淺議云會計在企業(yè)會計信息化建設(shè)中的實踐應(yīng)用

劉小玲（寧夏財經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

企業(yè)在會計信息化方面所面臨的問題

社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展有效推動企業(yè)經(jīng)營規(guī)模和經(jīng)營業(yè)務(wù)的快速擴(kuò)張，尤其人工智能的普及和應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)在會計信息化建設(shè)和應(yīng)用過程中存在諸多問題，大大提升企業(yè)的管理難度。

（一）各部門與各分、子公司之間無法有效協(xié)同，導(dǎo)致管理效率低下

部分企業(yè)擁有多個分、子公司，為控制相關(guān)成本，集團(tuán)公司要求分、子公司的財務(wù)部門會計人員以月度為單位到集團(tuán)公司進(jìn)行對賬，日常使用電話與郵件進(jìn)行溝通。而且集團(tuán)公司與分、子公司所應(yīng)用的財務(wù)軟件有時候也存在差異，甚至存在部分分、子公司繼續(xù)沿用手工做賬的情況，此外企業(yè)內(nèi)部各部門之間也需要數(shù)據(jù)信息的傳輸，每到月底，分、子公司財務(wù)人員及集團(tuán)公司的各部門都需要加上相關(guān)數(shù)據(jù)發(fā)送到集團(tuán)公司的財務(wù)部門，由其進(jìn)行匯總并處理，但由于互相之間的數(shù)據(jù)也存在一定區(qū)別，而且財務(wù)報表格式無法匹配，所以財務(wù)部門必須在統(tǒng)一加工和匯總財務(wù)報表等數(shù)據(jù)資料方面花費大量的時間與精力，從而對數(shù)據(jù)的時效性產(chǎn)生影響。

（二）后期需要在系統(tǒng)維護(hù)方面出現(xiàn)較高支出

傳統(tǒng)企業(yè)會計信息化涉及軟件和硬件兩方面，硬件主要有辦公電腦和服務(wù)器組成，軟件則涉及數(shù)據(jù)庫、財務(wù)軟件、防火墻等，盡管涉及的財務(wù)軟件是一次性買斷，但隨著用戶數(shù)量的不斷增加，還需要額外支付相關(guān)的使用費用，此外，需要定期請外來人員對系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試、維護(hù)和升級，需要對硬件設(shè)備設(shè)施進(jìn)行一定程度的升級，導(dǎo)致后期需要在系統(tǒng)維護(hù)方面的支出較高，且無法規(guī)避。

（三）財務(wù)信息存在安全問題

隨著企業(yè)財務(wù)需求的逐漸增加，需要為財務(wù)部門設(shè)置獨立服務(wù)器，原有的單機(jī)版財務(wù)軟件也被升級為局域網(wǎng)絡(luò)版，盡管服務(wù)器本身存在加密機(jī)制，其安全程度遠(yuǎn)高于單機(jī)版，但由于企業(yè)內(nèi)部普遍缺乏專業(yè)的維護(hù)人員，一旦有病毒侵入服務(wù)器，或出現(xiàn)人為干預(yù)等故障，企業(yè)很可能面臨巨大損失。

云會計在企業(yè)會計信息化建設(shè)中的實踐應(yīng)用

（一）分析企業(yè)需求，并確定系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)與原則

要按照企業(yè)會計信息化建設(shè)存在的問題，確定企業(yè)的主要需求：繼續(xù)將財務(wù)一體化作為核心，功能模塊必須多于當(dāng)前所使用的財務(wù)軟件，還需要具備定制化功能。同時可以將各部門與分、子公司統(tǒng)一到同一系統(tǒng)內(nèi)，確保集團(tuán)公司財務(wù)部門能夠第一時間獲得各分、子公司及其他部門的數(shù)據(jù)信息，以強(qiáng)化財務(wù)監(jiān)管工作，并提升報銷效率，促進(jìn)各部門、各分、子公司之間的協(xié)同。建立一致的資金管理系統(tǒng)，透明化管理企業(yè)資金，在控制企業(yè)信息化成本投入的同時，提升財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。

