檔案管理信息化視域下的檔案管理淺析

王兵

（新疆巴里坤縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心，新疆 巴里坤 839200）

伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)日新月異，信息化技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中也被普及應(yīng)用，大幅提高了檔案管理工作效率及其質(zhì)量。特別是檔案管理的信息化，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案保存方式，使原有的實(shí)體檔案資料局面被徹底打破，推動(dòng)了檔案管理的電子化和數(shù)字化發(fā)展。通過(guò)檔案管理信息化，不僅能夠更加完整而又長(zhǎng)期地保存檔案資料，還能有效共享檔案信息資源，便于檔案應(yīng)用人員隨時(shí)隨地的進(jìn)行查閱，實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的最大程度發(fā)揮。

一、檔案信息化概述

（一）檔案

當(dāng)前，信息技術(shù)已成為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展與時(shí)代進(jìn)步的重要支撐和基礎(chǔ)，信息技術(shù)目前已經(jīng)滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，尤其對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了深刻影響。檔案管理作為人類(lèi)生產(chǎn)生活當(dāng)中形成的重要結(jié)晶，也是各個(gè)行業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的一手資料，對(duì)于指導(dǎo)各個(gè)行業(yè)今后發(fā)展規(guī)劃及其方案制定非常深遠(yuǎn)的意義，所以在當(dāng)前信息化時(shí)代高速發(fā)展背景下，也應(yīng)當(dāng)努力提高檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要。

（二）檔案信息化分析

基于當(dāng)前科技水平的日益提升，檔案管理現(xiàn)已成為各個(gè)領(lǐng)域最為核心的組成內(nèi)容。然而，傳統(tǒng)檔案管理工作采用的方式較為落后，而且管理制度也比較落后，不僅影響檔案信息數(shù)據(jù)的高效收集，且檔案管理的方法不夠科學(xué)，面對(duì)檔案管理這種現(xiàn)狀，必須要及時(shí)扭轉(zhuǎn)過(guò)去人工檔案管理形式，通過(guò)信息化手段來(lái)提高檔案管理效率及其質(zhì)量。

二、檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

（一）有利于提高檔案管理效率

運(yùn)用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，不僅復(fù)雜程度較高，而且效率非常低下，通過(guò)人工手段來(lái)完成，難免發(fā)生誤差，檔案管理質(zhì)量很難保障?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了深刻影響，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化發(fā)展。通過(guò)計(jì)算機(jī)輸入便可錄入或者查詢(xún)檔案信息，非常的快捷是與方便，使得檔案管理效率大幅增強(qiáng)，還減少了人力物力以及財(cái)力方面的投入。所以信息化檔案管理給工作人員提出的要求更高，運(yùn)用信息化技術(shù)手段開(kāi)展檔案管理工作，使得檔案信息資料的收集、瀏覽及其分類(lèi)查閱變得更加輕松起來(lái)，也便于更加有效地進(jìn)行檔案資源的傳遞，保證檔案管理效率及其質(zhì)量。

（二）資源共享更加方便和快捷

檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用信息化管理方式，便于信息資源的高效共享，需要調(diào)用檔案時(shí)，只需要借助網(wǎng)絡(luò)搜索，便可找尋到完善的檔案信息，非常的快捷與方便。傳統(tǒng)檔案管理方式，由于采用紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案管理，查閱過(guò)程當(dāng)中非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且檔案信息資源無(wú)法進(jìn)行復(fù)制。另外，傳統(tǒng)的檔案管理方式，在檔案信息資源傳遞及其共享方面，也面臨著非常大的難度，很多具有較高價(jià)值的檔案信息資源長(zhǎng)期得不到有效利用處于閑置狀態(tài)，引發(fā)檔案信息資源浪費(fèi)情況十分嚴(yán)重，更引發(fā)國(guó)家管理資源的浪費(fèi)，推動(dòng)檔案管理信息化高速發(fā)展，能夠使檔案信息資源利用率大幅增強(qiáng)，人們?cè)趯?duì)檔案信息資料進(jìn)行運(yùn)用以及查找過(guò)程當(dāng)中便捷性很高，有關(guān)部門(mén)對(duì)檔案開(kāi)展系統(tǒng)化管理，并對(duì)相關(guān)系統(tǒng)逐步完善，人們借助網(wǎng)絡(luò)便可達(dá)到資源共享。

（三）信息保存更加持久穩(wěn)定

過(guò)去在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中都是運(yùn)用紙質(zhì)檔案管理，伴隨時(shí)間的不斷推移，紙質(zhì)檔案管理難度不斷加大，很難進(jìn)行長(zhǎng)期保存，超過(guò)一定時(shí)間還需要進(jìn)行修復(fù)。而運(yùn)用信息化手段進(jìn)行檔案管理這些問(wèn)題迎刃而解，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保存檔案信息，極大地提高其持久性，沒(méi)有保存時(shí)間方面的限制。

（四）增加檔案管理的安全性

傳統(tǒng)檔案?jìng)魉瓦^(guò)程當(dāng)中還時(shí)常發(fā)生丟失或者損害情況，要進(jìn)行補(bǔ)救存在很大難度，而通過(guò)信息化手段進(jìn)行檔案管理，極大地保證了檔案?jìng)鬏敯踩?，也避免了信息損壞。

