5年、10年、15年和25年。

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)的成熟，各行業(yè)的電子化、信息化規(guī)模逐漸擴大，會計行業(yè)電子化也進入新的征程。為了更大程度地推進會計業(yè)務(wù)電子化的進程，不僅要求會計核算記賬等日常經(jīng)濟業(yè)務(wù)電子化的改革，也要求著會計檔案管理能夠緊跟上電子信息時代的發(fā)展，加快電子會計檔案的管理和應(yīng)用。為了電子會計檔案管理能得到高效而有秩序的應(yīng)用發(fā)展，2012年起財政部和國家檔案局結(jié)合現(xiàn)下企業(yè)會計檔案的特點，經(jīng)過多次的試點工作對原來的《會計檔案管理辦法》進行了修改和完善，在2015年12月財政部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》，并于2016年開始實施。修訂后的《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案管理有著明確的相關(guān)法律管理規(guī)定，也是修訂管理辦法中的重點內(nèi)容。

二、電子會計檔案管理的優(yōu)勢

（一）電子會計檔案管理存檔便捷

會計檔案管理的電子化使得紙質(zhì)會計檔案管理得到升華，紙質(zhì)會計檔案隨著經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)展也在逐年倍增，單位在建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀的過程中就需要投入更多的人力、物力和財力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化會計檔案需要對審核正確入賬后的紙質(zhì)會計檔案進行裝訂入冊放在檔案室統(tǒng)一留存，隨著經(jīng)濟業(yè)務(wù)量的增加，紙質(zhì)會計檔案也隨之不斷地增加，并且隨著時間長久的存放和在工作中需要查找檔案而反復(fù)翻閱造成的紙張破損等問題，同時對存放的紙質(zhì)會計檔案的檔案室也是有諸多要求，在存放紙質(zhì)會計檔案的時候要注意檔案室的清潔防蟲蟻啃食檔案、還要保證通風(fēng)條件，保持室內(nèi)的干燥放潮濕、同時檔案室還要配備滅火器來防火等，以免會計檔案發(fā)生損失。會計檔案的電子化管理降低了保管成本，電子會計檔案也減少了檔案室的存放空間利用，會計檔案電子化管理是將電子會計檔案分類好后統(tǒng)一存放在系統(tǒng)里，在有需要查找相關(guān)檔案信息的時候只需要搜索相關(guān)內(nèi)容就可以很方便快捷地查詢到，對此可以節(jié)約了很多翻閱資料的時間來提高工作效率。

（二）電子會計檔案管理節(jié)約成本

傳統(tǒng)的會計檔案是紙質(zhì)化的，每月經(jīng)濟活動產(chǎn)生的會計單據(jù)、會計憑證、會計賬簿、會計報表還有其他會計項目資料，分門別類的整理歸檔下來是需要大量的紙張來承載，如此常年積累下來就需要耗費大量的紙張，那也間接地破壞了綠色環(huán)境，造成資源的浪費。會計檔案的電子化管理是對來源真實有效的電子會計資料進行使用管理，電子會計檔案可以實現(xiàn)會計檔案無紙化，無紙化的電子會計檔案是通過電子信息產(chǎn)品傳輸使用，它可以方便快捷的分析統(tǒng)計，也可以節(jié)約紙張的浪費和檔案管理所需要存放檔案室的空間。

（三）電子會計檔案管理提高工作效率

傳統(tǒng)的會計檔案是全人工手動進行會計檔案的歸類整理，根據(jù)原始單據(jù)制會計憑證、裝訂會計憑證、制會計賬簿、計算分析做會計報表，日報、月報、季報、年報，每個會計期間都有很多會計資料需要歸檔。因此會消耗大量的人力，工作效率差，同時出現(xiàn)紕漏也不容易發(fā)現(xiàn)。會計檔案電子化管理以后，可以使用專用的會計系統(tǒng)對電子會計資料進行準(zhǔn)確的、完整的信息讀取，并且能夠制定出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，只需要在程序上設(shè)定好經(jīng)辦人、審核人、審批人等日常工作中必要的審簽流程就可以實現(xiàn)無紙化電子會計檔案形成。在電子化的會計檔案管理中對電子會計檔案進行歸類，只需要運用專用的檔案管理系統(tǒng)對審核通過的正確的會計資料信息進行錄入，然后根據(jù)提前開設(shè)好的會計資料類別進行自動分類、歸檔，從而大大地提升了員工的工作效率，也可以一定程度上降低工作中的出錯率。最后要對已經(jīng)錄入存檔的電子會計檔案進行排編碼，這個排編碼不僅能方便篩查統(tǒng)計還能方便后續(xù)的賬目復(fù)核與記賬。電子會計檔案管理辦法的出臺， 加上電子信息化獨特的高效性和信息傳播的便捷性， 成功地推進了會計電子化的進程，不僅能提高了會計工作人員的工作效率，還加速了電子會計信息資源的傳遞速度， 更是提升了電子會計檔案的利用率。

