信息化時代學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新分析

賈超

（山東省淄博第六中學(xué)，山東 淄博 255300）

學(xué)校的人事檔案管理是學(xué)校人才檔案管理工作中最主要的部分，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式比較復(fù)雜，管理起來比較瑣碎，在保存的時候還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校人事檔案管理模式也在不斷地更新、改革，信息化時代的到來給學(xué)校的人事檔案管理工作提供了一個很好的技術(shù)手段，但是目前我國的認(rèn)識檔案管理還存在著很多的不足之處。

比如，部分學(xué)校的人事檔案管理手段還比較落后，相關(guān)的工作人員在進(jìn)行認(rèn)識檔案管理的時候在存在著一定的局限性，最明顯的就是相關(guān)的管理人員對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解不到位，因此對于先進(jìn)的管理技術(shù)的應(yīng)用無法實現(xiàn)，再就是部分地區(qū)的單位局域網(wǎng)還處在比較落后的階段，對網(wǎng)絡(luò)的維護工作做的也不夠到位。其次，就是人才管理數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量不好，我國學(xué)校的大部分精力都放在了人才的培養(yǎng)上面，學(xué)校的人事檔案管理沒有給予足夠的重視。信息化時代雖然為學(xué)校人事檔案管理提供了很大的便利，但是信息技術(shù)在人事檔案管理中的運用也有一定的隱患，電腦病毒的存在對信息的安全性造成了很大的威脅，因此在進(jìn)行人事檔案管理工作的同時還應(yīng)該加強信息管理的完善與維護工作。

一、學(xué)校人事檔案管理的重要意義

學(xué)校人事檔案管理對學(xué)校的發(fā)展以及社會的發(fā)展都具有重要的意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面?，F(xiàn)階段，我國各個方面都是實行人力資源的管理工作，實現(xiàn)學(xué)校人事檔案資源的共享對人才的發(fā)展以及社會的發(fā)展都有著非常重要的意義。一方面可以充分發(fā)揮出學(xué)校的人才優(yōu)勢，學(xué)校是我國人才的主要輸出地，我國的學(xué)校中也融合了很多復(fù)合型的人才，人事管理檔案不僅僅反映了學(xué)校內(nèi)部教職員工的工作，同時也是對于人才成長記錄的反映，是具有重要價值的重要資源。信息時代下建立的學(xué)校人事檔案可以在數(shù)據(jù)庫中搜索各種信息，為學(xué)校人力資源的統(tǒng)計提供了很好的依據(jù)。信息時代小電子檔案的出現(xiàn)代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案，電子檔案保存起來更加的便利、簡單，并且還可以通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行傳輸，使資源共享變得非常簡單。

二、信息化的檔案管理的實現(xiàn)方法

（一）完善信息化檔案管理制度

由于檔案資料比較特殊，學(xué)校的人事檔案資料的管理應(yīng)該具備一定的保密性與特殊性，相關(guān)工作人員在這方面也應(yīng)該給予足夠的重視。對于檔案的保密工作，首先我們應(yīng)該從法律的層面加以規(guī)定，我國是一個法治國家，需要對我國的檔案管理工作建立一套完善的法律法規(guī)，這樣相關(guān)人員在進(jìn)行檔案的管理時才能夠做到有法可依、有據(jù)可查。有了基本的法規(guī)限制，學(xué)校內(nèi)部檔案的管理工作也應(yīng)該建立詳細(xì)的管理制度，在法律的大框架下，結(jié)合學(xué)校本身的特點與管理的需求，使學(xué)校的檔案管理工作能夠有序地進(jìn)行，學(xué)校的檔案管理者，教職員工，檔案的使用者等人員進(jìn)行清晰的權(quán)利義務(wù)界定，這樣在進(jìn)行檔案管理工作的時候可以更好地保證檔案的安全性與保密性，從而促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的高效進(jìn)行。

（二）加強管理人員隊伍的建設(shè)

學(xué)校除了教書育人之外，檔案管理工作也應(yīng)該給予足夠的重視。首先應(yīng)該加強學(xué)校人事檔案管理人員的建設(shè)工作，培養(yǎng)出一批高素質(zhì)的管理人才，除了教書育人之外這也是學(xué)校的一項重要任務(wù)。管理人員素質(zhì)的提高可以通過以下手段來實現(xiàn)，可以通過招聘工作來引進(jìn)具有專業(yè)學(xué)科知識的人才，保證學(xué)校檔案管理人員的基本素質(zhì)。學(xué)校對于檔案管理人員還應(yīng)該進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作，加強相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力水平，并且能夠跟隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展不斷地提升自己的能力與技術(shù)。相關(guān)的檔案管理人員也應(yīng)該具備較強的自我學(xué)習(xí)意識，在熟練掌握信息化檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平與能力。

（三）加大信息化基礎(chǔ)建設(shè)

在信息化的檔案管理過程中，信息化的基礎(chǔ)建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)條件，并且這種信息化的管理技術(shù)需要經(jīng)過信息化平臺的建設(shè)來實現(xiàn)。學(xué)校專業(yè)的檔案管理人員需要通過信息化的管理平臺對學(xué)校的人事檔案資料進(jìn)行綜合。有利于檔案資料的檢索，并且無需手工記錄，可以檢索到的資料進(jìn)行直接的保存。傳統(tǒng)的檔案管理需要對不同類型的檔案進(jìn)行分類管理工作，需要占用大量的時間與空間。信息化的檔案管理系統(tǒng)還有利于時間信息資源的共享，這種資源共享的局面從根本上打破了傳統(tǒng)的信息資源分離的情況，給人們的學(xué)習(xí)與工作帶來很大的便利。檔案管理人員在進(jìn)行資料的傳輸時，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)化的平臺進(jìn)行，方便快捷的同時還保護了資料的安全。信息化的基礎(chǔ)建設(shè)對于學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也有一定的要求，學(xué)校對于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)該進(jìn)行改良，確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性與安全性，保證網(wǎng)絡(luò)的安全性與分布的合理性都可以達(dá)到信息化管理的基本要求，使信息化的管理平臺能夠發(fā)揮更好的作用，促進(jìn)學(xué)校與社會的發(fā)展。

三、小結(jié)

隨著高科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段各行各業(yè)都在朝著信息化的趨勢發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式比較復(fù)雜繁瑣，信息化的人事檔案管理手段更加符合現(xiàn)階段社會發(fā)展的要求，學(xué)校必須提升信息化管理的水平與能力，與時俱進(jìn)，使我們的人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率不斷提升。