互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代如何有效提升學(xué)校檔案管理水平

王翠

（岳陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 岳陽 414000）

檔案管理屬于學(xué)校管理工作中非常關(guān)鍵的內(nèi)容，在很大程度上關(guān)系到學(xué)校辦學(xué)水平和教育管理水平的提升。在當(dāng)前這樣一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，學(xué)校檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，明確認(rèn)識到信息技術(shù)為檔案管理工作帶來的新機(jī)遇，采取科學(xué)對策開展好檔案管理活動(dòng)，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，有效提升學(xué)校檔案管理水平。

一、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代給學(xué)校檔案管理帶來的機(jī)遇

（一）檔案收集工作更加智能精準(zhǔn)化

在過去的學(xué)校檔案收集過程中，檔案材料的收集往往會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力來完成，傳統(tǒng)的手工操作模式不但很容易增加學(xué)校檔案管理的成本負(fù)擔(dān)，同時(shí)也不利于收集管理效率的提升，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理工作由于收集效率不高而難以有序開展。另外，過去的學(xué)校檔案收集工作中往往會(huì)由于少數(shù)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)不熟悉，細(xì)節(jié)處理不到位等情況而導(dǎo)致一些重要的文件材料丟失或者損壞的現(xiàn)象，在很大程度上降低了學(xué)校檔案管理工作效率。而在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展及其在學(xué)校檔案管理工作中的推廣應(yīng)用，促進(jìn)了檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新發(fā)展，不但為檔案收集工作帶來了信息化綜合性管理平臺，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)那種人工紙質(zhì)操作模式，檔案管理人員將收集到的紙質(zhì)檔案材料按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件進(jìn)行統(tǒng)一存儲歸檔，同時(shí)也推進(jìn)了檔案收集工作的精細(xì)化和規(guī)范化發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用也為檔案材料收集處理提供了極大便利，真正確保了學(xué)校檔案材料的精準(zhǔn)、全面收集[1]。

（二）檔案管理服務(wù)更加高效便捷化

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的來臨讓信息化技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中得以廣泛應(yīng)用，不但能夠讓檔案信息數(shù)據(jù)更為精準(zhǔn)，還有助于促進(jìn)檔案服務(wù)水平和管理效率的提升。一方面，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)一步深化，借助于信息技術(shù)能夠讓檔案管理工作流程不斷優(yōu)化，檔案管理工作人員依靠計(jì)算機(jī)即可快速準(zhǔn)確地獲取檔案信息，利用信息管理平臺可以實(shí)現(xiàn)各種管理操作，有效節(jié)省了管理成本和時(shí)間，促進(jìn)了工作效率的提升；另一方面，借助于信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠帶來更為快捷和準(zhǔn)確的檔案信息數(shù)據(jù)檢索服務(wù)，讓使用者通過登錄并操作檔案管理系統(tǒng)即可直接查找所需的信息資料，用戶不但能夠依靠多元化的渠道來檢索與咨詢其所需要的檔案材料，還可以促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率的提高，轉(zhuǎn)變過去那種學(xué)校檔案管理服務(wù)模式，真正促進(jìn)檔案管理工作線上與線下的充分融合，讓學(xué)校檔案管理服務(wù)變得更加高效且便捷。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代提升學(xué)校檔案管理水平的策略

（一）完善檔案管理制度

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，提升學(xué)校檔案管理水平應(yīng)當(dāng)更加強(qiáng)調(diào)信息化建設(shè)的推進(jìn)，制定完善匹配的檔案管理機(jī)制，優(yōu)化檔案管理流程，從檔案收集、整理、歸檔到開發(fā)利用都應(yīng)當(dāng)予以細(xì)化。唯有從制度層面進(jìn)行規(guī)范才能夠確保檔案管理效率的提升，學(xué)校在制定檔案管理制度的過程中應(yīng)當(dāng)對數(shù)字化檔案資源的收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)和格式予以統(tǒng)一，比如說文檔一律采用doc、txt等格式存儲，表格選擇xls格式，圖片統(tǒng)一為jpg格式等，確保各類檔案在進(jìn)行數(shù)字化處理之后都能夠統(tǒng)一格式規(guī)范，有助于后期的開發(fā)利用。同時(shí)還需要建立健全監(jiān)督機(jī)制和安全管理制度，確保檔案管理人員在工作中能夠嚴(yán)格約束自身言行，防止出現(xiàn)檔案泄露或丟失的問題，確保學(xué)校檔案的完整和安全。

（二）構(gòu)建資源服務(wù)體系

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，學(xué)校開展檔案管理工作必須要構(gòu)建并完善檔案資源服務(wù)體系，對檔案管理所涉及到各項(xiàng)內(nèi)容予以靈活規(guī)劃和分配。在這一過程中首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前學(xué)校教育管理實(shí)際和發(fā)展需求來進(jìn)行綜合考慮；其次應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對過去的紙質(zhì)檔案資源予以轉(zhuǎn)化；最后要利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)建立更加開放共享的檔案服務(wù)平臺。另一方面，學(xué)校在構(gòu)建資源服務(wù)體系時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理制度要求對檔案材料實(shí)施科學(xué)管理和開發(fā)利用，建立符合學(xué)校實(shí)際需求的特色化管理體系，同時(shí)充分考慮到使用者對于檔案材料的具體需求，讓檔案資源服務(wù)體系能夠真正發(fā)揮出服務(wù)功能。

