中小企業(yè)信息化建設(shè)問題研究

張瑩

（石家莊英利體育用品有限公司，河北 石家莊 050001）

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及人工智能的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)記賬工作已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需求，表現(xiàn)出工作效率低、大量重復(fù)工作、及時(shí)性差等特點(diǎn)，大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的發(fā)展，給財(cái)務(wù)人員的工作帶來了翻天覆地的變化。財(cái)務(wù)核算及數(shù)據(jù)的信息化不但提高了財(cái)務(wù)工作的效率，更提高了準(zhǔn)確性和及時(shí)性，給財(cái)務(wù)管理工作帶來了眾多便捷，也大大降低了人力成本。如何在結(jié)合自身發(fā)展特點(diǎn)的前提下，最大程度提升企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的程度，成為中小企業(yè)急需解決的事情。通過信息化的建設(shè)，把企業(yè)所有的業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、都納入信息化系統(tǒng)，并與內(nèi)控制相結(jié)合，把信息技術(shù)深層次的與企業(yè)管理相結(jié)合，提高企業(yè)管理效率，為企業(yè)決策提供精準(zhǔn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，充分發(fā)揮企業(yè)價(jià)值。

一、中小企業(yè)信息化建設(shè)概述

企業(yè)信息化建設(shè)是指企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、庫存及產(chǎn)品售后服務(wù)及其他一些內(nèi)部流程進(jìn)行有效的利用和整合，使企業(yè)的整體的運(yùn)營信息都能在系統(tǒng)上暢通無阻，是現(xiàn)代經(jīng)營管理的手段。

（一）中小企業(yè)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

首先，由于受到中小企業(yè)規(guī)模小，管理人員經(jīng)營理念落后，管理水平低等因素的影響，導(dǎo)致中小企業(yè)信息化建設(shè)停滯不前。其次，對信息化建設(shè)沒有深層次的認(rèn)識。一些中小企業(yè)的管理者認(rèn)為信息化建設(shè)投入大，見效慢，信息化工作方面的成績無法立竿見影的體現(xiàn)，而且由于中小企業(yè)本身員工的素質(zhì)不高，不會操作信息化系統(tǒng)，反而把信息化的工作當(dāng)成自己的一種負(fù)擔(dān)，不配合信息化建設(shè)工作。最后，雖然有一些中小企業(yè)已經(jīng)開始信息化建設(shè)，但是大多數(shù)企業(yè)信息化的效果并不好，很多中小企業(yè)的信息化建設(shè)還只是單人操作的財(cái)務(wù)核算類軟件，對于財(cái)務(wù)信息的集成性和共享性方面存在著嚴(yán)重的不足，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有形成相對完整的數(shù)據(jù)信息化體系。

（二）中小企業(yè)信息化建設(shè)的重要性

1．提高工作效率

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理自動化，改變原來財(cái)務(wù)工作主要是記錄、整理、核算等重復(fù)性工作較多的現(xiàn)狀。信息化建設(shè)下，企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可以通過信息化軟件來處理、核算，大大提高了速度。

2．提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性和及時(shí)性

通過實(shí)施財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，能夠?qū)⒇?cái)務(wù)核算系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門的工作有效的串聯(lián)起來，通過業(yè)務(wù)流程在信息系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)，自動生成憑證及相關(guān)報(bào)表，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合和采集，提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和精準(zhǔn)性。

3．實(shí)現(xiàn)企業(yè)各環(huán)節(jié)經(jīng)營數(shù)據(jù)共享

中小企業(yè)有規(guī)模小、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)大的特點(diǎn)。如果信息共享受到阻礙，無形中就增加了經(jīng)營的風(fēng)險(xiǎn)。信息系統(tǒng)的應(yīng)用，將企業(yè)采購、銷售、生產(chǎn)、庫存、財(cái)務(wù)等各個方面的數(shù)據(jù)連接在一起，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息在各個部門的共享，使溝通更加通暢，幫助各級管理者做出更加及時(shí)有效的決策。

4．為管理層決策提供數(shù)據(jù)支持

利用信息系統(tǒng)，可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度的核算，可以通過數(shù)據(jù)多維度的分析，發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理中的問題。為企業(yè)調(diào)整各類政策提供數(shù)據(jù)支持，保證企業(yè)運(yùn)營目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

