“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下幼兒園辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀與思考
——以新陶幼兒園為例

廣東省廣州市天河區(qū)新陶幼兒園 陳佩葉

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，幼兒園的信息化建設(shè)是時(shí)勢所趨，辦公方式追求高效、高質(zhì)、資源的共享與整合以及再利用，注重園所內(nèi)外的協(xié)同合作、系統(tǒng)互通。

現(xiàn)代信息化進(jìn)程要求農(nóng)村幼兒園管理協(xié)同工作、綜合管理、集成化的解決方案。針對幼兒園內(nèi)部的管理流程和結(jié)構(gòu)，網(wǎng)絡(luò)化的辦公自動化系統(tǒng)充分承擔(dān)起了機(jī)構(gòu)中各個(gè)管理層的各項(xiàng)工作，不僅成為單位員工工作中的優(yōu)秀助手，同時(shí)更是幫助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作出英明決策的左右手，使最復(fù)雜、繁瑣的辦公室事務(wù)變得自動化、流程化、數(shù)字化，大大提高了幼兒園各部門的工作效率。當(dāng)前，我園的信息化建設(shè)相對滯后，與現(xiàn)代信息化辦公的要求存在差距。因此，基于園內(nèi)辦公業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀需求，需定制適合園所的辦公自動化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門的資源共享，協(xié)同辦公，互聯(lián)互通。

一、聚焦現(xiàn)狀：做好系統(tǒng)應(yīng)用的籌劃準(zhǔn)備

（一）聚焦問題癥結(jié)，構(gòu)思辦公方向

在系統(tǒng)建設(shè)工作啟動前，我園內(nèi)部的文件發(fā)送、請示報(bào)告等工作，僅依靠傳統(tǒng)的紙張傳遞方式以及QQ 工作群組，與信息化現(xiàn)代辦公的要求相差甚遠(yuǎn)。伴隨“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢，園所聚焦園內(nèi)辦公業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀、需求，有計(jì)劃地參與各項(xiàng)信息化調(diào)研的培訓(xùn)項(xiàng)目，積極尋求應(yīng)用性強(qiáng)的辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)與平臺，重新思考與定位園所信息化辦公的發(fā)展方向。

（二）把握科研機(jī)遇，專家引領(lǐng)前行

2017 年12 月，廣州大學(xué)與天河區(qū)學(xué)前教育指導(dǎo)中心聯(lián)合申報(bào)的重點(diǎn)課題《“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的幼兒園信息化建設(shè)研究》正式立項(xiàng)，并招募自愿參與信息化建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)驗(yàn)園。新陶幼兒園課題組把握科研的平臺與機(jī)遇，結(jié)合園所構(gòu)思的辦公發(fā)展定位，選取辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用為課題的核心研究點(diǎn)，完成了子課題的立項(xiàng)申報(bào)、開題報(bào)告、系統(tǒng)購置以及技術(shù)對接等一系列的研究與應(yīng)用的籌劃準(zhǔn)備工作。

二、著眼實(shí)踐：積累系統(tǒng)應(yīng)用的有效經(jīng)驗(yàn)

（一）編寫調(diào)查問卷，梳理辦公需求

研究前期，園所結(jié)合系統(tǒng)原有的模塊功能與園所的辦公現(xiàn)狀，編寫了調(diào)查問卷，在系統(tǒng)測試與運(yùn)行前對全體教職員工的應(yīng)用需求完成了摸查工作。通過梳理與分析問卷信息，研究人員全面掌握了園所辦公自動化系統(tǒng)使用者的經(jīng)驗(yàn)準(zhǔn)備、信息素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)困惑等各方面需求現(xiàn)狀。

（二）積極探討溝通，擬定需求定制

結(jié)合問卷調(diào)查的梳理與分析，研究組深入地了解各部門人員對日常辦公的需求、現(xiàn)狀，基于系統(tǒng)現(xiàn)有的功能，與寧馨科技信息公司積極開展溝通、研討與分析，探討系統(tǒng)模塊某些功能實(shí)現(xiàn)的可能性，并基于需求調(diào)整細(xì)節(jié)，定制模塊新功能。

（三）完善系統(tǒng)數(shù)據(jù)，正式啟動系統(tǒng)

