科技檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

梁威

（黑龍江省農(nóng)業(yè)機(jī)械工程科學(xué)研究院齊齊哈爾農(nóng)業(yè)機(jī)械化研究所，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，科研院所科研活動(dòng)增多，而且加快了與市場(chǎng)的融合。在這種新形勢(shì)下，科研院所需要加快推動(dòng)科技檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，努力提高檔案信息化水平。針對(duì)科研活動(dòng)中形成的科技成果，借助于信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)其完整的保存和高效的利用，。但一直以來科研單位檔案信息化基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，因此需要積極構(gòu)建完善的檔案信息化建設(shè)體系，明確具體的目標(biāo)，并選擇適宜的軟件，制定完善的制度為檔案信息化建設(shè)提供指導(dǎo)和約束，加快拓展科技檔案服務(wù)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息的高效利用。

一、科技檔案信息化建設(shè)的重要性

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取得快速的發(fā)展，借助于網(wǎng)絡(luò)即能夠搜索到所需要的信息資源，而且信息的利用不受時(shí)間和空間的限制。在這種新形勢(shì)下，科技檔案信息化建設(shè)成為管理工作中重要的發(fā)展趨勢(shì)。特別是信息技術(shù)引入，其為檔案信息化建設(shè)提供了更多的便利，通過構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息高效存儲(chǔ)，加快推動(dòng)檔案資源共享的步伐。再加之檔案管理軟件和系統(tǒng)的不斷完善，這也為科技檔案信息化建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)。而且科技檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，借助于檔案信息系統(tǒng)來對(duì)檔案進(jìn)行管理、分類和查詢，不僅實(shí)現(xiàn)了資源的節(jié)約，而且實(shí)現(xiàn)了檔案管理流程的規(guī)范，通過開發(fā)檔案信息檢索系統(tǒng)，還可以進(jìn)一步提高檔案信息檢索的效率。特別是檔案信息的開發(fā)利用水平有了大幅度的提升，檔案利用者在利用科技檔案信息時(shí)，不再受時(shí)間和空間制約，有效地提升了科技檔案的服務(wù)水平，檔案信息提取和利用更具便捷性，能夠更好地滿足社會(huì)各界對(duì)科技檔案信息的需求。

二、科技檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視

科研單位領(lǐng)導(dǎo)和人員需要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，對(duì)科技檔案信息化建設(shè)有一個(gè)深入的認(rèn)識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中需要加大投入力度，為檔案信息化建設(shè)配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理人員需要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，在日常檔案管理工作中重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，全面提升檔案管理的信息化水平，為科技檔案信息的開發(fā)利用打下良好的基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)

科技檔案信息化建設(shè)步伐的加快，這也使電子檔案成為當(dāng)前科技檔案的主要形式，大量電子檔案的出現(xiàn)，這也使傳統(tǒng)的檔案管理制度已無法滿足實(shí)際檔案工作開展的需求。因此需要加快建立健全科技檔案管理制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案信息化管理流程，并對(duì)具體操作進(jìn)行統(tǒng)一，使科技檔案信息化建設(shè)具有完善的制度支持，并以此來對(duì)電子檔案的收集、歸檔、保存、管理和利用等進(jìn)行指導(dǎo)和約束，為檔案信息化建設(shè)工作的有序開展提供重要的指導(dǎo)。

（三）拓展科技檔案服務(wù)領(lǐng)域

隨著科技檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，科技檔案服務(wù)工作發(fā)生了較大的變化，特別是數(shù)字化的檔案信息為科技檔案的利用提供了更為便捷的途徑，為科技檔案服務(wù)質(zhì)量的提升打下了良好的基礎(chǔ)。在實(shí)際科技檔案管理工作中，檔案管理人員充分的利用先進(jìn)的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)以檔案信息的統(tǒng)一和集中管理，全面提升檔案編研水平，為檔案信息化建設(shè)的深度和廣度起到積極的促進(jìn)作用。而且借助于網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，還能夠?yàn)闄n案利用者提供更多元化的檔案服務(wù)，進(jìn)一步拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域。特別是作為科研檔案管理人員，需要強(qiáng)化自身綜合素質(zhì)的提升，掌握各種先進(jìn)的技術(shù)手段，從而更好地適應(yīng)檔案信息化建設(shè)工作中的要求，為科技檔案信息化管理水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)科技檔案信息的安全管理

科技檔案信息化建設(shè)過程中，科技檔案信息的安全性越發(fā)受到重視?？萍紮n案是針對(duì)科研活動(dòng)中重要信息和資料的真實(shí)記錄，一旦出現(xiàn)泄露必然會(huì)帶來無法估量的后果。在科技檔案信息化建設(shè)不斷深入的新形勢(shì)下，在軟硬件設(shè)施配備齊全的情況下，還需要重視軟件的更新升級(jí)，保證檔案信息的安全。對(duì)于科技檔案信息管理系統(tǒng)中的電子文件，宜設(shè)置只讀模式，避免用戶隨意篡改文件信息，確保數(shù)字檔案信息的原始性。對(duì)于借閱科技檔案的用戶，宜采取身份鑒別和權(quán)限控制等措施，在提高檔案信息高效利用的同時(shí)，要避免出現(xiàn)信息泄密的情況。另外，科技檔案在轉(zhuǎn)化為數(shù)字化過程中，還需要制定有效的安全防范措施，確保科技檔案數(shù)字化過程中中的安全性。另外，科研院所還需要重視對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化，重視安全技術(shù)手段的應(yīng)用，進(jìn)一步保障檔案數(shù)據(jù)庫的安全。并針對(duì)科技檔案信息實(shí)施異地備份，進(jìn)一步提高檔案信息安全。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前科研單位信息化建設(shè)過程中，科技檔案信息化建設(shè)是其中較為關(guān)鍵的一項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)也是檔案工作的必然選擇。因此在實(shí)際工作中需要積極采取切實(shí)可行的措施加快促進(jìn)科技檔案信息化水平的提升，實(shí)現(xiàn)科技檔案的高效開發(fā)利用，更好地實(shí)現(xiàn)科技檔案的價(jià)值。