基于財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案研究

浙江省煙草公司寧波市公司 鄭少華

對(duì)于企業(yè)來說，財(cái)務(wù)共享模式下電子會(huì)計(jì)檔案的使用可以降低成本。會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)財(cái)務(wù)共享有很大的貢獻(xiàn)，其中主要包括信息存儲(chǔ)和信息傳輸?shù)谋憷?。同時(shí)，管理者也需要結(jié)合企業(yè)檔案管理的實(shí)際需求，為檔案管理的不斷發(fā)展提供方便。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理相比，電子會(huì)計(jì)檔案有助于降低財(cái)務(wù)工作的成本，進(jìn)一步提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、財(cái)務(wù)共享對(duì)會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的推動(dòng)

財(cái)務(wù)共享模式在我國引入的時(shí)間并不長。對(duì)于國內(nèi)外大型企業(yè)來說，采用電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檔案管理是一個(gè)新的階段。隨著財(cái)務(wù)共享模式的逐步應(yīng)用，財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)生了質(zhì)的變化。在財(cái)務(wù)共享模式下，每個(gè)部門的文件通常集中在財(cái)務(wù)共享中心，大大促進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案的在線傳輸，并實(shí)現(xiàn)綜合管理的在線采集、傳輸和條目、數(shù)據(jù)文件的在線存儲(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案可以說是一個(gè)單位主體包括國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)、社會(huì)組織在會(huì)計(jì)過程中形成的會(huì)計(jì)資料[1]。

(4)將第4行對(duì)角元以右的1個(gè)元素賦值給對(duì)角元以下的1個(gè)元素；再對(duì)第4行的1個(gè)元素規(guī)格化；繼而對(duì)第4列元素消元，僅計(jì)算虛線框中的1個(gè)元素，見圖5下圖。

二、電子會(huì)計(jì)檔案優(yōu)勢(shì)分析

電子會(huì)計(jì)檔案在一定程度上可以科學(xué)合理地管理內(nèi)部財(cái)務(wù)信息，有效地整合和連接各種有效的信息資源，從而更好地適應(yīng)各種工作，滿足財(cái)務(wù)管理的需要。財(cái)務(wù)人員可以通過圖像系統(tǒng)及時(shí)傳輸各種數(shù)據(jù)和信息，從而進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理。

在路橋工程項(xiàng)目的施工過程中，混凝土裂縫一般包括貫穿縫、深層縫及表面縫等類型，其中貫穿縫是路橋施工裂縫中最為嚴(yán)重的裂縫類型，主要是全倉的水平、鉛直縫或壩塊縫深度大于兩個(gè)澆筑塊，或者側(cè)面縫長大于8～10m，較大程度上破壞了壩體的整體性，需采取有效方法來提高其應(yīng)力狀況。深層縫長度一般在2m左右，寬度0.2～0.4mm，深度1～5m，主要由表面縫引起，對(duì)路橋有較大的危害性，需封閉處理。表面縫較為普遍，裂縫相對(duì)較窄，在一些情況下可以自行封閉，危害性較小[1]。

在財(cái)務(wù)記錄管理的傳統(tǒng)方式，它們都是由紙記錄和存儲(chǔ)。對(duì)于普通的中型企業(yè)，他們需要使用的紙打印各種財(cái)務(wù)報(bào)表，財(cái)務(wù)審批材料、月度和年度財(cái)務(wù)報(bào)告，在以每天100 多萬冊(cè)的速度增加，成本是非常高的。財(cái)務(wù)電子文件可以通過計(jì)算機(jī)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財(cái)務(wù)審批和報(bào)銷、數(shù)據(jù)管理和存儲(chǔ)，減少對(duì)紙張等資源的消耗。

三、電子會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)分析

目前，大部分企業(yè)所進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和所有相關(guān)的證據(jù)都可以通過會(huì)計(jì)電子文件的形式進(jìn)行存儲(chǔ)、記錄和集中反映。這些經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，包括電子圖像、憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等，都是以電子文件的形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)中。其主要特點(diǎn)包括以下三個(gè)方面：

