關(guān)于智慧校園背景下的高校檔案管理探索

嚴(yán)喚喚

（山西農(nóng)業(yè)大學(xué)信息學(xué)院，山西 太谷 030800）

目前，在信息時(shí)代的迅速發(fā)展下，陳舊的高校檔案管理方法已經(jīng)無法滿足學(xué)校全面掌控各項(xiàng)信息的需求。為此教育部將智慧校園寫進(jìn)全國教育信息化工作要點(diǎn)，可見智慧校園已經(jīng)成為新時(shí)代的標(biāo)志，且被眾多高校所采納。建立智慧校園既不能缺少高校檔案館的智力支持，也可以使檔案館的館藏更加多樣化。因此，為了更好地管理海量信息，所以，對(duì)關(guān)于智慧校園背景下的高校檔案管理的探索是非常有意義的。

一、高校檔案管理工作的價(jià)值

在20世紀(jì)末國內(nèi)的各大高校擴(kuò)大招募后，高校面臨了新生猛增的情況，為此檔案資源的數(shù)量也隨之增長，進(jìn)而導(dǎo)致高校檔案管理的工作壓力倍增。檔案資源的主要功能是社會(huì)、組織及個(gè)人的記錄，其主要通過影像、圖片、文字等資源進(jìn)行記載，同時(shí)，這些文檔記錄是為各大高校的未來發(fā)展以及策略所提供的數(shù)據(jù)。因此，促進(jìn)高校檔案管理的主動(dòng)性有利于幫助學(xué)生找到有價(jià)值的資料，并在一定程度上增加了高校檔案管理的價(jià)值［1］。

二、高校檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)檔案的重視程度不夠

長期以來，各級(jí)管理層對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)且不夠重視，許多底層教育單位并未制定歸檔文件的明細(xì)及執(zhí)行檔案，并且檔案管理人員的工作態(tài)度不夠負(fù)責(zé)，只是做一些管理、類別整理、接收等分內(nèi)工作，忽視了檔案管理工作。同時(shí)，還有大部分在搬遷過程中沒有處理好文件材料，導(dǎo)致大量珍貴的材料丟失，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。同時(shí)，高校教育在內(nèi)容更加豐富的形勢(shì)下，使檔案資源的信息量顯著提升且多樣復(fù)雜，但是許多高校在檔案管理的工作中目標(biāo)不明確，處理檔案方式不科學(xué)。因此導(dǎo)致檔案的編目編號(hào)、分類組卷、收集、生成、歸檔等規(guī)范程度低的現(xiàn)象，難以全面反映學(xué)習(xí)的教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平。

（二）對(duì)檔案管理的水平不高

在高校檔案管理中的工作人員大多是沒有經(jīng)過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的，并對(duì)檔案的管檔要求、材料收集、歸檔、整理等業(yè)務(wù)尚不熟練。而且大多的檔案管理人員身兼數(shù)職，沒有足夠的時(shí)間去做檔案管理工作，從而降低了歸檔材料的準(zhǔn)確度和歸檔材料未能及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充的問題，導(dǎo)致歸檔材料不能完全真實(shí)地反映本人的現(xiàn)實(shí)情況，進(jìn)而影響了歸檔管理工作的質(zhì)量［2］。

（三）對(duì)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)不足且參與度不高

物質(zhì)基礎(chǔ)是檔案管理工作不可或缺的，必須要安排一部分經(jīng)費(fèi)投入其中，一方面是用來將庫房里面放置檔案的設(shè)備進(jìn)行填充，確保有足夠的經(jīng)濟(jì)條件保管檔案，另一方面是用于從事檔案的研究工作，提高檔案的管理水平。然而不僅有些高校只注重科研建設(shè)卻對(duì)檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足，還有些高校并沒有將檔案工作列入經(jīng)費(fèi)規(guī)劃中，即使列入的高校，所占比例也完全滿足不了檔案管理工作所需。另外，由于對(duì)檔案管理工作的宣揚(yáng)程度小，在社會(huì)上知名度不高，所以很多人并不了解檔案工作的性質(zhì)及內(nèi)容，檔案利用產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)及社會(huì)效益還沒有被大眾所認(rèn)識(shí)。