系統(tǒng)運(yùn)行分測試與啟動兩個(gè)階段。在測試階段中，研究組需要提前熟悉各模塊的操作，完成系統(tǒng)所需的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作。與此同時(shí)，研究組采取以點(diǎn)帶面的推進(jìn)方式，分小組逐步試運(yùn)行系統(tǒng)的各模塊。進(jìn)入啟動階段后，結(jié)合試運(yùn)行階段的情況，在全體人員逐漸適應(yīng)系統(tǒng)的過程中，研究組與技術(shù)人員逐步將線下的部分業(yè)務(wù)內(nèi)容遷移至線上操作，正式啟動系統(tǒng)中的消息中心、審批管理、保教管理以及后勤管理等不同的模塊。

（四）制定反饋機(jī)制，定期調(diào)整分析

基于以應(yīng)用問題為導(dǎo)向的需求，研究組采用分組分模塊共研的形式，設(shè)立各班級、部門的辦公系統(tǒng)教研組，圍繞現(xiàn)階段各模塊應(yīng)用的現(xiàn)狀、效果、調(diào)整以及展望等方面，展開研討與分析，及時(shí)收集、反饋并共享在應(yīng)用中存在的問題，進(jìn)一步探討園所日常辦公在每個(gè)模塊、功能中的可調(diào)整與可優(yōu)化的空間，共享反饋機(jī)制的科研智慧與應(yīng)用成果。

三、提升效率：實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用的高效運(yùn)轉(zhuǎn)

（一）基于園所辦公，實(shí)現(xiàn)了日常業(yè)務(wù)的便捷化與高效化

在應(yīng)用過程中，辦公系統(tǒng)中的考勤系統(tǒng)、后勤維修采購以及通知消息的功能，非常顯著地提高了行政與后勤人員的工作效率。幾種系統(tǒng)從一開始的紙質(zhì)化填寫，到中后期階段辦公系統(tǒng)的運(yùn)行，已實(shí)現(xiàn)考勤數(shù)據(jù)、后勤維修需求、采購清單等業(yè)務(wù)的信息化，讓辦公業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)不再止步于園內(nèi)，無論外出學(xué)習(xí)或會議，都可以隨時(shí)完成申請與審批，更能便捷地在手機(jī)中獲取各種辦公審批流程的抄送，整個(gè)過程清晰可視，互動性強(qiáng)。

（二）基于應(yīng)用對象，提高了教職員工的信息技能與水平

在研究初期，全體教職人員對辦公系統(tǒng)不熟悉，處于被動的學(xué)習(xí)狀態(tài)；而在中后期，成員們以模塊為小組，各小組形成學(xué)習(xí)共同體，在熟悉系統(tǒng)的多種功能后開始感受到其便捷性，應(yīng)用的狀態(tài)從被動轉(zhuǎn)向主動，加速了對辦公系統(tǒng)掌握程度的推進(jìn)。現(xiàn)階段，教職員工不僅對系統(tǒng)有了更深的認(rèn)識，更會針對系統(tǒng)中的某些功能反饋出希望完善與調(diào)整的需求，較好地提升了系統(tǒng)應(yīng)用的主動性。

（三）基于審批管理，制定了定期的數(shù)據(jù)更新與維護(hù)模式

基于辦公系統(tǒng)中涉及的模塊功能、角色權(quán)限，園所對各功能、角色的審批事項(xiàng)進(jìn)行逐一設(shè)置，并針對系統(tǒng)具體的應(yīng)用情況對審批流程進(jìn)行精簡與調(diào)整，已初步制定出一套適合園所日常辦公的審批管理模式。此外，結(jié)合園所的人員崗位變動，能及時(shí)維護(hù)系統(tǒng)中應(yīng)用人員的角色與權(quán)限，定期做好各個(gè)模塊的調(diào)整與更新。

