市場經(jīng)濟(jì)和人才流動背景下大型公立醫(yī)院人才檔案管理研究

武漢大學(xué)中南醫(yī)院 王 悠

在市場經(jīng)濟(jì)自由、開放、有序的大背景和新醫(yī)改的趨勢下，伴隨社會的快速發(fā)展和人事制度改革的不斷深入，醫(yī)院人才的流動日趨頻繁并逐漸成為常態(tài)，尤其對于大型公立醫(yī)院來說，愈來愈激烈的競爭使得人才在醫(yī)院中發(fā)揮的作用顯得更為重要。人才的合理流動是一把雙刃劍，優(yōu)秀的人才有利于醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長足進(jìn)步和發(fā)展，但同時(shí)人才的流動也給醫(yī)院人事檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。如何充分發(fā)揮人才人事檔案在大型公立醫(yī)院人力資源管理中的積極作用，并從檔案管理的角度為醫(yī)院合理甄選出最合適的人才，意義不言而喻。

一、市場經(jīng)濟(jì)條件下人才流動的制約因素

市場經(jīng)濟(jì)條件下，人才的流動受價(jià)值規(guī)律的影響，個(gè)人可以通過發(fā)揮主觀能動性獲得更好的發(fā)展，尋求物質(zhì)條件和發(fā)展環(huán)境的改善。人才流動已成為市場經(jīng)濟(jì)條件下時(shí)代的一種基本潮流，雖然市場經(jīng)濟(jì)存在自由性、競爭性的特點(diǎn)，但在西方經(jīng)濟(jì)學(xué)中仍將個(gè)人作為理性“經(jīng)濟(jì)人”，認(rèn)為人們都是根據(jù)利益最大化來進(jìn)行流動的，因此人才的流動存在非理性因素。在人才流動過程中，有許多原因制約著人才流動的合理性，其中，制度因素對人才流動的影響是復(fù)雜且巨大的，體現(xiàn)在如社會保障制度、工資福利制度、身份管理制度、人事檔案管理制度等方面[1]。人事檔案記載著人員的全部職業(yè)資料，不僅與薪資待遇、社保等掛鉤，也具有一定的法律效力，就目前的形勢看，人才流動受人事檔案制度的影響尤為突出。尤其在醫(yī)院這一行業(yè)范圍內(nèi)，隨著新醫(yī)改政策的不斷深入，各個(gè)單位也在不斷探索如何在增強(qiáng)人才流動的同時(shí)實(shí)現(xiàn)人才流動的合理性和有序性。在這一過程中，流動人才的檔案管理呈現(xiàn)出許多新的問題。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

醫(yī)院人事檔案記錄和反映了員工的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，匯聚了員工多年來生活和工作中的各個(gè)重要階段和各項(xiàng)技能水平，這些原始的記錄和信息能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┲匾畔ⅰｋS著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才的流動具有動態(tài)性，以往“從一而終”的觀念逐漸變成用人單位和人才之間互相選擇、互利共贏的過程[2]。在這種形勢下，醫(yī)院人才檔案管理出現(xiàn)了日益凸顯的問題：

（一）人才流動和檔案轉(zhuǎn)遞不同步

根據(jù)“檔隨人走”的原則，人才的流動應(yīng)與檔案的轉(zhuǎn)遞保持同步性，但往往因?yàn)橛萌藛挝黄惹行枨笕瞬疟M快入職的心理以及原單位可能存在的“不放人”的心理，經(jīng)常導(dǎo)致人才已在用人單位就職[3-4]，檔案卻遲遲無法轉(zhuǎn)入的情況。這種“人檔分離”的現(xiàn)象，可能會進(jìn)一步導(dǎo)致人才的檔案變成“死檔”或“棄檔”。同時(shí)，這也在一定程度上存在用人風(fēng)險(xiǎn)，通過對人才檔案的全面審核可以為選擇合適的人才時(shí)上一份“保險(xiǎn)”。

（二）缺乏管理意識，檔案管理人員專業(yè)化程度不夠

目前，大型公立醫(yī)院普遍對人事檔案管理工作不夠重視，缺乏管理意識。醫(yī)院中沒有專職的人事檔案管理人員，大部分都是由從事人事工作的工作人員兼任，一方面由于日常工作的繁雜無法深入開展人才檔案管理工作，另一方面，由于缺乏專業(yè)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，對于檔案管理的系統(tǒng)知識和管理流程不夠熟悉，對于流動人才的背景不能作出準(zhǔn)確的判斷，降低了人才檔案管理的效率。

（三）人事檔案管理信息化程度低

由于大型公立醫(yī)院普遍對于人事檔案管理的重視程度不夠，因此在人事檔案管理和人力物力方面的投入也較為缺乏。醫(yī)院普遍僅從吸引人才的宏觀層面力圖能夠甄選到更多更合適更優(yōu)秀的人才來醫(yī)院工作。但人事檔案管理的落后在一定程度上為人才今后在醫(yī)院的發(fā)展帶來了一些阻礙，尤其對于越來越多引進(jìn)的外籍人才，他們的人事檔案可能存在信息資料的嚴(yán)重缺失等問題，今后如果個(gè)人需要檔案中的某些材料則會給他們造成不便并帶來失落感。由于職工人數(shù)眾多，檔案信息技術(shù)發(fā)展水平的滯后、檔案管理系統(tǒng)或軟件缺乏實(shí)際應(yīng)用等問題限制了人才人事檔案管理的規(guī)范性和及時(shí)性。

