淺析區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理

譚笑怡

（南京市玄武區(qū)孝陵衛(wèi)社區(qū)衛(wèi)生服務中心，江蘇 南京 210014）

一、引言

審批類檔案是行政審批過程中自受理到?jīng)Q定中形成的具有保存價值的文字、圖片及其他各種形式的原始檔案記錄。它既是行政機關(guān)及相關(guān)執(zhí)法人員總結(jié)和研究行政許可案例的主要依據(jù)，也是復議機關(guān)和審判機關(guān)判斷行政許可決定是否合法規(guī)范，是否成立的重要依據(jù)。衛(wèi)生健康委員會行政審批類總的來說分為行政許可、獎勵、確認、給付、處罰、強制及其他六大類，基本涵蓋了審批職能業(yè)務的方方面面。由于審批職能的特性又與大、中、小型公共場所及醫(yī)療執(zhí)業(yè)機構(gòu)，各個發(fā)展時期事項的安全審查緊密聯(lián)系，因此檔案的管理顯得尤為重要。它是制定及決策工作標準等方面的科學依據(jù)，是指導醫(yī)療實踐并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料?？茖W規(guī)范地管理檔案，可再現(xiàn)管理服務醫(yī)療機構(gòu)的工作業(yè)績和管理水平，同時也對基層醫(yī)療機構(gòu)建設及發(fā)展，監(jiān)督大、中、小型公共場所具有重要參考價值。

近年來，各級政府對各種類型檔案的整理、保存工作愈加重視。區(qū)級衛(wèi)生健康委員服務的對象大致可以分為兩類：一是，多而小的診所或門診部；二是，數(shù)量龐大的大、中、小型公共場所；三是醫(yī)療衛(wèi)生從業(yè)人員，通俗來說就是“醫(yī)生、護士”，整體涵蓋了從業(yè)的機構(gòu)及從業(yè)的人員從注冊到執(zhí)業(yè)再到注銷的過程，并實時為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法提供證據(jù)，對界定具有法律意義上的合法執(zhí)業(yè)有現(xiàn)實重大的證據(jù)意義！在疑似發(fā)生醫(yī)療糾紛或事故之后，對于求證機構(gòu)或個人是否具備醫(yī)療行為資質(zhì)，此類檔案的管理將更加受到重視?，F(xiàn)如今，在國家醫(yī)療改革的過程中，各級衛(wèi)生行政管理部門都對基層醫(yī)療的發(fā)展鼓勵“放開”，為醫(yī)療發(fā)展創(chuàng)造寬松的營商服務環(huán)境，建立更生態(tài)的發(fā)展體系，為前來申請辦理行政審批事項的公民或企業(yè)法人提供規(guī)范、便捷、高效的服務。

與此同時，在互聯(lián)網(wǎng)及計算機應用的影響下，國家衛(wèi)生健康委員會辦公廳、國家總醫(yī)藥管理局辦公室全面推進醫(yī)療機構(gòu)、醫(yī)師、護士行政審批類事項的電子注冊以及電子證照申領(lǐng)。本文通過介紹區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理現(xiàn)狀，闡述加強此類檔案管理的重要性與必要性，結(jié)合現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)存在的問題并提出解決的方法。區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理關(guān)系到區(qū)級醫(yī)療機構(gòu)及大、中、小型公共場所的監(jiān)督、管理特有的特征。

二、區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理工作的基本要求

（一）行政審批類檔案完整性及延續(xù)性

完整性是檔案管理最重要的基本原則。行政審批類檔案對于法人，記錄著審批對象自申請（備案），到每年校驗，直至注銷，尤其是各種對于法定代表人、醫(yī)療機構(gòu)執(zhí)業(yè)地點、主要負責人、診療科目等關(guān)鍵信息的變更；對于個人，記錄著審批對象自首次注冊，到每一次主要執(zhí)業(yè)機構(gòu)、執(zhí)業(yè)范圍等事項的變更，以及每一次的資質(zhì)或技術(shù)備案。

