竇敏
(青海省路達交通建設(shè)招標有限公司,青海 西寧 810003)
紙質(zhì)檔案與電子檔案并存階段的檔案管理,豐富了檔案管理方式。并且紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性,二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。電子檔案是新時期的科技發(fā)展產(chǎn)物,在檔案管理中具有較大的儲存量,并且通過互聯(lián)網(wǎng)與計算機可以方便管理和檢索。檔案的儲存是檔案管理中的重要工作,紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境、空間的影響,而電子檔案則容易被一些特殊的因素產(chǎn)生影響,比如磁性現(xiàn)象等。由此可以看出,紙質(zhì)檔案與電子檔案分別占有不同的優(yōu)勢與劣勢,在當前的社會發(fā)展中,電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是必然趨勢。
(一)電子檔案的主要特征分析。(1)優(yōu)勢特征。第一、電子檔案便于查詢。電子檔案僅僅需要相關(guān)的索引查找便可以實現(xiàn)快速借閱。第二、電子檔案管理提高了工作時效。電子檔案免除了立卷歸檔、檢索查找的困難,減輕了工作人員的勞動強度,提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度。第三、有利于遺漏文件的補漏增缺。電子檔案管理可隨時補漏增缺,使文檔不形成存積,只需按一下鍵盤。第四、有利于文檔的保密。電子檔案管理可以使利用者無法接觸其他無關(guān)的文件,從而達到文件保密要求。第四、可以進行多樣化管理。這里的多樣化管理是指存儲內(nèi)容的多樣化。電子檔案管理不僅僅是對文字信息進行管理,它也可以對圖片、聲音等信息進行管理。這種存儲方法是紙質(zhì)檔案管理所無法做到的,改變了紙質(zhì)檔案管理中只能對文字信息進行管理的狀況,它同時也讓檔案管理方式變得更加豐富多樣。(2)電子檔案的劣勢特征。主要表現(xiàn)為:第一、電子檔案的載體存在不同程度的不穩(wěn)定、壽命短等問題,并且在長期存放過程中,容易因受潮、氧化等影響而導致載體損壞,最終導致文檔資料損壞。第二、電子檔案以計算機為媒介,在沒有計算機等相關(guān)設(shè)備后,人們無法從載體中直接獲取檔案信息,因此存在一定的依賴問題。第三、電子檔案容易遭到破壞,在計算機遭到病毒或者黑客入侵之后,電子文檔的信息安全就會受到影響。
(二)紙質(zhì)檔案的主要特征分析。(1)優(yōu)勢特征。紙質(zhì)檔案閱讀具有便利性,易于安全保存,不易丟失。紙質(zhì)檔案可以做到有一定的法律效力,比如帶有當事人印章、手印和簽字的檔案,具備相應(yīng)的法律效率,但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質(zhì)檔案具有耐久性,現(xiàn)代文件用紙的壽命能夠達到兩百年以上,可以較長時間保存重要檔案。(2)劣勢特征。紙質(zhì)檔案占據(jù)空間較大,能夠儲存信息的密度太小,查閱檔案不方便,整理起來也比較麻煩,而且紙張容易損壞,因此需要妥善保存和管理。紙質(zhì)檔案的信息共享性較差,在同一時間同一地點只能供一位用戶使用,同時傳遞速率也較差。
(一)有效構(gòu)建電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理機制。在電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的新形勢背景下,檔案工作人員加強對電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理是適應(yīng)檔案事業(yè)變革發(fā)展的必然選擇。檔案工作者必須切實轉(zhuǎn)變自身思想觀念,加強對電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理,為檔案管理工作營造外部保障和良好的內(nèi)部環(huán)境。針對當前電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面,構(gòu)建兩者的集成化管理機制,統(tǒng)一電子檔案與紙質(zhì)檔案的收集、歸檔以及借閱的管理,規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案管理工作的程序、內(nèi)容與范圍。根據(jù)各個檔案之間的聯(lián)系,全程監(jiān)督控制檔案的利用與保存過程,確保檔案管理工作健康有序進行下去。
(二)建立健全相互配合的檔案管理制度。由于電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理在方法上具有差異性,因此為了實現(xiàn)兩者工作的有效結(jié)合,就必須要建立相互配合的檔案管理制度,保證兩個管理工作能順利開展。在具體操作中,管理人員需要充分借助兩種檔案在信息儲存上的優(yōu)勢進行互補,實現(xiàn)兩種管理方法的分別利用,并建立溝通渠道,保證單位能在信息儲存上保證業(yè)務(wù)的一致性。
(三)嚴格實施“雙套歸檔制”。通過文本或影像的方式將電子與紙質(zhì)文件的信息存儲在同一張儲存介質(zhì)上,并通過軟件建立數(shù)據(jù)庫索引,這樣就能及時檢索到電子文件的內(nèi)容,并實現(xiàn)自動化管理。同時還可以實行“雙套歸檔制”,也就是說,在對電子文件進行歸檔保存的同時還對紙質(zhì)文件進行保存,對于歸檔的電子文件而言,在內(nèi)容、描述說明上都要與紙質(zhì)文件相同。也就是建立兩套不同的管理系統(tǒng),在強調(diào)二者聯(lián)系的同時,還要突出各自的特征。
綜上所述,信息化時代的檔案管理,也融入了信息化技術(shù),并衍生出了電子檔案,而電子檔案并不能完全取代紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)檔案依然存在,實現(xiàn)對兩者的融合管理,就可以最大限度推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展進步。