企業(yè)云會計信息化建設(shè)原則包含五個方面即安全性、可靠性、靈活性與擴(kuò)展性及開放性。在安全性原則方面，為確保云會計的應(yīng)用安全，需要通過嚴(yán)格的控制標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)對用戶訪問與操作權(quán)限的有效控制，此外還必須做好必要的數(shù)據(jù)備份工作；在可靠性原則方面，要求系統(tǒng)能夠長時間穩(wěn)定、流暢地運行，并具備極低的故障發(fā)生率，而且在故障發(fā)生之后，要求能夠在極短時間內(nèi)自動恢復(fù)；在靈活性與擴(kuò)展性原則方面，由于企業(yè)持續(xù)處于發(fā)展變化的狀態(tài)，其業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)模與方向難以準(zhǔn)確預(yù)計，所以要求基于云計算的會計信息化系統(tǒng)可以在不改變整體框架的基礎(chǔ)上，對各功能模塊進(jìn)行靈活部署，并且要提升系統(tǒng)的擴(kuò)展能力，使得其能夠根據(jù)當(dāng)前的實際業(yè)務(wù)變化，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整或增加；在開放性原則方面，為確保系統(tǒng)的長期可應(yīng)用性，要求基于云會計的會計信息化系統(tǒng)必須擁有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，滿足與其他信息化模塊對接的需求，同時也大大降低系統(tǒng)二次開發(fā)的難度。

（二）合理選擇云會計運營商，并做好云會計產(chǎn)品的試運行工作

1.合理選擇云會計運營商

企業(yè)需要先對云計算市場上口碑較好或知名度較高的服務(wù)商進(jìn)行調(diào)查，充分了解其公司歷史、主營業(yè)務(wù)內(nèi)容、目標(biāo)客戶、用戶規(guī)模、系統(tǒng)可擴(kuò)展性、平臺安全性、制化能力與產(chǎn)品特點等，并根據(jù)自身的實際需求，確定其中對需求能夠產(chǎn)生直接且關(guān)鍵影響的因素，在此基礎(chǔ)上開展相關(guān)的分析活動，最終確定最為合適的云計算運營商。其中用戶規(guī)模、目標(biāo)群體、擴(kuò)展性、平臺安全性及定制化能力屬于重點關(guān)注的因素，金蝶相對更符合五方面需求，而ECOUNT與管家婆等系統(tǒng)拓展性相對較差，而且管家婆還存在平臺安全問題，但由于ECOUNT作為韓資企業(yè)，在我國立足時間較短，所以需要通過對管家婆與金蝶的綜合對比分析，確定最為合適的云計算運營商。

對于云計算產(chǎn)品的選擇，應(yīng)當(dāng)綜合產(chǎn)品功能豐富性、產(chǎn)品價格、產(chǎn)品流程匹配度、產(chǎn)品易操作性與售后服務(wù)等多個方面進(jìn)行對比。產(chǎn)品功能豐富性、產(chǎn)品流程匹配度和產(chǎn)品易操作性必須要先由企業(yè)財務(wù)人員分別進(jìn)行試用后才能夠得出結(jié)論。相關(guān)結(jié)果表明，管家婆與金蝶在功能豐富性、易操作性及流程匹配度方面較高，雙方幾乎擁有相同的功能模塊，但管家婆的“云ERP”無法支持定制化服務(wù)，如此會對企業(yè)當(dāng)前需求及未來發(fā)展產(chǎn)生影響，并且管家婆自身的系統(tǒng)擴(kuò)展性相對較差，對于企業(yè)未來的規(guī)劃也存在不利影響，所以相對而言金蝶的“在線ERP”更勝一籌。

