基于內部控制的印章管理

解長紅

（天津市濱海新區(qū)大港油田車務管理中心，天津 300380）

個人和單位都可以擁有屬于自己的印章,印章往往代表了其所屬者的身份。企業(yè)和單位來講,印章是代表企業(yè)公信力的一個重要憑證,也代表著企業(yè)經營和管理者的意志和意愿,其具有相當的合法性和權威性。如果某份文件材料加蓋了個人或單位的印章,那么也就代表著這份文件的內容取得了印章所屬單位的認可。這也意味著這份文件在后續(xù)行使相關權利的同時，也要代表它的企業(yè)單位，承擔一定的責任和義務。本文我們就基于內部控制的印章管理展開一些討論和研究。

一、企業(yè)印章的類型

企業(yè)印章的類型一般包括公司公章、財務章、合同章等。其中公司公章代表了公司最大的效力的一篇文章，同時也是公司法人的代表，一旦要以公司的名義發(fā)布一些文件材料時都要采用公司公章。企業(yè)單位的財務章一般由企業(yè)當中的財務人員專門管理，通常是財務主管或者出納掌管財務章。在企業(yè)與銀行或其他財務往來的對象交往時，都會用到公司的財務章。如果企業(yè)單位要簽訂合同，就必須加蓋公司的合同章，這樣就表明本公司單位會承擔這次合同簽約范圍內的權利和義務。企業(yè)印章對于公司各方面的工作都起到了一定程度上的控制作用，明細企業(yè)的各類印章及其用途也是十分必要的。

二、基于內部控制的印章管理可能存在的風險

對于企業(yè)來說，其擁有的印章種類和數量頗多，因為有的企業(yè)規(guī)模龐大，其總部和各層級單位以及部門都有不同的職責和業(yè)務需求和，所以其擁有的印章種類多和數量大成為那很多企業(yè)面臨的現象。面對這么多的印章，在基于內部控制的印章管理上可能就會存在各種各樣的風險。

（一）印章被竊取

目前國內大部分企業(yè)的印章都是由人工保管，在保管過程中很可能存在各種不安全的因素導致印章被不法分子竊取，從而極大地危害公司的利益。比如說，在印章被保管期間，如果管理人員工作疏忽或者保管地方被別有用心之人侵入，印章就極有可能被竊取。

（二）印章被損壞

印章在使用過程中，還有可能因為各種各樣的因素被損壞從而影響基于內部控制的印章管理。比如說，印章的印有使用錯誤或者使用印章時的姿勢不當都會使印章產生變形或者磨損等損害。這些損害一旦造成就會對公司的業(yè)務辦理和其他事務性操作產生一些阻礙，這樣一來也不利于內部控制的印章管理工作。

（三）印章管理不當

如果印章保管人的風險意識欠缺，或者其對工作職責的責任感偏低都會導致印章在保管和管理的過程中降低其安全性。另外，印章保管人很可能存在休假或者調動等不確定性因素，這些因素同樣會給印章的保管和管理帶來風險。

三、基于內部控制的印章管理辦法

（一）考量內部控制的內部環(huán)境

印章管理內部控制的內部環(huán)境因素主要包括印章的管理制度,印章的使用審批流程以及印章的專門管理機構等。如果想要改善基于內部控制的印章管理辦法，就要著重考慮內部環(huán)境這一個關鍵要素，因為其在一定程度上直接影響了印章管理工作的規(guī)范性和有效性。為此企業(yè)相關部門一定要確保建立一個權責統(tǒng)一的完善印章管理制度，同時也要建立專門的印章管理機構，去規(guī)范印章的使用審批流程，這樣多管齊下，從內部控制的內部環(huán)境入手，就可以為印章管理工作打下一個較好的基礎。

（二）規(guī)范內部控制的具體活動

在基于內部控制的印章管理工作中，控制具體的活動要素是實際工作中要采用的有效手段，也是其中最有實踐性的一個要素。只有通過控制具體的活動，才能夠將內部控制這個理念落到實處，才能將內部控制的作用和價值得到最大程度上的實現。

從考慮內部控制的具體活動這一角度來看，改善印章管理的質量一定要仔細把控企業(yè)在各種使用印章時的流程規(guī)范性。比如說，企業(yè)單位的印章管理一定要如實登記，這樣企業(yè)單位才能對印章的使用情況心里有底。為此其可以制作一張適用于本企業(yè)的印章使用登記表，這個登記表應當盡可能詳細地記錄印章使用的相關情況和相關人員信息，包含的內容應該有申請使用印章的單位、理由以及印章使用審批承辦人和審批人的姓名等。通過對印章使用的具體活動進行有效管理，可以在一定程度上減少使用印章的風險，也可以將此登記表作為追究相關責任的證據。推動印章管理水平的提升，規(guī)范基于內部控制的印章管理的具體活動?？梢杂行Т龠M企業(yè)管理風險的發(fā)生。

（三）加強內部環(huán)境的信息溝通

當一個企業(yè)的各項信息可以在內部實行透明且高效的流通時，那么其管理水平與效率也會大大提高。同理，如果企業(yè)單位可以進一步提升本單位的信息流通度，那么基于內部控制的印章管理工作也會更加順利地進行。企業(yè)單位可以積極聽取廣大員工的意見、集思廣益，從而建立更加高效的信息溝通機制，在提升企業(yè)內部信息溝通效率的基礎上，可以進一步加強對印章管理的規(guī)范。

（四）構建內部控制的監(jiān)督系統(tǒng)

如果企業(yè)能夠建立一個完善的內部控制監(jiān)督系統(tǒng)，就可以更加有效的追蹤并監(jiān)督以上三方面的內部控制要素，從而進一步提升企業(yè)印章管理水平。從構建企業(yè)內部控制的監(jiān)督系統(tǒng)這個角度來看，企業(yè)首先要從頂層設計出發(fā)，制定一個印章管理的監(jiān)督制度，然后再設置一個專門的印章監(jiān)督機構，這樣就為提高基于內部控制的印章管理水平提供了一個機制保證。另外，企業(yè)還要仔細分析監(jiān)督系統(tǒng)搜集的信息和數據，然后根據反映出來的問題制定針對性的解決方案，最后將基于內部控制的印章管理工作落實到每一個細節(jié)。

印章管理工作對于每一個企事業(yè)單位來講都是內部控制中的重要工作，因此相關單位一定要重視起來，并且努力思考如何提高企業(yè)的印章管理工作水平。加深印章管理在企事業(yè)單位中的重要作用的認識，并且積極探索如何高效開展基于內部控制的殯葬管理工作，對于提高企業(yè)的效益和管理效率來講都大有裨益。