試論事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升的具體途徑

田佳

（重慶市開州區(qū)人力資源檔案管理中心，重慶 405400）

事業(yè)單位在發(fā)展過程中應(yīng)該關(guān)注人事檔案的運(yùn)用特色，立足檔案對員工的個(gè)人信息、崗位變動(dòng)和技能考核等信息進(jìn)行記錄，圍繞檔案管理全面反映員工個(gè)人的綜合素質(zhì)與發(fā)展貢獻(xiàn)，通過檔案管理推動(dòng)事業(yè)單位的優(yōu)化發(fā)展。通過開展人事檔案管理可以對干部選拔進(jìn)行了解與有效考察，立足檔案管理和信息分析更好地掌握干部選拔和管理的開展情況，同時(shí)也能在檔案資源管理和利用基礎(chǔ)上推動(dòng)職稱認(rèn)定與退休分析等工作的有序開展。

一、事業(yè)單位開展人事檔案管理時(shí)出現(xiàn)的不足

研究指出人事檔案管理未能受到管理層的關(guān)注，事業(yè)單位在進(jìn)行內(nèi)部管理過程中沒有關(guān)注到檔案管理的價(jià)值，也沒有在檔案管理中發(fā)現(xiàn)有用的管理信息。領(lǐng)導(dǎo)層在進(jìn)行內(nèi)部管理時(shí)沒有對檔案管理進(jìn)行正確的理解，整體檔案管理工作處于被動(dòng)的態(tài)勢，沒有全面展示出檔案管理所具備的價(jià)值。在進(jìn)行檔案管理時(shí)出現(xiàn)管理水平較為低下的問題，基于工作人員的流動(dòng)性導(dǎo)致檔案管理效率低下，不能提高檔案管理的實(shí)際效率。同時(shí)在進(jìn)行檔案管理時(shí)缺乏科學(xué)管理支持，限制了事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。部分單位在進(jìn)行檔案管理過程中沒有關(guān)注到數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用價(jià)值，通常是開展傳統(tǒng)形式的檔案管理，這樣就會(huì)降低檔案管理長遠(yuǎn)發(fā)展的綜合能力。

二、事業(yè)單位提高人事檔案管理規(guī)范化水平的策略分析

（一）提高對檔案管理價(jià)值的認(rèn)知，重視進(jìn)行人事檔案的維護(hù)管理

基于體制改革發(fā)展與檔案管理的重要價(jià)值，事業(yè)單位在進(jìn)行管理過程中應(yīng)該改變陳舊的管理思維，在提高對檔案管理認(rèn)知基礎(chǔ)上制定規(guī)范化的管理方案，在建立專門管理小組基礎(chǔ)上對人事檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理與科學(xué)指導(dǎo)。事業(yè)單位需要發(fā)揮出領(lǐng)導(dǎo)層的領(lǐng)導(dǎo)價(jià)值，在制定檔案管理方案基礎(chǔ)上進(jìn)行監(jiān)督，在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)應(yīng)第一時(shí)間進(jìn)行科學(xué)處理，有利于提高檔案管理的規(guī)范化發(fā)展能力。應(yīng)該圍繞本單位實(shí)際情況制定科學(xué)的檔案管理方案，在資源整合基礎(chǔ)上構(gòu)建科學(xué)地管理方案，在關(guān)注到檔案管理價(jià)值基礎(chǔ)上合理組建檔案管理隊(duì)伍，利于提高檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

事業(yè)單位在資源優(yōu)化配置基礎(chǔ)上應(yīng)該增加對檔案管理資源的投入，主要是在增加資金投入基礎(chǔ)上合理引進(jìn)數(shù)字設(shè)備與管理設(shè)施，在創(chuàng)新管理手段基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案管理的優(yōu)化發(fā)展?；跈n案管理對基礎(chǔ)設(shè)施提出的創(chuàng)新發(fā)展需求，事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，重視在建立采光良好檔案管理室基礎(chǔ)上做好防潮與安全保護(hù)等管理工作，推動(dòng)檔案管理的優(yōu)化發(fā)展[1]。同時(shí)在進(jìn)行檔案管理時(shí)也應(yīng)該做好檔案內(nèi)容的維護(hù)工作，在檔案維護(hù)基礎(chǔ)上保障經(jīng)費(fèi)的合理使用，利于推動(dòng)人事檔案管理的順利開展。

