檔案資源助力企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展

張 嶺（雙遼市工業(yè)和信息化局）

■ 前言

在知識經(jīng)濟時代背景下，加強經(jīng)濟各領域檔案資源管理工作具有重要的價值，能有效促進重要資源信息在經(jīng)濟生產(chǎn)活動中發(fā)揮出更大的作用。檔案是人類寶貴的財富，是反映歷史事實、服務現(xiàn)代社會的載體。在人類發(fā)展的各個階段，檔案的名稱有所不同，檔案的載體也不斷變化，但檔案的特性不會改變，檔案的價值和作用也日益凸顯。新時期，檔案在經(jīng)濟活動中發(fā)揮著越來越重要的作用，檔案綜合反映著政治、經(jīng)濟、文化等方面的情況，具有豐富的信息容量，成為黨和政府制定經(jīng)濟政策的重要信息渠道。檔案工作做得好是檔案轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的關鍵。同樣，經(jīng)濟發(fā)展也決定著檔案管理的環(huán)境條件，二者相輔相成、互相促進。

在很長一段時間內(nèi)，我國社會主義市場經(jīng)濟建設沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗可以借鑒，為了避免出現(xiàn)重大決策失誤，事業(yè)單位從檔案資源中尋找依據(jù)和參考，充分發(fā)揮檔案服務社會經(jīng)濟的職能。近年來，隨著信息技術的高速發(fā)展，檔案管理向網(wǎng)絡信息化管理模式過渡。網(wǎng)絡信息化模式下的檔案管理大大提高了工作效率，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速查詢和完整保存，給檔案的存儲、搜索提供了極大的便利。同時也大大降低了檔案管理成本，促使檔案能夠更好地為社會發(fā)展提供服務。

■ 現(xiàn)階段檔案資源服務經(jīng)濟發(fā)展管理中存在的問題

為更好地適應市場經(jīng)濟加速度發(fā)展的全球經(jīng)濟一體化的大環(huán)境，不論是企事業(yè)單位，還是政府機關，都需要切實做好做實重要經(jīng)濟活動相關信息檔案的管理工作。但是，在檔案資源管理助力經(jīng)濟發(fā)展過程中，依然存在著一些不足之處。

（一）檔案管理經(jīng)濟服務意識不強，思想決定行為

部分機關對檔案管理工作的重要性認識不足，對檔案工作與經(jīng)濟發(fā)展的聯(lián)系認識不清。片面地認為檔案管理工作只是政府機關的一種簡單的、事務性工作而已，是無足輕重的。因此，機關單位在經(jīng)費、人員和設備方面對檔案工作的支持力度十分有限，導致部分檔案信息化建設進展緩慢，傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代化企業(yè)辦公模式無法實現(xiàn)有效銜接，檔案服務經(jīng)濟職能不能得到充分發(fā)揮。此外，部分檔案管理人員工作積極性不高，缺乏成就感，被動服務狀態(tài)很普遍，導致檔案管理與企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展不協(xié)調(diào)。

（二）檔案管理信息化程度不足

隨著市場經(jīng)濟和信息技術的發(fā)展，機關單位檔案信息化工作已經(jīng)完全展開，傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公逐步被淘汰，借助計算機等信息化手段來進行檔案資料的整理和搜索已經(jīng)成為常態(tài)。但是部分機關單位檔案管理信息化水平一直徘徊不前，特別是基層機關單位的檔案信息化建設。檔案信息化管理需要將原來的紙質(zhì)資料掃描或者轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡平臺上，限于人力和物力的不足，很多紙質(zhì)檔案依然沒有被錄入系統(tǒng)，處于分散狀態(tài)。另外，在檔案信息化管理過程中存在建檔標準不統(tǒng)一、管理程序不規(guī)范等問題，檔案信息化受到極大的阻礙，甚至出現(xiàn)重要檔案資料丟失的問題，帶來安全隱患。

（三）檔案管理制度不健全

完善的制度是提高檔案管理水平的重要保障。一直以來，由于對檔案管理工作不重視，部分機關單位沒有將檔案管理工作納入工作規(guī)劃中，既沒有制定完善的檔案管理規(guī)定和制度，也沒有明確劃分檔案管理的責任，更沒有指定專人負責專門的檔案類別。隨著工作的進行，檔案管理中的弊端開始顯現(xiàn)，例如檔案借調(diào)時沒有登記好往來記錄，造成檔案資料丟失，也無法進行追責。

（四）檔案管理經(jīng)濟服務實效弱

首先，檔案管理人員缺乏主動服務意識，檔案工作被動性和單一性問題一直存在。檔案工作人員不能主動了解檔案用戶的需求，不能有針對性地提供檔案服務，制約了檔案的服務質(zhì)量和范圍。其次，受法律制度、工作性質(zhì)等因素的影響，部分檔案沒有列入政務公開的范疇，檔案信息不對外開放，導致檔案利用率下降，檔案轉(zhuǎn)化生產(chǎn)力的功能較弱。最后，部分檔案缺乏完整性和系統(tǒng)性，有的僅僅收集了文書材料，忽視了聲像資料；有的在檔案管理過程中出現(xiàn)丟失或磨損；有的檔案信息系統(tǒng)缺乏檢索工具，導致檔案資料查詢困難，這些因素都會影響檔案服務能力。

