強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理 提升人力資源管理水平

張昱

（齊齊哈爾市第一醫(yī)院，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，醫(yī)院發(fā)展中面臨更大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院對(duì)優(yōu)秀人才的需求增加，醫(yī)院越來(lái)越重視人力資源管理工作，并通過(guò)加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，以此來(lái)為醫(yī)院人力資源管理提供重要的助力支持，保障醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)的有序開(kāi)展，為醫(yī)院整體水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的作用

人事檔案作為我國(guó)人事管理制度的重要特色，是對(duì)一個(gè)人基本信息的真實(shí)記錄。在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，人事檔案對(duì)醫(yī)院人力資源管理工作具有極為重要的作用，無(wú)論是醫(yī)務(wù)人員崗位調(diào)配和對(duì)外招聘都需要以人事檔案作為依據(jù)。同時(shí)人力資源管理部門也需要借助于人事檔案提供的可靠的詳實(shí)地信息制定科學(xué)合理的調(diào)配方案，確保各崗位人才能夠發(fā)揮自已地優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)醫(yī)院綜合水平的提升。醫(yī)院人事檔案也是醫(yī)院職工職稱評(píng)聘的重要依據(jù)，通過(guò)人事檔案信息，能夠更全面了解評(píng)聘人員的具體信息，促進(jìn)職稱評(píng)聘工作的有序開(kāi)展。而且醫(yī)務(wù)人員薪酬待遇調(diào)整過(guò)程中也需要以人事檔案作為重要依據(jù)，進(jìn)一步提升崗位工作人員的積極性，使其能夠?yàn)榛颊咛峁└哔|(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)。

（一）人事檔案是全面發(fā)揮人力資源效能的基礎(chǔ)

醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院人事檔案管理工作也需要加快調(diào)整的步伐，積極與醫(yī)院發(fā)展的新要求相適應(yīng)。醫(yī)院人事檔案管理工作的最終目的是實(shí)現(xiàn)人事檔案的充分利用，為醫(yī)院發(fā)展決策提供重要的信息支持。因此醫(yī)院在實(shí)際工作中要重視構(gòu)建人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，促進(jìn)人事檔案的有效利用，使人事檔案在醫(yī)院人力資源管理工作發(fā)揮出最要的效能。

（二）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)

醫(yī)院的發(fā)展需要一支高素質(zhì)和能力過(guò)硬的人才隊(duì)伍。醫(yī)院人事檔案管理工作的開(kāi)展，可能為人事管理部門提供真實(shí)有效的人事檔案信息，為醫(yī)院選拔人才提供重要的依據(jù)。特別是在一些高素質(zhì)人才選拔和任用過(guò)程中，人事檔案能夠?yàn)槿肆Y源管理部門提供真實(shí)和有效的數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)的依據(jù)。

（三）為醫(yī)院各類專業(yè)技術(shù)人員評(píng)定職稱提供有效的支持

人事檔案在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升過(guò)程中能夠提供真實(shí)有效的材料和重要憑證，可以為專業(yè)技術(shù)人員職稱評(píng)定工作的有序進(jìn)行提供重要的保障。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作不重視

信息化時(shí)代背景下，人事檔案管理工作中要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，這樣才能提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效利用。但當(dāng)前大部分醫(yī)院人事檔案信息化相對(duì)滯后，對(duì)于人事檔案管理工作重視不足，仍存在采用傳統(tǒng)檔案管理模式的情況，這為檔案管理和利用帶來(lái)了較大的阻礙，不利于人事檔案管理工作水平的提升。

（二）人事檔案管理方式落后

當(dāng)前部分醫(yī)院人事檔案管理工作中，檔案管理人員往往是對(duì)工作人員的信息進(jìn)行收集和保管，管理方式落后，人事檔案的作用無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)。同時(shí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于人事檔案的作用缺乏深入了解，對(duì)人事檔案管理工作重視不足，這也導(dǎo)致人事檔案管理較為混亂，檔案信息缺乏時(shí)效性，嚴(yán)重影響了人事檔案信息的有效利用。

