淺析有色金屬企業(yè)電子檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

蘇世英

（自治州格爾木市青海鹽湖工業(yè)股份有限公司辦公室，青海 格爾木 816000）

有色金屬行業(yè)是一項(xiàng)傳統(tǒng)行業(yè)，有著明顯的特殊性。隨著新時(shí)代不斷發(fā)展，為了更好的滿足新時(shí)代發(fā)展需求，有色金屬企業(yè)更加重視對(duì)電子檔案管理方法的應(yīng)用。而電子檔案就是人們?cè)谏a(chǎn)、管理、活動(dòng)過(guò)程中，運(yùn)用數(shù)字設(shè)備對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行生成與讀取，是與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相關(guān)聯(lián)的電子圖像文件的集合。通過(guò)對(duì)電子檔案的有效應(yīng)用，可以為企業(yè)自身的運(yùn)用、管理提供可靠依據(jù)，幫助企業(yè)獲得更高的經(jīng)濟(jì)利益，助力企業(yè)的良好發(fā)展。但是在實(shí)際的電子檔案管理過(guò)程中存在相應(yīng)問(wèn)題，不利于有色金屬企業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展，電子檔案的實(shí)際利用效率得不到提升。

1 檔案管理的重要性

1.1 為業(yè)務(wù)工作提供查考依據(jù)

檔案作為企業(yè)對(duì)自身經(jīng)營(yíng)狀況的真實(shí)記錄，是企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)的原始憑證，具備較強(qiáng)的基礎(chǔ)性、真實(shí)性、專(zhuān)業(yè)性，是企業(yè)運(yùn)營(yíng)、管理工作中的重要內(nèi)容。所以為了實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的合理、優(yōu)化配置，就需要開(kāi)展有效的資產(chǎn)重組，在此過(guò)程中需要對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行應(yīng)用，主要包括：財(cái)務(wù)報(bào)表、資產(chǎn)負(fù)債表。也就是說(shuō)想要實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的優(yōu)化、合理配置，就不許重視對(duì)相關(guān)資料內(nèi)容的核對(duì)與查考。在對(duì)工作人員進(jìn)行升降或者是懲罰時(shí)，需要通過(guò)對(duì)人事檔案相關(guān)數(shù)學(xué)的深入、明確分析，企業(yè)管理者能夠在檔案翻閱中對(duì)員工自身業(yè)績(jī)、福利、薪酬進(jìn)行了解。

1.2 為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供參考依據(jù)

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展，社會(huì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，企業(yè)想要對(duì)更加明顯的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行獲取，就需要與自身實(shí)際情況進(jìn)行充分結(jié)合有效提升檔案管理工作的實(shí)際效率。在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)、管理過(guò)程中，需要重視對(duì)珍貴經(jīng)驗(yàn)的有效積累，這些經(jīng)驗(yàn)?zāi)軌驇椭髽I(yè)更好的節(jié)約成本。通過(guò)對(duì)檔案管理工作的切實(shí)落實(shí)，可以為企業(yè)的內(nèi)部改革、領(lǐng)導(dǎo)體制構(gòu)建、管理關(guān)系建立等諸多方面提供有效依據(jù)，進(jìn)而為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)、發(fā)展有效助力。

1.3 創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益

在企業(yè)運(yùn)營(yíng)、發(fā)展過(guò)程中，不可避免會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的法律糾紛，而檔案資料作為企業(yè)的原始憑證，在此過(guò)程中有著十分重要的作用。因此，在檔案管理過(guò)程中，管理人員需要重視對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中有著較高保存教師的資料進(jìn)行有效歸檔。例如：在對(duì)一筆產(chǎn)期應(yīng)收款進(jìn)行收回的過(guò)程中，對(duì)方公司以時(shí)間過(guò)長(zhǎng)票據(jù)丟失為由，不予付款，收款工期可以對(duì)相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行出示，進(jìn)而收回該項(xiàng)資金。通過(guò)對(duì)更為齊全材料的提供，才能夠?yàn)槠髽I(yè)相關(guān)活動(dòng)提供有效依據(jù)，進(jìn)而使企業(yè)能夠在日常運(yùn)營(yíng)中獲得更大利益。

2 有色金屬企業(yè)電子檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 缺少良好認(rèn)識(shí)

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，電子檔案一起方便性、可共享性、可復(fù)制性等優(yōu)勢(shì)，在諸多企業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用。在新時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代。但是有色金屬企業(yè)自身具備較強(qiáng)的傳統(tǒng)型，在電子檔案發(fā)展方面較為緩慢。主要是因?yàn)樵S多管理工作人員自身思想太過(guò)保守，在電子檔案方面缺少深刻認(rèn)識(shí)，不利于電子檔案管理作用的發(fā)揮。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，部分資深檔案管理工作人員不重視對(duì)新事物的接受，認(rèn)為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理更加穩(wěn)妥，不利于企業(yè)檔案管理工作的信息化發(fā)展，嚴(yán)重阻礙了有色金屬企業(yè)的良好、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.2 管理工作滯后