三、健全高校檔案管理的三個(gè)方面

（一）健全高校檔案管理組織體系是前提

1.建立高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制

根據(jù)2008年9月1日起施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條規(guī)定高校檔案管理工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理，并成為學(xué)校整體發(fā)展的一部分。以及第五條明確指出高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，其職責(zé)分別是：第一，對(duì)于該校檔案需按照國家的法律法規(guī)進(jìn)行管理，并按照國家的制定政策進(jìn)行工作。第二，學(xué)校的前景發(fā)展包含檔案管理工作，并與學(xué)校的其他工作站在同一位置。第三，構(gòu)建全面的與學(xué)校的規(guī)模相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)。第四，在高校檔案管理中的獎(jiǎng)罰機(jī)制與另外重要的問題。這些規(guī)定的建立為更好地做好高校檔案管理的重要基礎(chǔ)保障。在建設(shè)智慧校園的過程中，從事檔案管理工作需要耗費(fèi)大量的人力、物力、管理工作的展開以及管理人員的配合等等，檔案作為高校的基礎(chǔ)工作必須要在領(lǐng)導(dǎo)的支持以及和各部門的合作中才能得以發(fā)展。

2.設(shè)置合理的高校檔案管理機(jī)構(gòu)

檔案管理機(jī)構(gòu)的合理性直接影響了檔案管理工作各項(xiàng)是否有效落實(shí)。目前大多數(shù)的檔案室是被作為業(yè)務(wù)和教輔部門，是屬于學(xué)校辦公范疇內(nèi)的，但是在目前的信息時(shí)代下很難做到全方位管理以及數(shù)據(jù)的控制，并且難以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率、完善度以及實(shí)用性，檔案系統(tǒng)結(jié)構(gòu)較低從而限制了檔案機(jī)構(gòu)的管理人員數(shù)量。同時(shí)，這些專職的檔案員不僅要展開檔案在每條條例和每個(gè)部門的工作指導(dǎo)，還要做好檔案的整理、收集等一系列的事務(wù)性工作。然而在采集檔案信息資源及探究檔案管理方式方面明顯不足，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的價(jià)值及檔案機(jī)構(gòu)影響力的削弱。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理方法》精神，具備條件的高校應(yīng)建設(shè)獨(dú)立的檔案館，實(shí)現(xiàn)管理人員、管理費(fèi)用及歸檔工作的獨(dú)立性［3］。同時(shí)，為了強(qiáng)化管理職能及提高歸檔人員的行動(dòng)力，建議學(xué)校明確對(duì)檔案館職位的要求，增強(qiáng)對(duì)學(xué)校各部門在檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督的工作力度。

3.建立檔案管理人員隊(duì)伍

高等學(xué)校檔案管理工作的基本制度是部門建立歸納檔案制度，通過其制度提高歸檔人員的行動(dòng)力和主動(dòng)性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)合理有效管理，提升歸檔工作的質(zhì)量。因此，需要構(gòu)建全校內(nèi)的歸檔工作人員的工作要求體制，以此確保每個(gè)院系、職能部門都具有專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的歸檔人員。除此之外，要加強(qiáng)對(duì)歸檔工作人員的專業(yè)技能訓(xùn)練，提高歸檔工作人員的整體素養(yǎng)，從而更高效地配合全職檔案員做好檔案歸納、整理等工作，從根源控制好檔案工作的質(zhì)量。通過構(gòu)建由各單位歸檔工作人員、歸檔館及歸檔工作委員會(huì)組成的三層互聯(lián)網(wǎng)管理機(jī)構(gòu)，能夠?qū)w檔管理策略、條例滲透到高校的每項(xiàng)工作，高效管理數(shù)據(jù)的構(gòu)成的每個(gè)環(huán)節(jié)，使歸檔管理工作實(shí)現(xiàn)全方位的管理格局，以保障館藏的資源多樣化。

（二）健全高校檔案工作制度體系是保障

1.健全檔案工作管理制度

《中華人民共和國檔案法》第十三條明確規(guī)定各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、教育事業(yè)單位和其他構(gòu)建的歸檔機(jī)構(gòu)，需要構(gòu)建合理的管理?xiàng)l例，以便于對(duì)歸檔數(shù)據(jù)的使用；配備應(yīng)有的設(shè)備，保證歸檔記錄的安全性；引進(jìn)前沿的科技，促進(jìn)歸檔管理的前瞻性。根據(jù)其規(guī)章制度結(jié)合本校實(shí)際的規(guī)定綱領(lǐng)，需要制定能夠起到一定引導(dǎo)性和限制，且鞭策作用的制度。制定程序要合法合規(guī)，清晰簡(jiǎn)潔，便于開展檔案管理工作［4］。

