事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)化措施

黃業(yè)迪

（黑龍江省網(wǎng)絡(luò)空間研究中心，黑龍江 哈爾濱 150090）

電子檔案是借助于計算機(jī)和特定程序以電子數(shù)據(jù)形式呈現(xiàn)的檔案信息，通過應(yīng)用電子檔案管理軟件，可以有效地改變事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理的諸多弊端，利用特定的軟件開展檔案信息的實時查詢及編輯。同時電子檔案管理系統(tǒng)還可以與事業(yè)單位其他系統(tǒng)之間進(jìn)行有效銜接，構(gòu)建現(xiàn)代化的信息管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的有效共享。

一、電子檔案管理工作的重要性

一直以來事業(yè)單位對于檔案管理工作重視不足，檔案管理工作存在形式化的情況，檔案管理效率不高。電子檔案普及應(yīng)用后，利用先進(jìn)的技術(shù)手段針對檔案進(jìn)行分類和管理，有效地提高了檔案管理效率和質(zhì)量。而且電子檔案更便于整理，檔案信息完成錄入后，能夠自動生成目錄并進(jìn)行檢索，實現(xiàn)檔案的科學(xué)分類，為檔案利用者查找提供更多的便利。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案更具安全性，存儲過程中受外界因素影響較少，不易出現(xiàn)丟失或是損毀的問題。而且電子檔案存儲時容量相對較大，即使發(fā)生了檔案信息缺失，也能夠及時補(bǔ)錄信息，再加之設(shè)置的計算機(jī)防火墻和采用的安全登錄模式，這都能夠有效的保證檔案信息的存儲安全。特別是借助于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子檔案信息可以在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)共享，通地設(shè)置用戶查閱和使用權(quán)限，用戶查閱和使用檔案信息不再受時間和空間制約，能夠更便捷的實現(xiàn)對檔案信息的調(diào)取和使用。而且檔案信息能夠及時進(jìn)行更新和補(bǔ)充，進(jìn)一步確保了檔案信息的完整性。

二、事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)化措施

（一）提高對電子檔案管理的重視

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，需要加強(qiáng)對電子檔案管理工作的重視，并將其作為日常中的一種常態(tài)工作。在具體工作開展過程中，宜重視電子檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)，并對檔案管理過程加強(qiáng)監(jiān)管，全面提高電子檔案管理工作的水平。在具體選擇軟硬件設(shè)施時，宜選擇高品質(zhì)的軟硬件設(shè)施，同時還要定期對計算機(jī)系統(tǒng)和設(shè)備進(jìn)行病毒查殺，清除隱蔽的隱患。保證電子檔案管理系統(tǒng)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行。

（二）完善電子檔案管理制度

在電子檔案管理工作開展過程中，需要建立健全電子檔案管理制度，針對電子檔案制作、審核、收集、分類、存儲和補(bǔ)錄等各環(huán)節(jié)的流程進(jìn)行明確，嚴(yán)格對整個管理過程進(jìn)行監(jiān)督，針對電子檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范，進(jìn)一步確保電子檔案的真實性和準(zhǔn)確性。事業(yè)單位還需要根據(jù)自身檔案管理工作的情況及時補(bǔ)充和完善檔案信息。在具體構(gòu)建電子檔案管理體系過程中，宜以集中性作為基本原則，針對事業(yè)單位檔案信息實施統(tǒng)一管理，深入挖掘檔案信息價值，強(qiáng)化對檔案管理活動的監(jiān)管。

（三）優(yōu)化電子檔案管理模式

部分事業(yè)單位電子檔案管理模式還沒有形成完善的體系，檔案數(shù)據(jù)存在遺失的情況，這必然會對檔案重審效率帶來較大的影響。因此在實際工作中需要針對電子檔案流程進(jìn)行詳細(xì)審查，及時找出問題并加以處理。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案具有明顯的優(yōu)勢，這就要求檔案管理人員要在工作中要嚴(yán)格要求自己，反復(fù)對照檔案中的每一個細(xì)節(jié)，確保檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性。

（四）構(gòu)建智能化檔案管理體系

在電子檔案管理工作中，事業(yè)單位需要加大資金投入力度，特別是在大數(shù)據(jù)背景下，需要積極構(gòu)建完善的智能化檔案生理體系，充分的借助于先進(jìn)技術(shù)來滿足人們的需求。在智能化檔案管理體系中，需要具備即時糾錯、智能感知和智能驗證等特點。在具體錄入電子檔案時，借助于大數(shù)據(jù)分析和計算，設(shè)計自動糾錯系統(tǒng)，全面提升檔案信息錄入的準(zhǔn)確率。并通過建立智能感知系統(tǒng)，針對檔案調(diào)取、存放和管理工作中的失誤進(jìn)行提醒，監(jiān)督檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行既定的流程。另外，將智能驗證系統(tǒng)加入到檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，利用程序控制執(zhí)行相關(guān)命令，一旦設(shè)置上出現(xiàn)錯誤，可以及時加以驗證，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理水平的提高。

（五）加強(qiáng)檔案信息的安全存儲

事業(yè)單位在發(fā)展過程中檔案信息數(shù)量與日俱增，通過構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一存儲和管理，可以進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息的安全性，并實現(xiàn)對檔案信息內(nèi)容的及時補(bǔ)充和完善。而且為了能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的安全存儲，檔案管理人員還應(yīng)針對電子檔案信息劃分安全等級，針對不同等級采用不同的加密方式，有效的保證檔案信息的安全。另外，還要實時監(jiān)控計算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，確保檔案信息數(shù)據(jù)存儲和傳輸?shù)陌踩?/p>

三、結(jié)束語

在當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理工作中，由于傳統(tǒng)的檔案管理體系與電子檔案管理不具有適應(yīng)性，因此需要積極對電子檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，積極建立健全電子檔案管理制度，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案管理流程，構(gòu)建與電子檔案管理工作相適應(yīng)的電子檔案管理體系，保障電子檔案信息的安全，全面提高電子檔案管理工作的水平，實現(xiàn)檔案信息的高效開發(fā)利用，更好地發(fā)揮出事業(yè)單位檔案信息的價值，使其為社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更高效、優(yōu)質(zhì)的信息支持。