（二）重視進(jìn)行信息化檔案管理探索

研究指出部分單位在進(jìn)行檔案管理過程中沒有關(guān)注到數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用價(jià)值，通常是開展傳統(tǒng)形式的檔案管理，這樣就會(huì)降低長遠(yuǎn)發(fā)展的綜合能力。所以事業(yè)單位應(yīng)該關(guān)注到信息化建設(shè)的重要價(jià)值，在資源整合基礎(chǔ)上打造更高水準(zhǔn)的檔案管理平臺，在技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮基礎(chǔ)上提高檔案資源的利用效果。重視發(fā)揮信息技術(shù)的運(yùn)用優(yōu)勢推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，立足信息化建設(shè)逐漸完善檔案管理系統(tǒng)，這樣才能在信息化建設(shè)基礎(chǔ)上提高人事檔案資源的利用效率。

事業(yè)單位需關(guān)注到信息化建設(shè)的特色和重要價(jià)值，立足信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用對人事檔案資源進(jìn)行全面化搜集和整理分類，圍繞檔案資源類型進(jìn)行分檔儲(chǔ)存，在改變傳統(tǒng)紙媒管理基礎(chǔ)上推動(dòng)人事檔案地集中管理與優(yōu)化利用。同時(shí)也能通過信息化建設(shè)對檔案資源進(jìn)行規(guī)范化管理和靈活性查詢和調(diào)查，給相關(guān)的管理工作提供檔案數(shù)據(jù)支持，可以在檔案數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)上構(gòu)建科學(xué)的職位晉升與內(nèi)部管理平臺[2]。通過數(shù)字檔案建設(shè)能提高檔案資源的管理能力，立足數(shù)字化管理提高人事檔案資源的綜合管理和靈活運(yùn)用的綜合能力，在保障規(guī)范化管理基礎(chǔ)上強(qiáng)化事業(yè)單位進(jìn)行檔案資源科學(xué)管理與靈活運(yùn)用的實(shí)際效能。

（三）重視檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，利于推動(dòng)人事檔案規(guī)范化管理

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)出現(xiàn)管理水平較為低下的問題，沒有關(guān)注到人事檔案的運(yùn)用特色和價(jià)值，限制對人事檔案資源的優(yōu)化利用?；跈n案管理人員流動(dòng)性較強(qiáng)的問題，在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)應(yīng)該關(guān)注到管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，在認(rèn)識到檔案管理價(jià)值的基礎(chǔ)上掌握相關(guān)的管理技巧和關(guān)注事項(xiàng)，在資源整合基礎(chǔ)上構(gòu)建科學(xué)的檔案管理與創(chuàng)新發(fā)展平臺[3]。這樣利于推動(dòng)人事檔案的規(guī)范化發(fā)展，在人事檔案資源優(yōu)化管理和充分運(yùn)用基礎(chǔ)上提高內(nèi)部管理的綜合能力。

結(jié)論：本文認(rèn)為事業(yè)單位在進(jìn)行管理過程中應(yīng)該改變陳舊的管理思維，在提高對檔案管理認(rèn)知基礎(chǔ)上制定規(guī)范化的管理方案，在建立專門管理小組基礎(chǔ)上對人事檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理與科學(xué)指導(dǎo)。同時(shí)，重視發(fā)揮信息技術(shù)的運(yùn)用優(yōu)勢推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。此外也需重視對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，推動(dòng)人事檔案規(guī)范化管理。