（三）醫(yī)院科室缺乏配合

醫(yī)院人事檔案涉及的范圍十分廣泛，人事檔案管理工作中也需要各科室的有效配合。但在日常工作開(kāi)展過(guò)程中，由于醫(yī)務(wù)人員具有較大的流動(dòng)性，再加之檔案管理信息無(wú)法及時(shí)傳達(dá)到各個(gè)科室，這也導(dǎo)致人事檔案管理部門與各科室之間缺乏有效配合，不利于人事檔案管理工作效率和水平的提升。

（四）人事檔案利用率較低

一般情況下醫(yī)院人事檔案利用率不高，管理人員在管理工作中也缺乏積極性，往往只在查閱檔案時(shí)才進(jìn)行相應(yīng)的整合。再加之人事檔案信息不完整，這必然會(huì)影響醫(yī)院人事檔案的管理和利用，不利于人事檔案實(shí)際效能的發(fā)揮。

（五）人事檔案管理人員專業(yè)化程度有待提高

醫(yī)院在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，由于將更多的精力放在醫(yī)療和服務(wù)上，對(duì)于檔案管理工作重視不足，醫(yī)院人事檔案管理人員多為年齡較大的人員，專業(yè)能力有限，對(duì)新知識(shí)接受較慢。人事檔案管理工作是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作，特別是在信息化環(huán)境下，更需要專業(yè)性的高素質(zhì)檔案管理人員。但當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理人員往往只是單純的針對(duì)檔案進(jìn)行保管，對(duì)先進(jìn)管理理念和管理技術(shù)掌握不足，這在一定程度上制約了醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的水平，人事檔案管理效率和質(zhì)量得不到有效的提升，這也導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作無(wú)法滿足實(shí)際需求。

三、提升醫(yī)院人事檔案管理水平的優(yōu)化策略

（一）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念

醫(yī)院人事檔案管理工作水平的提升離不開(kāi)先進(jìn)的管理理念，因此在實(shí)際工作中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員需要積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，重視先進(jìn)管理理念的應(yīng)用。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層還要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，加大資金和人員的保障，積極配備完善的軟硬件設(shè)施，全面提高醫(yī)院人事檔案信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理。同時(shí)還要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，使醫(yī)院人事檔案能夠?yàn)獒t(yī)院人力資源管理提供重要的信息支持。

（二）創(chuàng)新人事檔案管理方法

在當(dāng)前新醫(yī)改環(huán)境下，醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理方法已無(wú)法與當(dāng)前相適應(yīng)，這就需要在實(shí)際工作中要積極優(yōu)化人事檔案管理方式和方法，并與醫(yī)院發(fā)展情況相結(jié)合，及時(shí)調(diào)整醫(yī)院人事檔案，保證人事檔案信息的真實(shí)性、完整性和有效性。同時(shí)醫(yī)院人事檔案管理工作中，需要加大對(duì)人事檔案信息的挖掘力度，更好地發(fā)揮出醫(yī)院人事檔案信息的價(jià)值和作用，使其為醫(yī)院的發(fā)展決策提供可靠的信息保障。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理部門與其他部門之間的配合

醫(yī)院人事檔案管理工作中，需要強(qiáng)化與各部門和各科室的聯(lián)系，人事檔案管理部門還要堅(jiān)持上門服務(wù)，主動(dòng)對(duì)接一線醫(yī)務(wù)人員的人事檔案信息，并反復(fù)進(jìn)行確認(rèn)，確保醫(yī)務(wù)人員檔案信息的及時(shí)更新。同時(shí)還要建立統(tǒng)一的信息平臺(tái)，將其作為人事檔案管理部門與其他部門之間聯(lián)系的重要橋梁，確保人事檔案信息的及時(shí)和準(zhǔn)確傳遞。聽(tīng)取各部門的具體意見(jiàn)和建議，及時(shí)對(duì)人事檔案管理工作的方法進(jìn)行調(diào)整，使醫(yī)院人事檔案能夠更好地服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)。

