不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理探討

李迪

摘要：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案可以記錄具有保存價(jià)值的文字、圖形和聲像等材料，有效反映不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬建立、產(chǎn)權(quán)變更、轉(zhuǎn)讓等情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的保管和利用，有關(guān)部門加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理，不僅可以為物權(quán)登記提供依據(jù)，促使不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作程序不斷趨于完善，還能為用戶帶來極大的便捷。但在推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中仍舊存在許多問題，基于此，本文結(jié)合具體問題進(jìn)行分析，積極探討不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理的優(yōu)化策略，旨在提升檔案管理工作的效率，進(jìn)一步強(qiáng)化我國檔案工作的服務(wù)職能。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案;收集與整理;信息化;綜合管理

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)檔案管理的重要內(nèi)容之一，主要以簿冊的形式真實(shí)地記錄不動(dòng)產(chǎn)的歸屬情況，從而保障物產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，促使市場交易更加穩(wěn)定。就目前而言，國家在推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作方面做出了許多努力，但在檔案信息收集與整理中不免存在檔案移交內(nèi)容缺失、整合入庫不規(guī)范、檔案信息整理效率低等問題，要求不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)登記檔案管理，運(yùn)用新技術(shù)和新方法，全面收集和快速整理檔案信息，確保從登記受理直到發(fā)證都能按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，從而充分發(fā)揮出不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的有效性。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中面臨的問題

我國雖然重視檔案管理工作，也加大對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理方面的投入力度，但在實(shí)際管理中仍舊存留一些問題，比如，檔案信息收集不全面，由于檔案內(nèi)容較多，工作人員在收集與整理檔案信息時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)信息遺漏的情況，使得檔案信息完整度不高，而大量的檔案文件堆積，也會(huì)造成檔案室?guī)齑婷娣e不足，影響檔案管理工作進(jìn)行。部分不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)在處理檔案信息時(shí)，依舊采用人工收集與整理的方式，按照不同檔案類型，對(duì)檔案文件進(jìn)行分類，再統(tǒng)一貼上標(biāo)簽，按照順序入庫保存，這種方式需要耗費(fèi)大量的人力，也使得資料整理效率不高。此外，檔案移交及整合入庫中也會(huì)存在問題，由于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理每項(xiàng)工作之間聯(lián)系非常密切，在裝訂入庫時(shí)，若出現(xiàn)移交錯(cuò)誤，會(huì)影響檔案使用。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理工作的優(yōu)化措施

（一）明確登記檔案管理原則

不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)在開展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作時(shí)，不僅要嚴(yán)格按照國家檔案管理相關(guān)規(guī)制進(jìn)行信息收集與整理，還要明確登記檔案管理的基本原則。首先，要堅(jiān)持完整性原則，在資料入庫前，對(duì)已經(jīng)整理好的檔案文件不能重新編排，可以刪減失真、失效內(nèi)容，盡量保證內(nèi)容的完整性。其次，堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)性原則，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案一定要體現(xiàn)其真實(shí)性，注重檔案信息之間的內(nèi)在聯(lián)系，確保檔案記錄能夠真實(shí)地反映出事實(shí)。再次，堅(jiān)持檔案管理的規(guī)范性，尤其在紙質(zhì)版檔案管理過程中，要使用標(biāo)準(zhǔn)化的模板和專門的紙張進(jìn)行記錄，涉及到證件復(fù)印或者打印等內(nèi)容不能隨意裁剪或者拼接，同時(shí)注意檔案信息的全面性，認(rèn)真核對(duì)和反復(fù)檢查檔案內(nèi)容、署名、蓋章等有無錯(cuò)誤。最后，堅(jiān)持便捷性原則，因檔案管理的目的就是方便用戶及有關(guān)部門調(diào)取和使用，在收集和整理檔案信息時(shí)，要優(yōu)化管理方式，按照要求保存檔案，從而更好地服務(wù)于用戶[1]。

（二）落實(shí)檔案入庫管理工作

檔案裝訂入庫是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，要想保證入庫資料的真實(shí)性和有效性，確保檔案管理工作無任何紕漏，需要把控好從業(yè)人員的專業(yè)技能，強(qiáng)化其綜合能力，同時(shí)還要讓負(fù)責(zé)人熟悉信息技術(shù)和新設(shè)備，能夠熟練地使用電子檔案，改變原有以紙質(zhì)檔案為主的管理方式。還要將不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息進(jìn)行集中管理，按照檔案類型進(jìn)行分類，準(zhǔn)確地填寫登記內(nèi)容，將檔案信息進(jìn)行備份，儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中，防止檔案信息丟失，降低管理損失。

（三）提升管理的信息化建設(shè)

現(xiàn)今不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中面臨著一個(gè)主要問題，就是檔案信息收集與整理工作效率低，要想解決這一問題，必須推動(dòng)檔案管理信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。有關(guān)部門應(yīng)加大信息化建設(shè)這方面的資金投入力度，將原有管理設(shè)施和陳舊的設(shè)備進(jìn)行更新，開發(fā)智能化的新型設(shè)備及升級(jí)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息收集與整理的效率。同時(shí)，要加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)行一體化管理模式，主要要將檔案信息收集、分類、整理、核對(duì)及入庫進(jìn)行統(tǒng)一管理，注重各部門之間溝通協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，以免出現(xiàn)工作脫節(jié)的情況。還可以建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息平臺(tái)，憑借互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行線上查閱，節(jié)省檔案管理過程中人力、物力等資源的消耗，全面提升檔案管理的有效性。

（四）加大檔案綜合管理力度

目前，多數(shù)不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)在檔案收集與整理工作中使用大數(shù)據(jù)對(duì)信息進(jìn)行整合和處理，在提升檔案管理效率的同時(shí)，也增加了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的風(fēng)險(xiǎn)性，因此加強(qiáng)對(duì)檔案綜合管理不容忽視，可以建立自動(dòng)化管理系統(tǒng)，對(duì)登記檔案信息的真實(shí)性進(jìn)行識(shí)別，保證整理入庫的信息真實(shí)有效。還要依據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理的實(shí)際情況，制定檔案管理制度，規(guī)范工作人員的行為，充分發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)登記檔案在戶籍管理、國土資源保護(hù)等方面的作用，并在發(fā)生糾紛時(shí)提供重要的法律依據(jù)[2]。此外，可以建立檔案質(zhì)量管理隊(duì)伍，由專門責(zé)任人對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理進(jìn)行監(jiān)管，提高檔案管理的規(guī)范性。

三、結(jié)束語

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理的內(nèi)容較多，工作流程較為復(fù)雜，任何一個(gè)工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，都會(huì)給不動(dòng)產(chǎn)機(jī)構(gòu)檔案管理造成嚴(yán)重的損失。為了突出檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性和有效性，必須真實(shí)地記錄物權(quán)狀態(tài)，明確登記檔案管理原則，全面落實(shí)檔案入庫管理工作，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展，同時(shí)加強(qiáng)檔案綜合管理，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案收集與整理的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

[1]朱夢嘉.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2020（19）：84 -85.

[2]洪靜娟.淺析不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的收集與整理[J].智庫時(shí)代，2020（37）： 242-243.