經(jīng)濟(jì)時(shí)代下數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用

李乙文（海南省委宣傳部）

■ 引言

信息化作為驅(qū)動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主要?jiǎng)恿?，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域都要在發(fā)展浪潮之下對(duì)自己的角色作出重新定位。早在《國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中就明確提出要全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化，且2016 年召開(kāi)的全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)上，也提到了檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略與檔案信息化建設(shè)要求。對(duì)如何借助互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，利用最大限度發(fā)揮內(nèi)涵和價(jià)值，才能成為今后工作的主要方向。

■ 數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用作用

（一）促進(jìn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)的形成

檔案的數(shù)字化應(yīng)用在保存和管理方面進(jìn)行了重要突破，拓展了檔案利用的價(jià)值和工作內(nèi)涵。在拓展使用范圍的前提下，可以讓檔案突破現(xiàn)有的“信息孤島”，并且讓更多人了解到檔案內(nèi)容和檔案管理工作的新內(nèi)涵。特別是在檔案管理部門制定管理制度后，可以通過(guò)數(shù)字化手段讓檔案面向大眾開(kāi)放，以虛擬化展示的方式將內(nèi)容全部展現(xiàn)在人們眼前。

數(shù)字信息已經(jīng)上升到國(guó)家戰(zhàn)略層面，加速了中國(guó)數(shù)字經(jīng)濟(jì)的落地和實(shí)質(zhì)化發(fā)展。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)的沖擊下，文件的生命周期理論再次受到考驗(yàn)，檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)時(shí)代下有著新內(nèi)涵，不僅要具備管理功能，還要具備控制功能，加速電子經(jīng)濟(jì)事務(wù)的規(guī)范化管理。

（二）延長(zhǎng)數(shù)字檔案利用時(shí)間

一直以來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案本身易受潮，影響紙張使用壽命，導(dǎo)致文字模糊、破損等現(xiàn)象，在長(zhǎng)期保存的過(guò)程中，必然會(huì)面臨外部損傷風(fēng)險(xiǎn)，且這種損傷通常是不可逆的。一旦出現(xiàn)檔案問(wèn)題，不僅會(huì)導(dǎo)致重要信息丟失，同時(shí)也會(huì)給今后的檔案管理工作帶來(lái)新困難。在用傳統(tǒng)物理手段修復(fù)中，可以制作紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本，通過(guò)數(shù)字化副本應(yīng)用來(lái)減少原件受損情況，有效延長(zhǎng)檔案的利用時(shí)間。對(duì)于一些已經(jīng)破損的紙質(zhì)檔案，也可以借助數(shù)字圖像等關(guān)鍵技術(shù)展開(kāi)修復(fù)，使檔案內(nèi)容恢復(fù)應(yīng)有價(jià)值。

（三）推動(dòng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用可以讓檔案部門在管理模式上發(fā)生改變，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)或紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)存的方式，能夠讓原有的檔案信息資源得到綜合整理，提升檔案部門的協(xié)同效率和管控水準(zhǔn)。例如2019 年國(guó)家檔案局同財(cái)政部、商務(wù)部、國(guó)家稅收總局啟動(dòng)了電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬與歸檔試點(diǎn)工作，這樣一來(lái)全流程管理成本下降明顯，為電子發(fā)票的規(guī)范管理提供了示范要求。在今后的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，檔案管理還可以在數(shù)字化技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容的信息深化與拓展，通過(guò)數(shù)字化手段將事后管理轉(zhuǎn)變?yōu)榍岸丝刂啤?/p>

基于信息資源展開(kāi)的公共服務(wù)本質(zhì)上是一種市場(chǎng)化產(chǎn)品，在了解用戶的個(gè)性需求定位后，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的深度轉(zhuǎn)型，將各類數(shù)字化資源進(jìn)行有效應(yīng)用，打造綜合服務(wù)交互平臺(tái)和業(yè)務(wù)服務(wù)平臺(tái)，完成數(shù)據(jù)接收和內(nèi)容管理等多個(gè)方面的服務(wù)功能。