因此，我們要將保證審批對象的檔案數(shù)據(jù)齊全作為起點，分類明確，將更名的對象集中存放，不致分散和遺漏，維護卷宗的完整；其次，要盡量保持審批對象發(fā)展的歷史沿革，不能人為地割裂，使檔案工作具有“空間上”的完整性以及“時間上”的完整性。以備任何階段，甚至機構(gòu)注銷后，醫(yī)師、護士離職后，就診患者的“溯源”，各級行政、法律機關(guān)的查閱。

為促進依法行政，增強行政管理活動的透明度，提高行政效能，玄武區(qū)衛(wèi)健委結(jié)合實際，講求實效，不斷推進行政審批改革的力度，2019年1月，按照“三集中、三到位”的原則以及市衛(wèi)健委行政審批要求，所有行政審批事項由一個科室（法監(jiān)科）負責，全面履行審批職能。目前7大類行政審批項目，全部集中到行政服務大廳統(tǒng)一受理，實行一站式服務。做好行政工作的終點和溯源就是檔案工作的規(guī)范。

進一步加大簡政放權(quán)，讓老百姓在家門口就能辦成事。4月21日，區(qū)委編辦、區(qū)司法局、區(qū)行政審批局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于對賦權(quán)清單征求意見的通知》，通知涉及玄武區(qū)衛(wèi)健委許可服務類權(quán)限下放街道5項、行政處罰類權(quán)限下放街道41項，征求各個區(qū)委是否適合下放意見。我委收到通知后，進行了認真研究，提出5項許可服務類和29項行政處罰類權(quán)限事項下放街道建議，區(qū)委區(qū)政府已進行研究，擬于近期實施。

（二）行政審批類檔案安全性、規(guī)范性

安全性是檔案管理的“生命線”。行政審批類檔案在上文中已經(jīng)闡述了它是記錄審批對象自申請（備案），到每年校驗，直至注銷的完整過程記錄，是判斷法律主體責任是否依法執(zhí)業(yè)的依據(jù)；對于個人，檔案記錄著審批對象自首次注冊，到每一次主要執(zhí)業(yè)機構(gòu)、執(zhí)業(yè)范圍等事項的變更，以及每一次的資質(zhì)備案。因此它的存在以及保存的期限，是查對其歷史沿革的唯一參照。尤其是這些檔案涉及申請單位及公民的機密或隱私，通常只有一份孤本，況且這些檔案是永久留存，其價值往往越大。若是由于社會和自然的原因，檔案材料遭到損毀不可避免，人為遺失便是較大的失誤了［1］。

推進檔案信息標準化、安全化建設。全面梳理委內(nèi)相關(guān)業(yè)務信息系統(tǒng)和檔案評價信息數(shù)據(jù)源，按規(guī)定要求及時報送檔案信息和“雙公示”信息，加快與市檔案辦聯(lián)合獎懲系統(tǒng)的對接和應用，逐步擴充法人、自然人檔案信息報送范圍。將檔案信息安全保障納入委信息安全體系整體建設，嚴格執(zhí)行信息安全管理規(guī)范與制度有關(guān)要求，強化相關(guān)工作人員安全意識［2］。

檔案管理從來不是孤立的工作，各個檔案管理系統(tǒng)之間有其關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡性。將檔案文件統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實行檔案管理工作的規(guī)范化，使得檔案信息資源可以隨時隨地得以共享，更好地反饋監(jiān)管單位及行政主管單位，甚至應用于法律案卷及法律經(jīng)典案例的研究，也更好地保障著人民人身及財產(chǎn)的安全［3］。

隨著衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理現(xiàn)代化進程的不斷發(fā)展，目前衛(wèi)計委全面推進電子化注冊以及電子證照（包含醫(yī)療機構(gòu)、執(zhí)業(yè)（助理）以適、護士），并且已廣泛應用，南京市衛(wèi)健委行政審批與政務服務信息系統(tǒng)的積極推進將現(xiàn)代化技術(shù)應用于行政審批檔案管理中，大大提高工作的效率，提升現(xiàn)代化管理水平。

三、區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理工作的特點

（一）審批對象處于不同階段，區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案所起作用不同，具有不同的價值。由于審批對象不同，管理方式也有不少差異，但是不用于一般的檔案管理過程，只要是檔案審核中的材料要件，具有憑證價值，均需收藏。為其本人、行政主管部門及法律監(jiān)管機構(gòu)控制和使用，也為記錄審批對象的歷史沿革留下痕跡。

