大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新研究

徐 椏

（江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院，江蘇 南通226000）

信息數(shù)據(jù)化作為當(dāng)前發(fā)展的主流趨勢(shì)，對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來說，具有很強(qiáng)的促進(jìn)作用，不僅可以有效提升檔案信息處理的效率，還可以增強(qiáng)檔案信息的安全性，對(duì)于檔案信息的安全穩(wěn)定保存具有至關(guān)重要的意義，為企業(yè)未來的發(fā)展提供穩(wěn)定的數(shù)據(jù)信息支持。

1.當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 檔案數(shù)據(jù)的弊端

1.1.1 效率低。當(dāng)前，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作時(shí)，由于傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的管理模式限制，在實(shí)際進(jìn)行管理時(shí)，需要經(jīng)過打印、整理、收錄等復(fù)雜工序，使得企業(yè)檔案管理的效率非常低，極易出現(xiàn)工作緩慢、效果不佳的情況，對(duì)于企業(yè)檔案管理的發(fā)展極為不利。

1.1.2 安全性低。紙質(zhì)版檔案管理模式，主要依靠檔案盒和檔案柜進(jìn)行管理，并且大部分的檔案都是單一保存或統(tǒng)一保存，當(dāng)發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，如火災(zāi)、鼠災(zāi)等災(zāi)害時(shí)，檔案很難進(jìn)行找回，并且檔案盒和檔案柜自身特點(diǎn)的影響，檔案信息還存在泄漏的危險(xiǎn)，使得檔案數(shù)據(jù)信息的安全性比較低。

1.2 檔案管理隊(duì)伍整體水平不足

在傳統(tǒng)檔案管理模式影響下，大部分企業(yè)在招收檔案員時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)都比較低，大都是選擇工作認(rèn)真細(xì)心、踏實(shí)可靠的。但是隨著時(shí)代發(fā)展，大數(shù)據(jù)信息化檔案管理發(fā)展迫在眉睫，相關(guān)人員老化和素質(zhì)不足的情況，制約檔了案管理工作向大數(shù)據(jù)時(shí)代考慮，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展十分不利。

1.3 服務(wù)性能不佳

在開展檔案管理工作的過程中，進(jìn)行檔案錄入、更新、查看時(shí)，一般都需要檔案員根據(jù)目錄一個(gè)一個(gè)去翻找，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，使得企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)性能不佳，存在服務(wù)效率低、服務(wù)效果不好的情況，對(duì)于當(dāng)前時(shí)代下企業(yè)的快速極為不符，嚴(yán)重拖緩企業(yè)發(fā)展的進(jìn)度和速度。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新思路研究

2.1 緊跟時(shí)代潮流，改善自身檔案管理觀念

在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，不論是工程項(xiàng)目信息，還是人事檔案信息，這些信息都是一個(gè)企業(yè)最寶貴的財(cái)富，對(duì)于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。而傳統(tǒng)檔案管理模式，大都采用紙質(zhì)材料、檔案盒和檔案柜的組合進(jìn)行保存，這樣的方式雖然可以起到一定的保存效果，但是場(chǎng)次以往并不能保障信息的安全與穩(wěn)定。并且，當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的不斷深入，數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存的安全性、穩(wěn)定性、動(dòng)態(tài)化、便捷化的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作來說是尤為關(guān)鍵的，不僅可以有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，還可以提升企業(yè)檔案管理的服務(wù)性能。但是在實(shí)際應(yīng)用過程中，大部分企業(yè)還未能轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)的檔案管理觀念，大都延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行，使得企業(yè)檔案管理過程中存在很多弊端，對(duì)于企業(yè)檔案管理的效率和水平影響極大。因此，在實(shí)際對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新思路進(jìn)行研究時(shí)，可以針對(duì)這一問題，通過緊跟時(shí)代潮流，改善自身檔案管理觀念的方式，進(jìn)而在提高檔案管理效率的同時(shí)，有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展。