（四）構(gòu)筑網(wǎng)絡(luò)化、多元化的人事檔案管理機(jī)制

由于傳統(tǒng)人事檔案管理方已越來(lái)越無(wú)法與時(shí)代要求相適應(yīng)，基于這種情況下，醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中需要加快推進(jìn)人事檔案管理工作的多元化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，促進(jìn)紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)化，全面提高人事檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案文檔的一體化管理。在人事檔案管理工作中，還要涉及到圖像和視頻，進(jìn)一步增強(qiáng)人事檔案管理工作的具體性和生動(dòng)性。醫(yī)院可以選擇相應(yīng)的軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理，及時(shí)對(duì)人事檔案信息更新，進(jìn)一步保證人事檔案信息的完整性和可靠性。通過(guò)構(gòu)建多元化和網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理機(jī)制，不僅有利于提高人事檔案管理工作的效率，同時(shí)也能夠進(jìn)一步促進(jìn)人才管理水平的提升，為醫(yī)院的健康發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（五）構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理信息化平臺(tái)

隨著醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院人事檔案的重要性越發(fā)凸顯出來(lái)，管理者也越來(lái)越認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。為了能夠進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理的整體水平，醫(yī)院需要基于自身的實(shí)際情況，積極構(gòu)建人事檔案管理信息化平臺(tái)，全面提高人事檔案管理的信息化水平。同時(shí)還要強(qiáng)化檔案管理人員信息處理能力的提升，積極建立健全信息查詢平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效利用。另外，在人事檔案信息存儲(chǔ)過(guò)程中，還要重視先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，并重視人事檔案信息平臺(tái)與醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效銜接，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，這不僅能夠?yàn)闄n案信息的收集和存儲(chǔ)提供更多的便利，而且也有利于醫(yī)院整體管理效率和質(zhì)量的提升。

（六）做好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

醫(yī)院人事檔案管理工作中，需要重視數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并重視數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)內(nèi)容的補(bǔ)充和完善。具體要應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備完成信息的錄入，同時(shí)還要對(duì)職工產(chǎn)生的個(gè)人檔案信息及時(shí)進(jìn)行更新和調(diào)整，確保數(shù)據(jù)庫(kù)信息的動(dòng)態(tài)性，進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的時(shí)效性和實(shí)用性。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，還要重視信息的機(jī)密性和安全性，積極采取有效的技術(shù)手段進(jìn)行加密、存儲(chǔ)和備份，避免信息數(shù)據(jù)丟失和泄露。特別是在檔案信息資源建設(shè)過(guò)程中，需要對(duì)檔案查閱者的權(quán)限實(shí)施嚴(yán)格限制，進(jìn)一步保證人事檔案信息的安全性。

（七）合理開(kāi)發(fā)與利用人事檔案資源

在醫(yī)院人事檔案管理工作中，需要重視人事檔案信息資源的合理利用，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案應(yīng)用價(jià)值的最大化。因此在實(shí)際工作中，需要樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，積極促進(jìn)人事檔案管理方式的優(yōu)化，使人事檔案能夠更好地服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)。同時(shí)在醫(yī)院人事檔案管理工作中，還要重視人才信息的開(kāi)發(fā)，開(kāi)展多元化的編研活動(dòng)，積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理方式，獲取檔案利用反饋信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案的優(yōu)化管理，為人事檔案信息資源的最大化利用打下良好的基礎(chǔ)。

（八）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院人事檔案管理水平與檔案管理人員的綜合素質(zhì)具有直接的關(guān)系，因此醫(yī)院需要重視對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，努力提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能和信息化素養(yǎng)。同時(shí)在日常工作中，醫(yī)院還要加大宣傳力度，使人事檔案管理人員能夠明確自身的職責(zé)，并建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性。醫(yī)院通過(guò)打造一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍，并為人事檔案管理人員提供更廣闊的發(fā)展空間，從而促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作整體質(zhì)量和水平的提升，使其能夠更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供信息支持。

四、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理工作在醫(yī)院人力資源管理工作中發(fā)揮著重要的作用，因此在人事檔案管理工佫，需要結(jié)合醫(yī)院自身的實(shí)際情況，加快推進(jìn)人事檔案管理模式的創(chuàng)新，并重視人事檔案信息化水平的提升，全面提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使其為醫(yī)院人力資源管理工作整體水平的提升提供重要的保障。