企業(yè)檔案工作的問(wèn)題與對(duì)策初探

董磊

（北京易恒盈通科技有限公司，北京 100039）

引言：最近幾年，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)邁向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，從工業(yè)社會(huì)邁向信息社會(huì)，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制在不斷完善，加之受到信息時(shí)代影響，給檔案工作帶來(lái)了一些契機(jī)與挑戰(zhàn)，正在進(jìn)而步入以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為核心，創(chuàng)建在以知識(shí)與信息的生產(chǎn)、保存為模式的檔案工作類(lèi)型。檔案工作，作為企業(yè)管理中的有機(jī)組成部分，需要適應(yīng)信息化和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求。因此，在實(shí)際工作中，企業(yè)檔案管理部門(mén)需要轉(zhuǎn)變理念，解放思想，以創(chuàng)新意識(shí)為基礎(chǔ)，開(kāi)展檔案工作。在該過(guò)程中，相關(guān)人員需要深入分析當(dāng)下檔案工作存在的問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的解決對(duì)策，不斷優(yōu)化和完善檔案工作模式，從根本上提升檔案工作質(zhì)量，更好的服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案工作意義

（一）有助于服務(wù)企業(yè)發(fā)展

企業(yè)檔案中，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)情況、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等內(nèi)容進(jìn)行了記錄，其中涉及到以往的經(jīng)營(yíng)信息等，可以在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重大事項(xiàng)決策時(shí)提供重要的參考依據(jù)。并且，在制定企業(yè)發(fā)展計(jì)劃、推廣先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況等工作來(lái)講，企業(yè)檔案都是非常重要的參考資料[1]。在實(shí)際工作中，充分利用檔案信息，能夠提升領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)性，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。

（二）有助于提升檔案管理水平

在新時(shí)代背景下，想要有效提升企業(yè)檔案工作水平，是離不開(kāi)創(chuàng)新的。通過(guò)創(chuàng)新檔案工作模式，可以有效突破檔案工作平靜，提升檔案工作發(fā)展新動(dòng)力。近幾年，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，數(shù)字化時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)，以往企業(yè)檔案工作理念滯后，管理模式陳舊，難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展需求，只有對(duì)檔案工作不斷進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，提升檔案工作水平，才可以充分發(fā)揮出檔案工作作用，促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展。

（三）有助于更好的開(kāi)展企業(yè)宣傳

企業(yè)檔案中，對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程進(jìn)行了全面、詳實(shí)的記錄，具有直觀性、系統(tǒng)性、歷史性等特點(diǎn)，是企業(yè)宣傳的重要素材。在企業(yè)檔案工作中，做好編研工作，通過(guò)不斷創(chuàng)新，多途徑對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程進(jìn)行充分介紹，可以促使職工，特別是新職工，更加深入的認(rèn)識(shí)和了解企業(yè)，有助于提升職工凝聚力，促使職工可以齊心協(xié)力，全身心投入到崗位中，為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

二、企業(yè)檔案工作的問(wèn)題

（一）重視程度不夠，檔案意識(shí)有待提升

根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，在很多企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中都沒(méi)有給予檔案工作足夠重視，究其原因企業(yè)檔案工作無(wú)法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，短期內(nèi)不會(huì)產(chǎn)生明顯的工作成果，以至于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)很少注重檔案工作。并且，企業(yè)職工的檔案意識(shí)也較為薄弱，很多檔案管理人員認(rèn)為自身處在邊緣地位，崗位工作業(yè)績(jī)不被重視，很少進(jìn)行積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)也較為薄弱，沒(méi)有意識(shí)到檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性和價(jià)值[2]。

（二）制度不夠完善，管理工作缺乏規(guī)范

現(xiàn)階段，企業(yè)檔案工作存在問(wèn)題的一個(gè)主要原因就是缺乏完善的制度，導(dǎo)致工作不夠規(guī)范。第一，受到企業(yè)發(fā)展階段、經(jīng)濟(jì)條件、發(fā)展規(guī)模、領(lǐng)導(dǎo)重視程度等因素影響，企業(yè)檔案制度存在缺失問(wèn)題，以至于在開(kāi)展檔案工作時(shí)沒(méi)有制度依據(jù)。第二，很多企業(yè)都沒(méi)有創(chuàng)建專(zhuān)門(mén)的檔案工作機(jī)構(gòu)，沒(méi)有對(duì)崗位職責(zé)分工進(jìn)行明確，沒(méi)有創(chuàng)建有效的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，以至于檔案工作沒(méi)有組織保障，有效性相對(duì)較低[3]。第三，激勵(lì)約束機(jī)制有待完善。在企業(yè)管理中，檔案工作通常是不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的，且在企業(yè)考核中占比相對(duì)較少，甚至部分企業(yè)沒(méi)有針對(duì)檔案工作進(jìn)行考核，因?yàn)闆](méi)有完善的激勵(lì)約束機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員工作積極性難以提升，進(jìn)而影響到檔案工作水平。

