鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)分析

李文昭

（平泉市七家岱滿(mǎn)族鄉(xiāng)人民政府，河北 承德 067500）

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）有利于提高檔案業(yè)務(wù)工作的規(guī)范程度

通過(guò)信息化手段，將檔案管理的各個(gè)流程進(jìn)行信息化改造，可以清楚且快速地找到檔案管理中存在的問(wèn)題和缺漏，及時(shí)地進(jìn)行解決和完善，從而提高了信息化管理的水平，同時(shí)也減少了鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員之間在進(jìn)行工作交接時(shí)所消耗的時(shí)間。

（二）有利于提高檔案利用效率

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府采用信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，在一些信息和數(shù)據(jù)取出或者傳達(dá)的時(shí)候可以充分節(jié)約一定的時(shí)間，提高了檔案的利用效率。

（三）有利于節(jié)約檔案工作的空間

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息化的檔案管理手段可以將信息集中在光盤(pán)，硬盤(pán)等載體上，而且這些載體容量比較大，這就在一定程度上節(jié)約了檔案存放的空間，另外信息化鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理有利于延長(zhǎng)檔案保存的時(shí)間和年限，節(jié)省空間的同時(shí)也簡(jiǎn)化了檔案維護(hù)的過(guò)程，從而降低了檔案維護(hù)的成本。

（四）拓寬了檔案管理的范圍

傳統(tǒng)的檔案管理僅僅只能夠進(jìn)行紙質(zhì)的檔案管理，但是信息化的檔案管理方式除了可以對(duì)文字，圖片等進(jìn)行管理以外，還可以對(duì)音頻和視頻進(jìn)行保存，形式更加的多樣，范圍也由此而變得更加廣闊了。

二、現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題

（一）管理方式落后

在現(xiàn)階段，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)政府在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，存在的最主要問(wèn)題之一就是管理方式落后導(dǎo)致信息化檔案管理無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用。在當(dāng)下，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)政府進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中還辦照管理紙質(zhì)檔案的方式對(duì)電子檔案進(jìn)行管理。在這樣的情況下，一旦需要進(jìn)行檔案檢索，需要履行的手續(xù)就變得非常復(fù)雜，進(jìn)而導(dǎo)致工作效率無(wú)法得到有效提升。同時(shí)，管理模式的落后，也反映出鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)的政府部門(mén)對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視。

（二）設(shè)備條件不佳

在當(dāng)下，雖然信息化已經(jīng)成為檔案管理模式的主要發(fā)展趨勢(shì)，但我國(guó)很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)政府中由于缺乏必要的硬件設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的水平比較有限。具體來(lái)說(shuō)，在現(xiàn)階段，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)政府中用于檔案管理的計(jì)算機(jī)只能提供打印和查詢(xún)服務(wù)，而不能通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理。同時(shí)，檔案管理信息化設(shè)備的不足也導(dǎo)致政府部門(mén)中存放有大量的紙質(zhì)檔案，不僅加大了存儲(chǔ)和管理的難度，而且存在一定的安全隱患。

（三）缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員

在當(dāng)下，我國(guó)很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)政府在檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)水平方面還存在較大的提升空間，這也是導(dǎo)致檔案管理信息化健身水平不佳的重要原因之一。具體來(lái)說(shuō)，首先，在很多基層政府部門(mén)，并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，所有的檔案管理工作都是由其他崗位的工作人員兼職進(jìn)行的，能夠狀況導(dǎo)致檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性缺乏足夠的保障。其次，在現(xiàn)階段，我國(guó)一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理人員掌握信息技術(shù)的程度還比較有限，無(wú)法高效地利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的程度一直無(wú)法得到有效提升。

（四）管理制度有待完善

在當(dāng)下，缺乏完善的檔案管理制度也是導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)水平無(wú)法得到有效提升的重要原因之一。具體來(lái)說(shuō)，首先，在當(dāng)下，由于對(duì)檔案管理工作的重視程度有限，很多基層的政府部門(mén)并未建立系統(tǒng)的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法得到有效的監(jiān)督和管控。

三、解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

（一）對(duì)管理方式進(jìn)行升級(jí)

在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)政府需要對(duì)自身的管理方式進(jìn)行升級(jí)，從而適應(yīng)信息化給檔案管理工作帶來(lái)的變化。在具體措施上，首先，政府部門(mén)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作程序進(jìn)行進(jìn)一步簡(jiǎn)化，以適應(yīng)信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作的新要求。其次，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，工作人員應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的方法進(jìn)行深入的研究和創(chuàng)新，從而保障檔案管理信息化建設(shè)的效果。

（二）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

針對(duì)硬件設(shè)施建設(shè)水平不高的問(wèn)題，我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)的政府部門(mén)應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化硬件設(shè)施建設(shè)工作。在具體措施方面，首先，政府部門(mén)應(yīng)該在利索能力的情況下投入更多資金，用于購(gòu)買(mǎi)電腦等設(shè)備，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)水平。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)政府首先需要做的就是在崗位設(shè)置方面安排專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員。而招聘這些檔案管理人員時(shí)，需要優(yōu)先錄用那些擁有專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)背景和工作經(jīng)驗(yàn)的人才。其次，針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理人員信息技術(shù)應(yīng)用能力有限的問(wèn)題，政府需要組織檔案管理人員進(jìn)行更加專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)，提升其信息技術(shù)應(yīng)用水平，從而保障檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（四）進(jìn)一步健全檔案信息化管理制度

為保障檔案管理信息化建設(shè)水平的進(jìn)一步提升，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)政府需要進(jìn)一步加強(qiáng)自身的檔案管理制度建設(shè)。在具體措施上，首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)政府部門(mén)應(yīng)該針對(duì)檔案管理工作建立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督與管理制度，從而將所有檔案管理工作納入有效的監(jiān)督和管控中。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，我國(guó)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理開(kāi)始引用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，更加能夠提高檔案管理的工作效率，提高檔案管理的工作質(zhì)量，節(jié)約了檔案管理所要消耗的成本，提高了準(zhǔn)確性，但是該種管理模式在我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的進(jìn)程中也存在著許多問(wèn)題，我們應(yīng)該采取措施進(jìn)行針對(duì)性的解決。這需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)地方政府和國(guó)家政府的共同努力。