企業(yè)財(cái)務(wù)共享建設(shè)中的問題及對策

張智

（浙江東方金融控股集團(tuán)股份有限公司，浙江 杭州 310006）

財(cái)務(wù)共享模式從最初在國外大型跨國公司開始實(shí)施，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)的國際化程度提高，越來越多的中大型企業(yè)開始采用財(cái)務(wù)共享模式，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的普及和相關(guān)財(cái)務(wù)共享軟件產(chǎn)品的快速發(fā)展，使財(cái)務(wù)共享建設(shè)門檻進(jìn)一步降低，實(shí)施財(cái)務(wù)共享的企業(yè)范圍進(jìn)一步增加，通過財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)，企業(yè)也享受到財(cái)務(wù)共享帶來的收益。

一、財(cái)務(wù)共享建設(shè)的意義

（一）有利于集團(tuán)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略的貫徹實(shí)施

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下，各地分子公司財(cái)務(wù)通常實(shí)行屬地化管理，容易受屬地公司和直屬領(lǐng)導(dǎo)的意見影響，財(cái)務(wù)人員的獨(dú)立性較弱。財(cái)務(wù)共享中心通常由集團(tuán)總部直接管理，同時(shí)可降低財(cái)務(wù)管理層級，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)扁平化管理，能增強(qiáng)財(cái)務(wù)的獨(dú)立性，有利于集團(tuán)財(cái)務(wù)戰(zhàn)略的快速傳導(dǎo)和在下屬公司的貫徹實(shí)施。

（二）財(cái)務(wù)集中帶來成本節(jié)約，效率提升

大型企業(yè)集團(tuán)的辦公地點(diǎn)通常都在大城市成本高昂的寫字樓，財(cái)務(wù)共享中心選址通常都在場地和人員成本相對較低的地區(qū)，能帶來辦公費(fèi)用和人力成本的節(jié)??；同時(shí)通過將不同公司的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行集中，并進(jìn)行專業(yè)化分工，由共享中心專人負(fù)責(zé)同類型業(yè)務(wù)，通過專業(yè)化分工帶來服務(wù)效率提升，從而降低單位作業(yè)成本。

（三）提高財(cái)務(wù)規(guī)范化水平，提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量

通過財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)，可以將差旅標(biāo)準(zhǔn)等財(cái)務(wù)管控指標(biāo)通過系統(tǒng)進(jìn)行落實(shí)；通過影像識(shí)別技術(shù)，可以降低手工填單的操作風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)可實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)審核標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，從而提升企業(yè)的財(cái)務(wù)規(guī)范化水平。通過共享中心和總賬系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷、收支單據(jù)的自動(dòng)記賬，提高記賬的準(zhǔn)確性，提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。

（四）降低企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高財(cái)務(wù)管理水平

財(cái)務(wù)共享模式下，特別是采用全業(yè)務(wù)共享模式，集團(tuán)能實(shí)現(xiàn)對子公司財(cái)務(wù)狀況的實(shí)時(shí)掌控，實(shí)現(xiàn)資金支付的統(tǒng)一管控，能有效地降低企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。通過共享中心對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中，有利于財(cái)務(wù)通過大數(shù)據(jù)分析，提升企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平，為企業(yè)經(jīng)營決策提供支持。

二、財(cái)務(wù)共享建設(shè)中的主要問題

（一）思想認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一，實(shí)施阻力大

企業(yè)推行財(cái)務(wù)共享建設(shè)，通常是由集團(tuán)總部發(fā)起，在實(shí)施過程中，由于思想認(rèn)識(shí)的不統(tǒng)一，在推行過程中阻力較大。主要是源于以下幾方面原因：一是集團(tuán)財(cái)務(wù)和子公司財(cái)務(wù)的視角不同，集團(tuán)財(cái)務(wù)更側(cè)重宏觀層面財(cái)務(wù)管理，子公司財(cái)務(wù)更側(cè)重微觀層面實(shí)際操作，在財(cái)務(wù)共享理念上容易出現(xiàn)意見分歧；二是共享中心對財(cái)務(wù)的集中管理，通常帶來制度標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，影響分子公司財(cái)務(wù)甚至經(jīng)營的靈活性，與分子公司的經(jīng)營管理層難以形成思想統(tǒng)一；三是財(cái)務(wù)共享建設(shè)，特別是全業(yè)務(wù)共享建設(shè)，改造升級系統(tǒng)多，新業(yè)務(wù)流程重新學(xué)習(xí)適應(yīng)成本高，財(cái)力和人力投入大，也是實(shí)施阻力來源之一。