（一）對(duì)外部環(huán)境有嚴(yán)格的要求

電子會(huì)計(jì)檔案的生產(chǎn)、運(yùn)營和存儲(chǔ)必須通過計(jì)算機(jī)設(shè)備、金融軟件系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)等載體進(jìn)行，決定了電子會(huì)計(jì)檔案的外部存儲(chǔ)環(huán)境必然會(huì)有很多的限制和要求。計(jì)算機(jī)設(shè)備和存儲(chǔ)磁盤必須磁化、防火、防水，并對(duì)室內(nèi)的溫度、濕度有一定的限制和要求。同時(shí)，電腦設(shè)備、硬盤等長期存儲(chǔ)都會(huì)產(chǎn)生老化現(xiàn)象，這也增加電子會(huì)計(jì)文件及相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)。因此，我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子財(cái)務(wù)記錄的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)保密性的監(jiān)管，避免數(shù)據(jù)的丟失和泄露。

（二）缺乏直接可見性

電子會(huì)計(jì)檔案的建立，在很大程度上促進(jìn)財(cái)務(wù)管理人員的實(shí)時(shí)監(jiān)督相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，提高了靈活性，并能更及時(shí)發(fā)現(xiàn)反映在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)問題，以實(shí)現(xiàn)金融風(fēng)險(xiǎn)的有效預(yù)防和降低風(fēng)險(xiǎn)概率。同時(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案可以通過電腦設(shè)置檢查權(quán)限和系統(tǒng)密碼，防止任意修改，從而使金融流程更加嚴(yán)格。

（三）電子檔案的發(fā)展和運(yùn)行需要一定的技術(shù)支持

由高水分小麥干基含水率隨時(shí)間的變化曲線可以看出，物料厚度在3.5～6.5cm范圍內(nèi)，薄層厚度大的物料比厚度小的物料可獲得較大的干燥速度。在干燥起始階段，隨著物料厚度的增加，單位時(shí)間內(nèi)物料水分的蒸發(fā)量明顯增加，其根本原因在于物料薄層厚度增加，干燥熱空氣在物料層中停滯的時(shí)間增加，濕——熱交換進(jìn)行的比較徹底。高水分小麥的薄層厚度越大，高水分小麥籽粒中所含有水分也就越多，擁有足夠多的水分供其干燥，所以薄層厚度大的物料干燥速度高。但如果物料層厚度過大，將會(huì)增加干燥設(shè)備中風(fēng)機(jī)的載荷，致使物料干燥速度的降低。根據(jù)試驗(yàn)結(jié)果得知不同薄層厚度條件下高水分小麥的干燥速度之間差異顯著。

建立電子會(huì)計(jì)檔案需要大量的技術(shù)支持。電子會(huì)計(jì)檔案的信息水平越復(fù)雜，對(duì)計(jì)算機(jī)程序化操作的技術(shù)要求就越高，這就需要專業(yè)的技術(shù)人員來操作和完成。如果計(jì)算機(jī)編程技術(shù)出現(xiàn)故障，僅靠普通財(cái)務(wù)人員是不可能實(shí)現(xiàn)維護(hù)和恢復(fù)的。

四、財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)電算化檔案管理的實(shí)用價(jià) 值

（一）文件分類處理大大提高了文件管理的精細(xì)化程度

電子會(huì)計(jì)檔案的建立可以有效實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)的相關(guān)分析。最直觀的大數(shù)據(jù)分析模式是通過每個(gè)用戶的財(cái)務(wù)行為記錄進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)收集和統(tǒng)計(jì)。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)紙質(zhì)檔案相比，大數(shù)據(jù)技術(shù)分析下的財(cái)務(wù)電子模式可以更準(zhǔn)確地分析財(cái)務(wù)收支和用戶分布情況，從而幫助企業(yè)更有效地挖掘潛在客戶，并將企業(yè)相關(guān)產(chǎn)品銷售信息推送給他們。同時(shí)，對(duì)國民經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的整體控制和發(fā)展方向的分析也需要經(jīng)濟(jì)大數(shù)據(jù)的服務(wù)和技術(shù)支持。只有更加創(chuàng)新的信息和數(shù)據(jù)處理模式才能不斷適應(yīng)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)對(duì)企業(yè)更高的發(fā)展要 求。

（二）實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)可以有效提高文件管理的有效性

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息大多是靜態(tài)的，數(shù)據(jù)之間往往沒有直接的聯(lián)系。而會(huì)計(jì)電算化模式下的財(cái)務(wù)共享檔案的數(shù)據(jù)信息不僅可以獨(dú)立存在，而且可以與其他信息相聯(lián)系。例如某分公司的財(cái)務(wù)人員對(duì)文件進(jìn)行分析掃描，基于圖像識(shí)別技術(shù)，自動(dòng)讀取文件信息，然后發(fā)送到云進(jìn)行后續(xù)處理，同時(shí)，根據(jù)文件類型便于后續(xù)查詢，為企業(yè)決策提供依據(jù)，有效保障財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的有效性。在財(cái)務(wù)共享模式下，基于財(cái)務(wù)共享云平臺(tái)，將文件數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在云端，利用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算，