三、目前檔案管理信息化中存在的主要問(wèn)題

（一）檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低

就檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)款很多企事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案管理方面人員素質(zhì)參差不齊，很多工作人員缺乏較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，有的還是半路出家，對(duì)于檔案管理知識(shí)缺乏足夠了解，需要很長(zhǎng)時(shí)間磨合才能滿(mǎn)足檔案管理工作需要。有的工作人員責(zé)任心不強(qiáng)烈。特別是一些年齡教長(zhǎng)的檔案管理工作人員，時(shí)常抱有得過(guò)且過(guò)的心理，工作熱情缺乏，不積極，不主動(dòng)，在信息化檔案管理方面根本就沒(méi)有主動(dòng)應(yīng)用的想法。雖然引進(jìn)了很多青年檔案管理工作人員，他們具有信息化檔案管理的一些技能，然而卻缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，這也對(duì)檔案管理工作的信息化發(fā)展，造成很大影響。

（二）缺乏明確的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

在信息化檔案管理方面，目前管理制度及系統(tǒng)還缺乏完善性，國(guó)家在各單位檔案管理方面只是開(kāi)展業(yè)務(wù)性指導(dǎo)，非直屬單位缺少話(huà)語(yǔ)權(quán)。所以在構(gòu)建有關(guān)制度及管理系統(tǒng)過(guò)程當(dāng)中，更強(qiáng)制力較為缺乏，而且由于行業(yè)的不同單位的不同，檔案管理方面要求和標(biāo)準(zhǔn)也存在很大差異，無(wú)法運(yùn)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案信息化管理。

四、檔案管理信息化視域下的檔案管理措施

（一）樹(shù)立檔案信息化管理觀念

為了有效推動(dòng)信息化檔案管理工作的高效開(kāi)展，提高工作人員檔案信息化管理理念非常重要。檔案管理工作自身具有很強(qiáng)的服務(wù)性特征，在對(duì)此項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)對(duì)服務(wù)對(duì)象實(shí)際要求充分考慮。新時(shí)代發(fā)展背景下，給檔案管理工作提出的要求越來(lái)越高，為了適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需求，應(yīng)當(dāng)及時(shí)打破傳統(tǒng)工作觀念，將信息化檔案管理理念充分樹(shù)立起來(lái)，共同提升檔案信息化檔案管理水平。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

檔案信息化管理發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中和工作人員的綜合素質(zhì)存在非常緊密的聯(lián)系。因此，提高工作人員綜合管理素質(zhì)非常關(guān)鍵，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作人員科學(xué)合理地進(jìn)行選拔，從事檔案管理工作人員必須要有著較強(qiáng)的檔案管理知識(shí)還應(yīng)當(dāng)具備一定的實(shí)踐能力，為高效地開(kāi)展檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。并對(duì)檔案管理工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，將檔案管理工作人員定期組織起來(lái)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)工作，讓工作人員對(duì)新形勢(shì)下信息化檔案管理知識(shí)有一個(gè)充分了解，提高其信息化檔案管理能力，以便更好地推動(dòng)檔案信息化管理工作的有效推進(jìn)。并且還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作人員服務(wù)意識(shí)加強(qiáng)培養(yǎng)，使其責(zé)任感不斷提升，積極主動(dòng)的態(tài)度開(kāi)展信息化檔案管理工作。

（三）制定統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案信息化管理工作，構(gòu)建完善而又統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，與檔案信息化管理操作實(shí)際充分結(jié)合，了解檔案管理工作當(dāng)中遇到的各種問(wèn)題，統(tǒng)一進(jìn)行各單位加強(qiáng)管理，提高約束力，保證檔案信息化管理工作的規(guī)范性，有效性。并發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)手段優(yōu)勢(shì)，更加高效地開(kāi)展檔案管理工作，使檔案管理信息化水平得以全面提升。政府還應(yīng)當(dāng)發(fā)布有關(guān)指令與政策，對(duì)各單位加強(qiáng)督促，將信息化管理器材充分配足，保證檔案信息化管理高效開(kāi)展。

（四）提高檔案信息安全建設(shè)水平

只有確保檔案信息安全性，才能為信息化檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，因此應(yīng)當(dāng)構(gòu)建檔案信息保障體系，以免黑客病毒對(duì)檔案信息化管理造成影響。并結(jié)合檔案信息化管理實(shí)際構(gòu)建完善的監(jiān)控機(jī)制，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，確保檔案信息資源更加安全，推動(dòng)檔案信息化管理工作的高校開(kāi)展。

五、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代發(fā)展背景下，加強(qiáng)檔案信息化管理已是大勢(shì)所趨，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理整體水平，應(yīng)當(dāng)對(duì)傳統(tǒng)的觀念及時(shí)轉(zhuǎn)變，通過(guò)信息化當(dāng)管理方式加強(qiáng)檔案管理工作，提高管理工作水平。另外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員管理素養(yǎng)全面提升，使其保持強(qiáng)烈的信息化檔案管理意識(shí)，積極主動(dòng)地投入到檔案信息化管理工作當(dāng)中。并制定完善而又統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案信息安全，這些都是檔案信息化管理的關(guān)鍵所在，以上各方面工作充分做好，才能更好地推動(dòng)檔案信息化管理的高速發(fā)展。