（二）信息系統(tǒng)基礎(chǔ)弱，實(shí)施難度大

企業(yè)的信息系統(tǒng)基礎(chǔ)薄弱，導(dǎo)致信息系統(tǒng)實(shí)施難度大主要是兩方面的原因：一是信息建設(shè)系統(tǒng)起步晚，信息化程度低。共享中心建設(shè)不僅涉及財(cái)務(wù)總賬系統(tǒng)，相關(guān)的數(shù)據(jù)來源通常也需要人力資源系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、差旅訂票系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)支持，如果沒有相關(guān)的外圍系統(tǒng)，財(cái)務(wù)共享的自動(dòng)化程度會(huì)大大降低，或共享系統(tǒng)被動(dòng)承擔(dān)了較多的外圍系統(tǒng)職責(zé)。二是信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏整體規(guī)劃，異構(gòu)系統(tǒng)多導(dǎo)致實(shí)施難度增加，一方面是信息化規(guī)劃問題導(dǎo)致，子公司均有獨(dú)立部署的財(cái)務(wù)、人事等系統(tǒng)，且廠商、版本不統(tǒng)一；另一方面由于收購兼并等原因，新并入公司原有系統(tǒng)與集團(tuán)現(xiàn)有系統(tǒng)的差異化問題，均會(huì)導(dǎo)致實(shí)施難度增加。

（三）共享與本地財(cái)務(wù)的割裂導(dǎo)致管理分析能力被弱化

財(cái)務(wù)共享模式下，共享中心側(cè)重費(fèi)用報(bào)銷、會(huì)計(jì)核算等重復(fù)性基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作，本地財(cái)務(wù)側(cè)重于管理分析工作；由于費(fèi)用報(bào)銷是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的重要反映，財(cái)務(wù)人員在費(fèi)用報(bào)銷等基礎(chǔ)工作中也可發(fā)現(xiàn)經(jīng)營管理中的問題，共享財(cái)務(wù)和本地財(cái)務(wù)分工的割裂可能導(dǎo)致本地財(cái)務(wù)管理分析能力的降低；對于共享中心，由于遠(yuǎn)離前端業(yè)務(wù)，對實(shí)際業(yè)務(wù)的了解少，且共享模式下，一人可對應(yīng)多家公司單據(jù)，對業(yè)務(wù)的理解也難以深入。為節(jié)省成本，共享中心的人均人力成本投入通常較少，員工職業(yè)上升空間小，人員流動(dòng)大，由于員工素質(zhì)和穩(wěn)定性等因素，導(dǎo)致共享中心雖然集中了報(bào)銷等相關(guān)大數(shù)據(jù)，其管理分析效果也不一定能帶來大幅提升。

（四）財(cái)務(wù)共享實(shí)施效果不及預(yù)期

通過對實(shí)施財(cái)務(wù)共享企業(yè)公開的信息分析，仍存在許多實(shí)施效果不及預(yù)期的方面：一是共享實(shí)施后成本的節(jié)省不及預(yù)期，一方面是由于共享中心通常由總部管理，為方便日常管理溝通，共享中心與總部同屬或就近辦公，導(dǎo)致共享中心辦公場地和人員招募成本不能有效降低，另一方面是由于實(shí)施范圍不充分，如僅實(shí)施差旅、招待等費(fèi)用共享，涉及資產(chǎn)、薪資等復(fù)雜業(yè)務(wù)仍在本地審核，本地財(cái)務(wù)審核崗位并不能減少，導(dǎo)致人員費(fèi)用節(jié)省不及預(yù)期；二是共享實(shí)施后員工體驗(yàn)和滿意度不及預(yù)期，主要是系統(tǒng)建設(shè)通常需要不斷升級迭代進(jìn)行優(yōu)化和完善，但很多企業(yè)都是一次立項(xiàng)進(jìn)行費(fèi)用支出，后續(xù)投入不足，導(dǎo)致共享體驗(yàn)難以持續(xù)提升。

三、對策及建議

（一）加強(qiáng)調(diào)研溝通，優(yōu)化方案設(shè)計(jì)，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)

一是在財(cái)務(wù)共享建設(shè)前，需要加強(qiáng)對下屬公司的調(diào)研溝通，傾聽子公司的意見和建議，了解子公司的業(yè)務(wù)訴求，同時(shí)調(diào)研溝通也是共享理念的重要宣介渠道，在調(diào)研過程中，將總部共享建設(shè)初衷，目標(biāo)，實(shí)施效果進(jìn)行充分的宣傳，通過加強(qiáng)調(diào)研溝通，加強(qiáng)宣介，實(shí)現(xiàn)思想認(rèn)識(shí)統(tǒng)一；二是要優(yōu)化方案設(shè)計(jì)，寓管理于服務(wù)。財(cái)務(wù)共享的集中管控功能應(yīng)作為共享建設(shè)的副產(chǎn)品，核心是要體現(xiàn)對子公司的共享服務(wù)功能，在方案設(shè)計(jì)上，要兼顧子公司的個(gè)性化需求，優(yōu)化使用體驗(yàn)，一方面要支持而不是制約下屬公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，另一方面在服務(wù)效率上，要能帶來真正的提升，從而得到下屬公司的支持；三是共同參與，加強(qiáng)培訓(xùn)。共享中心建設(shè)帶來財(cái)務(wù)操作和流程的變化，要讓子公司參與財(cái)務(wù)共享建設(shè)、測試過程，以便提前發(fā)現(xiàn)問題，改進(jìn)功能，同時(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以便系統(tǒng)上線后能快速上手。通過建設(shè)參與、培訓(xùn)交流，使共享理念被接受，上線過程更順暢，從而減少實(shí)施阻力。

