社保檔案管理的作用與有效措施

徐長英

（山東省德州市陵城區(qū)社會保險中心，山東 德州 253500）

引言

社保檔案工作是檔案工作的重要組成部分，也是社會保障體系建設(shè)的基礎(chǔ)項(xiàng)目。分析社保檔案工作的當(dāng)前現(xiàn)狀，探索社保檔案工作的改進(jìn)對策，對于建設(shè)完備的社會保障體系，解決群眾后顧之憂，提高全民福利水平，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和長遠(yuǎn)價值。

一、社保檔案管理的作用

（一）保障人員基本利益

隨著我國社會保障制度的不斷完善，社保的險種也逐漸豐富，人們對社保也有了全新的認(rèn)識。在這個全民參保的時代，切實(shí)保障參保人員的基本利益尤為重要，也是我們每一個社保檔案管理工作人員的工作重點(diǎn)之一。社保檔案是參保職工享受社保待遇的重要依據(jù)，是參保職工工作年限認(rèn)定、退休待遇核算等方面的關(guān)鍵數(shù)據(jù)參考，它真實(shí)有效地記錄了職工的參保年限、繳費(fèi)情況、個人學(xué)歷、工齡、獲得政府補(bǔ)貼等內(nèi)容。社保檔案管理工作人員要踏實(shí)做好參保職工社保檔案的收集、認(rèn)定、管理等工作，積極發(fā)揮出社保檔案管理工作的重要作用[1]。

（二）利于社會穩(wěn)定發(fā)展

社保檔案與人民群眾終身利益密切相關(guān)，若是經(jīng)辦單位出現(xiàn)疏忽，將對參保人切身利益帶來影響，不利于社會的和諧與穩(wěn)定?，F(xiàn)在人們保險意識不斷增強(qiáng)，參保人數(shù)也日益增多，需要對社保檔案管理進(jìn)行完善，讓參保企業(yè)與個人獲得更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，保證社保檔案管理職責(zé)充分發(fā)揮出來，為社會的和諧與穩(wěn)定作出積極貢獻(xiàn)。

（三）完善人員檔案數(shù)據(jù)

檔案信息資料的真實(shí)完整是社保檔案管理工作的基本要求，然而我國社保檔案管理工作起步較晚，很多年齡較大的職工在職期間的檔案資料就不夠完整，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息隨意涂改、年終考核資料不全、職稱評定表缺失、個人年終總結(jié)情況表年限錯誤等情況，給參保職工的退休辦理工作造成很大困難，也凸顯出了社保檔案管理工作的漏洞。社保檔案管理工作應(yīng)切實(shí)維護(hù)廣大參保人員的合法權(quán)益，要以強(qiáng)化社保檔案管理工作為契機(jī)，通過努力完善參保職工的檔案信息數(shù)據(jù)，深入貫徹國家社保檔案管理制度要求，為參保職工提供真實(shí)、準(zhǔn)確、有效的檔案資料，維持社會的和諧穩(wěn)定。

二、社保檔案管理的有效措施

（一）做好社保檔案規(guī)劃

在“加強(qiáng)中國特色社會保障體系建設(shè)”的總體框架下，把握《檔案法》修訂、國家治理現(xiàn)代建設(shè)、檔案與社保機(jī)構(gòu)改革的發(fā)展大勢，按照“檔案+治理”的改革方向，系統(tǒng)規(guī)劃檔案事業(yè)發(fā)展的一年目標(biāo)、三年計劃或五年規(guī)劃，著力保障社保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，有效服務(wù)養(yǎng)老保險全國統(tǒng)籌、醫(yī)療保險完善統(tǒng)一、失業(yè)保險保障有力的工作進(jìn)程。堅持民為先、檔為媒，加強(qiáng)社保檔案工作的總體設(shè)計與具體指導(dǎo)，在收集、形成、歸類和保護(hù)社保檔案的過程中，廣泛傳播檔案文化，展現(xiàn)社保檔案作為，最大限度保障相關(guān)單位和個人的合法查詢和合規(guī)利用。