（三）設(shè)施較為落后，信息化程度較低

在企業(yè)管理工作中，檔案工作無(wú)法直接產(chǎn)生效益，以至于處于的地位相對(duì)較低，導(dǎo)致在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面較為落后。沒(méi)有先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施支撐，檔案收集、檔案整理、檔案保管等工作便無(wú)法保證規(guī)范性和及時(shí)性，嚴(yán)重影響到了檔案工作信息化建設(shè)。此外，由于受到經(jīng)費(fèi)、技術(shù)等因素的影響，檔案工作的信息化程度相對(duì)較低，這非常不利于檔案信息資源的利用，阻礙了檔案工作價(jià)值的發(fā)揮。

（四）管理人才不足，專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍有待強(qiáng)化

在實(shí)際工作中，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不注重檔案工作，覺(jué)得檔案工作不需要過(guò)高的專(zhuān)業(yè)度，加之受到其他方面因素的影響，現(xiàn)如今很多檔案管理人員都不是檔案專(zhuān)業(yè)科班出身，缺乏檔案理論知識(shí)。與此同時(shí)，很多企業(yè)都沒(méi)有針對(duì)檔案管理人員制定崗位知識(shí)培訓(xùn)計(jì)劃，并且因?yàn)槿耸侄倘保瑱n案管理人員大多身兼數(shù)職，對(duì)于收集管理檔案制度、歸檔文件要求等鉆研不夠深入，投入檔案工作的精力、時(shí)間不足，嚴(yán)重影響到了檔案工作水平。

三、企業(yè)檔案工作的問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理檔案

在企業(yè)檔案工作中，領(lǐng)導(dǎo)需要給予檔案工作足夠重視，在議事日程中納入檔案工作，和其他各項(xiàng)工作一同進(jìn)行部署、檢查、落實(shí)[4]。并且，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員需要做到思想統(tǒng)一、認(rèn)識(shí)一致，明確目標(biāo)，從物力、財(cái)力、人力等方面給予保障，對(duì)檔案工作實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行解決。企業(yè)可以設(shè)立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，分管檔案工作，創(chuàng)建上下貫通的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)自上而下層層落實(shí)的檔案工作，保證統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)。此外，可以在年度崗位目標(biāo)責(zé)任考核中納入檔案工作，對(duì)檔案管理人員崗位責(zé)任制進(jìn)行落實(shí)，且在工作中嚴(yán)格進(jìn)行執(zhí)行，通過(guò)與獎(jiǎng)懲掛鉤的形式，提升檔案管理人員工作積極性。

（二）優(yōu)化完善規(guī)章制度，落實(shí)檔案管理職責(zé)

在企業(yè)檔案工作中，想要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案，需要貫徹落實(shí)管理職責(zé)，注重方案法規(guī)建設(shè)，創(chuàng)建完善的檔案管理制度，有效規(guī)范檔案管理流程。在檔案工作中，需要根據(jù)企業(yè)實(shí)際，科學(xué)合理分類(lèi)各個(gè)門(mén)類(lèi)檔案，創(chuàng)建與優(yōu)化檔案工作各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)形成的文件材料需要及時(shí)歸檔。與此同時(shí)，在工作過(guò)程中，需要保證歸檔文件準(zhǔn)確性、完整行，對(duì)檔案案卷題名規(guī)范進(jìn)行擬定，保證目錄和備考表填寫(xiě)完整、案卷封面書(shū)寫(xiě)正確，歸檔文件支撐材料滿足相關(guān)質(zhì)量要求；檔案柜排列要正氣，檔案存放位置索引要醒目，需要對(duì)識(shí)別標(biāo)簽進(jìn)行張貼，滿足規(guī)范；創(chuàng)建檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬；注重計(jì)算機(jī)檢索，形成完整文件級(jí)檢索目錄，提升查閱利用文件的速度；針對(duì)檔案電子數(shù)據(jù)，需要及時(shí)備份，保證數(shù)據(jù)安全，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化管理檔案。

（三）優(yōu)化檔案保管設(shè)施，做好檔案保護(hù)工作

在實(shí)際工作中，企業(yè)需要在物力、財(cái)力方面加大投入力度，保證檔案完整、安全，有效提升檔案保管工作質(zhì)量。在該過(guò)程中，需要分開(kāi)檔案庫(kù)房、閱覽室、業(yè)務(wù)技術(shù)用房，利用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具、合格的整理工具和材料，且配備齊全的檔案保護(hù)設(shè)備、技術(shù)設(shè)備，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，貫徹落實(shí)檔案借閱等級(jí)制度，且做好保密工作，安全利用檔案資料，還需要做好日常維護(hù)保管工作，以防發(fā)生失泄密和檔案損毀問(wèn)題[5]。此外，企業(yè)可以結(jié)合自身實(shí)際情況，配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，在庫(kù)房中安裝電子監(jiān)控系統(tǒng)、日光燈。避光窗簾，并配備溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)藥物等，配置除濕機(jī)、防磁柜、標(biāo)準(zhǔn)檔案柜等。在完備的硬件設(shè)施下，可以保證檔案工作的正常進(jìn)行，尤其是檔案整理工作與保護(hù)工作。

