創(chuàng)新信息化時(shí)代檔案管理工作策略

高佳琦

（昂昂溪區(qū)委機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室，黑龍江 齊齊哈爾 161031）

引言

隨著時(shí)代的變遷，檔案管理部的管理方式也要跟隨著時(shí)代的改變而變化，整合信息技術(shù)與檔案管理模式，提高檔案管理效率。在具體實(shí)施過(guò)程中，資源開(kāi)放進(jìn)程的開(kāi)放也要隨之被提上日程，不斷擴(kuò)大檔案服務(wù)方式。建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)一系列措施實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，更好地滿足廣大群眾對(duì)檔案服務(wù)的多樣化需求，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案信息收集

在檔案信息收集領(lǐng)域更加便利，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高效性、互動(dòng)性和共享性，可以在短時(shí)間內(nèi)整理出大量檔案信息，保證檔案信息收集的及時(shí)性，有效提高檔案信息收集速度，減輕人員工作量，使檔案管理人員有更多的時(shí)間優(yōu)化檔案管理，提高檔案管理的有效性。

（二）提高檔案管理水平

利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)分散的檔案信息的集中處理，而且可以將紙質(zhì)檔案整合到電子檔案中，還可以實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存，隨時(shí)調(diào)用方便。在檔案管理過(guò)程中，專(zhuān)業(yè)的管理軟件和平臺(tái)可以有效地提高檔案信息分析和處理的速度，提高檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

二、檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

（一）無(wú)紙化

隨著時(shí)代的發(fā)展和信息數(shù)據(jù)量的增加，存檔工作任務(wù)也越來(lái)越難。紙質(zhì)載體已不能滿足時(shí)代的需要。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)已逐漸取代紙質(zhì)形式，同時(shí)也將其在儲(chǔ)存空間的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮的淋漓精致。

（二）精細(xì)化

目前，企事業(yè)單位以及政府擁有的檔案信息種類(lèi)越來(lái)越多，類(lèi)別越來(lái)越復(fù)雜，信息量也越來(lái)越大。因此，應(yīng)對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行分類(lèi)和細(xì)分，建立獨(dú)立的、相關(guān)的檔案系統(tǒng)，有效地收集獨(dú)立的檔案信息，縮短檔案信息傳遞和查詢的時(shí)間，解決傳統(tǒng)檔案查詢中存在的問(wèn)題，提高檔案管理效率。

（三）實(shí)時(shí)化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式受到環(huán)境和載體的限制，不能實(shí)現(xiàn)傳輸和傳輸?shù)募皶r(shí)性，影響了其效率。在信息時(shí)代，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建了網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，在最短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)了檔案信息的傳輸和交互，進(jìn)一步提高了檔案管理的效率。

三、信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的相關(guān)舉措

（一）完善相關(guān)文件管理系統(tǒng)

為了有效地保證檔案管理的質(zhì)量，首先必須完善現(xiàn)有的相應(yīng)管理體系。傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中存在一些規(guī)則和規(guī)定，難以適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展。因此，僅依靠傳統(tǒng)規(guī)則和法規(guī)顯然已經(jīng)過(guò)時(shí)了。只有在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中制定適當(dāng)?shù)囊?guī)則和法規(guī)，才能有效地管理檔案的分發(fā)，并滿足網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的相關(guān)要求。此外，根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀，應(yīng)定期召開(kāi)適當(dāng)?shù)墓ぷ鲿?huì)議，就檔案管理運(yùn)作中遇到的問(wèn)題得出適當(dāng)?shù)慕Y(jié)論，并采取合理的步驟以確保適當(dāng)?shù)臋n案管理系統(tǒng)滿足實(shí)際工作的需求。

（二）完善網(wǎng)管平臺(tái)安全文件

它是政府，企業(yè)和機(jī)構(gòu)工作中不可替代的助手。在管理檔案的過(guò)程中，保證檔案的真實(shí)性直接影響到后續(xù)工作的正常進(jìn)行。因此，為了確保對(duì)相關(guān)檔案的有效管理，有必要改革相應(yīng)的檔案管理做法。文件管理平臺(tái)的安全性與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和員工的工作習(xí)慣緊密相關(guān)。作為適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)服務(wù)部門(mén)，請(qǐng)確保檔案管理員具有安全的工作環(huán)境。此外，處理文件的員工在工作過(guò)程中必須配合科學(xué)合理的系統(tǒng)中的文件管理，例如登錄文件管理帳戶并立即刪除帳戶信息；在開(kāi)始工作之前，他們應(yīng)該對(duì)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全評(píng)估，以最大程度地降低網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，以確保正確執(zhí)行文件安全管理工作。

（三）改進(jìn)文件管理信息的建設(shè)

確保檔案管理的順利開(kāi)展，加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)和管理，完善相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，具有十分重要的意義。在信息時(shí)代，有必要明確檔案管理的目標(biāo)和方向，有效建立基于信息的檔案管理機(jī)制，確保檔案管理有序發(fā)展。許多部門(mén)對(duì)檔案信息化的管理沒(méi)有給予應(yīng)有的重視，信息化設(shè)計(jì)不充分導(dǎo)致檔案管理的隨意性，降低了檔案管理的效率。因此，有必要加快文件信息管理的建設(shè)，加強(qiáng)文件信息管理系統(tǒng)的軟硬件配置，建立科學(xué)合理的文件管理系統(tǒng)，有效保證文件管理的質(zhì)量和效率，避免文件管理混亂。此外，基于信息的存檔管理為不同級(jí)別的存檔數(shù)據(jù)設(shè)置了適當(dāng)?shù)臋?quán)限，并且存檔管理的結(jié)構(gòu)已明確計(jì)劃。

（四）改善信息時(shí)代的信息管理

明確規(guī)章制度，提高文件管理水平，有效規(guī)范和限制相關(guān)工作流程，有效保證文件管理效率和質(zhì)量。關(guān)于檔案管理，有必要建立適當(dāng)?shù)囊?guī)章制度來(lái)管理檔案。傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)則和規(guī)定已不能再滿足信息時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求。必須根據(jù)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和社會(huì)需求并結(jié)合未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)。改進(jìn)當(dāng)前的文件管理規(guī)則和法規(guī)，以確保健全的管理規(guī)則。根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)的需求和發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)文件管理方式進(jìn)行改革。按照文件網(wǎng)絡(luò)管理的需要和建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的要求，科學(xué)分配管理責(zé)任，及時(shí)分析信息文件管理中的問(wèn)題，及時(shí)糾正錯(cuò)誤，確保后續(xù)的系統(tǒng)創(chuàng)新和改革。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，人們?cè)絹?lái)越傾向于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞和數(shù)據(jù)處理，海量的數(shù)據(jù)信息在網(wǎng)絡(luò)生成之后被人們所利用，而這些信息很多都成為了檔案資源，這對(duì)檔案管理工作也提出了更高要求。檔案資源對(duì)于推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要現(xiàn)實(shí)意義，特別是在信息化時(shí)代背景下，為了更好滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求，必須對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，更好適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，更好的推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。