淺談信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理

黃梅娟（云浮市公共資源交易中心）

事業(yè)單位對檔案進行及時管理有利于對事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r進行良好的記錄，為事業(yè)單位今后的發(fā)展提供了有效保障,同時還能直接有效地反映出社會事務(wù)的演變過程。事業(yè)單位的會計檔案管理工作主要是對事業(yè)單位的財務(wù)狀況進行詳細地記錄，對事業(yè)單位未來的發(fā)展提供良好地建議及數(shù)據(jù)參考[1]，是事業(yè)單位不斷進步和發(fā)展的基礎(chǔ)。尤其是近年來，互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的大力發(fā)展，使得我國進入信息化社會，事業(yè)單位在此過程中能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的交易方式和貨幣流通方式。且對于會計檔案管理而言，積極實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化、對于該行業(yè)的發(fā)展具有重要作用[2-3]。

■ 信息化會計檔案管理的意義

（一）自動化管理提升工作效率

處于信息化社會的今天，會計檔案管理自動化能夠大幅度的提升工作效率。目前，事業(yè)單位會計檔案管理信息化，有效地將其與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相互融合，更好地促進事業(yè)單位的發(fā)展。因為計算機的使用能夠提升檔案信息的處理速率，對于信息的儲存、轉(zhuǎn)發(fā)等操作十分便利。信息化的會計檔案管理能夠通過計算機系統(tǒng)自動對所需的數(shù)據(jù)進行自動生成，大大節(jié)省了人工計算的時間，方便了會計檔案信息的核對。同時，計算機還能夠?qū)?shù)據(jù)進行自動核算，辨別會計數(shù)據(jù)檔案是否真實可靠，并自動對會計數(shù)據(jù)進行分類儲存，在提升工作效率的同時，增加了檔案的真實性及準(zhǔn)確性，對事業(yè)單位今后的發(fā)展起到了良好的推動作用。

（二）信息化管理能夠提升管理水平

事業(yè)單位對會計檔案管理實施電子化管理，有利于將不同的數(shù)據(jù)收集整理起來，再利用計算機系統(tǒng)對其進行分類、保存及使用，有效地實現(xiàn)了會計檔案信息資料的統(tǒng)一管理，有利于提升會計檔案資料管理的高效性和規(guī)范性。電子會計檔案相對于紙質(zhì)會計檔案而言大大降低了人力物力，提升了工作效率，減少了紙張的消耗。另外，電子化的會計檔案會使得在調(diào)取檔案時更加的便捷、安全。實行信息化會計檔案管理有利于對事業(yè)單位今后的發(fā)展提供有利幫助，更好地為事業(yè)單位發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

■ 信息化背景下會計檔案管理的現(xiàn)狀

（一）信息化意識不夠

信息化改革的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理工作不再適應(yīng)時代的要求，檔案管理信息化勢在必行。但有的事業(yè)單位對檔案電子化不夠重視，導(dǎo)致事業(yè)單位會計檔案信息化的建設(shè)僅僅流于表面，存在形式化現(xiàn)象[4]，導(dǎo)致會計檔案管理工作的開展無法較好地迎合現(xiàn)代社會的要求，無法滿足市場需要，使得事業(yè)單位在新時代中的發(fā)展受到阻礙。對事業(yè)單位的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)時大部分事業(yè)單位檔案管理人員仍然使用手寫的方式記錄數(shù)據(jù)，這種方式不僅工作量大、枯燥乏味，且對工作人員的要求較高。但突然轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊k公，會使部分檔案管理人員一時無法接受，其中涉及的人員配置問題較為復(fù)雜，一時間難以理清。

（二）管理制度不夠完善

隨著《會計檔案管理辦法》的正式實施，有效地將電子會計檔案納入會計檔案管理的范圍中，使得傳統(tǒng)的會計檔案管理工作有了較大的提升，大大節(jié)約了時間和空間。但一些事業(yè)單位的會計檔案管理制度落實不到位，導(dǎo)致執(zhí)行能力不足。當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位會計檔案管理工作還是主要以人為控制及計算機管理相互結(jié)合，但若出現(xiàn)責(zé)任不到位的現(xiàn)象，會使檔案信息發(fā)生泄露，甚至出現(xiàn)無法彌補的嚴重情況，較難保證事業(yè)單位會計檔案信息的真實有效性。

（三）管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理最終主要依靠的是管理人員的操作，提高信息檔案的管理水平，應(yīng)該從底層抓起，培養(yǎng)一支高質(zhì)量、高水平的檔案管理團隊。由于我國會計信息化建設(shè)起步較晚，無法做到完善的檔案管理，且大多數(shù)事業(yè)單位會計檔案管理人員的年紀(jì)偏大，對計算機無法正常使用，對信息化技術(shù)不熟練，再加上管理層對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致事業(yè)單位往往會出現(xiàn)一些財務(wù)知識缺乏的現(xiàn)象。這對于事業(yè)單位會計檔案管理工作的發(fā)展具有一定的制約性，難以發(fā)揮會計檔案管理工作的真正作用。