（二）統(tǒng)一規(guī)劃，加大信息系統(tǒng)投入，分步推進(jìn)

企業(yè)的信息化投入包括機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，也包括上層的業(yè)務(wù)系統(tǒng)投入，涉及的面十分廣，投入周期也較長。首先企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃，總部和各子公司需在統(tǒng)一規(guī)劃下進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，如集團(tuán)內(nèi)財(cái)務(wù)系統(tǒng)盡量選擇同一廠商，集中部署，獨(dú)立部署情況下也盡量保持廠商、版本的一致性，以便于后續(xù)共享中心建設(shè)或滿足其他業(yè)務(wù)集成需求。其次企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)投入，通過不同子系統(tǒng)對人員、差旅、稅務(wù)等事項(xiàng)進(jìn)行獨(dú)立管理，將線下管理線上化，有條件的企業(yè)應(yīng)通過專門的主數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)對組織、人員、客商、產(chǎn)品編碼等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，解決共享系統(tǒng)與周邊系統(tǒng)的大量交互問題，同時(shí)通過加大周邊系統(tǒng)投入，以提升公司整體信息化水平和共享系統(tǒng)的使用體驗(yàn)。最后，由于系統(tǒng)建設(shè)的復(fù)雜性，需分輕重緩急，按照信息化總體規(guī)劃分步推進(jìn)，對共享核心需求一次性上線，對于共享改善性需求分步上線，避免在共享建設(shè)過程中，為追求系統(tǒng)的全面自動(dòng)化，同步上線大量外圍系統(tǒng)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享的實(shí)施難度和風(fēng)險(xiǎn)增加。

（三）開放數(shù)據(jù)共享，加強(qiáng)業(yè)務(wù)溝通，提升管理分析能力

一是有管理的開放數(shù)據(jù)權(quán)限，一方面要對子公司開放本單位基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，另一方面在滿足保密前提或通過脫敏等技術(shù)手段，開放共享中心內(nèi)其他成員單位數(shù)據(jù)，為成員企業(yè)提供橫向和縱向可比數(shù)據(jù)，增強(qiáng)子公司管理分析的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；二是建立共享中心和本地財(cái)務(wù)的定期溝通機(jī)制，對共享中心審核中發(fā)現(xiàn)的問題以及下屬公司的新業(yè)務(wù)等事項(xiàng)定期溝通交流，加強(qiáng)業(yè)務(wù)理解。三是有條件的企業(yè)可建立共享中心和本地財(cái)務(wù)的調(diào)動(dòng)和輪崗機(jī)制，以加強(qiáng)共享中心模式下財(cái)務(wù)人員對財(cái)務(wù)全貌的理解，也可豐富共享中心財(cái)務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展通道，為企業(yè)提供穩(wěn)定和經(jīng)驗(yàn)全面的財(cái)務(wù)人員，為管理分析能力的提升提供人員基礎(chǔ)。

（四）定期復(fù)盤，持續(xù)改進(jìn)，提升共享實(shí)施效果

在降低共享中心成本方面，一是在共享建設(shè)的可行性研究和方案設(shè)計(jì)階段，需明確場地、人員成本的節(jié)省目標(biāo)，合理選址，如選在成本相對較低的中西部以及總部周邊區(qū)縣等，以降低辦公和人工成本，避免在總部成本較高區(qū)域選址，通過信息化手段投入，彌補(bǔ)異地辦公溝通短板；二是合理確定共享實(shí)施范圍，減少人員冗余，剝離費(fèi)用報(bào)銷等共享業(yè)務(wù)后，對原財(cái)務(wù)人員及時(shí)轉(zhuǎn)崗或采用一人多崗的方式進(jìn)行調(diào)崗；對于具備條件的公司，可以實(shí)施全業(yè)務(wù)共享，進(jìn)一步集約減少本地財(cái)務(wù)人員，實(shí)現(xiàn)成本降低目標(biāo)。

提升財(cái)務(wù)共享實(shí)施效果，實(shí)現(xiàn)單位成本投入收益的最大化，也是成本的節(jié)約，這需要企業(yè)對共享實(shí)施效果定期復(fù)盤，不斷進(jìn)行版本迭代，優(yōu)化用戶體驗(yàn)，完善產(chǎn)品功能，滿足成員單位新的業(yè)務(wù)需求，在防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、加強(qiáng)財(cái)務(wù)管控的同時(shí)，更要支持和促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享建設(shè)初衷。

四、結(jié)論

本文通過對企業(yè)財(cái)務(wù)共享建設(shè)過程中存在的共性問題進(jìn)行歸納，并對成因進(jìn)行了分析，并有針對性地提出解決意見和建議，以便企業(yè)在共享中心建設(shè)中借鑒和參考，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)節(jié)約成本，提升財(cái)務(wù)管理能力的目標(biāo)，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享的價(jià)值。