2.健全檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范

根據(jù)《高校檔案管理方法》所包含的11大類結(jié)合本校實(shí)際定制的檔案管理規(guī)范，有利于歸檔館對(duì)學(xué)校集體檔案的控制。同時(shí)結(jié)合各院系、相關(guān)部門規(guī)定每個(gè)部門數(shù)據(jù)資源的管理范圍時(shí)限，從根源控制歸檔文件資源的質(zhì)量及數(shù)量，有利于各單位歸檔管理員的整理工作。

3.健全檔案工作隊(duì)伍管理制度

高校建立檔案的各單位兼職檔案員、歸檔館及歸檔工作委員會(huì)組成的三層互聯(lián)網(wǎng)管理機(jī)構(gòu)可以充分體現(xiàn)其價(jià)值和作用，每一部門都應(yīng)制定有針對(duì)性的工作要求。并且，通過構(gòu)建和三層互聯(lián)網(wǎng)工作職責(zé)，將歸檔工作滲透到學(xué)校的每個(gè)角落。同時(shí)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的嚴(yán)格要求，應(yīng)將其責(zé)任明細(xì)到歸檔館的各個(gè)部門及其具體的歸檔人員上，建立歸檔管理員的考試機(jī)制，進(jìn)而提高兼職檔案員的自主性。

（三）建設(shè)高校檔案信息服務(wù)體系是目標(biāo)

1.把高校檔案館建設(shè)成學(xué)校信息資源中心

智慧校園從最初的基礎(chǔ)建設(shè)到現(xiàn)在的綜合運(yùn)用過程中，產(chǎn)生了各種類型的信息內(nèi)容，怎樣利用、管理并使其發(fā)揮真正的作用，成了各高校檔案管理的難題。基于此，歸檔館要在參與智慧校園的建設(shè)中，樹立檔案觀，設(shè)計(jì)好頂端，進(jìn)而建設(shè)智慧化的檔案管理消息平臺(tái)，使檔案管理系統(tǒng)可以和學(xué)校的各項(xiàng)系統(tǒng)做好無縫連接，實(shí)時(shí)掌握學(xué)校各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。將檔案采集范圍擴(kuò)大到學(xué)校系統(tǒng)中學(xué)生基本成績表，并將智慧校園中學(xué)校和各單位部門的互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)記錄庫納入，全面的掌握數(shù)據(jù)內(nèi)容資源。建立檔案安全系統(tǒng)不僅可以確保檔案的真實(shí)性及完整性，還可以將歸檔館建立學(xué)校的數(shù)據(jù)資源中心。

2.拓展高校檔案信息服務(wù)方式

在智慧校園的環(huán)境下將傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)模式變?yōu)橹鲃?dòng)，進(jìn)行具有準(zhǔn)確性和特點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息服務(wù)。首先，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)地轉(zhuǎn)變相關(guān)人員的服務(wù)觀念，讓專兼職檔案管理員擺脫對(duì)傳統(tǒng)方式的依賴，避免信息化建設(shè)工作形式化。其次，要將可以依據(jù)信息所提供技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔數(shù)據(jù)資源的有效使用的正確理念輸入到工作人員的思想中。

3.建立信息服務(wù)的評(píng)價(jià)體系

檔案管理工作對(duì)高校而言有著極其重要的意義。例如，學(xué)生檔案中包含學(xué)生的在校成績、表現(xiàn)、所獲獎(jiǎng)項(xiàng)等內(nèi)容，而高校前景的發(fā)展過程檔案包含了學(xué)校的建校經(jīng)歷、各個(gè)時(shí)期所出臺(tái)的規(guī)章制度等。因此，為提高高校歸檔數(shù)據(jù)的有效利用，確保校內(nèi)師生能夠有效利用，所以可以將部分未涉及隱私的歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行公開，以此滿足大眾對(duì)歸檔數(shù)據(jù)的使用需求。同時(shí)，歸檔管理部門應(yīng)設(shè)立歸檔數(shù)據(jù)的評(píng)價(jià)體系，并讓在校師生參與且評(píng)價(jià)，其可以針對(duì)當(dāng)下的檔案管理機(jī)制提出意見或建議，有利于高校歸檔管理部門知道自己的不足，從而進(jìn)行創(chuàng)新并提升歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。

綜上所述，目前在高校管理檔案上仍然存在對(duì)檔案管理工作不重視、經(jīng)費(fèi)不足等問題。因此要提高高校檔案管理應(yīng)從建立健全的組織體系、制度體系及服務(wù)體系三個(gè)方面入手。同時(shí)，也要做好歸檔管理的安保工作，并積極地提升專兼職管理員的素質(zhì)和自身工作效率，以此更好地提升高校檔案管理制度，為以后構(gòu)建更完善的智慧校園奠定基礎(chǔ)。