三、加強(qiáng)醫(yī)院人才檔案管理的措施

人才是市場競爭中十分重要的資源，也是大型公立醫(yī)院發(fā)展的核心重點(diǎn)之一。人事檔案作為個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的原始記錄和證據(jù)，具有一定的法律效用，記載著每個(gè)人一生的發(fā)展軌跡。人才流動的動態(tài)性對于人才人事檔案管理的及時(shí)性和規(guī)范性提出了更高更嚴(yán)格的要求。

本文采用訪談法，通過對某大型公立A 醫(yī)院近三年引進(jìn)的人才、原單位及其人事檔案的現(xiàn)狀調(diào)研，了解到近五分之一的人才人事檔案仍在原單位[5]。通過對人才、檔案管理人員的訪談，分析了造成人才人事檔案未能及時(shí)“跟人走”的主要原因有以下幾個(gè)方面：

首先，由于人才和原單位在辦理人事關(guān)系轉(zhuǎn)移等手續(xù)時(shí)，未能提前溝通好各個(gè)環(huán)節(jié)的流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，導(dǎo)致手續(xù)未完全辦理完畢人才便將工作重心放到新單位的業(yè)務(wù)上，后續(xù)也無專門的時(shí)間繼續(xù)跟進(jìn)相關(guān)事宜；其次，用人單位和原單位檔案管理人員并非完全為“科班出身”，大部分情況為人事管理部門工作人員兼任檔案管理員，他們無法從日常的事務(wù)中脫離出來專門開展檔案管理，導(dǎo)致面對引進(jìn)人才檔案這種較為復(fù)雜的情況無法及時(shí)做出及時(shí)、有效的反應(yīng)，一定程度上影響了檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)效性。此外，人才引進(jìn)后，對于與人才相關(guān)的檔案信息的及時(shí)整理與更新存在滯后性，導(dǎo)致人才的檔案材料缺失的越來越多，為后續(xù)信息的利用和查閱帶來較大的阻礙。

在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展腳步逐漸加快的今天，大型公立醫(yī)院與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)間人才的流動性增強(qiáng)，如何從檔案管理的角度提高服務(wù)水平，尤其是針對容易被忽視的人才人事檔案的完善管理，如何讓人事檔案為人力資源管理提供有效幫助，從而吸引、留住更專業(yè)、更優(yōu)秀的人才，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的長足發(fā)展，解決上述問題呢？

（一）加強(qiáng)人才檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)聯(lián)單位的聯(lián)動性

當(dāng)今的社會是人才流動的社會，用人單位、人才、人才原單位與人才市場之間存在著密不可分的聯(lián)系。人才的流動性和市場的開放性決定了如果要在人才競爭中立于不敗之地，需要拓寬人事檔案管理的固化思維，摒棄以往的“觀望”和“守舊式”管理理念。在人才與原單位進(jìn)行工作交接時(shí)，用人單位也應(yīng)與人才和其原單位保持密切的聯(lián)系，及時(shí)提醒人才辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)的注意事項(xiàng)和時(shí)間要求，同時(shí)，尤其對于來往較緊密的單位，應(yīng)建立良好的關(guān)系，雙方溝通好檔案轉(zhuǎn)遞的流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，便于在規(guī)定的時(shí)間完成檔案轉(zhuǎn)遞的手續(xù)。

（二）甄選培養(yǎng)專業(yè)性檔案管理人員

檔案管理日趨嚴(yán)格和多樣化的要求，需要單位甄選并培育專業(yè)性的檔案管理人員。只有具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識，同時(shí)將專業(yè)知識和具體實(shí)際相結(jié)合，在掌握基本操作技能的前提下，輔之以創(chuàng)新的管理理念，才能滿足醫(yī)院人事檔案管理的要求。在面對人才的檔案管理出現(xiàn)的難題時(shí)，才能盡快找到解決的方法。

（三）利用信息化手段及時(shí)歸檔人才檔案資料

信息化技術(shù)的發(fā)展對于醫(yī)院人事檔案管理提出了更高要求，人才流動的頻繁性和復(fù)雜性亦需要通過信息化手段及時(shí)更新完善相關(guān)信息[6-7]。醫(yī)院須建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，與相關(guān)部門建立聯(lián)動，提前提醒相關(guān)部門將人才的檔案資料及時(shí)交至管理員歸檔，保證人才進(jìn)院后的信息是完整且連貫的。信息化的手段對于今后查閱、保存數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的作用是不容小覷的。

四、結(jié)語

在日益自由、開放的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下，人才的流動也更為頻繁，人才的檔案管理作為流動過程中十分重要的一環(huán)對用人單位與原單位、醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門之間的配合度都提出了更高的要求。人才檔案轉(zhuǎn)遞的不及時(shí)可能會影響人才與原單位之間人事關(guān)系轉(zhuǎn)出的及時(shí)辦理，甚至可能會帶來財(cái)務(wù)方面的糾紛，影響人才、原單位、用人單位的信譽(yù)度。市場經(jīng)濟(jì)的開放和競爭性，使人才的競爭變得更為激烈，人才流動性為醫(yī)院人事檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，需從人才、用人單位和原單位等多個(gè)方面著手，梳理檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)流程，同時(shí)在內(nèi)部加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)性，輔之以信息化的手段及時(shí)更新檔案資料[8]，為人才的引進(jìn)和留住人才打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，更好地提升醫(yī)院檔案管理的水平。