資源共享視域下自然資源檔案數(shù)字化管理策略研究

閆欣

（黑龍江省自然資源調(diào)查院，黑龍江 哈爾濱 150036）

引言

資源共享視域下數(shù)字檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案利用，公共檔案數(shù)據(jù)的開放以及同類檔案數(shù)據(jù)的聚合利用都更利于發(fā)揮數(shù)據(jù)的價(jià)值。將區(qū)域數(shù)字資源和檔案資源融合起來，在提高檔案管理數(shù)字化水平的同時(shí)，將檔案資源利用融合到檔案利用中去。

一、當(dāng)前自然資源檔案管理存在的問題

（一）自然資源檔案管理制度不完善

自然資源檔案管理包括多個(gè)環(huán)節(jié)，檔案的規(guī)范化管理需要理順工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)的高效管理。然而當(dāng)前，自然資源檔案管理工作機(jī)制仍有待進(jìn)一步完善，當(dāng)前許多中下級(jí)的自然資源管理部門沒有完善的檔案管理制度，自然資源檔案管理不統(tǒng)一。各個(gè)部門、各科室形成的文件材料，為便于查找，存在各自存放的現(xiàn)象，檔案資料散落在各個(gè)辦公室，很難進(jìn)行集中收集，極易造成檔案材料的丟失與損毀[1]。

（二）自然資源檔案信息化管理程度不高

自然資源檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為自然資源部門適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需求的必然舉措，前文已經(jīng)提及自然資源管理部門文書檔案數(shù)字化工作已經(jīng)取得了一定的成效，但其他類別檔案的數(shù)字化程度仍較低，總體而言，自然資源檔案信息化建設(shè)的成效不夠突出。下一階段，需著力開展檔案信息化建設(shè)，以提升自然資源檔案的信息服務(wù)能力。自然資源檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)相對(duì)繁雜、系統(tǒng)的工程，需要持續(xù)投入與更新，信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢主要源于以下幾方面：一是認(rèn)識(shí)不到位。部分自然資源管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)尚未意識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理的重要意義，對(duì)檔案的智能化管理和在線利用認(rèn)識(shí)不足，在很大程度上阻礙了建設(shè)進(jìn)程。二是投入不足。信息化建設(shè)需要大量的人力、物力和財(cái)力來支撐，但很多機(jī)構(gòu)對(duì)檔案工作的投入難以滿足檔案信息化建設(shè)的資金需求。三是人才缺乏。檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)的信息化人才支撐，但專業(yè)型人才缺乏是大多數(shù)自然資源檔案管理機(jī)構(gòu)面臨的共同難題[2]。

二、資源共享視域下自然資源檔案數(shù)字化管理的策略

（一）完善檔案管理體系建設(shè)

完善的工作機(jī)制是檔案管理工作順利開展的前提。自然資源管理機(jī)構(gòu)需從以下幾個(gè)方面著手：一是健全檔案管理制度，參照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際出臺(tái)檔案管理相關(guān)制度，明確各部門檔案工作的具體要求，對(duì)檔案工作的各個(gè)流程進(jìn)行規(guī)范化管理。二是建立監(jiān)督機(jī)制，檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管及提供利用等工作，各職能部門應(yīng)做好檔案的平時(shí)收集工作，為檔案工作的有序開展奠定基礎(chǔ)。三是建立考核激勵(lì)機(jī)制，針對(duì)檔案工作開展績效考核，充分發(fā)揮績效的激勵(lì)作用，引導(dǎo)機(jī)構(gòu)各部門正確對(duì)待檔案工作，共同做好檔案管理工作。

（二）多舉措推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)

不斷增強(qiáng)自然資源檔案管理能力。就網(wǎng)絡(luò)控制下的自然資源數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)來講，必須通過數(shù)字化建設(shè)推動(dòng)自然資源檔案共享性發(fā)展。自然資源內(nèi)部檔案管理層面，建議全面推動(dòng)信息化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

（三）逐步開展信息化建設(shè)

一是完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施，配備必要的軟硬件設(shè)施，建設(shè)檔案智能化庫房，配備智能密集架，安裝溫濕度控制檢測(cè)系統(tǒng)等等，這是開展檔案信息化服務(wù)的基礎(chǔ)。此外，還需購買或開發(fā)符合單位檔案管理工作實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。二是構(gòu)建檔案利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，通過外包或自行開展數(shù)字化的方式將館藏紙質(zhì)檔案完成掃描形成數(shù)字資源，便于今后工作的開展。

（四）高效獲取檔案數(shù)據(jù)資源

自然資源檔案數(shù)字化管理涉及大量信息設(shè)備的使用，包含各類區(qū)域網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備及軟件等，所以自然資源檔案管理需完善數(shù)字化檔案管理配置，并重視自然資源數(shù)據(jù)庫管理，從而推動(dòng)區(qū)域檔案資源共享，為區(qū)域生態(tài)建設(shè)和資源發(fā)展貢獻(xiàn)力量。一是有針對(duì)性地開展自然資源檔案管理調(diào)研。通過實(shí)地調(diào)研自然資源檔案管理對(duì)象的方式掌握基層檔案需求數(shù)據(jù)資源，獲取有效的自然資源檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。二是利用現(xiàn)代技術(shù)梳理檔案自然資源歷史管理數(shù)據(jù)。通過查找、數(shù)據(jù)瀏覽等方式，了解自然資源檔案管理歷史記錄，明確區(qū)域自然資源共享方向。三是利用自然資源檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行綜合測(cè)量，對(duì)獲得的自然資源檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合匯總。

（五）提高自然資源檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

自然資源部門應(yīng)積極加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，特別是引進(jìn)既熟悉檔案又精通信息化的核心骨干，增強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化、專業(yè)化發(fā)展。同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有兼職的檔案管理人員做好繼續(xù)教育工作，采取請(qǐng)進(jìn)來與走出去相結(jié)合、專家授課與個(gè)人自學(xué)相結(jié)合、集中培訓(xùn)與分類指導(dǎo)相結(jié)合等方式，進(jìn)行有計(jì)劃的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷拓展檔案工作人員的知識(shí)面，提高他們的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。

結(jié)束語

自然資源檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為自然資源部門適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需求的必然舉措，前文已經(jīng)提及自然資源管理部門文書檔案數(shù)字化工作已經(jīng)取得了一定的成效，但其他類別檔案的數(shù)字化程度仍較低，總體而言，自然資源檔案信息化建設(shè)的成效不夠突出。下一階段，需著力開展檔案信息化建設(shè)，以提升自然資源檔案的信息服務(wù)能力。