醫(yī)院檔案管理存在的問題與對策分析

馬凱

(山西醫(yī)科大學第二醫(yī)院，山西 太原 030001)

醫(yī)院的檔案包括各種醫(yī)院文件、基建圖紙、會計憑證、科研課題等資料，是記載醫(yī)院診療情況和發(fā)展過程的權威憑證，也是寶貴的歷史資料，存儲價值非常大，一旦管理不善、發(fā)生毀壞或丟失，其損失是難以估量的。因此，一定要加強醫(yī)院的檔案管理，特別是近些年隨著醫(yī)療改革的逐步深入，很多醫(yī)院的規(guī)模也在不斷發(fā)展壯大，檔案工作也會面臨更多的問題。

1 公立醫(yī)院檔案工作的重要性

檔案是無形的寶貴資產(chǎn)，是日常工作中的重點，對于任何單位來說都十分重要。如果想要高效率地完成各類檔案的日常工作，就一定要增強檔案意識，重視檔案管理[1]。工作中所產(chǎn)生的各類文件、會計憑證、榮譽證書、版匾、聲像等資料需要進行系統(tǒng)、專業(yè)的分類管理，確保檔案資料的完整性、安全性和有效性，并有效利用檔案資料，服務好廣大群眾。因此，必須重點加強檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題，使各項工作向高質(zhì)量、高效率的方向發(fā)展，更好地完成歸檔工作[1]。

2 公立醫(yī)院檔案工作存在的問題

2.1 檔案管理工作的意識不強

首先，醫(yī)務人員對檔案管理意識比較薄弱。長久以來，都有重醫(yī)療服務、輕檔案管理的思想，認為檔案管理的好壞和醫(yī)院的整體發(fā)展直接關系不太大，也不能為醫(yī)院帶來很多經(jīng)濟效益，因此把檔案管理的工作遺忘在“角落”，并不會將檔案管理列入醫(yī)院的工作重點中，檔案工作在醫(yī)院中地位低。其次，對檔案工作不太重視。一些醫(yī)務人員認為，只有檔案部門的工作人員才應該負責醫(yī)院的檔案管理，自己主要是為患者服務，檔案管理的好壞與自己無關，導致收集檔案資料困難，缺乏系統(tǒng)性、完整性和真實性。

2.2 檔案管理力量比較薄弱

大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員都是半路出家的非檔案專業(yè)的工作人員，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)技能培訓，業(yè)務水平普遍偏低，都是在“干中學、學中干”，對于檔案管理沒有規(guī)范、系統(tǒng)的概念，導致檔案管理工作無法科學、有效地進行[2]。醫(yī)院在不斷發(fā)展，所形成的檔案資料也在不斷增加，這就要求檔案管理工作人員不斷進步，及時吸納外界新的管理模式與管理理念。

2.3 醫(yī)院檔案管理硬件設備投入不足

在檔案管理工作中，信息化建設非常重要，陳舊的檔案管理軟件已不能滿足全面的日常工作，使工作流程更加繁瑣，給檔案工作人員帶來不便，工作效率低?，F(xiàn)階段，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理機構仍停留在計算機的日常管理上，使用單機版的檔案管理軟件，而且網(wǎng)絡環(huán)境下的數(shù)據(jù)得不到共享和傳遞，無法實現(xiàn)大幅度提升檔案電子信息化管理水平。

3 改進策略

3.1 提高醫(yī)院各級人員對檔案工作的重視程度

首先，醫(yī)務人員必須改變傳統(tǒng)的理念，正確理解醫(yī)院檔案管理的意義，認識到其必要性和重要性，明確加強檔案管理不僅可以為醫(yī)院的科研發(fā)展提供科學依據(jù)，也可以總結醫(yī)院各方面的管理經(jīng)驗，提高醫(yī)院的整體管理水平[3]。檔案管理工作的本質(zhì)其實是一種服務，所以要在工作中加強服務精神，強化服務理念，拓展服務范圍，從而發(fā)揮檔案的價值。其次，還要加強檔案部門工作人員對工作的主動性和重視程度。檔案部門的工作人員應改變以往傳統(tǒng)的檔案管理方式和工作理念，從過去的“要”“等”“靠”的被動式、封閉式管理變?yōu)橹鲃邮?、開放化管理，做到主動服務、跟蹤管理，最大化利用檔案[4]。與此同時，檔案工作人員也要樹立現(xiàn)代化的檔案傳播意識，加強各科室、各層級醫(yī)務人員對各類檔案的收集意識，這樣檔案工作才能真正做到為醫(yī)院管理和科研、教學服務。

3.2 進一步完善醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院的檔案管理工作特點是專業(yè)性高、機密度高、保管性強，且檔案的管理工作所涉及的內(nèi)容也比較繁雜，所以必須制訂一套完善的科學的檔案管理體系，要根據(jù)現(xiàn)今檔案管理的現(xiàn)狀和主要問題，嚴格按照《檔案法》和《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等相關的管理條款和制度，建立起一套適合醫(yī)院的可行性較高的檔案管理辦法，統(tǒng)一管理不同部門的各類檔案材料，還要制訂適合的考核制度[5]。同時也要加強規(guī)范檔案資料的登記、傳達制度，達到檔案資料動態(tài)考核管理，從而在發(fā)生資料遺失和泄漏時方便追蹤和查找，保障醫(yī)院檔案的完整性和保密性。

3.3 加大對醫(yī)院檔案硬件設施的投入

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代社會的發(fā)展和需求，不僅人力資源投入大，而且效率低，給每年檔案統(tǒng)計工作帶來很大困難，費時費力，準確率不高。檔案工作人員一定要打破舊的管理思維，采用適合檔案管理的新型辦公軟件，真正實現(xiàn)檔案資料共享，做到足不出戶就可以在互聯(lián)網(wǎng)上查到自己想要的資料，方便快捷，準確率高。這就需要我們在檔案管理過程中加大軟硬件投入，提升電子信息化水平。建設系統(tǒng)化、信息化的檔案管理流程，對實物檔案和信息類檔案的保存都會大有益處。對于檔案資料的使用和借閱，也要有信息化的管理平臺，做到借出和歸還有電子記錄，從而減少檔案資源的流轉(zhuǎn)時間和統(tǒng)計過程，并且能夠及時準確地保存檔案資料，大幅度地提升檔案的使用效率[5]。

3.4 提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平和政治素質(zhì)

檔案工作人員應該熟悉檔案管理的各種業(yè)務規(guī)定，熟練掌握檔案理論基礎知識和檔案整理操作技能，定期進行業(yè)務培訓，增強自身專業(yè)水平。檔案管理人員還要加強自身政治理論素養(yǎng)和職業(yè)道德。檔案管理工作是一項機密性、政治性很高的工作，檔案工作人員不僅業(yè)務精，還要立場硬，遵守各項規(guī)章制度，時刻保持高度的組織紀律性，堅決不能發(fā)生泄密現(xiàn)象。定期進行思想政治理論培訓，提升自身的政治素質(zhì)和敬業(yè)精神，這樣才能培養(yǎng)出專業(yè)性強、政治素質(zhì)高的檔案管理工作人員，大大提升檔案工作的效率和水準。

總而言之，檔案工作是日常工作的基礎，是平時工作的重要資源和憑證。時代在發(fā)展，檔案管理工作也要緊緊跟上時代的步伐，進而推動社會經(jīng)濟、政治文化建設的全面發(fā)展。