（三）建立資源導(dǎo)航系統(tǒng)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，學(xué)校檔案管理工作實(shí)施過程中應(yīng)當(dāng)盡快構(gòu)建資源導(dǎo)航系統(tǒng)，從而讓檔案使用者可以更加方便快捷地獲取所需要的檔案信息。對于檔案資源導(dǎo)航系統(tǒng)而言，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮出信息化檔案收集技術(shù)的優(yōu)勢，運(yùn)用信息管理平臺為檔案使用者帶來更加多元化的查詢、檢索和定位服務(wù)。比如說檔案管理人員按照不同檔案材料的來源實(shí)施細(xì)化分類，隨后根據(jù)某一特征或規(guī)律來對檔案資源予以篩選，借助于標(biāo)簽的形式對檔案材料實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，能夠讓使用者更加快速方便地獲得所需要的檔案信息。

同時(shí)，檔案資源導(dǎo)航系統(tǒng)的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出多媒體技術(shù)的作用，依靠網(wǎng)絡(luò)多媒體對導(dǎo)航系統(tǒng)予以合理設(shè)計(jì)，科學(xué)確定導(dǎo)航目標(biāo)，讓導(dǎo)航系統(tǒng)能夠發(fā)揮出更加多元化的功能。學(xué)校檔案管理工作人員要注重檔案資源的科學(xué)保存和高效開發(fā)利用，落實(shí)好檔案資源整合工作，盡可能為使用者帶來更加優(yōu)質(zhì)便捷的導(dǎo)航服務(wù)[2]。

（四）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)階段很多學(xué)校已經(jīng)借助于信息技術(shù)推進(jìn)學(xué)校檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，也慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕴峁└娱_放式服務(wù)為核心的檔案管理模式。因此檔案管理人員不單單要為學(xué)校其他各部門帶來和檔案資源相關(guān)的查詢檢索服務(wù)，同時(shí)還需要開展好檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)管理工作，依靠存儲的檔案資源為使用者帶來高效服務(wù)。比如說美國莫斯特中學(xué)和國內(nèi)某市學(xué)校緊密合作，在充分整合OA資源的前提下搭建了Cornell檔案資源數(shù)據(jù)庫，在很大程度上滿足了學(xué)校教育工作者對檔案數(shù)據(jù)的使用需求，同時(shí)基于各種角度帶來了長期保存檔案信息的服務(wù)。學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫中所涉及到檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括科學(xué)文獻(xiàn)、會(huì)議報(bào)告、學(xué)術(shù)報(bào)告等相關(guān)內(nèi)容，檔案管理人員還需要積極聯(lián)系其他部門開展好檔案數(shù)據(jù)庫的安全保障工作。

（五）加強(qiáng)檔案安全管理

學(xué)校檔案中很多文件材料是機(jī)密內(nèi)容，檔案資源的丟失很容易給學(xué)校帶來非常嚴(yán)重的損失與負(fù)擔(dān)，所以檔案安全管理始終都是學(xué)校檔案管理人員必須要重點(diǎn)關(guān)注的一環(huán)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，學(xué)校檔案信息化建設(shè)日益推進(jìn)，為避免網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客入侵，檔案管理部門要設(shè)置病毒防火墻以及識別監(jiān)控系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)庫的有效保護(hù)，打造更加安全的檔案存儲平臺。比如說可以搭建一個(gè)集成化的存儲系統(tǒng)，利用IP來對SCSI數(shù)據(jù)和命令進(jìn)行傳輸，從而實(shí)現(xiàn)對檔案管理信息系統(tǒng)的保護(hù)。若檔案數(shù)據(jù)庫或信息管理系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，集成化存儲系統(tǒng)能夠第一時(shí)間開啟自動(dòng)備份和保護(hù)功能，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失的問題。該系統(tǒng)還能夠提供故障自檢、預(yù)處理、快速修復(fù)和數(shù)據(jù)完整性檢測等功能，是現(xiàn)階段很多學(xué)校檔案室使用的策略。

（六）轉(zhuǎn)變檔案管理模式

學(xué)校檔案管理人員在實(shí)際工作中必須要始終堅(jiān)持以提供智能化、高效化、精準(zhǔn)化檔案服務(wù)為原則，盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，要積極深入一線，依靠各種方式來把優(yōu)質(zhì)服務(wù)送到教職員工手中，同時(shí)積極主動(dòng)和學(xué)校各部門進(jìn)行溝通交流，讓廣大教職員工能夠了解學(xué)校檔案管理的基本流程，積極配合與支持檔案管理工作[3]。

同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到學(xué)校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期性的工作，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，檔案管理水平的提升要求學(xué)校各方共同參與，才可以保證各類檔案材料的完整性。比如說教學(xué)檔案，需要及時(shí)把相關(guān)材料進(jìn)行收集歸檔，若僅憑借檔案管理人員來進(jìn)行，不但會(huì)對檔案收集歸檔效率帶來影響，同時(shí)也可能出現(xiàn)信息錄入錯(cuò)誤的問題，影響到檔案的開發(fā)利用價(jià)值。所以檔案管理人員需要與各部門積極聯(lián)系，發(fā)揮出群體力量共同促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的有序開展。

三、結(jié)語

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，學(xué)校在組織推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中依舊還有很多需要解決的問題，但也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案資料數(shù)字化、檔案管理集成化已經(jīng)成為當(dāng)前學(xué)校檔案管理的必然發(fā)展趨勢。為促進(jìn)學(xué)校檔案管理水平的不斷提升，不單單要重視思想革新和制度完善，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案服務(wù)體系，開展好檔案數(shù)據(jù)資料存儲管理，借助于信息化技術(shù)來促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率的提升，真正發(fā)揮出檔案管理對學(xué)校發(fā)展的價(jià)值與作用。