（四）檔案管理的安全性有待增強

現(xiàn)階段的檔案管理存在一定的風(fēng)險，導(dǎo)致事業(yè)單位的會計檔案管理工作出現(xiàn)信息泄露或信息保存不良的現(xiàn)象，這對于事業(yè)單位今后的發(fā)展具有一定的阻礙作用。這主要是因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，安全方面的問題有待提升，管理人員的保密意識有待加強。再加上信息化時代容易遭到黑客攻擊、系統(tǒng)故障以及人為泄密等問題層出不窮，加大了檔案管理安全隱患的發(fā)生。另外，會計檔案管理電子化屬于新時代的建設(shè)，在一定程度上事業(yè)單位的管理人員對計算機操作不熟練，影響了會計檔案建設(shè)的進程[5]。

■ 信息化背景下事業(yè)單位提升會計檔案管理的措施

（一）建立信息化的檔案理念

事業(yè)單位在進行具體的檔案管理工作的過程中，由于本身缺乏明確的目標(biāo)，同時，一些管理人員缺乏對信息化檔案管理的清晰認知，法充分認識檔案管理的重要性。但只有充分的了解檔案管理的重要性及必要性，管理人員才能更好地開展會計檔案管理工作，確保事業(yè)單位會計賬目的準(zhǔn)確性[6]。事業(yè)單位的管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)下社會的發(fā)展，結(jié)合電子檔案管理的特征及政府的相關(guān)要求，建立具有針對性的信息化檔案管理理念，使得單位的會計檔案管理工作更有效地開展，提升事業(yè)單位的綜合競爭能力。

（二）完善會計檔案管理制度

事業(yè)單位中會計檔案管理人員應(yīng)當(dāng)合理地將電子化和檔案管理密切地結(jié)合起來，制定出更為科學(xué)合理的檔案管理制度，完善本單位制度并發(fā)揮其優(yōu)勢，使得單位更加符合當(dāng)代社會的發(fā)展，有利于促進事業(yè)單位檔案管理水平的穩(wěn)步提高。另外，事業(yè)單位對于檔案管理的模式應(yīng)當(dāng)及時的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的管理模式隨著社會的發(fā)展早已無法滿足其需求，工作量日益增大，工作效率卻無法及時得到提升，這就要求事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)擴大運作規(guī)模，完善相關(guān)的制度和條例，增強會計檔案管理工作的開展，還需要將責(zé)任分配到個人，防止今后責(zé)任追究問題出現(xiàn)相互推卸的情況。

（三）提升檔案管理人員的水平

為使事業(yè)單位會計檔案工作的順利開展，就需要提升會計檔案管理工作人員的素質(zhì)水平。事業(yè)單位在進行人才錄用的過程中，應(yīng)當(dāng)對素質(zhì)高、專業(yè)性強的人才進行優(yōu)先考慮，有助于豐富會計檔案管理的人才隊伍的建設(shè)。同時事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在會計檔案管理的技術(shù)及設(shè)備等方面進行不斷的增強，重視對會計檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，促進檔案管理人員盡快掌握信息化技術(shù)的應(yīng)用能力，提升檔案管理人員的素質(zhì)水平。

（四）提高會計檔案管理的安全性及軟件專業(yè)性

會計檔案管理工作的順利實施需要將安全意識作為基礎(chǔ)保障，缺乏安全意識往往會出現(xiàn)檔案泄露或丟失的現(xiàn)象，這將對事業(yè)單位帶來極大危害。由此可見，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強對會計檔案管理工作安全保密意識，并加強會計檔案管理人員的安全意識。同時，國家應(yīng)當(dāng)加大對事業(yè)單位會計檔案管理工作的重視，為其營造一個良好的電子化會計檔案管理環(huán)境，使得事業(yè)單位的會計檔案管理在一定程度上具有良好的安全性。為此，國家應(yīng)當(dāng)對會計檔案管理系統(tǒng)進行不斷的優(yōu)化，加大資金投入，為事業(yè)單位會計檔案管理開發(fā)出專業(yè)化軟件，提升其工作效率的同時使得軟件安全性得到保障，為事業(yè)單位未來的發(fā)展夯實基礎(chǔ)[7]。

■ 結(jié)束語

在信息化時代下，對于事業(yè)單位的會計檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化及電子檔案化對事業(yè)單位會計檔案的保管及儲存，能夠良好的對檔案進行保存和利用，有利于事業(yè)單位今后的長遠發(fā)展。而對于事業(yè)單位日益加重的工作量而言，對人才的要求也不斷加大，信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理工作已成為其今后發(fā)展的主要趨勢。對于事業(yè)單位未來發(fā)展具有優(yōu)化作用，使得事業(yè)單位更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。因此，事業(yè)單位若想要長久的發(fā)展，滿足社會需求，應(yīng)當(dāng)加大會計檔案管理信息化的使用力度，建立完善的管理體系，創(chuàng)建優(yōu)秀的檔案管理隊伍，確保檔案儲存的安全性，最大程度地確保電子檔案的有效性，提升檔案信息的有效利用率。