■ 經(jīng)濟(jì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用目標(biāo)

（一）滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的數(shù)字化工作，檔案部門已經(jīng)積累了大量的紙質(zhì)檔案數(shù)字化資源，實(shí)現(xiàn)了狹義概念下的數(shù)字化管理。從今后的發(fā)展目標(biāo)來(lái)看，會(huì)借助數(shù)字化技術(shù)開(kāi)展對(duì)紙質(zhì)檔案的開(kāi)放鑒定工作，明確檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放細(xì)則并增加數(shù)字化紙質(zhì)檔案的種類。

檔案工作要向前延伸，就需要做好前端控制，轉(zhuǎn)變發(fā)展理念和發(fā)展思路，在數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下進(jìn)行業(yè)務(wù)拓展，讓檔案管理部門朝著規(guī)范化的方向而轉(zhuǎn)變，為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供信息支持，社會(huì)大眾作為檔案部門的主要服務(wù)對(duì)象，需要將大眾需求作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，建立服務(wù)型機(jī)構(gòu)，并完善紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化分步實(shí)施和數(shù)字化成果的集中利用，保障信息的有序化增長(zhǎng)和資源的共享應(yīng)用，力求為提升檔案數(shù)字化的效率與質(zhì)量做出有益的嘗試，為數(shù)字化實(shí)踐提供助力。

（二）平衡資源發(fā)展過(guò)程

基于全國(guó)范圍來(lái)看，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化無(wú)疑是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，因受到多方面因素影響，實(shí)現(xiàn)這一過(guò)程的難度較大，需要在問(wèn)題分析的基礎(chǔ)上逐步推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作開(kāi)展。早在2002 年，國(guó)家檔案局就發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，并且對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了綜合戰(zhàn)略布局。時(shí)至今日，我國(guó)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)開(kāi)展了20 年，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用目標(biāo)在于平衡不同地區(qū)的發(fā)展過(guò)程和發(fā)展要求。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的開(kāi)展需要建立在數(shù)字加工體系基礎(chǔ)之上，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人力資源管理等，這些都會(huì)給財(cái)政預(yù)算和數(shù)字化成果轉(zhuǎn)化帶來(lái)新的壓力。因此，檔案部門會(huì)積極爭(zhēng)取數(shù)字化專項(xiàng)資金，以滿足發(fā)展過(guò)程的實(shí)際需求，并著力培養(yǎng)檔案數(shù)字化人才，做好檔案的前端管理工作。必要時(shí)還應(yīng)該開(kāi)展各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐，豐富現(xiàn)有的檔案資源，為數(shù)字化工作的有序開(kāi)展打好基礎(chǔ)。

（三）明確主體職責(zé)

從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，通過(guò)服務(wù)形式的改進(jìn)，促進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化是未來(lái)檔案館管理建設(shè)的主流方向，檔案部門會(huì)對(duì)檔案服務(wù)企業(yè)起到應(yīng)有的監(jiān)管責(zé)任，必要時(shí)引進(jìn)社會(huì)力量參與到檔案數(shù)字化進(jìn)程中，為檔案部門職能轉(zhuǎn)變提出發(fā)展方向。例如，從監(jiān)管的角度看，檔案服務(wù)企業(yè)會(huì)通過(guò)部門備案來(lái)確定責(zé)任與數(shù)字化成果檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)提升數(shù)字化檔案應(yīng)用效率。檔案管理部門也會(huì)制定相應(yīng)流程，以便于確定企業(yè)在數(shù)字化過(guò)程當(dāng)中的工作職責(zé)。雖然現(xiàn)階段檔案服務(wù)處于產(chǎn)業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵階段，但如果能夠?qū)崿F(xiàn)檔案服務(wù)企業(yè)和檔案部門的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，就能進(jìn)一步促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

■ 經(jīng)濟(jì)數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用

（一）賦能數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，數(shù)字化人員會(huì)進(jìn)行檔案掃描等工作，將各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理。具體是在檔案掃描之前會(huì)檢查紙質(zhì)檔案的頁(yè)碼與卷內(nèi)目錄是否相同，確定不存在編寫錯(cuò)誤之后逐頁(yè)進(jìn)行掃描，然后對(duì)掃描后的數(shù)字圖像和紙質(zhì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保每個(gè)檔案的編頁(yè)與原有的紙質(zhì)檔案保持一致。

