新時期下檔案管理措施探討

王鵬

（哈爾濱市南崗區(qū)人力資源和社會保障局，黑龍江 哈爾濱 150006）

在新時期的背景下，企事業(yè)單位的檔案資料類型更加豐富，信息量更加龐大，檔案管理工作的模式急需優(yōu)化。在檔案管理過程中，需要結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)與手段，不斷創(chuàng)新管理機(jī)制，對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改良，在提升原有管理程序效率的同時，依據(jù)單位的需求增添新的管理功能。通過檔案記錄單位發(fā)展過程中的優(yōu)點與問題，為未來的發(fā)展提供有力的支持，提升檔案管理過程的實效性與便捷性，推動單位管理工作的改進(jìn)發(fā)展，提升管理服務(wù)水平。

一、建立完善檔案管理機(jī)制

檔案管理工作涉及到多項環(huán)節(jié)以及多個崗位，為了確保管理過程的規(guī)范性與有序性，單位應(yīng)當(dāng)建立起完善的檔案管理機(jī)制。當(dāng)前許多單位的檔案管理機(jī)制比較落后，其觀念仍停留在傳統(tǒng)的模式當(dāng)中，對于管理過程中的缺點與問題缺少關(guān)注，沒有認(rèn)識到檔案管理工作的現(xiàn)實意義與價值。對此，管理者首先要更新自身的管理觀念，提高對這項工作的重視程度，總結(jié)分析檔案管理的整體流程與注意事項，明確相關(guān)崗位的職責(zé)內(nèi)容，并積極引入一些新型的管理技術(shù)和方法。從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度來看，檔案管理記錄著一個單位的重要信息，是開展各項活動必不可少的資源，所以必須要形成一套完善的檔案管理機(jī)制，要求工作人員按照要求規(guī)范地進(jìn)行操作，以確保檔案管理工作的質(zhì)量。

二、引入信息化檔案管理手段

傳統(tǒng)的檔案管理以人工操作為主，采取紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄，需要花費較多的人力和時間，也不便于隨時查找和更新。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)走進(jìn)了社會的各個領(lǐng)域，在檔案管理中也表現(xiàn)出了顯著的優(yōu)勢。因此，單位在檔案管理工作中，也要積極引入信息技術(shù)，由傳統(tǒng)的管理方法，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化、信息化的管理模式。通過成立電子檔案庫的方式，降低管理人員的工作量，避免由于環(huán)境因素出現(xiàn)檔案破損缺失的問題。同時，在查找與更新檔案信息的時候，信息技術(shù)也具有傳統(tǒng)模式無法比擬的優(yōu)勢，管理人員只需利用數(shù)字搜索引擎，或者篩選關(guān)鍵信息，就能夠快速地找到想要的信息，省去大量的時間和精力，讓廣大有需求的群眾可以得到及時的反饋，提升檔案管理服務(wù)水平。此外，隨著時間發(fā)展，檔案信息會不斷積累，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要更多的存放空間，而信息化的管理手段有效地解決了這一問題，可以節(jié)約辦公空間，減少相關(guān)用品和資金和耗費，還能夠使管理過程更加規(guī)范，避免不當(dāng)?shù)娜藶橐蛩貙n案管理過程的影響。

三、提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)代檔案管理工作需要融合先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，信息類型也變得更加豐富，這些變化在提升檔案管理工作效果的同時，也對相關(guān)的管理人員作出了新的要求。由于長期習(xí)慣了傳統(tǒng)的管理模式，很多檔案管理人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)較為固化，對于新的管理理念不夠了解，運用新型管理技術(shù)與設(shè)備的能力也不足，以至于難以適應(yīng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，一方面，要讓他們學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，深化對自身工作意義的認(rèn)知，形成強(qiáng)烈的職業(yè)認(rèn)同感和責(zé)任心；另一方面，要強(qiáng)化專業(yè)技能方面的培訓(xùn)，組織管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)與方法，提高他們運用現(xiàn)代化設(shè)備的能力，使其能夠適應(yīng)檔案管理模式的現(xiàn)代化發(fā)展。只有管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升，熟練地掌握相關(guān)技術(shù)與設(shè)備的操作方法，才能確保管理工作的高效開展。

四、規(guī)范檔案管理工作流程

為保證檔案管理規(guī)范有序地進(jìn)行，單位應(yīng)當(dāng)規(guī)范相關(guān)的工作流程，從信息的收集、記錄，到整理、保存，再到后期的調(diào)取、維護(hù)、更新等，每一個環(huán)節(jié)都至關(guān)重要，影響著檔案信息的準(zhǔn)確性與安全性。首先，單位要規(guī)范信息的采集過程，制定具體明確的信息采集目標(biāo)，再將其落實到工作過程中去，以確保檔案信息的完整性，避免盲目、隨意的采集行為。同時，要對信息采集過程中的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄，以便在發(fā)現(xiàn)差錯的時候追溯責(zé)任，及時彌補(bǔ)與調(diào)整。其次，要嚴(yán)格依照管理制度，定期對檔案信息進(jìn)行整理匯總，以防檔案信息出現(xiàn)混亂、丟失等問題。此外，還要加強(qiáng)對電子檔案的維護(hù)工作，以確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，為檔案信息提供安全保障，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、高效化發(fā)展。

結(jié)語

總而言之，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的需求，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)吸取先進(jìn)的管理理念，引入新穎的管理技術(shù)與設(shè)備，不斷探索改進(jìn)檔案管理工作的思路與方法，嚴(yán)格把控檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，推動檔案管理工作規(guī)范化、高效化、便捷化發(fā)展，為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。