5．為細(xì)化內(nèi)控建設(shè)提供保障

信息化建設(shè)可以為全面預(yù)算管理及內(nèi)控管理保駕護(hù)航。以內(nèi)控管理為例，可以通過信息化系統(tǒng)，把企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程放進(jìn)去，通過單據(jù)的流轉(zhuǎn)、權(quán)限的設(shè)置等功能，來實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理制度的要求，防止舞弊行為的發(fā)生。保證公司資產(chǎn)和資金的完整性及準(zhǔn)確性。

二、中小企業(yè)信息化建設(shè)存在的問題

雖然中小企業(yè)的信息化建設(shè)獲得了一定的發(fā)展，然而在中小企業(yè)信息化建設(shè)中還存在諸多問題。

（一）未從長遠(yuǎn)及全局的角度考慮信息化建設(shè)

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自身對信息化建設(shè)不理解，不重視，導(dǎo)致在中小企業(yè)對信息化建設(shè)的資金投入太少，很多中小企業(yè)認(rèn)為信息化建設(shè)就是財(cái)務(wù)記賬軟件，跟其他部門都沒關(guān)系。其次，即便有些企業(yè)已經(jīng)開始了信息化建設(shè)，但是有些企業(yè)也只是認(rèn)為信息化建設(shè)只是為了提高工作效率，沒有把信息化建設(shè)看成企業(yè)整體運(yùn)營的信息中心，沒有通過信息化讓各部門的工作得到整合并提高整體效率，無法更好地利用信息化系統(tǒng)去管理企業(yè)。

（二）中小企業(yè)信息化建設(shè)管理人才嚴(yán)重短缺

在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，迫切需要一切既懂計(jì)算機(jī)、又懂財(cái)務(wù)和管理的復(fù)合型人才。但是我國嚴(yán)重缺乏此類人才，特別是中小企業(yè)受到人力成本的局限性，很難引進(jìn)，或者引進(jìn)了，但是流動性太大。因此制約了信息化建設(shè)的發(fā)展。雖然有些中小企業(yè)開展了培訓(xùn)，但是受時(shí)間及資金的影響，效果不佳。企業(yè)要想真正的培養(yǎng)自己的信息化人才，必須下定決心，引進(jìn)人才，培養(yǎng)人才，留住人才。

（三）通用版的信息化軟件與企業(yè)自身契合度低

中小企業(yè)由于受到資金及人才的限制，只能購買通用版的軟件。通用版軟件只有各個企業(yè)需要的共有模塊、缺少企業(yè)可以自動配置的個性化模塊，滿足不了企業(yè)的需求。因此，中小企業(yè)雖然上了信息化系統(tǒng)，但是還是有好多數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)的導(dǎo)出，運(yùn)用EXCEL進(jìn)行加工處理，沒有和企業(yè)的管理達(dá)到完美的契合。受到利益的驅(qū)動，現(xiàn)在各類軟件的開發(fā)都以自己的代碼和數(shù)據(jù)開發(fā)規(guī)則為標(biāo)準(zhǔn)，不利于企業(yè)各類軟件之間數(shù)據(jù)的交互。雖然有些軟件也預(yù)留了數(shù)據(jù)接口，但是一般都是為自己的其他軟件預(yù)留的，不同軟件公司的產(chǎn)品很難做到數(shù)據(jù)打通，或者說雖然可以打通，但是企業(yè)需要付出高昂的成本。

（四）內(nèi)控管理制度不完善

現(xiàn)在中小企業(yè)往往不注重企業(yè)內(nèi)控的建設(shè)，有的認(rèn)為內(nèi)控建設(shè)增加了人力成本，降低了企業(yè)運(yùn)營的效率。例如企業(yè)在銷售環(huán)節(jié)，前期和客戶談訂單時(shí)只有業(yè)務(wù)員參與，企業(yè)不與客戶確認(rèn)合同或訂貨單，在下達(dá)銷售訂單環(huán)節(jié)，只要客服人員下達(dá)指令庫房就出貨，后期客服人員又管理應(yīng)收賬款，造成合同不真實(shí)及客戶沒有按企業(yè)規(guī)定匯款就下單發(fā)貨，內(nèi)部人員鉆漏洞，給企業(yè)造成不必要的損失。

三、完善中小企業(yè)信息化建設(shè)的措施

中小企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，要采取一系列的方法逐步完善信息化建設(shè)。

