探究企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)思考

梁暉

（山東金魯班集團(tuán)有限公司，山東 德州 250014）

隨著計算機技術(shù)特別是大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)正逐漸從勞動成果向生產(chǎn)資料轉(zhuǎn)變。計算機技術(shù)的快速發(fā)展正逐漸將人類從大量煩瑣、細(xì)碎的工作中解放出來，其重要用途之一就是改善管理方式方法，提高工作效率。檔案管理是企事業(yè)單位日常工作中必不可少的環(huán)節(jié)，特別是對于生產(chǎn)型企業(yè)而言，其技術(shù)資料的保存、生產(chǎn)日志的管理、人員信息的采集和調(diào)用往往消耗了管理者大量時間和精力。因此企業(yè)檔案管理工作走向數(shù)字化建設(shè)，是適應(yīng)新時期經(jīng)營管理持續(xù)發(fā)展和新時代社會發(fā)展的需要。

一、檔案信息化建設(shè)的重要意義

（一）使檔案管理不再費時費力

檔案管理人員手工搜集、整理、管理、提供單位利用，工作量比較大，效率也比較低，而且費時費力。實行信息化后，檔案管理達(dá)到自動化、網(wǎng)絡(luò)化、實時化。數(shù)據(jù)僅需一次錄入便可以多次使用，還可以在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入以后，也方便打印出相關(guān)的收發(fā)文登記匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄以及備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，通過計算機處理，可以大大提高管理人員的工作效率。

（二）檢索查詢更加方便

傳統(tǒng)檢索的方式，由檔案管理人員從一本本目錄中找到需要的檔案，然后依據(jù)記錄去庫房查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、分類查詢、組合查詢中選取最適合的查詢方式，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

二、企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效途徑

（一）注重數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度

在開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程之中，最為核心的部分是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，其直接關(guān)系到數(shù)字檔案管理的有序?qū)嵤?。所以，需要增強檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，具體來說，還需要考慮到：第一，檢索型的檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要是對于開放性的檔案，提供相應(yīng)的目錄、范圍以及檢索。第二，文件型檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要通過檔案文件的順利載入，提供網(wǎng)絡(luò)方面的檔案信息服務(wù)，并且最為關(guān)鍵的在于廣泛的檔案信息數(shù)據(jù)庫類型的有效使用。另外，對于電子文檔系統(tǒng)建設(shè)力度的加大。一直以來，電子文檔管理系統(tǒng)都是基于數(shù)字化的模式存在。對于各種電子文檔，其本身都會擁有錄入、修改、歸檔、查詢等配套的功能，這一系統(tǒng)，其本身擁有相應(yīng)的數(shù)碼攝像與掃描功能，并且還能夠?qū)⒃镜募堎|(zhì)信息內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)字化方面的轉(zhuǎn)化，然后針對轉(zhuǎn)化之后的電子文件，可以開展相應(yīng)的科學(xué)化管理，其包含了簽發(fā)、起草、歸檔、審核等諸多事項，最終才能夠?qū)崿F(xiàn)對存儲情況和使用情況的監(jiān)控。

（二）提升經(jīng)費投入力度，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境

檔案工作影響著一個企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，雖然檔案管理工作不能給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，但是可以產(chǎn)生明顯的效益，如會計檔案是單位預(yù)算的重要依據(jù)，是各項經(jīng)濟(jì)查證時可靠的書面證明；設(shè)計圖紙、勘測圖這些記錄是業(yè)務(wù)活動中不可離開的基礎(chǔ)條件，為日后的工作提供更多有價值的資料，減少很多不必要的損失。這些都對企業(yè)的未來發(fā)展起著舉足輕重的作用，所以必須采取科學(xué)的管理方法，保證企業(yè)的未來發(fā)展戰(zhàn)略更為科學(xué)、準(zhǔn)確的規(guī)劃。這就要求管理者對檔案工作的資金投入，保證人力與物力作用及時發(fā)揮，為企業(yè)的發(fā)展提供更有力的支持。經(jīng)費花銷主要體現(xiàn)在兩個層面：一個是硬件設(shè)施的建設(shè)與購買，因為數(shù)字化檔案管理工作的落實需要依靠設(shè)備與基礎(chǔ)設(shè)施的支持，而這些都需要資金的支持；人員層面，技術(shù)人員占了大多數(shù)，技術(shù)意味著發(fā)展動能，因此技術(shù)人才與擁有先進(jìn)理念的專業(yè)人員必須得到與其價值相匹配的薪資待遇，如此才能保證其崗位價值的全效發(fā)揮。

（三）加強檔案數(shù)字化的加工處理

針對企業(yè)數(shù)字化檔案的加工處理原則，還應(yīng)該考慮到紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本原則，能夠確定數(shù)字化處理范圍，從理論上來分析，需要將檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)徹底實現(xiàn)，并且需要滿足紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理。但是在實際的應(yīng)用環(huán)節(jié)，這一種加工處理模式還需要耗費較長的時間，針對部分不重要的檔案信息，沒有必要實施數(shù)字化的處理。所以，在相關(guān)要求制定環(huán)節(jié)，需要考慮到檔案整理、檔案掃描、檔案備份、檔案存儲等，這樣就會導(dǎo)致加工處理難度進(jìn)一步加大。所以，在實際的加工處理中，需要對應(yīng)的支持，才能夠?qū)⑵鋵崿F(xiàn)。

總結(jié)：隨著數(shù)字化時代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)為檔案管理帶來極大的便利條件，數(shù)字化檔案建設(shè)已經(jīng)成為必然，并且也是當(dāng)前各個企業(yè)都需要面臨的挑戰(zhàn)。針對數(shù)字化的檔案建設(shè)與管理，需要通過不斷的努力，才能夠在實踐之中去探索，才能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案的安全、高質(zhì)量、有效管理，只有這樣才能在一定程度上促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新與可持續(xù)發(fā)展。