事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與應(yīng)用

戴楠

（烏蘭浩特市委國(guó)家安全信息中心，內(nèi)蒙古 興安盟 137400）

近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)水平快速提高，使事業(yè)單位的規(guī)模不斷擴(kuò)大，其檔案管理的方式發(fā)生了改變，為管理人員增加了難度。在醫(yī)院管理經(jīng)營(yíng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，在管理方面具有一定難度，容易出現(xiàn)信息失誤的情況，對(duì)事業(yè)單位的名譽(yù)產(chǎn)生負(fù)面影響，甚至造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，在新時(shí)期下，事業(yè)單位必須要清楚地意識(shí)到辦公室檔案管理工作的重要性，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，以此來(lái)使得辦公室的檔案管理工作始終保持著先進(jìn)性和有效性，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

一、分析目前事業(yè)單位辦公室檔案日常管理存在問(wèn)題

（一）由于對(duì)辦公室檔案管理工作不夠重視

現(xiàn)如今在一些事業(yè)單位之中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，這就使得相關(guān)工作難以有序展開(kāi)，工作中面臨的實(shí)際問(wèn)題不能及時(shí)得到解決。如果領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的實(shí)際價(jià)值不夠了解的話，檔案管理的地位和作用就會(huì)明顯降低，同時(shí)也會(huì)直接地影響到檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（二）由于辦公室檔案管理制度不完善

通過(guò)對(duì)于一些事業(yè)單位檔案管理制度能夠得出，檔案管理崗位的職責(zé)和工作內(nèi)容沒(méi)有能夠得到明確，這樣也是使其檔案管理人員自身的行為無(wú)法滿足規(guī)定要求，具體管理工作較為混亂，而且出現(xiàn)問(wèn)題后也無(wú)法對(duì)相關(guān)人員的責(zé)任進(jìn)行追究。管理制度中存在漏洞，就不能很好地約束管理人員的行為，直接影響工作，對(duì)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展帶來(lái)較大影響。

二、分析事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與應(yīng)用

（一）提高辦公室檔案管理重視程度，完善檔案管理硬件設(shè)施

一是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要充分地認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理對(duì)于事業(yè)單位自身發(fā)展的重要性，從而對(duì)辦公室檔案管理工作高度的重視和支持，以身作則，強(qiáng)化自身對(duì)于檔案管理理念。同時(shí)，對(duì)每位檔案管理工作人員的能力和作用進(jìn)行認(rèn)真分析，以此來(lái)確保辦公室檔案工作的有序開(kāi)展。二是事業(yè)單位需要提高對(duì)辦公室檔案工作的宣傳力度，通過(guò)內(nèi)部宣傳欄以及網(wǎng)站和廣播等方式，提高對(duì)辦公室檔案管理工作宣傳，讓全體員工可以充分地認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理對(duì)于事業(yè)單位健康發(fā)展的重要性，并積極配合各項(xiàng)檔案管理工作。三是事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)全體員工積極投入和配合檔案管理工作，認(rèn)真聽(tīng)取員工的意見(jiàn)和建議，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化調(diào)整，使其可以不斷地提高檔案管理工作水平，促進(jìn)事業(yè)單位全面發(fā)展。

（二）完善檔案管理機(jī)制

一是事業(yè)單位在征求全體員工意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，需要科學(xué)的制定出辦公室檔案管理制度，使其保證檔案管理制度具有合理性以及科學(xué)性。二是事業(yè)單位需要積極的更新管理理念，結(jié)合時(shí)代發(fā)展腳步，充分的去考慮辦公室檔案管理機(jī)制的靈活性、動(dòng)態(tài)性，便于今后對(duì)其改進(jìn)和創(chuàng)新，以此來(lái)確保辦公室檔案管理機(jī)制始終保持先進(jìn)性和有效性。三是事業(yè)單位需要設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，并對(duì)檔案管理工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確規(guī)定，以此為依據(jù)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，這樣可以不斷地去激發(fā)員工自身工作的積極性和創(chuàng)造性。四是事業(yè)單位還需要完善檔案管理安全制度，特別是電子文檔管理，需要事業(yè)單位設(shè)置相關(guān)的檔案管理和訪問(wèn)權(quán)限，如果不是檔案管理人員，只是可以進(jìn)行檔案查詢，不可以肆意更改和刪除，保證事業(yè)單位檔案管理工作順利實(shí)施。

（三）創(chuàng)新檔案管理手段

一是事業(yè)單位需要提高硬件設(shè)施建設(shè)工作，為檔案管理部門(mén)配置相應(yīng)的設(shè)備，例如電腦等，不斷地完善檔案管理部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。二是事業(yè)單位需要根據(jù)自身發(fā)展要求和檔案管理實(shí)際需求，加大對(duì)檔案管理軟件開(kāi)發(fā)的力度，實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。三是事業(yè)單位應(yīng)該要求檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和手段，讓他們?cè)谌粘９ぷ髦心軌蚴炀毜乩酶鞣N先進(jìn)手段進(jìn)行檔案管理，這樣才可以更好地去保證檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作持續(xù)地進(jìn)行，因此這點(diǎn)需要引起事業(yè)單位足夠的重視，更好地為事業(yè)單位日后持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供出相應(yīng)的基礎(chǔ)。

總結(jié)：綜上所述，檔案管理人員需要提高辦公室檔案管理的有效性，積極改革檔案管理方法，提高資源利用率，以及檔案管理人員的技能水平，使其跟緊時(shí)代的步伐，靈活運(yùn)用科學(xué)技術(shù)。此外為了使得辦公室檔案管理工作始終保持在高水平，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和辦公室檔案管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理的重視，并積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，完善檔案管理制度，以此來(lái)彌補(bǔ)當(dāng)前辦公室檔案管理工作中的各種不足，提升辦公室檔案管理的水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大的助力。同時(shí)，需要建立完善的管理制度，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理，使檔案管理具有規(guī)范性，提高事業(yè)單位檔案管理效率，為事業(yè)單位事業(yè)的改革提供動(dòng)力與生機(jī)。