檔案館工作規(guī)則及其對(duì)檔案管理的指導(dǎo)作用探究

文/吳敬仰（鄒平市檔案館）

近年來，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被應(yīng)用到人們的生活及生產(chǎn)中，檔案館檔案管理工作出現(xiàn)了較大的變化，若是依舊采用傳統(tǒng)的方式方法開展檔案管理，勢必會(huì)影響到檔案館檔案管理的工作效果。目前檔案館檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，尤其是檔案信息資源建設(shè)、檔案精準(zhǔn)服務(wù)方面存在不足，需要將檔案館工作規(guī)則作為指導(dǎo)，對(duì)檔案館檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化，促進(jìn)檔案館檔案管理朝著更好的方向不斷發(fā)展。通過深入分析新時(shí)期檔案館檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，探究檔案館工作規(guī)則及其對(duì)檔案管理的指導(dǎo)作用，有利于提高工作人員對(duì)此方面的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)檔案館檔案管理工作的不斷發(fā)展。

一、新時(shí)期檔案館檔案管理面臨的挑戰(zhàn)分析

（一）檔案信息資源建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

檔案信息資源建設(shè)是檔案館檔案管理工作中的重要部分，但是有些檔案館對(duì)這一方面的重視不高，且傳統(tǒng)思想對(duì)檔案館的領(lǐng)導(dǎo)層產(chǎn)生較大影響，認(rèn)為檔案資源的保管、檔案資源的利用是檔案館的主要工作，在開發(fā)檔案資源方面缺乏動(dòng)力，使得檔案信息資源建設(shè)中存在諸多問題。比如在檔案館檔案管理的信息化建設(shè)中，其建設(shè)內(nèi)容不符合檔案館的實(shí)際需要，無法為檔案館的檔案信息化管理提供可靠的技術(shù)支持。其次，在檔案資源建設(shè)中，缺乏完備的軟硬件設(shè)施，使得檔案資源開發(fā)面臨著較大阻力，不能對(duì)檔案資源進(jìn)行有效利用和共享，使得檔案館檔案管理的發(fā)展受到影響[1]。尤其是縣級(jí)綜合檔案館，由于技術(shù)人才的缺乏，在檔案信息資源建設(shè)中更是舉步維艱。

（二）檔案精準(zhǔn)服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

目前檔案館檔案服務(wù)受到群眾的高度關(guān)注，需要進(jìn)一步提高檔案精準(zhǔn)服務(wù)的水平，將被動(dòng)的服務(wù)模式向主動(dòng)的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變。目前檔案館在檔案服務(wù)中存在被動(dòng)的情況，未能將“服務(wù)于用戶”的理念貫徹落實(shí)，其服務(wù)內(nèi)容以面向大眾的常規(guī)服務(wù)為主，未能深入了解用戶的實(shí)際需求，也就很難有目的、有針對(duì)性地進(jìn)行檔案資源開發(fā)。其次，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展背景下，檔案管理面臨著一些新的問題，這就需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，不斷優(yōu)化檔案館工作規(guī)則。然而從實(shí)際情況來看，有些檔案工作人員依舊保留著傳統(tǒng)的工作思路，所采用的工作模式比較傳統(tǒng)，使得檔案館工作規(guī)則無法得到及時(shí)完善，不能適應(yīng)檔案館的更好發(fā)展，也就難以發(fā)揮其應(yīng)有的指導(dǎo)作用。

二、以檔案館工作規(guī)則為指導(dǎo)，優(yōu)化檔案資源建設(shè)與服務(wù)