（三）節(jié)約資源，降低財(cái)務(wù)管理成本

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和大數(shù)據(jù)技術(shù)在會(huì)計(jì)行業(yè)的推廣應(yīng)用，將進(jìn)一步推動(dòng)會(huì)計(jì)行業(yè)信息化的快速發(fā)展，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。電子會(huì)計(jì)檔案不僅極大地提高了會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率，而且有效地提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率，進(jìn)一步降低了財(cái)務(wù)管理成本，提高裝置的運(yùn)行效率。因此，建立電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，現(xiàn)有財(cái)務(wù)共享平臺(tái)不僅可以降低數(shù)據(jù)傳輸?shù)某杀竞惋L(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)際工作中還有效地進(jìn)行收集、分析和研究會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，大大提高數(shù)據(jù)的正確性、及時(shí)性和安全性，從而有效地提高數(shù)據(jù)流程操作的質(zhì)量和水平，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制的質(zhì)量。

（四）有利于提高財(cái)務(wù)管理的效率

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)紙質(zhì)文件管理模式中，產(chǎn)生于各個(gè)環(huán)節(jié)的紙質(zhì)文件需要專門的人員花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行分類和管理。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)賬目的不斷增加，企業(yè)每年的財(cái)務(wù)紙質(zhì)檔案也在不斷增加。各種數(shù)據(jù)的分類、歸檔、維護(hù)和監(jiān)督已經(jīng)成為需要大量人力消耗的工作。而建立財(cái)務(wù)電子檔案管理，可以在網(wǎng)絡(luò)上直接處理和操作以往繁瑣的財(cái)務(wù)程序，財(cái)務(wù)檔案管理也可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行高效的分類管理和分析存儲(chǔ)，從而大大節(jié)省了人力、物力和財(cái)力的消耗。與傳統(tǒng)的文件管理模式相比，它更加方便、高效。

（五）有利于會(huì)計(jì)大數(shù)據(jù)的合理開發(fā)和利用

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資料共享是所有行業(yè)的主流趨勢(shì)之一，有必要明確檔案的分類，并對(duì)其進(jìn)行整合。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理中，檔案的分類主要依靠人力工作分類，將原始文件按不同類型編號(hào)，統(tǒng)一管理，這樣依靠人力進(jìn)行文件分類，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力效率不高；而在財(cái)務(wù)共享模式下，會(huì)計(jì)檔案電子化管理是基于FSSC 云平臺(tái)，利用軟件進(jìn)行檔案電子化分類信息錄入、分類、整合。不同類型的文件放在不同的文件夾中，每個(gè)文件夾存儲(chǔ)一種類型的文件。文件夾中的信息也可以自動(dòng)編碼，從而大大提高后期結(jié)賬的效率。

（六）有利于財(cái)務(wù)信息的監(jiān)督檢查

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)記錄均為紙質(zhì)記錄，便于直接閱讀和查看；然而，電子財(cái)務(wù)記錄，需要在電腦的幫助下，借用于某些互聯(lián)網(wǎng)的移動(dòng)設(shè)備、系統(tǒng)軟件等，以視圖等形式出現(xiàn)，從而降低了電子記錄的視覺吸引力。在某種程度上，導(dǎo)致檔案的使用者無法在數(shù)據(jù)、檔檔案之間進(jìn)行有好的交流[2]。

五、信息化背景下建立和完善電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)施策略

（一）加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

在實(shí)際對(duì)在公路瀝青路面開展施工的過程當(dāng)中所需要用到的原材料，一般要選擇干凈、干燥且不包含其他的雜質(zhì)的材料，因?yàn)檫@樣的材料才能真正意義上提升施工質(zhì)量。說明我們?cè)趯?duì)原材料進(jìn)行選擇時(shí)，必須要做到細(xì)致認(rèn)真，最終選擇的每一類原材料，都必須要與公路建設(shè)施工相關(guān)的規(guī)章及標(biāo)準(zhǔn)相符合。但是許多企業(yè)相對(duì)來說更加重視材料成本的控制，所以選擇材料時(shí)很容易出現(xiàn)偷工減料的問題。此外在對(duì)材料進(jìn)行選擇的時(shí)候，還要考慮到季節(jié)性的要素，不同的原材料有不同的環(huán)境要求，受到外界的降水、溫度等條件影響，其質(zhì)量指標(biāo)也必然會(huì)有一定的變動(dòng)，即便是符合所有施工要求的原材料，如果不能做好合理貯存、合理利用，都無法確保施工成果[2]。