（五）檔案管理人員水平有待提高

檔案管理人員的素質(zhì)良莠不齊，有的檔案管理人員缺乏上進心和事業(yè)心，工作中敷衍了事、得過且過。也缺乏主動服務意識，不能創(chuàng)造性地開展工作。再加上檔案工作既繁雜又枯燥，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，身心疲憊且待遇水平不高，因此檔案管理人員流失現(xiàn)象比較普遍。盡管有的檔案人員工作熱情高，事業(yè)心和責任心比較強，但并非檔案專業(yè)出身，專業(yè)技術水平不足。再加上機關單位對檔案管理重要性認識不足，管理人員頻繁更替，不能為檔案管理人員提供系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓，導致檔案管理人員的素質(zhì)和能力滯后于檔案管理促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展工作的需要。

■ 加強檔案資源管理服務經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展的策略

加強檔案資源管理，助力經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展，必須立足于檔案資源管理的服務價值，從經(jīng)濟生產(chǎn)活動的實際需要出發(fā)，并與之高度契合，真正實現(xiàn)優(yōu)化檔案資源管理工作，進一步助力經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展。

（一）加強宣傳、增強對檔案管理服務經(jīng)濟建設意識

思想決定行為，只有從思想上重視起來，真正認識到檔案服務經(jīng)濟發(fā)展的重要性，才能切實提高檔案管理與企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展水平。檔案管理是一項全局性、系統(tǒng)性的工作，需要機關全體人員的積極參與和配合。新檔案法明確規(guī)定了機關單位在檔案管理工作的職責所在。作為機關單位領導，要認識到檔案工作的重要性，要積極學習和貫徹《檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)，將檔案管理規(guī)范化建設納入機關管理議事日程，認清檔案工作的新形勢、新特點，把檔案工作的重點轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟發(fā)展服務上來。圍繞經(jīng)濟建設這個中心，使檔案工作與經(jīng)濟發(fā)展同步進行，對檔案管理更加科學、有效，同時密切關注經(jīng)濟建設的新發(fā)展、新動向，隨時了解社會對檔案信息的需求情況，及時提供服務。同時，還要加大宣傳力度，在機關單位內(nèi)部大力宣傳檔案管理規(guī)范化建設的意義，讓機關全體工作人員認識到檔案管理工作與自己密切相關，能夠主動配合檔案管理部門的工作，充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用。

（二）提高檔案管理信息化水平

檔案信息化管理是未來的發(fā)展趨勢。作為檔案管理部門，要加快檔案信息化建設的步伐，加強檔案工作的數(shù)字化建設。隨著行政機關工作的開展，檔案資料越來越多，為了方便管理，需要將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件，以圖片、文本和音頻的形式進行存儲，不僅查詢方便，而且實現(xiàn)了海量存儲。針對紙質(zhì)文件較多的特點，可以借助掃描技術來進行快速掃描。值得注意的是，有些紙質(zhì)文件上有領導簽名，掃描的話可能無法識別，我們可以通過保留圖像的方式來存儲。除此之外，檔案管理部門還要建立由編研成果目錄、專題目錄、檔案目錄等組成的索引目錄數(shù)據(jù)庫，將散落各部門的材料及時收集起來充實到數(shù)據(jù)庫平臺，以便查詢和檢索需要。另外，人工智能、大數(shù)據(jù)等新型技術的進步也給檔案信息化管理帶來了契機，新興數(shù)字技術與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，將在檔案文本挖掘、數(shù)據(jù)整合等方面發(fā)揮更加重要的作用。例如作為新興信息技術，云計算技術用于檔案管理工作中，可以將檔案信息存儲于多個數(shù)據(jù)中心，并建立副本，即便數(shù)字檔案丟失，也可以在云端對數(shù)據(jù)進行恢復，大大提高了可靠性。

（三）加強檔案管理制度建設

機關單位要不斷完善檔案制度建設，用制度來指導、約束和激勵檔案管理人員的行為。首先，結合檔案管理工作崗位的職能要求，完善管理規(guī)章，制定檔案收集、整理、歸檔、保存、共享、使用的制度規(guī)范，明確檔案管理流程，確認檔案的保存期限、歸檔范圍、安全防護、分類等相關標準。其次，明確檔案管理責任，嚴格考核制度，將責任落實到個人。定期開展考核，對考核不合格的人員進行批評教育，嚴重的進行處罰或者轉(zhuǎn)崗。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的人員進行表彰和獎勵。最后，落實檔案保密制度。檔案管理關乎行政機關職能的發(fā)揮，涉及經(jīng)濟、政治領域的諸多國家機密，具有重要的價值。如果泄露出去將對國家安全和人民生活帶來巨大的風險，因此機關部門要建立嚴格的檔案安全制度，一方面對存儲檔案的計算機安裝防火墻和殺毒軟件，使用數(shù)據(jù)加密技術對檔案資料進行保護。另一方面，加強對檔案管理人員的管理，檔案管理人員憑借密碼登錄，不相干人員禁止登錄或者下載檔案資料。

（四）強化檔案管理的經(jīng)濟服務價值

檔案不僅對本單位有重要的參考作用，而且服務經(jīng)濟發(fā)展方面作用顯著。檔案管理部門要加強檔案服務功能的開發(fā)。一方面，國家工作人員通過了解檔案可以提高服務效能、優(yōu)化人力資源管理、做出合理經(jīng)濟決策。另一方面，努力將涉及民生的檔案開發(fā)出來，滿足人民群眾的查檔要求。檔案管理部門應當在依法公開政務信息的基礎上，進一步做好企業(yè)信息公開工作，逐步擴大信息公開范圍，最大限度發(fā)掘和提取可利用的檔案信息，并將其匯編成高質(zhì)量的檔案資源庫，加強檔案的服務功能，把檔案工作者的積極性調(diào)動到為經(jīng)濟發(fā)展做貢獻上來。