（一）創(chuàng)新檔案管理的思維觀念

為充分發(fā)揮檔案館工作規(guī)則對(duì)檔案管理的指導(dǎo)作用，促進(jìn)檔案館的科學(xué)發(fā)展，必須對(duì)檔案管理的思維觀念進(jìn)行創(chuàng)新，促使檔案工作人員根據(jù)工作需要對(duì)檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新。在傳統(tǒng)的檔案館檔案管理工作中，主要工作就是對(duì)檔案信息資源進(jìn)行收集，滿足用戶對(duì)檔案信息的需要。但是檔案館的服務(wù)對(duì)象不斷增多，許多新的思維觀念對(duì)檔案管理產(chǎn)生影響。例如本館對(duì)檔案信息資源需要的變化，就以往而言，檔案利用多是文書檔案，以機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作查考、編史修志利用最多，個(gè)人利用寥寥無幾，最近五年的檔案資源利用出現(xiàn)巨大變化，單位工作查考利用所占比例越來越小，個(gè)人利用增多，如婚姻、招工、退休等等檔案的需求越來越多，可是對(duì)檔案信息資源收集卻沒有等比例增長。若是檔案館檔案管理的思維觀念不能及時(shí)更新，將逐漸暴露出諸多問題，其封閉的服務(wù)意識(shí)及服務(wù)觀念不能滿足用戶的多樣化需求?；谶@一情況，要求檔案館對(duì)傳統(tǒng)的思想觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，將先進(jìn)的思想引入檔案工作中，關(guān)注國家政策及經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展，以便學(xué)習(xí)并應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案信息查詢系統(tǒng)，針對(duì)不同的用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限。檔案管理的思維觀念想要轉(zhuǎn)變是一個(gè)長期學(xué)習(xí)的過程，可以組織檔案工作人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)教育，邀請(qǐng)專業(yè)學(xué)者對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)進(jìn)行教學(xué)，幫助檔案工作人員掌握這些知識(shí)，使其能夠充分理解思維觀念轉(zhuǎn)變的重要性，有效創(chuàng)新檔案館檔案管理[2]。

（二）創(chuàng)新檔案信息的收集方式

目前檔案館的檔案形式從單一的紙質(zhì)檔案向多元化發(fā)展，可以利用信息技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行處理，形成大量非結(jié)構(gòu)化及結(jié)構(gòu)化的電子檔案，且電子檔案的數(shù)量不斷增多，體現(xiàn)出檔案分布不集中的情況，必須制定出合理的檔案收集方案，以便工作人員對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。以目前本館情況來說，檔案收集還是以紙質(zhì)檔案為主，以文書檔案為主，其他載體的檔案征集很少，而且不知如何去征集等問題。因此具體來講，要求檔案工作人員充分了解電子檔案的分布分散及異構(gòu)等特點(diǎn)，充分利用人工智能、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化的技術(shù)手段，及時(shí)收集分布在不同單位的檔案信息數(shù)據(jù)，借助檔案館的檔案信息系統(tǒng)對(duì)收集到的檔案信息進(jìn)行保存，方便對(duì)其進(jìn)行查詢和利用[3]。同時(shí)，應(yīng)主動(dòng)優(yōu)化檔案館工作規(guī)則，把握好數(shù)據(jù)檔案具有的特點(diǎn)，對(duì)檔案館檔案工作的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，使檔案工作人員做到有據(jù)可依，使檔案收集工作得以順利完成。采用多樣化的方式進(jìn)行檔案信息收集工作，能夠保證檔案信息本身的完整性及準(zhǔn)確性，快速整合所有的檔案信息資源，助力檔案館檔案資源建設(shè)，提高檔案管理服務(wù)水平。

（三）建立多元服務(wù)鏈服務(wù)管理模式

隨著社會(huì)快速發(fā)展，檔案館檔案工作面臨著更多新的要求，想要滿足廣大群眾的多樣化需求，則必須對(duì)檔案資源的開發(fā)力度進(jìn)行提升，充分發(fā)揮檔案信息資源具有的利用價(jià)值。在檔案館檔案服務(wù)中，需要將檔案館工作規(guī)則作為指導(dǎo)，將服務(wù)于用戶的工作觀念貫徹落實(shí)，結(jié)合用戶的實(shí)際需求，建立起一套完整的多元服務(wù)鏈服務(wù)管理模式，以便對(duì)檔案信息資源進(jìn)行充分利用，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，在檔案館檔案資源開發(fā)時(shí)，應(yīng)努力開發(fā)具有本地特色的檔案資源，既要滿足群眾對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)的需求，也要對(duì)檔案服務(wù)的內(nèi)容和檔案服務(wù)的手段進(jìn)行創(chuàng)新，以此提高檔案館檔案服務(wù)的靈活性，進(jìn)一步擴(kuò)大服務(wù)范圍，更好滿足廣大群眾的實(shí)際需要。在檔案服務(wù)鏈條的建設(shè)中，涉及檔案資源開發(fā)、檔案知識(shí)傳遞、檔案信息整合等多個(gè)方面，且需要深入挖掘檔案資源的價(jià)值，利用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，將有益于社會(huì)發(fā)展的信息提取出來[4]。

