新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展研究

陳星蘋

（蒼溪縣漢昌水務(wù)有限公司，四川 廣元 628400）

隨著社會和經(jīng)濟的發(fā)展，我國的企業(yè)檔案管理工作重心發(fā)生了轉(zhuǎn)移，從傳統(tǒng)單純進行管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿胬脵n案，可以為企業(yè)發(fā)展提供憑證和參考依據(jù)，因此檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一、現(xiàn)階段我國檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對檔案管理工作重視度不夠

目前經(jīng)濟形勢大好，企業(yè)單位更為重視經(jīng)濟效益，忽視了企業(yè)中基礎(chǔ)的檔案管理工作，雖然短期內(nèi)不會造成嚴重影響，但是大大影響單位檔案管理工作質(zhì)量，不利于檔案管理工作的規(guī)范性發(fā)展，無法促進企業(yè)長足發(fā)展。

（二）檔案制度不健全

檔案管理制度制定的過程中大部分單位沒有引起重視，沒有形成系統(tǒng)的、獨立的檔案管理制度，同時從內(nèi)容方面來看不夠全面，與辦公室管理制度相混淆。還有部分單位在檔案管理制度建設(shè)中雖然是獨立存在，而且各項條款比較細化，但是與當前社會發(fā)展以及檔案管理形式不符，存在嚴重滯后的情況。此外，還有部分單位沒有制定檔案管理制度以及專門的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理情況不樂觀。

（三）檔案管理方式單一，信息化水平有待提高

自從我國邁入了信息化時代之后，檔案管理工作必須滿足時代發(fā)展需求，對檔案進行信息化的管理工作，然而從現(xiàn)有的檔案管理工作實際運行情況來看，檔案管理方式較為單一，信息化水平不高，尚不符合社會對于檔案管理工作提出的高要求，大體上體現(xiàn)在以下幾點：1.采取的檔案管理方式滯后，依舊應(yīng)用以往傳統(tǒng)的手工登記方式，不利于檔案工作質(zhì)量的提高。2.在檔案管理期間沒有有效地對信息化技術(shù)進行應(yīng)用，即便是應(yīng)用了也沒有將該項技術(shù)的優(yōu)勢體現(xiàn)出來，最終對檔案管理工作后期運行造成了阻礙。

二、新形勢背景下檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的有效措施

（一）企業(yè)要提升對檔案管理工作的重視程度

新形勢下企業(yè)提升對檔案管理工作的重視程度是促進檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展的必要前提。企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從自身做起，重視開展檔案管理工作，提升全員的認識，能夠了解檔案管理工作的重要作用。加大資金投入，合理配置人員，積極為檔案管理部門提供實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展所需的軟硬件設(shè)施，改善檔案部門的工作環(huán)境和工作待遇，提升人員的工作積極性和責(zé)任感，能夠最大程限地發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢作用，為企業(yè)發(fā)展提供更多有利的依據(jù)，能夠促進企業(yè)深入發(fā)展，使企業(yè)在激烈的市場競爭中能夠立于不敗之地。

（二）建設(shè)完善的檔案管理機制

完善、健全的檔案管理體系是保證企事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的指導(dǎo)。不同企事業(yè)單位的經(jīng)營模式不同，因此在檔案管理內(nèi)容以及形式等方面也會存在一定差異。這要求企事業(yè)單位在檔案管理中必須要以本單位的實際情況為基礎(chǔ)，加強對檔案管理工作的規(guī)范化管理。首先，嚴格按照國家的規(guī)定，對檔案管理機制進行創(chuàng)新，同時做好流程的細化；其次，加強對檔案文字書寫工作的重視，在檔案管理中需要保證字跡的清晰性以及墨水顏色的標準化；再次，在檔案信息記錄過程中，需要保證所有信息的真實性和準確性，提升檔案的利用效率；最后，在檔案管理中需要做好防護工作，加強對信息化軟件的加密工作，并設(shè)置嚴格的登錄限制，保證檔案資料的安全性；此外，制定檔案管理工作人員行為規(guī)范制度，如果在檔案管理工作中管理人員一旦出現(xiàn)違規(guī)情況需要給予一定的懲罰，提升檔案管理人員的責(zé)任心。

（三）提升檔案管理信息化水平，加快該項工作的信息化進程

要想確保檔案管理工作和時代發(fā)展需求相一致，就應(yīng)當提升檔案管理信息化效率，對于以往單一的檔案管理工作來講，通常是以人工記錄方式為主，可是，紙質(zhì)檔案經(jīng)常丟失，不利于檔案管理工作有效性的提高，不過，信息化時代對于檔案管理工作提出的要求是非常高的，這就需要引進信息化管理軟件，在增強檔案管理效率的基礎(chǔ)上促使其規(guī)范性開展。

（四）大力培育大數(shù)據(jù)檔案管理人才

人才是社會發(fā)展的根本動力，而新形勢背景下的檔案管理也是如此，傳統(tǒng)的檔案管理工作對于管理人員的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)要求不是太高，但是，隨著新形勢下對檔案管理工作規(guī)范性要求的提高，使得原有的傳統(tǒng)檔案管理人才已無法適應(yīng)越發(fā)復(fù)雜且規(guī)模龐大的檔案管理工作。

例如，人事檔案的管理關(guān)系著人才的好壞，也關(guān)系著公司的發(fā)展，如果檔案管理人員不能對人事檔案進行科學(xué)有效的管理，那么企業(yè)在進行管理和人事調(diào)動時就無法準確地掌握每個職員的特點和能力，從而進行更好的分配。因此，新形勢下要大力培育大數(shù)據(jù)檔案管理人才：首先，政府要鼓勵高校加大對相關(guān)專業(yè)人才的引進，從而為檔案管理工作培養(yǎng)技術(shù)人才。其次，加大人才培養(yǎng)資金投入，讓相關(guān)的人才進行專業(yè)培訓(xùn)。只要這樣，才能不斷提高我國檔案管理工作的規(guī)范性。

三、總結(jié)

在新形勢的發(fā)展下，加強對檔案工作的管理，是各單位穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，結(jié)合自身的發(fā)展情況綜合分析，制定完善的管理制度，優(yōu)化管理理念、創(chuàng)新管理模式，完善相關(guān)法律法規(guī)，重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升人員的專業(yè)水平與綜合能力。采用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，加強對檔案信息數(shù)據(jù)的保護，都能夠確保檔案管理良好進行，以此來規(guī)范檔案管理的工作，提高管理質(zhì)量。