在檔案管理過(guò)程中，檔案鑒定是其中的艱巨任務(wù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定時(shí)，需要不同部門(mén)之間相互合作，共同完成，而此項(xiàng)工作不僅耗時(shí)耗力，還有著較強(qiáng)難度。但是因?yàn)槿鄙賹?duì)電子檔案的數(shù)量管理，缺少對(duì)鑒定責(zé)任的明確，不利于電子檔案鑒定工作的有效落實(shí)，從而使得鑒定工作不斷積累，明顯提升管理難度。此外，通過(guò)相關(guān)制度的建立可以為一切工作奠定基礎(chǔ)，但是有的有色金屬企業(yè)不重視對(duì)歸檔管理制度的健全與完善，使得檔案出現(xiàn)不完整狀況，并且在檔案的真實(shí)性、有效性方面缺少及時(shí)檢驗(yàn)，使得檔案管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重的之后問(wèn)題。

2.3 所用軟件缺少良好的兼容性

在電子檔案管理過(guò)程中，所用軟件的穩(wěn)定性對(duì)管理工作的開(kāi)展有著直接影響，而軟件之間的交互需要良好的兼容性。但是有色金屬企業(yè)基層與上級(jí)單位在計(jì)算軟件以及硬件系統(tǒng)缺少有效統(tǒng)一，在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及標(biāo)準(zhǔn)方面存在相應(yīng)的差異性，電子文件儲(chǔ)存的格式、內(nèi)容也有著明顯差異。所用軟件缺少良好的兼容性，就會(huì)使歸檔電子文件在識(shí)讀方面出現(xiàn)問(wèn)題，而信息共享就只能成為空談。所以有色金屬企業(yè)各部門(mén)在對(duì)電子檔案進(jìn)行移交時(shí)，會(huì)遇到諸多問(wèn)題。

2.4 安全管理隱患

檔案中記錄著企業(yè)運(yùn)營(yíng)、發(fā)展的重要信息，有著很高的保存價(jià)值。但是在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，因?yàn)橛猩饘倨髽I(yè)所處地區(qū)較為偏遠(yuǎn)，在電腦配置方面不都先進(jìn)，不注重對(duì)相關(guān)系統(tǒng)的及時(shí)更新，無(wú)法保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性，不利于電子檔案管理工作的高效、高質(zhì)開(kāi)展。同時(shí)在部分有色金屬企業(yè)中，依然采用硬盤(pán)或者是網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，十分容易出現(xiàn)信息泄露問(wèn)題，從而對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的不良影響。

2.5 管理人員自身素質(zhì)不高

在電子檔案管理過(guò)程中，管理人員自身素養(yǎng)對(duì)檔案管理工作的落實(shí)有著直接影響。但是在有色金屬企業(yè)發(fā)展、運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，檔案管理工作人員通常是兼職，盡管有專(zhuān)職人員，也并不是相關(guān)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，不熟悉電子檔案管理工作。部分檔案管理人員認(rèn)為檔案管理只是對(duì)相關(guān)資料的收集、分類(lèi)、整理與儲(chǔ)存，缺少對(duì)電子檔案管理工作重要性的充分認(rèn)識(shí)。此外，有的有色金屬企業(yè)不重視對(duì)檔案管理室的構(gòu)建，使得企業(yè)檔案管理職能不斷弱化，許多擁有保存價(jià)值的資料、人事檔案并沒(méi)有得到有效保管，這樣不僅會(huì)影響企業(yè)對(duì)檔案信息的獲取，還會(huì)提升企業(yè)自身的管理成本。而且在實(shí)際管理過(guò)程中，企業(yè)缺少滿足檔案管理需求的復(fù)合型人才，無(wú)法為電子檔案信息的安全性提供可靠保障，不利于有色金屬企業(yè)電子檔案管理工作的高效、高質(zhì)、有序開(kāi)展。

3 有色金屬企業(yè)落實(shí)電子檔案管理的對(duì)策

3.1 樹(shù)立正確的思想認(rèn)知

有色金屬企業(yè)想要更好地開(kāi)展與實(shí)施電子檔案管理，就需要由思想方面給予高度重視。不僅是檔案管理工作人員，還有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、文書(shū)人員等，均需要對(duì)電子檔案管理的重要性進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)思想觀念的有效轉(zhuǎn)變，是企業(yè)整體能夠有效突破傳統(tǒng)管理思想的束縛，在落實(shí)電子檔案管理工作的同時(shí)，充分發(fā)揮其功效，從而為企業(yè)的良好、持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

