經(jīng)濟開發(fā)區(qū)檔案管理的創(chuàng)新研究

席淑媛

（忻州經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會，山西 忻州 034000）

當前國家經(jīng)濟在快速的發(fā)展，促進了各級經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的發(fā)展，其對經(jīng)濟發(fā)展做出了重要的貢獻。其中心任務就是發(fā)展經(jīng)濟，所以，其他工作就要圍繞發(fā)展經(jīng)濟這一中心開展。檔案可以還原歷史、服務現(xiàn)實，并且對未來進行預測，給決策、工作方案以及計劃的制定提供有效的依據(jù)，除了可以記錄經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的發(fā)展歷程，還可以當作服務決策、促進發(fā)展的隱性支撐。因此，這就要注重經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的檔案管理工作，采取創(chuàng)新、有效的管理方式，提升檔案管理的水平，為檔案的利用奠定良好的基礎。

一、經(jīng)濟開發(fā)區(qū)檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理的重視度不足

經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的中心任務就是促進經(jīng)濟發(fā)展，所以，在發(fā)展運營中側重于見效快、看得到的產(chǎn)業(yè)項目建設，看重經(jīng)濟增長速度、規(guī)模工業(yè)產(chǎn)值、稅收總量等，但是對于檔案管理中的一些隱性工作則容易忽視，限制了檔案管理的整體水平。

（二）沒有健全的系統(tǒng)

很多經(jīng)濟開發(fā)區(qū)檔案管理普遍存在分散的問題，沒有系統(tǒng)性，例如，整個園區(qū)中的檔案統(tǒng)籌性不足，很多檔案都是在不同的部門，容易出現(xiàn)遺失的問題，很難形成系統(tǒng)的檔案資料，不能給決策以及發(fā)展提供服務，限制了檔案的作用發(fā)揮[1]。

（三）管理效率較低

當前還有一些經(jīng)濟開發(fā)區(qū)在檔案管理工作中用傳統(tǒng)的管理方式和模式，對新的科學技術的運用有限，創(chuàng)新意識不足，例如，有的經(jīng)濟開發(fā)區(qū)還運用紙質檔案，并未配備獨立的檔案管理室，影響了檔案的回收、儲存等工作，易導致檔案損壞以及丟失，相關工作開展不夠細致，未形成標準的臺賬，無法確保檔案的完整性。

（四）檔案利用效率較低

經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的檔案應該為經(jīng)濟社會發(fā)展而服務，而當前很多經(jīng)濟開發(fā)區(qū)都把檔案管理和服務經(jīng)濟分開，檔案都保存在室內(nèi)，并未在經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮應有的作用，利用效率很低。

二、加強經(jīng)濟開發(fā)區(qū)檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）提升對檔案管理的重視程度

檔案管理能夠記錄經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的發(fā)展歷程，為相關服務決策的制定提供依據(jù)，所以，應提升對這項工作的重視程度。首先，經(jīng)濟開發(fā)區(qū)中的所有人員都要意識到檔案管理在推動經(jīng)濟發(fā)展中的重要性，把工作放到開發(fā)區(qū)發(fā)展大局中，放到經(jīng)濟開發(fā)區(qū)發(fā)展的整個過程中去考慮，清楚工作定位；其次，要樹立較強的檔案管理意識，日常的工作內(nèi)容都需要留存檔案，如，客商考察、重要會議、重大項目開工、招商引資、領導視察等等，把各種形式的資料都完整的保存下來。

（二）建立檔案管理系統(tǒng)

檔案管理工作具有較強的系統(tǒng)性，這就要用系統(tǒng)的思維進行考慮，用系統(tǒng)的方法開展工作，建立健全的管理體系。首先，要建立系統(tǒng)機制[2]。工作需要轉變，從簡單人員管理變成制度管理，提升工作的有效性和科學性。例如，通過制度的方式規(guī)定，主辦部門要做好工作方面的資料留存，內(nèi)容包括各種形式的資料，整理好之后交給檔案管理部門以及人員統(tǒng)一進行管理，構建檔案入庫登記制，所有檔案入庫都要清楚的記錄。其次，建立“1+3+N”的管理體系。經(jīng)濟開發(fā)區(qū)中有很多的部門，為了提升檔案管理的有效性，就需要形成體系?！?”是專門的檔案管理部門，“3”是經(jīng)濟開發(fā)區(qū)、局室以及部門，“N”是專業(yè)檔案管理人員，涉及到各個層次的檔案管理人員?；诮⒐芾眢w系，可以將管理責任落實到個人，提升管理的效果。

（三）提升檔案資源的利用效率

檔案管理是為檔案的利用提供保障的，只有利用方案，才能有效地發(fā)揮出其價值，因此，工作的目的就是要提升檔案的利用效率，為現(xiàn)實提供服務。首先，通過借閱檔案，可以了解經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的發(fā)展歷史，例如，重大歷史事件、完善園區(qū)建設等；其次，通過深入分析檔案，能夠為有關決策提供依據(jù)。檔案保存的內(nèi)容形式較多，如，文字、錄音、視頻等，包含發(fā)展中的大量數(shù)據(jù)，基于深入的分析，能夠掌握經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的發(fā)展情況，對問題以及趨勢進行分析。例如，分析每年經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的經(jīng)濟總量、稅收情況、經(jīng)濟增速、市場主體等，掌握經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的整體情況，為后續(xù)的發(fā)展目標以及計劃的制定奠定基礎。

（四）提升檔案管理的質量

創(chuàng)新是發(fā)展的不竭動力，當前檔案管理也要進行創(chuàng)新，適應時代發(fā)展趨勢，對管理的工具手段以及方法等進行創(chuàng)新，提升檔案管理的有效性。首先，實現(xiàn)檔案數(shù)字化。以往檔案主要是紙質形式的，對于儲存空間的條件要求很高，如，氣溫、面積、防火性等，檔案保存不當，就會出現(xiàn)損壞、受潮、丟失等情況。當前就要將紙質檔案都數(shù)字化，積極利用先進的技術，促進數(shù)字檔案庫建設，第一，促進庫存檔案數(shù)字化，基于錄像、拍照、掃描等手段，實施數(shù)字化保存；第二，明確檔案數(shù)字化入庫，盡可能減少紙質檔案[3]。需要把經(jīng)濟開發(fā)區(qū)中各部門的檔案資源都納入到數(shù)字化檔案庫中，做到信息互通共享，提升檔案的系統(tǒng)性。其次，實施專業(yè)化管理。要提升管理的專業(yè)化水平，就需要合理的劃分檔案類型，依據(jù)實際情況編好條碼，為檔案的查閱以及管理提供便利。最后，健全檔案跟蹤機制。第一，需要構建臺賬機制，對檔案的各個環(huán)節(jié)進行登記，保證沒有遺漏；第二，全面運用數(shù)字化平臺，跟蹤檔案痕跡，明確每份檔案的時間期限，保證檔案及時、安全的歸庫。

結語

綜上所述，檔案管理是經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理工作中不可缺少的一部分，具有重要作用，不僅是經(jīng)濟社會發(fā)展的產(chǎn)物，還有利于促進經(jīng)濟社會發(fā)展。所以，應提升對檔案管理的重視程度，以經(jīng)濟社會發(fā)展為核心，建立健全的系統(tǒng)，提升管理的有效性，加強對資源的利用，充分發(fā)揮出檔案的作用，促進經(jīng)濟發(fā)展。