在實(shí)際進(jìn)行完善的過程中，企業(yè)單位可以針對(duì)當(dāng)前檔案管理過于依賴檔案管理的現(xiàn)狀，從其中的實(shí)際弊端入手，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息化、智能化優(yōu)勢(shì)，完善自身的檔案管理架構(gòu)，在提高檔案管理效率的同時(shí)，有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展。首先，是對(duì)自身檔案管理的轉(zhuǎn)變，在實(shí)際進(jìn)行操作時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以安排相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，到先進(jìn)檔案管理示范點(diǎn)進(jìn)行參觀，了解大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)和實(shí)際內(nèi)容，通過直觀的效果體現(xiàn)，進(jìn)而有效轉(zhuǎn)變自身的檔案管理觀念。其次，實(shí)在轉(zhuǎn)變的觀念的基礎(chǔ)上，對(duì)自身的檔案管理架構(gòu)進(jìn)行改革，在實(shí)際進(jìn)行改革過程中，不能直接一刀切，需要循序漸進(jìn)，先從某一部分的檔案入手，以企業(yè)人事檔案為例，這一方面的方案信息比較簡(jiǎn)單，并且流動(dòng)性比較大，在完善過程中，可以利用大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)信息的便利性，創(chuàng)建和購(gòu)買相應(yīng)的檔案管理軟件結(jié)構(gòu)，對(duì)人事檔案的調(diào)入、儲(chǔ)存、查看、更新、調(diào)出等板塊進(jìn)行整體構(gòu)建，用人事檔案的試點(diǎn)，在體會(huì)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變。

2.2 充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代優(yōu)勢(shì)，改善傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的不足

傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理模式，一般都是利用材料的梳理、整理和打印，利用檔案盒進(jìn)行收集，在根據(jù)時(shí)間和類型進(jìn)行分類后，存放到對(duì)應(yīng)的檔案柜之中進(jìn)行儲(chǔ)存。這樣的管理模式，雖然具有一定收錄和保存的性能，但是效率和效果都不是很好，其缺陷主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面，是效率低，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作時(shí)，由于紙質(zhì)版檔案的管理模式限制，需要經(jīng)過打印、整理、收錄等復(fù)雜工序，使得企業(yè)檔案管理的效率非常低；另一方面，是安全性能低，受紙質(zhì)版檔案管理模式的限制，大部分的檔案都是單一保存或統(tǒng)一保存，當(dāng)發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，如火災(zāi)、鼠災(zāi)等災(zāi)害時(shí)，檔案很難進(jìn)行找回，并且檔案盒和檔案柜自身特點(diǎn)的影響，檔案信息還存在泄漏的危險(xiǎn)，使得檔案數(shù)據(jù)信息的安全性比較低。因此，在實(shí)際對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新研究進(jìn)行分析時(shí)，還可以針對(duì)以上問題，通過發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)信息的優(yōu)勢(shì)作用，有效改善創(chuàng)痛檔案數(shù)據(jù)中存在的不足，進(jìn)而有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和升級(jí)。

企業(yè)可以針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式效率低、安全性不佳的現(xiàn)狀，通過發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)信息的優(yōu)勢(shì)作用，有效改善創(chuàng)痛檔案數(shù)據(jù)中存在的不足，進(jìn)而有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和升級(jí)。首先，是針對(duì)效率方面的改善，在實(shí)際進(jìn)行改善的過程中，企業(yè)可以利用設(shè)置專門的終端進(jìn)行檔案信息的儲(chǔ)存，其中包括移動(dòng)終端和PC端，結(jié)合自身企業(yè)的實(shí)際情況，如生產(chǎn)企業(yè)，就需要對(duì)產(chǎn)品研發(fā)檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)配方、人事調(diào)換、人事任命等類別進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的錄入和儲(chǔ)存，不僅可以利用導(dǎo)入的方式提升數(shù)據(jù)信息錄入的效率，還可以利用查詢功能快速地翻找，為替換和調(diào)出提供便利，進(jìn)而有效增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的效率，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的水平。其次，是針對(duì)安全性能方面的改善，要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代存儲(chǔ)設(shè)備的優(yōu)越性，利用數(shù)據(jù)庫、移動(dòng)終端、PC端進(jìn)行儲(chǔ)存時(shí)，可以設(shè)置多層密碼和權(quán)限，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，包括數(shù)字、指紋、聲源、指紋、人臉等密碼技術(shù)，進(jìn)而有效提高數(shù)據(jù)信息的安全性能，防止檔案數(shù)據(jù)信息丟失的情況，并且數(shù)據(jù)信息便于備份和保存，也可以直接提升檔案材料數(shù)據(jù)的安全性，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作水平的提升。