3.2 切實(shí)落實(shí)檔案鑒定

在電子檔案鑒定過(guò)程中，在對(duì)檔案真實(shí)性、價(jià)值性、原始性進(jìn)行判定的同時(shí)，還需要對(duì)其背景信息的完整性、文件的可讀性進(jìn)行鑒定與檢測(cè)，所以與紙質(zhì)檔案鑒定工作相較而言，電子檔案鑒定工作的難度更高。所以在有色金屬企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)需要遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定，并與電子檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行充分結(jié)合，制定有效的檔案鑒定方案以及標(biāo)準(zhǔn)，以保證鑒定工作的切實(shí)落實(shí)，顯著提升電子檔案管理的質(zhì)量以及水平。此外，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理制度一般是針對(duì)紙質(zhì)檔案管理執(zhí)行的，所以不再適用于新時(shí)代的電子檔案管理中。這就需要企業(yè)能夠與自身實(shí)際情況進(jìn)行充分結(jié)合，重新對(duì)一套具備較強(qiáng)針對(duì)性、明確性的管理制度進(jìn)行建立，以促進(jìn)電子檔案管理工作的高效、高質(zhì)開(kāi)展。

3.3 注重電子檔案歸檔

在電子檔案管理過(guò)程中，電子文檔的收集與歸檔是其中的重要內(nèi)容，對(duì)有色金屬企業(yè)而言，想對(duì)電子文化實(shí)施有效管理，就需要注重對(duì)提前介入法的有效應(yīng)用，由源頭抓起，由細(xì)節(jié)做起，保證電子文件的完整性、電子文檔的準(zhǔn)確性，并實(shí)施有效保管。同時(shí)在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔的過(guò)程中，需要實(shí)施嚴(yán)格把控，注重對(duì)檔案的及時(shí)歸檔，避免出現(xiàn)電子文件缺漏的狀況，這樣才能夠?yàn)殡娮游募娜嫘?、完整性提供可靠保障?/p>

3.4 增強(qiáng)軟件的兼容性

在電子檔案管理過(guò)程中，其所應(yīng)用的軟件需要具備良好的兼容性，否則就會(huì)產(chǎn)生諸多問(wèn)題，需要應(yīng)用更多的時(shí)間進(jìn)行完善。因此，在有色金屬企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，需要重視對(duì)電子檔案管理軟件的有效統(tǒng)一，檔案管理部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)之間的軟、硬件系統(tǒng)需要做到相互兼容，以保證電子檔案信息的有效識(shí)讀。此外，有色金屬企業(yè)之間應(yīng)針對(duì)電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展互動(dòng)交流，同歸對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)的借鑒，增強(qiáng)電子檔案管理的統(tǒng)一性，盡可能為專(zhuān)業(yè)軟件與電子檔案管理軟件的有效調(diào)用，或者是運(yùn)用相應(yīng)工具將專(zhuān)業(yè)軟件數(shù)據(jù)庫(kù)有效導(dǎo)入檔案管理軟件中，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的有效交互，從而實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)流”以及“信息流”的暢通流通。

3.5 保證檔案安全

在電子檔案管理過(guò)程中，為了保證電子檔案的安全性，需要注重對(duì)相關(guān)保護(hù)措施的實(shí)施。第一，信息化部門(mén)需要重視對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸安全技術(shù)的不斷強(qiáng)化，盡可能避免檔案丟失、失竊問(wèn)題的出現(xiàn)，對(duì)新產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存并備份，同時(shí)重視對(duì)保管室良好環(huán)境的創(chuàng)設(shè)。通過(guò)對(duì)加密技術(shù)、防火墻、檔案?jìng)浞莸戎T多技術(shù)的應(yīng)用，為檔案的安全提供有效保障；第二，在電子檔案管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)病毒是對(duì)電子檔案安全產(chǎn)生威脅的重要因素。所以在實(shí)際管理過(guò)程中檔案管理工作人員、信息技術(shù)人員需要注重對(duì)系統(tǒng)的有效檢測(cè)，如果發(fā)展漏洞或者是病毒，需要及時(shí)修復(fù)或者是殺毒，進(jìn)而為系統(tǒng)自身的安全性提供可靠保障。及時(shí)修補(bǔ)管理軟件存在的安全漏洞，對(duì)相關(guān)軟件進(jìn)行自動(dòng)升級(jí)，明確設(shè)置檔案的上傳、下載、訪問(wèn)權(quán)限，以提升安置檔案的安全性；第三，在電子檔案管理過(guò)程中，注重對(duì)管理軟件的有效更新，以更好的檔案管理需求，做到緊隨時(shí)代發(fā)展潮流；第四，保證電子檔案儲(chǔ)存載體自身的安全性，注重對(duì)儲(chǔ)存載體的安全檢查，及時(shí)進(jìn)行拷貝與維護(hù)，盡可能避免對(duì)信息的丟失。