2.做好云會計產(chǎn)品的試運行工作

首先，需要從企業(yè)整體角度高度重視云會計產(chǎn)品的試運行工作。云會計的應(yīng)用，能夠有效強(qiáng)化企業(yè)各部門、各員工之間的聯(lián)系，所以，在試運行產(chǎn)品之前，企業(yè)的管理層需要在企業(yè)內(nèi)部全面落實云計算的推廣工作，讓每一位員工都能夠充分了解云計算，并明確其自身的重要性，并且做到：第一，為深化財務(wù)部門對于云會計的理解，財務(wù)部門負(fù)責(zé)人必須要求所有財務(wù)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)知識及云計算運營商所提供的操作視頻等，確保能夠第一時間適應(yīng)新系統(tǒng)的操作；第二，為企業(yè)的其他部門及分、子公司普及云會計相關(guān)知識，幫助其明確云會計在對企業(yè)管理流程優(yōu)化、提升工作效率方面的促進(jìn)作用，促進(jìn)其深入了解和應(yīng)用云會計，更好的協(xié)助財務(wù)部門開展工作，還需要對內(nèi)部員工開展培訓(xùn)工作。為能夠幫助企業(yè)員工更快了解和掌握云會計相關(guān)操作，促進(jìn)云會計在企業(yè)內(nèi)部的實踐應(yīng)用，企業(yè)需要制定相關(guān)的產(chǎn)品培訓(xùn)計劃，不僅要安排財務(wù)部門人員接受培訓(xùn)，財務(wù)部門作為云會計的主要使用者，云會計整體的使用效果直接受財務(wù)部門人員的操作正確度及使用熟練度影響，而且在培訓(xùn)過程中，需要注重調(diào)動財務(wù)人員的主觀能動性。由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人事先將云會計操作課程和操作視頻發(fā)送到各分、子公司的會計人員手中，然后在培訓(xùn)會議上，采取抽簽的方式，從中選出一名會計人員負(fù)責(zé)所有員工的培訓(xùn)工作，通過此形式充分調(diào)動財務(wù)部門員工的學(xué)習(xí)積極性。此外，還需要由財務(wù)部門負(fù)責(zé)集團(tuán)公司及各分、子公司的采購、銷售、庫管等人員的云會計應(yīng)用培訓(xùn)，為其講解在線的進(jìn)銷存使用方法與操作技巧。在公司的全體大會上就財務(wù)報銷進(jìn)行專項講解，確保每一位員工在進(jìn)行報銷時，都能夠按照相關(guān)的模式和步驟填寫具體材料，確保所有員工都可以正確操作。

（三）與云會計供應(yīng)商簽訂服務(wù)協(xié)議，并落實售后服務(wù)

1.與云計算供應(yīng)商簽訂服務(wù)協(xié)議

在有效開展云會計相關(guān)操作培訓(xùn)，并經(jīng)過一段時間試運行后，企業(yè)的大部分員工都能夠獨立操作基于云會計的會計信息系統(tǒng)，并且在操作過程中，流程方面基本沒有問題，此時企業(yè)可以確定向云會計供應(yīng)商購買所需要的云會計產(chǎn)品，并與云會計供應(yīng)商簽訂相關(guān)的服務(wù)協(xié)議，雙方約定，合同相關(guān)的書面資料以及其他的商業(yè)機(jī)密都必須得到有效保密，雙方不得通過任何理由、以任何形式向第三方透露，否則雙方中的任何一方都保持向?qū)Ψ剿魅≠r償損失的權(quán)利，并且要依法追究相關(guān)的法律責(zé)任。再者相關(guān)的保密責(zé)任不會因為本合同的失效、提前結(jié)束、解除或不具操作性而失效。通過此形式，能夠幫助企業(yè)有效規(guī)避來自云會計運營商方面的風(fēng)險，同時能夠有效促進(jìn)云會計供應(yīng)商積極提升自身的安全性，為企業(yè)基于云會計的會計信息化系統(tǒng)安全性提供保障。

2.落實售后服務(wù)

企業(yè)在選擇云會計供應(yīng)商時，需要深入考慮其所擁有的售后服務(wù)體系，要求云會計供應(yīng)商除支持基本的QQ、微信等基于即時通訊的售后支持外，還能夠支持官方的遠(yuǎn)程協(xié)助，這樣可以大大提升各類問題的解決效率。此外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)要求云計算供應(yīng)商定期到企業(yè)檢測基于云計算的會計信息化系統(tǒng)的可靠性，對于所發(fā)現(xiàn)的問題，及時給予有效的解決方案，切實保障企業(yè)基于云計算的會計信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

總結(jié)

大數(shù)據(jù)作為當(dāng)前社會的必然發(fā)展趨勢，所有企業(yè)都必須合理轉(zhuǎn)變自身，積極引進(jìn)和應(yīng)用大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，才能夠在激烈的市場競爭中處于不敗地位。云會計作為大數(shù)據(jù)的衍生，不僅能夠顯著提升會計工作的效率，還可以有效控制企業(yè)的整體成本，提升企業(yè)在把握市場動向方面的敏感度，以可靠、健全的會計信息化系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。