1) 綜合報(bào)警一覽。提供實(shí)時(shí)報(bào)警一覽信息。每條信息包括: 報(bào)警/預(yù)警位號(hào)、位號(hào)描述、報(bào)警類型、發(fā)生時(shí)間、確認(rèn)時(shí)間、恢復(fù)時(shí)間(歷史數(shù)據(jù))、優(yōu)先級(jí)等。對(duì)于每列的信息，可以通過設(shè)置過濾、排序等，更新一覽表，也可以選擇不同的時(shí)間段、報(bào)警類型、工藝區(qū)域等查詢報(bào)警信息。

建立財(cái)務(wù)電子檔案需要嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度為前提。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子會(huì)計(jì)檔案需要企業(yè)建立更加全面的內(nèi)部管理制度，并完善和補(bǔ)充一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中不存在的內(nèi)容。對(duì)于電子檔案，主要的管理手段需要技術(shù)性、程序性、多樣性和靈活性。從而保證電子會(huì)計(jì)檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。

（二）完善電子會(huì)計(jì)檔案的管理原則

電子會(huì)計(jì)檔案的整理，一般需要遵循三個(gè)基本原則：管理要求的統(tǒng)一、檔案形態(tài)的統(tǒng)一、分類標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。在對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案序列號(hào)進(jìn)行編碼時(shí)，需要盡可能體現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的基本特征，以保證分類歸檔的適用性、規(guī)范性和科學(xué)性。此外，金融電子檔案的分類編碼應(yīng)充分預(yù)留未來工作數(shù)據(jù)的擴(kuò)充空間，以滿足未來工作的擴(kuò)充需求。

一級(jí)節(jié)點(diǎn)有寧德市蕉城區(qū)霍童溪，七都溪，金溪，飛鸞溪干流，洪口水庫以及虎貝水庫碼頭的游客服務(wù)中心，共6個(gè)。

（三）加強(qiáng)加密技術(shù)的應(yīng)用，嚴(yán)格操作權(quán)限

新發(fā)展的電子檔案與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)不同，在財(cái)務(wù)電子檔案系統(tǒng)下實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)和管理，而不是各部門分散管理，這在很大程度上增加了財(cái)務(wù)檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，對(duì)金融電子文件系統(tǒng)進(jìn)行加密，明確經(jīng)營者的權(quán)限，是一個(gè)非常重要的實(shí)施策略。

（四）建立專門的內(nèi)部控制監(jiān)控制度

內(nèi)部控制的監(jiān)督與控制也是企業(yè)發(fā)展的必由之路，關(guān)系到企業(yè)未來的長遠(yuǎn)發(fā)展。企業(yè)可以設(shè)立內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督崗位，專門操作企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對(duì)企業(yè)的一些違法違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督，不定期對(duì)企業(yè)的憑證、單據(jù)進(jìn)行抽查。

（五）財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)的提升

財(cái)務(wù)共享使得財(cái)務(wù)人員更高效地關(guān)注財(cái)務(wù)過程的最后一環(huán)，這對(duì)財(cái)務(wù)人員也有了更高的要求。他們需要關(guān)注業(yè)務(wù)的整體控制和財(cái)務(wù)報(bào)表的分析。通過對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表的研究和解讀，我們可以為管理層的決策提供有用的財(cái)務(wù)信息。

六、小結(jié)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為了滿足財(cái)務(wù)管理準(zhǔn)確、方便、高效的需求，提出了一種創(chuàng)新的會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)和信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)工作逐漸進(jìn)入了大數(shù)據(jù)的新時(shí)代。在這樣的背景下，會(huì)計(jì)檔案的管理正逐步由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變。因此，正確認(rèn)識(shí)電子會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而合理、充分地分析其建設(shè)與發(fā)展路徑，是確保會(huì)計(jì)檔案管理持續(xù)發(fā)展的必然課題。