2.3 完善企業(yè)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平

當(dāng)前企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，在根本上就是人才的競(jìng)爭(zhēng)，人才素質(zhì)的高低將直接影響活動(dòng)的效率和質(zhì)量，對(duì)于活動(dòng)的開展尤為關(guān)鍵，當(dāng)然企業(yè)檔案管理也不例外。現(xiàn)階段，企業(yè)檔案管理人員存在的問題明顯，一方面是對(duì)于檔案管理不夠重視，一部分企業(yè)甚至連專業(yè)的檔案室和檔案員都沒有設(shè)置，這對(duì)于檔案管理工作的基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的改造尤為困；另一方面，是一部分企業(yè)雖然設(shè)置了檔案管理人員，但是檔案管理人員的素質(zhì)要求比較低，甚至還存在老齡化嚴(yán)重的情況，對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理的改革和升級(jí)產(chǎn)生阻礙。因此，在實(shí)際對(duì)大數(shù)據(jù)代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新研究進(jìn)行分析時(shí)，可以針對(duì)以上問題，通過完善企業(yè)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平的方式，利用有效的培訓(xùn)和交流，進(jìn)而提升企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平，有效為大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作的開展提供基礎(chǔ)和前提。

在實(shí)際進(jìn)行分析的過程中，企業(yè)可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，通過培訓(xùn)和交流等方式，有效提升自身檔案管理人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，從而為大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作的開展提供基礎(chǔ)和前提。首先是自身檔案管理人員隊(duì)伍的整體建設(shè)方面，企業(yè)要提高思想認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案室、檔案管理設(shè)備以及檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)合理的配置，尤其是檔案管理人才招錄，在進(jìn)行招錄過程中，要注意迎合大數(shù)據(jù)時(shí)代的時(shí)代特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)招錄人員大數(shù)據(jù)時(shí)代下信息數(shù)據(jù)的了解，以及計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，從而為后續(xù)大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理的設(shè)計(jì)和完善提供基礎(chǔ)。其次，是對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行完善和提升，可以通過設(shè)置培訓(xùn)交流的形式，對(duì)當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理模式企業(yè)進(jìn)行合作，派駐自身的檔案管理工作人員到優(yōu)秀企業(yè)派駐學(xué)習(xí)，再結(jié)合自身企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行完善，進(jìn)而利用人才帶動(dòng)工作的進(jìn)步和發(fā)展，有效提升企業(yè)檔案管理的水平。

2.4 增強(qiáng)服務(wù)性能的體現(xiàn)

企業(yè)檔案管理與常規(guī)檔案管理有所不同，企業(yè)的檔案信息流動(dòng)性比較大，尤其是其中的人事檔案方面，招聘、人事調(diào)整、辭職等活動(dòng)，都需要檔案管理工作的參與，這既使得企業(yè)檔案管理工作不僅需要安全性和保密性，還需要具備一定的共享性能，從而通過輔助功能的輔助性能展現(xiàn)，有效提升企業(yè)檔案管理的水平，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展是尤為關(guān)鍵的。因此，在實(shí)際對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新研究進(jìn)行分析時(shí)，可以針對(duì)以上問題，通過增強(qiáng)服務(wù)性能的體現(xiàn)，進(jìn)而有效提升企業(yè)檔案管理工作的水平。

企業(yè)要充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息價(jià)值，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，提高檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，改善服務(wù)方式，全方位健全服務(wù)體系，在保證重要信息安全的前提下逐步擴(kuò)大檔案的公開性，及時(shí)更新檔案信息，拓展檔案服務(wù)途徑從而有效提升企業(yè)檔案管理工作的水平。在實(shí)際進(jìn)行分析過程中，企業(yè)可以針對(duì)檔案信息管理部門，建一套系統(tǒng)全面的信息交流分享平臺(tái)，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時(shí)代下的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，通過全面檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，為檔案調(diào)入、查看、更新、調(diào)出等工作提供便利，進(jìn)而有效提升企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)水平，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的房展。如在實(shí)際進(jìn)行建設(shè)時(shí)，以人事檔案為例，企業(yè)可以基于企業(yè)官網(wǎng)的框架，設(shè)置完善網(wǎng)上人事檔案庫，利用相應(yīng)的權(quán)限，為企業(yè)新入職人員的檔案調(diào)入、人事升遷的信息更新、員工辭職的檔案調(diào)出以及信息查看需求等板塊進(jìn)行設(shè)計(jì)，通過逐級(jí)審批、快速瀏覽、光速調(diào)入調(diào)出等優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而有效提升企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和升級(jí)。

3.結(jié)語

在對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)檔案管理工作要在把握當(dāng)前檔案管理工作不足的基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，通過轉(zhuǎn)變觀念、發(fā)揮優(yōu)勢(shì)、完善素質(zhì)、改善設(shè)計(jì)等方式，進(jìn)而有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和升級(jí)，為企業(yè)的快速發(fā)展和平穩(wěn)運(yùn)行提供有力保障。