（二）加強(qiáng)社保檔案重視程度

目前，我國已建成世界上最大的“社保網(wǎng)”。社保檔案成為各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的核心資產(chǎn)之一，不僅反映了社保經(jīng)辦工作的水平和質(zhì)量，還是體現(xiàn)社會建設(shè)和民生事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的重要指標(biāo)，能夠?yàn)辄h和政府提供重要的決策依據(jù)，在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中有著重要的地位與作用，做好社保業(yè)務(wù)檔案管理工作意義重大。為此，必須進(jìn)一步提高對做好社保檔案管理工作的認(rèn)識，要把檔案管理提上議事日程，與其他業(yè)務(wù)工作一同研究布置、一同檢查落實(shí)，不斷提高社保業(yè)務(wù)檔案管理工作水平，更好地服務(wù)國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展大局。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)社保檔案的信息化管理，數(shù)字化建設(shè)是必要前提，通過數(shù)字化技術(shù)的引入和應(yīng)用，將龐大的社保檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為數(shù)字化的信息，可在更大范圍內(nèi)體現(xiàn)檔案資源的價值，而需要使用社保檔案的人也可以通過比較便捷的方式獲取到相關(guān)資料。檔案管理工作比較煩瑣，具體的管理規(guī)定很多，勞動強(qiáng)度也比較高[2]。因此，可以先將檔案的目錄轉(zhuǎn)為數(shù)字化資源，這樣可以對照目錄統(tǒng)計檔案的相關(guān)資料，在整理時可以更簡便，而且耗用的時間更短，人工操作成本大大降低。在信息技術(shù)得到應(yīng)用之前，檔案整理是一項(xiàng)重復(fù)性很強(qiáng)的工作，需要用到大量的人力，而且容易出錯，但當(dāng)數(shù)字化技術(shù)被成功應(yīng)用之后，就大大緩解了檔案整理的工作強(qiáng)度。社保檔案的管理對于管理人員的業(yè)務(wù)能力有很高的要求，除了人員的要求外，還要求必須有相關(guān)的設(shè)備。

（四）強(qiáng)化現(xiàn)代化技術(shù)水平

為了使社保檔案管理規(guī)范性的得以實(shí)現(xiàn)，需對相關(guān)人員進(jìn)行技能培訓(xùn)與職業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)以定期形式進(jìn)行，這是管理規(guī)范化得以實(shí)現(xiàn)的重要途徑，有利于構(gòu)建高水平、高素質(zhì)、態(tài)度端正的管理工作隊伍。信息時代背景下，社保檔案在進(jìn)行管理時，也應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)的運(yùn)用，這樣才能使管理得到突破，促進(jìn)管理質(zhì)量與效率的提升。為了使社保檔案在管理中信息化、數(shù)字化特點(diǎn)更明顯，檔案管理人員需積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，掌握利用信息技術(shù)有效開展工作的方法，并且積極對先進(jìn)技術(shù)和手段進(jìn)行學(xué)習(xí)，成為技術(shù)水平較高的管理人員。同時管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)對先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用與先進(jìn)軟件的開發(fā)，促進(jìn)管理平臺的不斷完善，提升檔案在開發(fā)與利用時的效能性，改變社保檔案管理的傳統(tǒng)。同時通過檔案管理的自動化、數(shù)字化，使檔案統(tǒng)計、檢索等多項(xiàng)工作更加便捷，減少工作人員在實(shí)際工作中的工作量，檔案管理工作更具效率性。

三、結(jié)束語

社保檔案管理工作的完善與否，直接體現(xiàn)了社會保險行業(yè)的服務(wù)能力，因?yàn)槠潢P(guān)系著參保人的隱私安全從而影響整個社會的和諧與穩(wěn)定。因此要高度重視社保檔案管理工作的完善，要求社會保險部門全方位重視檔案管理工作的重要性，通過改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案管理的效率和安全性。