（四）電子會計檔案管理促進會計管理轉(zhuǎn)型

傳統(tǒng)的會計檔案管理的收集、整理和歸檔需要財務(wù)人員投入大量的時間精力來完成，紙質(zhì)會計檔案查閱的復(fù)雜繁瑣，對在財務(wù)會計管理方面的使用較少。會計檔案電子化管理以后，會計檔案可以以電子形式制作、保管，只需要在會計系統(tǒng)中根據(jù)工作職責(zé)對工作人員進行授權(quán)，提高了財務(wù)工作人員的工作效率，真正地將財務(wù)人員從繁雜瑣碎的計算分析和歸整會計工作中抽身出來，進而財務(wù)會計人員可以利用更多的時間來對會計信息數(shù)據(jù)進行研究分析，從以前的單純的財務(wù)會計記賬核算過渡到剖析過去、管控當(dāng)下、規(guī)劃將來的管理型會計。財務(wù)會計人員的數(shù)據(jù)分析能力得到提升，可以充分地利用財務(wù)信息數(shù)據(jù)對各項指標(biāo)進行深層次的分析來提高財務(wù)管理能力。財務(wù)人員從原來的財務(wù)記賬會計轉(zhuǎn)型到管理會計，更多的可以從事財務(wù)預(yù)算、財務(wù)決算、績效評價、財務(wù)報表分析等管理會計的財務(wù)工作。

三、電子會計檔案管理存在的問題

電子會計檔案管理的落實給行業(yè)帶來更多便捷的同時，其本身在運行的過程中自帶的一些重要性問題也逐漸顯露出來，為了保證電子會計檔案的管理能更加規(guī)范更加安全的開發(fā)利用，正視突顯出的問題尋求相應(yīng)的正確的解決方案。

（一）電子會計檔案對電子信息的依賴性很強，它的開發(fā)使用是完全依附在整個計算機的硬件和軟件系統(tǒng)上，因此電子會計檔案在保存時突顯出的最大、最重要的一個問題，就是要確保電子會計檔案的保密性和安全性，保管電子磁性介質(zhì)不僅要做到防水、防火，還要防消磁和防病毒的入侵。各單位在建立健全的電子檔案系統(tǒng)時要對檔案數(shù)據(jù)的格式和權(quán)限做相關(guān)的設(shè)置，在借閱方面要使用只讀格式，只能讀取相關(guān)的信息數(shù)據(jù)而不得擅自修改；設(shè)置權(quán)限是為了提高電子會計檔案的保密性。關(guān)于磁性介質(zhì)容易消磁這一大問題，目前不僅體現(xiàn)在電子信息設(shè)備上，在我們?nèi)粘Ｉ钪谐Ｓ玫男酒瓶ㄒ彩呛苋菀滓驗橥饨绲挠绊懚?，那么為了保證電子會計檔案的穩(wěn)定性和安全性，可以多一步備份的工作。除此之外，還要安裝防火墻來進一步提升電子會計檔案的安全性，用于防止不法分子的非法入侵，盜取或傳播病毒使得電子會計檔案的丟失或無法使用。

（二）電子會計檔案管理的制度體系在不斷地根據(jù)國內(nèi)信息技術(shù)的發(fā)展做改革和修訂，會計檔案電子化的管理是近幾年才開始實施，其中很多單位在電子會計檔案的管理中的各項相關(guān)管理制度、工作規(guī)范也都沒能立即跟上。各單位應(yīng)根據(jù)自己的單位模式建立正確的適合本單位使用的電子會計檔案制度體系，管理制度的規(guī)范，可以讓每個工作人員的自身工作責(zé)權(quán)得到清楚的劃分，避免出現(xiàn)工作重復(fù)和越權(quán)操作。單位要不斷地根據(jù)自身的發(fā)展需要對制度體系做出更新，只有不斷地創(chuàng)新和完善單位的電子會計檔案管理制度，才能更好地施展會計工作，進一步實現(xiàn)對電子會計檔案管理的探索與實施。

（三）實施檔案電子化管理首當(dāng)其沖的就是先完善電子會計檔案管理系統(tǒng)，會計核算系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)要建立好共享對接，會計核算系統(tǒng)主要是用于電子會計資料的輸入與輸出，而檔案系統(tǒng)則是負責(zé)要對電子會計資料進行接收、處理和保存。各個系統(tǒng)要有明確的業(yè)務(wù)操作流程，要設(shè)置好人員認證權(quán)限以及屬性問題，更有效地保證了電子會計檔案的安全性和可靠性。

（四）定期地給財務(wù)工作人員進行培訓(xùn)，提升財務(wù)人員的職業(yè)道德素質(zhì)，提高財務(wù)人員的職業(yè)技能。信息技術(shù)發(fā)展不是停滯不前的，工作人員的知識水平也是需要跟著信息時代的發(fā)展不斷的提高。統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，培養(yǎng)電子化的管理人才，促使電子會計檔案管理能夠更好更快地趨向成熟化發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著現(xiàn)代信息科技的不斷發(fā)展，各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動都趨向信息化、自動化迅速發(fā)展，會計是經(jīng)濟業(yè)務(wù)中的重要組成部分，電子會計檔案管理也應(yīng)該向著前進的信息化方向發(fā)展。發(fā)展會計檔案電子化管理的過程中，在享受電子信息化帶來便利的同時，更要重視電子會計檔案管理中存在的問題，要完善制度體系、完善應(yīng)用系統(tǒng)、明確職責(zé)、加強安全保障、提升工作人員職業(yè)道德素質(zhì)與業(yè)務(wù)操作水平，進一步規(guī)范電子會計檔案的管理。只有不斷地發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題才能不斷地及時做出更新完善，以此更好地實現(xiàn)電子會計管理的信息規(guī)范化、一體化和現(xiàn)代化信息管理模式，才能提高企業(yè)在經(jīng)營管理中提取單位會計信息的準(zhǔn)確性和及時性，也為企業(yè)單位能夠持續(xù)發(fā)展提供強有力的支撐。