如何推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設

李基富

（五蓮縣潮河鎮(zhèn)便民服務中心，山東 日照 262306）

隨著云共享技術、大數據技術的迅速發(fā)展，信息化管理已經成為各行各業(yè)未來可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。在事業(yè)單位檔案管理工作開展中，存在檔案信息資源數量大、檔案信息類型多等多種特點，在檔案管理工作中，信息化技術的應用可以讓管理效率、管理質量得到有效提升，對于檔案管理模式創(chuàng)新具有重要意義。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要性

事業(yè)單位與普通事業(yè)單位的檔案管理工作相比，具有一定的獨特性，這是它隸屬于國家的性質而決定的。人事調動、工作紀要記錄以及發(fā)展歷程等內容則是其工作的重點，這些資料都是事業(yè)單位歷史變革的見證，有著重大的意義。現代社會科技的快速發(fā)展，使得辦公走向自動化、無紙化的道路，檔案的生成方式也從傳統的方式走向了信息化的道路，讀取的方式從人工走向了機讀。在未來檔案管理當中，檔案工作人員會面臨各種各樣的檔案文件，對于信息檢索者來說，無論是進行信息決策還是開展有關的項目服務，這些都是可以參考的重要內容。所以，積極創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的方式方法，深入數字化、信息化的應用手段，推進檔案信息化管理工作，更有助于實現事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化、效率的提升，對于實現檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展大有裨益。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略

（一）建立和完善檔案信息化管理制度

其一，事業(yè)單位應當建立檔案信息管理制度，明確劃分各級人員的檔案管理職責，通過制度化方式不斷強化檔案管理責任。同時，在檔案信息化管理工作中，制定科學合理的考核制度和激勵制度，這樣能夠有效約束和規(guī)范信息化工作的開展，充分調動檔案管理人員的積極性，不斷提升信息化水平。其二，事業(yè)單位還應當將檔案信息化制度落實到各個部門，提升制度落實與執(zhí)行的監(jiān)管力度，以此確保管理職責的落實效果，通過制度方式提升檔案信息管理的信息化水平。為了提升事業(yè)單位的信息化水平，在優(yōu)化升級過程中，立足于國家標準和行業(yè)規(guī)范，不斷優(yōu)化檔案信息化規(guī)劃與指導，確定合理有效的管理政策和管理體系。

（二）強化人員培訓

強化人員培訓是提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作人員素質水平的重要方法，是讓信息化人才短板得以彌補的重要舉措。在具體工作開展中，應對培訓力度予以增大，一方面應保證培訓人員全面，確保檔案部門工作人員可以全部到位；另一方面應保證培訓方式多元性，對講座培訓方式、互聯網培訓方式、模擬實踐培訓方式予以綜合采用，保證培訓工作開展效果。

（三）建設檔案信息管理系統

事業(yè)單位應當促進紙質版檔案數字化改造，采用統計學方法進行分類整理。事業(yè)單位開發(fā)滿足自身發(fā)展的檔案信息管理系統，采用先進技術手段，使信息管理系統可以融入事業(yè)單位業(yè)務系統中，有效管理和控制檔案收集工作，以此提升檔案數據收集的及時性與完整性。全面應用云計算技術，分類處理檔案數據。在檔案管理過程中，采用動態(tài)管理和橫縱分析法。沿著時間軸線，對檔案數據進行縱向對比，聯合其他部門進行比對，整理和歸納數據信息，全面提升檔案數據的準確性。在建設信息管理系統時，應當注意以下幾點：第一，在錄入檔案信息時，應當確保信息的詳盡性和完整性。第二，派遣專業(yè)的檔案管理人員實時更新數據，檢修和維護檔案信息管理系統，全面確保數據信息的真實性。第三，應用大數據技術，快速刪除和整理數據信息，以此確保信息數據的實效性。

（四）加強檔案資料的日常更新管理工作

由于檔案資料的類別繁多，檔案管理人員不僅要在資料信息收集和登記時做好分類排序工作，還需與各部門和人員積極溝通，定期對事業(yè)單位人員檔案信息是否發(fā)生變化、工作資料是否進行過修改等情況進行核實查證，對原有信息進行及時更新和完善，確保檔案資料信息的準確性和可靠性。

（五）重視信息網絡安全管理工作

事業(yè)單位管理層要加強檔案管理網絡安全防范意識，制定嚴格的檔案安全管理制度和安全監(jiān)督機制，定期進行檔案信息安全管理檢查，對檔案信息的使用權限進行嚴格管理明確，各類檔案信息的保密級別，通過開展宣傳講座或培訓等形式提升各部門工作人員的安全防范意識。伴隨信息技術的進步，黑客的竊密技術以及病毒的隱蔽技術也在快速發(fā)展，即使事業(yè)單位信息網絡已設置防火墻以及數據監(jiān)測技術、數據恢復技術等，仍需實時監(jiān)測檔案信息使用情況，定期升級和更新網絡安全保護技術，在保障上級部門和事業(yè)單位管理部門對檔案信息利用需求的同時，高度警惕網絡黑客和病毒入侵導致檔案信息丟失或泄密的隱患。

三、結語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作走向信息化的道路，不僅僅是由于信息技術的進步，也是社會效率提升的必然選擇。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設上要做好與社會共同進步的準備。在這個過程中，需要優(yōu)化自身的信息管理水平，與單位的運行情況相結合，探索真正適合自身發(fā)展的科學道路。了解最新的網絡信息、計算機技術以及應用軟件，為今后檔案工作的有效展開奠定基礎。