電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段的檔案管理

竇敏

（青海省路達(dá)交通建設(shè)招標(biāo)有限公司，青海 西寧 810003）

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必然性

紙質(zhì)檔案與電子檔案并存階段的檔案管理，豐富了檔案管理方式。并且紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。電子檔案是新時(shí)期的科技發(fā)展產(chǎn)物，在檔案管理中具有較大的儲(chǔ)存量，并且通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)可以方便管理和檢索。檔案的儲(chǔ)存是檔案管理中的重要工作，紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境、空間的影響，而電子檔案則容易被一些特殊的因素產(chǎn)生影響，比如磁性現(xiàn)象等。由此可以看出，紙質(zhì)檔案與電子檔案分別占有不同的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是必然趨勢(shì)。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的主要特征

（一）電子檔案的主要特征分析。（1）優(yōu)勢(shì)特征。第一、電子檔案便于查詢。電子檔案僅僅需要相關(guān)的索引查找便可以實(shí)現(xiàn)快速借閱。第二、電子檔案管理提高了工作時(shí)效。電子檔案免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度。第三、有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。電子檔案管理可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，只需按一下鍵盤(pán)。第四、有利于文檔的保密。電子檔案管理可以使利用者無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到文件保密要求。第四、可以進(jìn)行多樣化管理。這里的多樣化管理是指存儲(chǔ)內(nèi)容的多樣化。電子檔案管理不僅僅是對(duì)文字信息進(jìn)行管理，它也可以對(duì)圖片、聲音等信息進(jìn)行管理。這種存儲(chǔ)方法是紙質(zhì)檔案管理所無(wú)法做到的，改變了紙質(zhì)檔案管理中只能對(duì)文字信息進(jìn)行管理的狀況，它同時(shí)也讓檔案管理方式變得更加豐富多樣。（2）電子檔案的劣勢(shì)特征。主要表現(xiàn)為：第一、電子檔案的載體存在不同程度的不穩(wěn)定、壽命短等問(wèn)題，并且在長(zhǎng)期存放過(guò)程中，容易因受潮、氧化等影響而導(dǎo)致載體損壞，最終導(dǎo)致文檔資料損壞。第二、電子檔案以計(jì)算機(jī)為媒介，在沒(méi)有計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備后，人們無(wú)法從載體中直接獲取檔案信息，因此存在一定的依賴問(wèn)題。第三、電子檔案容易遭到破壞，在計(jì)算機(jī)遭到病毒或者黑客入侵之后，電子文檔的信息安全就會(huì)受到影響。

（二）紙質(zhì)檔案的主要特征分析。（1）優(yōu)勢(shì)特征。紙質(zhì)檔案閱讀具有便利性，易于安全保存，不易丟失。紙質(zhì)檔案可以做到有一定的法律效力，比如帶有當(dāng)事人印章、手印和簽字的檔案，具備相應(yīng)的法律效率，但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質(zhì)檔案具有耐久性，現(xiàn)代文件用紙的壽命能夠達(dá)到兩百年以上，可以較長(zhǎng)時(shí)間保存重要檔案。（2）劣勢(shì)特征。紙質(zhì)檔案占據(jù)空間較大，能夠儲(chǔ)存信息的密度太小，查閱檔案不方便，整理起來(lái)也比較麻煩，而且紙張容易損壞，因此需要妥善保存和管理。紙質(zhì)檔案的信息共享性較差，在同一時(shí)間同一地點(diǎn)只能供一位用戶使用，同時(shí)傳遞速率也較差。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存階段的檔案管理策略

（一）有效構(gòu)建電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理機(jī)制。在電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的新形勢(shì)背景下，檔案工作人員加強(qiáng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理是適應(yīng)檔案事業(yè)變革發(fā)展的必然選擇。檔案工作者必須切實(shí)轉(zhuǎn)變自身思想觀念，加強(qiáng)對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理，為檔案管理工作營(yíng)造外部保障和良好的內(nèi)部環(huán)境。針對(duì)當(dāng)前電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面，構(gòu)建兩者的集成化管理機(jī)制，統(tǒng)一電子檔案與紙質(zhì)檔案的收集、歸檔以及借閱的管理，規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案管理工作的程序、內(nèi)容與范圍。根據(jù)各個(gè)檔案之間的聯(lián)系，全程監(jiān)督控制檔案的利用與保存過(guò)程，確保檔案管理工作健康有序進(jìn)行下去。

（二）建立健全相互配合的檔案管理制度。由于電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理在方法上具有差異性，因此為了實(shí)現(xiàn)兩者工作的有效結(jié)合，就必須要建立相互配合的檔案管理制度，保證兩個(gè)管理工作能順利開(kāi)展。在具體操作中，管理人員需要充分借助兩種檔案在信息儲(chǔ)存上的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)兩種管理方法的分別利用，并建立溝通渠道，保證單位能在信息儲(chǔ)存上保證業(yè)務(wù)的一致性。

（三）嚴(yán)格實(shí)施“雙套歸檔制”。通過(guò)文本或影像的方式將電子與紙質(zhì)文件的信息存儲(chǔ)在同一張儲(chǔ)存介質(zhì)上，并通過(guò)軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)索引，這樣就能及時(shí)檢索到電子文件的內(nèi)容，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。同時(shí)還可以實(shí)行“雙套歸檔制”，也就是說(shuō)，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔保存的同時(shí)還對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行保存，對(duì)于歸檔的電子文件而言，在內(nèi)容、描述說(shuō)明上都要與紙質(zhì)文件相同。也就是建立兩套不同的管理系統(tǒng)，在強(qiáng)調(diào)二者聯(lián)系的同時(shí)，還要突出各自的特征。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息化時(shí)代的檔案管理，也融入了信息化技術(shù)，并衍生出了電子檔案，而電子檔案并不能完全取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案依然存在，實(shí)現(xiàn)對(duì)兩者的融合管理，就可以最大限度推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。