基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息開發(fā)和利用探究

千藝兵

(中國(guó)船舶重工集團(tuán)第七一二研究所 信息化中心，湖北 武漢 430064)

0 引言

現(xiàn)代化的信息數(shù)據(jù)管理基于知識(shí)管理的背景，企業(yè)可以從檔案收集和整理的角度入手，并且做好檔案資源開發(fā)和利用。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)的目光不應(yīng)局限于企業(yè)的檔案單純管理，更加需要對(duì)檔案的利用方法進(jìn)行合理的分析，使檔案能夠真正意義上促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)做出各種決策提供可參考的數(shù)據(jù)支持。本文針對(duì)數(shù)字管理模式進(jìn)行分析，探討了基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息開發(fā)和利用方法。

1 企業(yè)檔案知識(shí)管理信息開發(fā)和利用的主要內(nèi)容

1.1 建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和知識(shí)網(wǎng)絡(luò)

檔案信息開發(fā)和利用想要保證質(zhì)量，其中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)極為重要，而這也是開展我國(guó)知識(shí)管理信息開發(fā)和利用的必要條件，其中涉及到的內(nèi)容必不可少。數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)是開發(fā)利用檔案信息和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心涉及到的內(nèi)容為檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這也是保障我國(guó)企業(yè)能夠進(jìn)行有效的檔案保存與傳輸?shù)谋匾侄?。其中的軟件?nèi)容包含現(xiàn)代市場(chǎng)上應(yīng)用較為廣泛的各種有專業(yè)軟件開發(fā)商所開發(fā)的檔案管理軟件，而硬件內(nèi)容則包含企業(yè)的各種電腦以及數(shù)據(jù)庫(kù)等。

1.2 收集足夠量的檔案信息

信息資源發(fā)展對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，是一個(gè)十分重要的戰(zhàn)略組成部分，而進(jìn)行檔案管理是其中涉及到的內(nèi)容，這對(duì)于我國(guó)的檔案信息開發(fā)和利用建設(shè)來(lái)說(shuō)，也是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)，是知識(shí)管理信息開發(fā)和利用能否取得實(shí)際效果的關(guān)鍵，其中涉及到的檔案信息資源包含我國(guó)地質(zhì)管理中的人力資源和物理資源等，涉及到的信息也較為復(fù)雜，相關(guān)工作人員需要意識(shí)到其中存在的差異和特點(diǎn)，選擇合適的管理方案，這樣才能使我國(guó)企業(yè)檔案管理知識(shí)管理信息開發(fā)和利用更為完善。

1.3 建立基于知識(shí)管理的檔案開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范

檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建設(shè)是建立現(xiàn)代化檔案信息建設(shè)的一個(gè)主要方向，其中涉及到的內(nèi)容較多，包含電子信息的歸檔和電子檔案管理等多項(xiàng)內(nèi)容。檔案資料的管理包含檔案的資源識(shí)別、掃描、儲(chǔ)存以及查詢使用等多個(gè)方面。

1.4 加強(qiáng)數(shù)字化人才隊(duì)伍建設(shè)

數(shù)字化人才隊(duì)伍的建設(shè)，涉及到的內(nèi)容較為復(fù)雜，這種建設(shè)內(nèi)容直接關(guān)系到檔案知識(shí)管理信息開發(fā)和利用能否成功應(yīng)用于信息管理中，這也決定了我國(guó)的數(shù)字化管理工作能否順利進(jìn)行?？傮w來(lái)說(shuō)，人才隊(duì)伍是對(duì)最終建設(shè)結(jié)果造成影響的關(guān)鍵。所以我國(guó)企業(yè)在進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，想要達(dá)到良好的管理質(zhì)量，首先就需要對(duì)人才隊(duì)伍的素質(zhì)和水平進(jìn)行提升，這樣才能使檔案知識(shí)管理信息開發(fā)和利用的質(zhì)量得到進(jìn)一步的提高。

2 知識(shí)管理在檔案信息管理中的作用

將知識(shí)管理應(yīng)用于現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理中的最終目的，是使檔案信息知識(shí)能夠傳遞給檔案的使用者，幫助使用者發(fā)現(xiàn)檔案中的隱性知識(shí)，其中更重要的一項(xiàng)內(nèi)容則是將隱性知識(shí)向顯性知識(shí)轉(zhuǎn)化，使知識(shí)能夠得到進(jìn)一步的擴(kuò)散與交流。