（四）基于保教管理，達(dá)成了資源數(shù)據(jù)的整合與可移動化

借助辦公系統(tǒng)，全體教職人員都可以隨時(shí)登錄賬號上傳與更新自己的教學(xué)資料，逐步創(chuàng)設(shè)專屬于教師或者園所的辦公資源庫。辦公系統(tǒng)的管理系統(tǒng)，能夠?qū)⒔诮?jīng)常需要使用的文檔數(shù)據(jù)資料匯集成文件鏈，便于查閱下載。現(xiàn)階段，正處于共享電腦平臺與辦公系統(tǒng)資源的整合階段，逐步將保教部門的文案資源轉(zhuǎn)移至信息化的辦公系統(tǒng)，優(yōu)化園所的資源整合管理。

（五）基于后勤管理，推進(jìn)了便捷靈活的多功能在線管理

后勤物品的采購與損耗是一個(gè)不斷更新與反復(fù)的過程，若僅僅依靠電子表格的整理，就會影響業(yè)務(wù)效率。結(jié)合園所物品申購、維修申請、監(jiān)控查閱的流程進(jìn)行調(diào)整與設(shè)定，如系統(tǒng)中的維修申請可取代以往的紙質(zhì)材料，相關(guān)人員可隨時(shí)在手機(jī)中獲取需要維修物品的圖文信息，通過辦公系統(tǒng)及時(shí)發(fā)送至維修人員并告知相應(yīng)的情況，大大地推動了后勤工作的高效化。

四、穩(wěn)步推進(jìn)：提煉系統(tǒng)應(yīng)用的實(shí)施策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，拓寬辦公系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)效能

管理人員在幼兒園信息化建設(shè)的規(guī)劃、組織以及管理過程中起著關(guān)鍵作用，緊扣現(xiàn)階段的辦公現(xiàn)狀、問題，將與之相關(guān)的辦公業(yè)務(wù)納入幼兒園信息化建設(shè)的整體規(guī)劃中，在有限的資源下依托辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人力、物力以及財(cái)力最優(yōu)的配置，實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)管理的高效化。此外，管理人員應(yīng)引領(lǐng)團(tuán)隊(duì)樹立信息化辦公應(yīng)用和教育教學(xué)的意識，提高全體人員專業(yè)的信息化素質(zhì)，結(jié)合信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，全面帶動師資團(tuán)隊(duì)逐步掌握在信息技術(shù)環(huán)境下所需要的信息技能，發(fā)揮好辦公系統(tǒng)的最大功效。

（二）建立管理機(jī)制，確保辦公系統(tǒng)持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)

建立切實(shí)有效的辦公自動化系統(tǒng)管理制度，是保障園所信息化辦公持續(xù)運(yùn)行，穩(wěn)步推進(jìn)幼兒園信息化長效發(fā)展的必要條件。

結(jié)合園所辦公業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，要建立適宜性的應(yīng)用系統(tǒng)管理制度，規(guī)范辦公自動化系統(tǒng)的日常操作，涵蓋具體模塊的審批流程、崗位權(quán)限等方面的信息化管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和崗位職責(zé)的明晰，確保系統(tǒng)運(yùn)作分工明確，責(zé)任到人。此外，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合各部門的業(yè)務(wù)需求設(shè)定操作與發(fā)布權(quán)限，確保信息發(fā)布及時(shí)、準(zhǔn)確，使系統(tǒng)的持續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)更加嚴(yán)謹(jǐn)、有序。

（三）把握業(yè)務(wù)需求，不斷優(yōu)化辦公系統(tǒng)功能

幼兒園辦公自動化系統(tǒng)的功能需要因時(shí)而變，定期做好摸查工作，精準(zhǔn)把握園所現(xiàn)階段的業(yè)務(wù)可提升的效率空間。借助系統(tǒng)的調(diào)整，在持續(xù)應(yīng)用與反饋的過程中不斷優(yōu)化現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)功能，最大限度地創(chuàng)新與拓展系統(tǒng)的應(yīng)用效能，持續(xù)穩(wěn)步地提升園所的業(yè)務(wù)效率。

幼兒園辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用是可持續(xù)的發(fā)展過程。在下階段的研究中，我園將制定具有園本特色的信息化教育教學(xué)發(fā)展規(guī)劃，以辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)踐為切入點(diǎn)，不斷拓展與聯(lián)動系統(tǒng)的模塊功能，進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)工作效率，建立信息化項(xiàng)目的靶向?qū)W習(xí)科研機(jī)制，助推園所信息化管理模式的深扎厚植。