（二）衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案是在審批對象形成著的活動過程中產(chǎn)生的，反映其全部的歷史及其是否合法開展診療活動的事實和數(shù)據(jù)。隨著近年來國家和省“放管服”改革部署和要求，協(xié)調(diào)推進社會辦醫(yī)療機構(gòu)跨部門審批、診所備案制改革試點等政策措施的貫徹落實。貫徹國家和省在自貿(mào)試驗區(qū)開展“證照分離”改革全覆蓋試點的實施方案，牽頭細化衛(wèi)生健康領(lǐng)域23個事項工作舉措。持續(xù)開展“減證便民”，消除審批服務中的模糊材料，減少煩瑣環(huán)節(jié)和手續(xù)，嚴把合法性審核關(guān)口，不得以備案、年檢、認證等形式變相設置實施行政許可或增加證明材料，進一步消除制約衛(wèi)生健康改革發(fā)展的政策壁壘。因此，在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的做法至關(guān)重要。

（三）行政審批檔案管理對加強“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”，歸集行政許可、行政處罰等涉企信息有重大意義，推進政務服務事項標準化。嚴格落實清單制度，做好衛(wèi)生健康政務服務事項清單行政權(quán)力事項清單、公共服務事項清單、“不見面審批服務”清單、市場準入負面清單等清單管理，實行動態(tài)調(diào)整并及時向社會公開。推進衛(wèi)生健康政務服務事項實施清單標準化，遵循最小顆粒度原則，推動全省同一事項業(yè)務辦理項、受理條件辦理流程、申請材料等要素標準化，推動實施清單“四級N同”，為“一網(wǎng)通辦”奠定基礎(chǔ)。

四、管理實務

（一）檔案資料的收集

對審批對象申請的行政許可、行政獎勵、行政給付、行政處罰、行政強制及行政其他幾類工作產(chǎn)生的資料進行全面的接收進庫工作，并按照法人、申請人進行設置獨立檔案盒便于查閱。

（二）檔案資料的整理

在接收入庫前，檔案管理人員應當對檔案進行案卷質(zhì)量檢查，對檔案進行查漏補缺，對不貼合要求的材料進行指導和幫忙整理。按照檔案管理制度，建立健全資料接收、整理與管理體系，切實做好檔案資料的整理。

（三）檔案資料保管保護

檔案管理員應定期對檔案的數(shù)量及保管樁孔進行檢查，填寫記錄；對檔案資料庫的溫濕度進行調(diào)控，及時除塵、消毒，并進行安全檢查，避免出現(xiàn)事故。

（四）檔案資料的統(tǒng)計

建章立制，做好日常統(tǒng)計工作，按照上級要求及時報送數(shù)據(jù)。

五、結(jié)論

區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理工作對于申請對象既是服務也是監(jiān)管。對于法人，記錄著審批對象自申請（備案），到每年校驗，直至注銷的完整過程，尤其是各種對于法定代表人、主要負責人、診療科目等關(guān)鍵信息的更改；對于個人，記錄著審批對象自首次注冊，到每一次主要執(zhí)業(yè)機構(gòu)、執(zhí)業(yè)范圍等事項的變更，以及每一次的資質(zhì)備案。保護好申請對象的檔案是對社會診療行為監(jiān)管的重要手段，便于法律監(jiān)督機關(guān)及時查對是否合法執(zhí)業(yè)。反之，在面對患者不合理或非法訴求時，檔案中合法合規(guī)的資料也是保護審批對象的法律武器。

檔案工作是為領(lǐng)導決策服務、為基層工作提供服務的，最重要的是服務質(zhì)量的要求。如今，檔案已經(jīng)不僅僅是紙質(zhì)載體更加載了電子載體，方方面面都面臨著機遇和挑戰(zhàn)。針對區(qū)級衛(wèi)生健康委員會行政審批類檔案管理工作的特點和要求，本文提出具體的、針對性的措施，對于提高管理水平，強化檔案管理，豐富管理理論內(nèi)容，促進現(xiàn)代化建設，具有一定的應用價值。