檔案信息資源涉及到的內(nèi)容極為廣泛，并且覆蓋的面也極為寬廣，在開展檔案管理工作中，相關(guān)工作人員發(fā)現(xiàn)需要在原有的檔案信息基礎(chǔ)上進(jìn)行新的探索，只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的真正價(jià)值。而在進(jìn)行知識(shí)檔案的管理是對(duì)檔案信息進(jìn)行分析，最終目的并不僅僅是對(duì)其進(jìn)行保管、收藏，更重要的是通過(guò)關(guān)注檔案的情報(bào)價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值來(lái)更好地對(duì)其利用，并且使知識(shí)創(chuàng)新得到進(jìn)一步的推動(dòng)，這也就要求檔案管理人員憑借自身的智慧，逐漸對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行優(yōu)化，只有這樣才能夠使檔案信息的管理質(zhì)量得到提升。而其中一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，也就是通過(guò)各種知識(shí)管理的現(xiàn)代化技術(shù)手段，來(lái)使檔案管理工作的整體質(zhì)量得到提升。

隱性知識(shí)并非傳統(tǒng)的知識(shí)內(nèi)容，這種知識(shí)是建立在個(gè)人經(jīng)驗(yàn)上，并涉及到各種無(wú)形元素的一種知識(shí)體系，例如個(gè)人信念和觀點(diǎn)以及直覺(jué)以及價(jià)值觀等難以進(jìn)行公式化和明確化的知識(shí)。相較于顯性知識(shí)來(lái)說(shuō)，隱性知識(shí)的語(yǔ)言傳播難度更大，并且無(wú)法進(jìn)行有效的知識(shí)共享。舉例來(lái)說(shuō)，如果某一個(gè)檔案中的隱性知識(shí)包含的內(nèi)容是一張照片，而其中的隱性知識(shí)就需要檔案研究人員對(duì)其進(jìn)行深入挖掘，既需要解釋照片檔案所具有的歷史背景，同時(shí)還需要明確其中能夠展露的歷史價(jià)值，通過(guò)綜合的分析，能夠幫助相關(guān)工作人員發(fā)現(xiàn)其中的歷史規(guī)律，而這也就是隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識(shí)的重要內(nèi)容。

3 傳統(tǒng)檔案知識(shí)開發(fā)利用中存在的問(wèn)題

3.1 利用意識(shí)較為淡薄

檔案的利用是檔案管理工作中十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，而在進(jìn)行檔案管理時(shí)做好檔案的有效利用，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案價(jià)值，還能夠使檔案部門的發(fā)展得到有效促進(jìn)。目前檔案工作人員主動(dòng)利用檔案中相關(guān)知識(shí)的意識(shí)不強(qiáng)，管理工作往往重視收集與保管，主要以被動(dòng)等待的方式進(jìn)行管理，這種現(xiàn)象會(huì)在一定程度上影響工作質(zhì)量，缺乏為用戶服務(wù)的中心思想。另外，公眾的利用意識(shí)不足，社會(huì)的檔案信息管理意識(shí)淡漠，許多人對(duì)于檔案有何價(jià)值都并不了解，導(dǎo)致檔案的利用效率降低。

3.2 利用方式過(guò)于單一

以往大多數(shù)檔案館所提供的信息利用方式都還處于初級(jí)階段，都是使用者進(jìn)入到實(shí)體的檔案館中進(jìn)行查詢，并且由檔案館為使用者提供檔案的文摘和題錄等基礎(chǔ)性的在線查詢服務(wù)。這種落后的服務(wù)理念和服務(wù)方式基本已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化的社會(huì)知識(shí)利用需求。現(xiàn)在用戶所關(guān)注的已經(jīng)不僅僅是簡(jiǎn)單的文獻(xiàn)獲取方式，而還包含了更加復(fù)雜的能夠找到問(wèn)題解決辦法的內(nèi)容，將這些知識(shí)和內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的知識(shí)經(jīng)濟(jì)體系對(duì)于我國(guó)開展檔案管理工作來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。

3.3 開發(fā)寬度不夠

開發(fā)寬度所指的是檔案知識(shí)的綜合性管理。其實(shí)隱性知識(shí)中大量的知識(shí)都不僅存在于檔案或者數(shù)據(jù)庫(kù)中，同時(shí)與檔案管理人員日常工作等相關(guān)內(nèi)容密切聯(lián)系，而相關(guān)研究人員如果并沒(méi)有對(duì)這類知識(shí)進(jìn)行有效的挖掘，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作整體來(lái)說(shuō)過(guò)于局限，而知識(shí)也沒(méi)有得到有效的利用。

3.4 資源開發(fā)深度不足

檔案信息的開發(fā)以一次性開發(fā)為主，其中包含檔案信息的編寫以及收集等相關(guān)工作，而少部分深層次開發(fā)就是傳統(tǒng)的檔案編研，缺少對(duì)現(xiàn)有知識(shí)檔案的深入挖掘，并不能滿足用戶對(duì)檔案知識(shí)的需求。而針對(duì)某個(gè)主題或者其他類型的檔案，只有通過(guò)更深層次的挖掘，才能使檔案的管理質(zhì)量得到進(jìn)一步的提升。