（一）增強(qiáng)信息化建設(shè)的意識，轉(zhuǎn)變思想，及早規(guī)劃

中小企業(yè)在信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，提高主觀意識，增加信息化建設(shè)的主動性。首先，作為中小企業(yè)的管理者，不僅要關(guān)心企業(yè)的銷售、生產(chǎn)技術(shù)，更應(yīng)該關(guān)心企業(yè)的信息化建設(shè)，因?yàn)槠髽I(yè)信息化水平是代表企業(yè)的先進(jìn)生產(chǎn)力的重要方面。其次，在經(jīng)營企業(yè)的過程中不能只著眼于短期的經(jīng)營利潤，要把信息化建設(shè)與企業(yè)的經(jīng)營管理模式有效地結(jié)合起來，把信息化建設(shè)滲透到企業(yè)管理的方方面面，從而提供整個企業(yè)的管理效率和水平。最后，在企業(yè)內(nèi)部不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)的宣傳，讓員工們從思想上對信息化建設(shè)有全面的認(rèn)識，讓每個員工們知道，信息化建設(shè)跟每個崗位的工作都息息相關(guān)，信息化建設(shè)好了，對每個人開展工作都是有益處的。

（二）培訓(xùn)專業(yè)人才，提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)

在信息化建設(shè)的過程中，信息化軟件固然重要，但最重要的還是既懂財(cái)務(wù)、又懂內(nèi)控管理、又懂信息化技術(shù)的專業(yè)復(fù)合型人才。首先，企業(yè)內(nèi)部人才的培養(yǎng)。企業(yè)可以定期地開展財(cái)務(wù)知識、信息化知識、內(nèi)控知識的內(nèi)部培訓(xùn)，讓相關(guān)崗位的人員作為內(nèi)部培訓(xùn)師，與大家分享自己崗位所涉及的知識，使大家在溝通的過程中更加順暢，在日常的工作配合中取長取短。其次，引進(jìn)外部人才。引進(jìn)掌握綜合知識的帶頭人，帶領(lǐng)企業(yè)內(nèi)部的整體系統(tǒng)化水平的提高。

（三）推進(jìn)中小企業(yè)信息化軟件模塊化，接口標(biāo)準(zhǔn)化

首先，企業(yè)要清楚的了解自己的需求，在市場眾多的軟件供應(yīng)商中要選擇規(guī)模大的、知名度高的、技術(shù)水平高的供應(yīng)商。這類供應(yīng)商的軟件模塊、種類較多，有合適不同階段企業(yè)需求的軟件，有經(jīng)驗(yàn)豐富的軟件服務(wù)人員，不管是在日常的使用過程中，還是后期的個性化需求實(shí)現(xiàn)方面都可以為企業(yè)信息建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。企業(yè)可根據(jù)自身的特點(diǎn)自主購買不同的模塊組合，軟件公司按模塊收費(fèi)，既能有效降低中小企業(yè)信息化建設(shè)成本又能提高軟件與企業(yè)的契合度。其次，建立各類軟件的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)購買各個軟件之間打通數(shù)據(jù)鋪平道路，中小企業(yè)采購軟件后可以二次開發(fā)，實(shí)現(xiàn)信息化的更進(jìn)一步的健康平穩(wěn)發(fā)展。

（四）完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

企業(yè)內(nèi)控制度的完善，是推動信息化建設(shè)的重要保障。首先，企業(yè)根據(jù)自身的管理需求結(jié)合信息化系統(tǒng)的要求、功能，梳理企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程、審批流程、財(cái)務(wù)核算方法。通過信息化軟件的升級來提高企業(yè)流程的規(guī)范性及效率。其次，建立數(shù)據(jù)保密制度、不相容崗位責(zé)任制度，利用信息化系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置、單據(jù)設(shè)置等功能設(shè)好防火墻，幫助企業(yè)有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，把企業(yè)的效率管理、風(fēng)險(xiǎn)控制與信息化建設(shè)有效地結(jié)合起來。

四、結(jié)束語

中小企業(yè)信息化建設(shè)雖然有了一定的發(fā)展，但是離真正的信息化還一定的差距。要想提升中小企業(yè)的信息化水平，就要提升中小企業(yè)管理層的管理方式、培養(yǎng)合適企業(yè)自己的復(fù)合型信息化專業(yè)人才，提升內(nèi)控管理。國家更需要加大對中小企業(yè)信息化建設(shè)的資金扶持力度，軟件公司進(jìn)行模塊化的軟件開發(fā)。國家、中小企業(yè)、軟件企業(yè)三方，同心協(xié)力，為中小企業(yè)的信息化建設(shè)更進(jìn)一步，鋪平道路。