（四）利用現(xiàn)代化管理手段，促進(jìn)信息化建設(shè)

在信息時(shí)代背景下，企業(yè)檔案工作需要注重開(kāi)發(fā)利用，在現(xiàn)代化管理計(jì)劃中加入檔案工作內(nèi)容，且同步發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。在具體工作中，企業(yè)需要注重檔案管理軟件的應(yīng)用，提升檔案工作效率，減少檔案管理人員工作量，節(jié)約時(shí)間成本。針對(duì)企業(yè)各門(mén)類(lèi)檔案，全部利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)與檢索案卷級(jí)與文件級(jí)目錄，且針對(duì)重要、永久保管的檔案需要掃描與掛接，全面進(jìn)行存儲(chǔ)。與此同時(shí)，針對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中形成的電子文件，可以通過(guò)光盤(pán)刻錄的形式進(jìn)行保存，音像檔案也需要進(jìn)行數(shù)字化管理，制作稱(chēng)為錄像帶、光盤(pán)等，且對(duì)載體實(shí)施防磁保管。通過(guò)現(xiàn)代化管理手段，不僅能夠促進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)，還對(duì)企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建、資源共享化、檔案數(shù)字化、服務(wù)對(duì)象和需求擴(kuò)大化具有較為積極意義和價(jià)值。

（五）認(rèn)真編撰研究檔案工作，積極發(fā)揮資政作用

在企業(yè)檔案工作中，檔案管理部門(mén)需要注重編研工作，盡可能的提供給其他各個(gè)部門(mén)工作服務(wù)，提供給領(lǐng)導(dǎo)決策可靠的依據(jù)支撐，提供給各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)、工作查考、項(xiàng)目調(diào)查等工作編撰研究。在該過(guò)程中，對(duì)全宗介紹、大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基本情況匯編、部門(mén)職能職責(zé)匯編、規(guī)章制度匯編、領(lǐng)導(dǎo)班子沿革、年度工作總結(jié)和發(fā)展規(guī)劃、方案開(kāi)發(fā)利用材料匯編、獲得榮譽(yù)表彰、機(jī)構(gòu)設(shè)置撤銷(xiāo)等文件目錄進(jìn)行編寫(xiě)，對(duì)檔案資政作用進(jìn)行充分發(fā)揮。

（六）注重檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員能力

檔案管理人員能力和檔案工作水平有著直接的聯(lián)系，因此企業(yè)在關(guān)注檔案業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，還需要注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，提升其檔案意識(shí)。在實(shí)際工作中，企業(yè)可以開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)和研討會(huì)活動(dòng)，保證檔案管理人員經(jīng)培訓(xùn)上崗，深入了解企業(yè)工作職能和熟悉業(yè)務(wù)，具有較強(qiáng)的責(zé)任心、良好的政治素質(zhì)、愛(ài)崗敬業(yè)，進(jìn)而保證檔案工作無(wú)責(zé)任事故發(fā)生，避免履職不力問(wèn)題出現(xiàn)。與此同時(shí)，企業(yè)可以利用制度匯編銀發(fā)、召開(kāi)會(huì)議、自學(xué)輔導(dǎo)、上掛企業(yè)網(wǎng)站等形式，在領(lǐng)導(dǎo)、員工中進(jìn)行檔案相關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)文件精神的學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)。此外，企業(yè)需要注重對(duì)檔案形成部門(mén)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極主動(dòng)和檔案形成部門(mén)進(jìn)行交流，在各個(gè)部門(mén)年度目標(biāo)考核中納入檔案工作，嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)歸帝國(guó)，從檔案管理制度、檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案經(jīng)費(fèi)投入、檔案裝具和保管設(shè)備配備、檔案收集整理、檔案利用等方面，開(kāi)展檢查考核工作，進(jìn)而有效提升檔案工作質(zhì)量，更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)代背景下，在企業(yè)管理工作中，優(yōu)化創(chuàng)新檔案工作是非常重要的，不僅可以有效提升檔案工作水平，還可以有效提升企業(yè)整體管理質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。目前，由于受到多種因素影響，企業(yè)檔案工作還存在一些問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展。因此，在實(shí)際工作中，企業(yè)需要轉(zhuǎn)變理念和思想，意識(shí)到檔案工作的重要性，勇敢面對(duì)新形勢(shì)、新問(wèn)題、新任務(wù)、新機(jī)制。與此同時(shí)，除了給予思想層面重視，還需要在行動(dòng)上進(jìn)行積極主動(dòng)探索，深入分析當(dāng)下存在的問(wèn)題，并在實(shí)踐方面積極進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而有效提升檔案工作質(zhì)量。