4 強(qiáng)化企業(yè)的檔案知識(shí)管理信息開發(fā)和利用的對(duì)策

4.1 做好檔案信息開發(fā)和利用的整體規(guī)劃

想要保證檔案知識(shí)管理信息開發(fā)和利用管理工作能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，工作人員首先需要了解企業(yè)的主要發(fā)展方向和目標(biāo)，并對(duì)其進(jìn)行有效的調(diào)查論證，使相關(guān)工作能夠符合企業(yè)的實(shí)際狀況，并且建立可行性的長(zhǎng)遠(yuǎn)管理計(jì)劃，在企業(yè)中形成規(guī)模化的網(wǎng)絡(luò)管理模式。在進(jìn)行數(shù)字化的應(yīng)用建設(shè)時(shí)，一定需要做好相應(yīng)的管理工作，注重系統(tǒng)的整體實(shí)效性，考慮系統(tǒng)在開展過(guò)程中是否能夠支持運(yùn)輸部門的信息服務(wù)目標(biāo)。由于企業(yè)中的各個(gè)單位在日常工作中都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，需要相關(guān)工作人員對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并且在確認(rèn)檔案的合格性和真實(shí)性后方可進(jìn)行后續(xù)的數(shù)字化錄入。所以這就需要一整套完整的信息規(guī)劃體系，使檔案管理工作符合不同單位的實(shí)際工作需求。

4.2 做好檔案的知識(shí)管理模型轉(zhuǎn)換

想要有效提高檔案知識(shí)管理信息開發(fā)和利用并且與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相交融，就需要將紙質(zhì)檔案合理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化數(shù)據(jù)，并且在企業(yè)內(nèi)部建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案的數(shù)字化主要是指應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，轉(zhuǎn)化企業(yè)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的物質(zhì)載體形式。另外，在進(jìn)行知識(shí)管理時(shí)，檔案需要以知識(shí)資源論來(lái)進(jìn)行分析，將其中的各種無(wú)效的資源有效地排出，或者是將大量無(wú)效的資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整合后將其轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的可分析數(shù)據(jù)。

4.3 強(qiáng)化檔案管理工作認(rèn)知

檔案管理人員不僅需要具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，還需要具備高度的責(zé)任感，在工作時(shí)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。而企業(yè)內(nèi)部也需要對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，使檔案管理工作成為相關(guān)工作人員的重要使命和責(zé)任。

在進(jìn)行現(xiàn)代人力資源隊(duì)伍的建設(shè)時(shí)，涉及到的不僅僅是現(xiàn)有隊(duì)伍的管理，更重要的是需要積極在社會(huì)上吸納更多具有電子化和數(shù)字化技術(shù)的人才參與到紙質(zhì)檔案的管理工作中，這樣能夠使紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化效率得到提升，并且還能有助于保障檔案管理的真實(shí)性。檔案管理人員更加需要樹立大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算的思維方式使紙質(zhì)檔案在錄入為電子檔案時(shí)通過(guò)云管理的方式來(lái)進(jìn)行優(yōu)化，一方面能夠有助于使檔案的管理以及質(zhì)量得到提升，另一方面也能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的方式對(duì)其進(jìn)行管理，這樣能夠有助于保障紙質(zhì)檔案調(diào)用的實(shí)時(shí)性。

4.4 建立完善的管理制度

在進(jìn)行條例的建設(shè)時(shí)，相關(guān)研究人員需要積極借鑒國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念，尤其是需要針對(duì)已經(jīng)歸檔的內(nèi)容進(jìn)行深入的挖掘，嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展管理工作，通過(guò)這種方式能夠使信息的完整性和原始性得到保障。如果某一類電子檔案具有保密需求，需要進(jìn)行長(zhǎng)期保存，相關(guān)工作人員需要設(shè)置完整的紙質(zhì)文件，并且將其作為重要的內(nèi)容進(jìn)行歸檔，相關(guān)工作人員需要通過(guò)這種方式保障文件的安全性，而工作人員以及維護(hù)人員應(yīng)當(dāng)定期做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)，避免黑客攻擊或者病毒入侵，導(dǎo)致文件出現(xiàn)丟失或者泄露的情況。

5 結(jié)語(yǔ)

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，企業(yè)在開展一系列的資料應(yīng)用時(shí)，需要了解自身的實(shí)際狀況，并且基于知識(shí)管理的要求，開展相應(yīng)的探索。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化自身的知識(shí)觀念，選擇一種合理的方式創(chuàng)建知識(shí)共享的企業(yè)檔案管理模式，形成一體化的管理體系，使情報(bào)和檔案管理能夠得到有機(jī)的融合，將企業(yè)的信息收藏中心轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)創(chuàng)新中心。