（四）優(yōu)化檔案安全管理模式

信息化已經(jīng)成為檔案館檔案工作的必然發(fā)展趨勢，在提高檔案管理信息化水平的同時(shí)，需要充分考慮到檔案信息安全管理，以檔案館的工作規(guī)則作為基礎(chǔ)，不斷完善檔案館檔案安全管理機(jī)制，確保檔案信息安全。通過對(duì)檔案信息安全管理進(jìn)行強(qiáng)化，既能夠保證檔案質(zhì)量，杜絕出現(xiàn)檔案丟失等問題，也可以更好地利用檔案信息，對(duì)檔案信息的利用率進(jìn)行提升。由于檔案安全管理的復(fù)雜性較大，要求檔案館的領(lǐng)導(dǎo)層提高對(duì)檔案安全管理的重視性，強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，制定檔案安全管理制度，促使檔案工作人員對(duì)檔案安全隱患進(jìn)行有效處理。其次，需要充分利用防火墻、防病毒等現(xiàn)代化的技術(shù)手段，對(duì)檔案信息的安全性進(jìn)行提升，避免出現(xiàn)檔案信息資源被損毀、被篡改等情況。

三、檔案館工作規(guī)則指導(dǎo)下檔案管理的注意事項(xiàng)分析

（一）檔案館工作規(guī)則的相互借鑒及動(dòng)態(tài)調(diào)整

根據(jù)以往檔案館的發(fā)展情況來看，各個(gè)檔案館都根據(jù)自身的情況，制定了不同的檔案館工作規(guī)則，可以滿足檔案館檔案工作的基本需要，但是在檔案館檔案工作中存在規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)不完整的情況。為解決這一問題，要求檔案館在制定工作規(guī)則的時(shí)候，借鑒國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不同檔案館間溝通進(jìn)行強(qiáng)化，促進(jìn)各個(gè)檔案館相互學(xué)習(xí)，對(duì)檔案館工作規(guī)則的兼容性進(jìn)行提升。通過這一方法還可以促進(jìn)上級(jí)部門檔案及文件業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的完全落實(shí)，提高工作的效率及質(zhì)量。為適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，要求檔案館堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案館工作規(guī)則進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，使其能夠更符合檔案館的工作需要，促進(jìn)各項(xiàng)工作的高效進(jìn)行[5]。

（二）檔案館工作規(guī)則的一體化建設(shè)

為充分發(fā)揮檔案館工作規(guī)則對(duì)檔案管理的指導(dǎo)作用，需要保證檔案館工作規(guī)則與檔案管理的契合度，做好兩者的一體化建設(shè)。將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為檔案館工作規(guī)則的建設(shè)重點(diǎn)，有效區(qū)分電子檔案及紙質(zhì)檔案，形成兩套技術(shù)規(guī)范和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案館的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行提升。為提高檔案館檔案管理信息化建設(shè)的水平，制定出合理的管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)充分把握好相關(guān)要求，保證各項(xiàng)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)與國家相關(guān)的要求相符，且能夠充分滿足工作需要，實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理[6]。

（三）確保檔案館數(shù)字信息規(guī)范的操作性

通過對(duì)檔案館數(shù)字信息規(guī)范的操作性進(jìn)行提升，有利于提高檔案館檔案管理信息化建設(shè)水平?？梢约訌?qiáng)與當(dāng)?shù)鼗ヂ?lián)網(wǎng)企業(yè)的合作，根據(jù)工作需要對(duì)數(shù)字信息系統(tǒng)及軟件設(shè)施等進(jìn)行完善，保證檔案數(shù)字信息系統(tǒng)的兼容性，使其能夠與其他系統(tǒng)有效結(jié)合，方便對(duì)檔案信息進(jìn)行快速傳遞。在制定檔案數(shù)字信息規(guī)范的時(shí)候，必須建立相應(yīng)的操作標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案館工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，保證每一個(gè)人員都能夠熟悉掌握信息技術(shù)，將數(shù)字信息規(guī)范的操作標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，完成檔案信息的收集、檔案信息的整理和檔案信息的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案信息具有的利用價(jià)值。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案館工作規(guī)則對(duì)檔案管理的開展起著極為重要的作用，需要根據(jù)檔案館的實(shí)際情況，制定出科學(xué)合理的檔案館工作規(guī)則，將檔案館工作規(guī)則作為檔案管理工作的指導(dǎo)依據(jù)，不斷改進(jìn)檔案館檔案管理的工作模式及工作內(nèi)容，使檔案館的檔案服務(wù)水平得以提升。作為檔案館檔案管理的主體，檔案管理人員必須充分了解檔案館檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，做到創(chuàng)新檔案管理的思維觀念、創(chuàng)新檔案信息收集方式、建立多元服務(wù)鏈管理模式、優(yōu)化檔案安全管理模式，并把握好檔案管理的相關(guān)注意事項(xiàng)，從而發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值，促進(jìn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展。