今后的檔案管理工作要完成從檔案室向檔案局、檔案館、檔案室三合一的轉(zhuǎn)變，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，建立健全數(shù)據(jù)共享應(yīng)用體系，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和業(yè)務(wù)流程方面的支撐作用，項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)全生命周期管理，支撐區(qū)域數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

總體而言，檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平涵蓋了檔案工作各個(gè)方面的業(yè)務(wù)要求，檔案標(biāo)準(zhǔn)要有效實(shí)施并真正落實(shí)就需要提升系統(tǒng)的整體水平，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)的無(wú)縫集成，在保障系統(tǒng)綜合能力的過(guò)程中，推廣檔案資源的深度利用。

（二）服務(wù)反饋機(jī)制

基于服務(wù)內(nèi)容的信息反饋機(jī)制，可以對(duì)檔案館現(xiàn)存資源的結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，充分發(fā)揮資源的經(jīng)濟(jì)效益，將未來(lái)資源服務(wù)模式轉(zhuǎn)換為信息推送模式。與此同時(shí)，知識(shí)管理服務(wù)模式將成為檔案館的發(fā)展趨勢(shì)，借助數(shù)字管理系統(tǒng)和數(shù)字資源平臺(tái)為依托，讓每一名用戶都成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)綜合體當(dāng)中的重要節(jié)點(diǎn)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下檔案館連接的眾多用戶群體，不僅能夠充實(shí)基礎(chǔ)資源庫(kù)，還能完成信息的交流與共享，充分發(fā)揮社會(huì)效益。

（三）綜合體現(xiàn)數(shù)字檔案資源的經(jīng)濟(jì)效益

數(shù)字化負(fù)責(zé)人員需要嚴(yán)格按照數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用要求，對(duì)掃描處理后的圖像進(jìn)行檢查、存儲(chǔ)和備份，對(duì)于完成的數(shù)據(jù)內(nèi)容要確定建設(shè)單位和項(xiàng)目名稱等關(guān)鍵信息。要想完成這項(xiàng)工作，需要重點(diǎn)提高檔案人員的信息化管理水平，借助檔案化信息知識(shí)來(lái)更新原有的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，做好重點(diǎn)知識(shí)的更新和消化，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)和開(kāi)發(fā)利用。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，我們要做好檔案信息資源的合理推送，關(guān)注信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值定位，以個(gè)性化服務(wù)模式在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下實(shí)現(xiàn)豐富多彩的自主資源利用，從而節(jié)約檔案信息服務(wù)成本。與此同時(shí)，應(yīng)處理好檔案館用戶需求和服務(wù)模式設(shè)計(jì)之間的關(guān)系。無(wú)論是檔案本身的知識(shí)或?qū)?yīng)的信息價(jià)值，都可以帶來(lái)潛在的經(jīng)濟(jì)效益。以會(huì)計(jì)學(xué)的視角作出判斷，借助數(shù)字手段展開(kāi)資產(chǎn)管理，能反映出檔案的真實(shí)價(jià)值。

■ 總結(jié)

科學(xué)管理已經(jīng)成為檔案工作者需要履行的職責(zé)，而現(xiàn)代化技術(shù)迅猛發(fā)展，讓數(shù)字化檔案的挖掘潛在價(jià)值變得更高，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化技術(shù)運(yùn)營(yíng)已經(jīng)成為今后工作的主要趨勢(shì)。因此，我們需要建立并完善電子檔案在各個(gè)方面的利用價(jià)值，順應(yīng)時(shí)代和技術(shù)發(fā)展潮流，強(qiáng)化科學(xué)管理手段，使其在現(xiàn)代檔案與管理過(guò)程中發(fā)揮更加穩(wěn)定的作用。通過(guò)這種方式，能夠讓數(shù)字化成果為更多人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)字資源的共建共享。