3.6 提升管理人員素養(yǎng)

在有色金屬企業(yè)電子檔案管理過(guò)程中，管理工作人員自身素養(yǎng)對(duì)管理工作的開(kāi)展與落實(shí)有著重要影響，所以在檔案管理工作中管理人員應(yīng)注重對(duì)自身素養(yǎng)的提升。第一，檔案管理工作人員需要重視對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的明確、熟練掌握。例如：檔案學(xué)概念、檔案保護(hù)技術(shù)、檔案管理學(xué)等。同時(shí)隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理人員還需要重視對(duì)自身知識(shí)的不斷更新與補(bǔ)充；第二，檔案管理工作人員需要將所掌握的知識(shí)進(jìn)行實(shí)踐應(yīng)用，這樣不僅可以增強(qiáng)對(duì)相關(guān)知識(shí)掌握的牢固性，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)所學(xué)知識(shí)的靈活應(yīng)用；第三，檔案管理工作人員需要重視對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、設(shè)備應(yīng)用技能、設(shè)備維護(hù)技能等的了解與學(xué)習(xí)，以提升自身的現(xiàn)代化電子檔案管理能力。而企業(yè)可以給予檔案管理人員大力支持，為其創(chuàng)設(shè)優(yōu)質(zhì)的進(jìn)修、學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使其能夠及時(shí)了解與掌握先進(jìn)管理技術(shù)與理念，以促進(jìn)管理工作人員自身業(yè)務(wù)水平的不斷提升。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)注重對(duì)外部人員的聘請(qǐng)，以對(duì)檔案管理工作人員實(shí)施有效的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，顯著提升其軟件應(yīng)用能力。此外，企業(yè)還需要注重對(duì)檔案管理工作人員的績(jī)效考核，以對(duì)先進(jìn)者進(jìn)行表彰。

3.7 制定有效的管理保障機(jī)制

在日常的電子檔案管理過(guò)程中，其載體十分容易受到各種環(huán)境因素的影響，這就需要重視對(duì)電子介質(zhì)的有效保護(hù)。首先，創(chuàng)設(shè)適合存放電子檔案的環(huán)境，建設(shè)專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房以及文件柜；其次，制定與電子介質(zhì)操作要求相符的標(biāo)準(zhǔn)。以對(duì)管理者或者是使用者在管理、應(yīng)用過(guò)程中需要遵循的相關(guān)規(guī)范進(jìn)行明確；第三，制定日?；蛘呤嵌ㄆ跈z測(cè)、維護(hù)辦法。通過(guò)科學(xué)、恰當(dāng)?shù)霓k法對(duì)電子檔案實(shí)施維護(hù)與檢驗(yàn)，進(jìn)而在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)給予及時(shí)改正。同時(shí)為了保證電子檔案載體的長(zhǎng)期可讀性，就需要降低其存檔風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控與定期檢驗(yàn)。此外，有色金屬企業(yè)還應(yīng)該依據(jù)自身的管理方案制定規(guī)范、嚴(yán)格的管理制度，以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息泄露、檔案程序混亂、事故等的出現(xiàn)進(jìn)行預(yù)防。在對(duì)管理制度進(jìn)行擬定的過(guò)程中，可以引導(dǎo)與鼓勵(lì)檔案管理技術(shù)人員以電子檔案管理實(shí)際情況為依據(jù)進(jìn)行擬定。在不需要對(duì)資料進(jìn)行查找時(shí)，閑雜人員不允許隨意進(jìn)入檔案室，只有檔案直接管理人員才能夠應(yīng)用檔案管理體系的相關(guān)設(shè)備。如果需要對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行查閱，需要由管理人員實(shí)施直接操作。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代有色金屬企業(yè)的發(fā)展需求，電子檔案管理的發(fā)展已成必然。所以為了更好的落實(shí)檔案管理工作，就需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并對(duì)電子檔案管理工作中存下的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，進(jìn)而對(duì)相應(yīng)的管理對(duì)策進(jìn)行探究。而檔案管理的信息化與現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性工程，這就需要有色金屬企業(yè)能夠?qū)n案信息化建設(shè)理性、前瞻性的思考。同時(shí)鼓勵(lì)檔案管理工作人員能夠在日常工作、生活中注重對(duì)檔案管理技能、計(jì)算機(jī)知識(shí)以及技能的學(xué)習(xí)，顯著提升檔案管理水平。