事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略

劉麗麗

（綏芬河市建設工程質量監(jiān)測中心 黑龍江省牡丹江市 159399）

檔案數(shù)字化需要依托于計算機和網(wǎng)絡，而且作為檔案管理形式要與信息時代發(fā)展要求相符。在信息技術快速發(fā)展的新形勢下，事業(yè)單位加快了檔案信息化建設的進程，檔案數(shù)字化作為檔案信息化建設中較為關鍵的一個環(huán)節(jié)，通過對紙質檔案進行數(shù)字化處理，為檔案信息收集、儲存、管理和利用帶來諸多便利。因此在當前事業(yè)單位檔案管理工作中，需要加強對檔案數(shù)字化管理的重視，實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要性

事業(yè)單位檔案作為事業(yè)單位發(fā)展過程中一些重要信息資源的載體，其對事業(yè)單位的發(fā)展具有極為重要的意義，因此要加強對事業(yè)單位檔案管理工作的重視。在檔案數(shù)字化管理工作中，由于涉及到多種技術，并需要借助于各種載體實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化轉化，同時還要依托于互聯(lián)網(wǎng)，加快建立數(shù)據(jù)庫，隨時調閱所需要的檔案信息，確保檔案信息共享程度的提升。檔案數(shù)字化是針對紙質檔案進行的數(shù)字化轉化，檔案存儲和利用方式發(fā)生了較大的變化。而且數(shù)字化檔案形式更易于對檔案信息進行備份，有利于提高檔案信息的安全。在實際檔案利用過程中，不再受時間和空間的制約，檔案查詢更具便捷性，實現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)的實時共享。在實際檔案管理工作中，對于數(shù)字化檔案，能夠隨時更新和補充檔案信息，檔案信息系統(tǒng)可以自動對檔案信息進行分類，無論是檔案管理還是服務更具規(guī)范性和系統(tǒng)性。當前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中，雖然前期軟硬件設施的配置投入較大，但在后續(xù)管理工作中，檔案數(shù)字化管理成本會大幅度降低，有利于檔案管理工作的長遠發(fā)展。

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中存在的問題

對檔案數(shù)字化不重視。檔案工作在事業(yè)單位發(fā)展中一直存在不被重視的情況，相關人員對檔案工作存在認識上的偏差，覺得只是對一些信息資源的抄錄和保存，對于檔案管理自身的重要性認識不足。一些單位對于檔案數(shù)字化建設，往往是形式上的附和，并沒有積極尋求檔案數(shù)字化的切入點，單位檔案數(shù)字化管理只是停留在表面。這也導致事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平滯后，對檔案信息的開發(fā)利用帶來了一定的阻礙，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

相關配套設施不完善。檔案數(shù)字化管理工作開展過程中對基礎設施具有較高的要求，數(shù)字化檔案完全不同于紙質檔案，這也使傳統(tǒng)的設施無法滿足檔案數(shù)字化管理要求。但一直以來事業(yè)單位對檔案工作重視不足，而且經(jīng)費有限，這也導致檔案信息化所需要的設施不完善。特別是部分單位對檔案數(shù)字化管理認識不到位，沒有購置先進的軟硬件設施，這也使檔案數(shù)字化管理沒有物質基礎作為保障，必然會對具體的效果帶來較大的影響。

檔案數(shù)字化管理不規(guī)范。檔案數(shù)字化管理水平的提升需要以具體的標準和規(guī)范作為保障，使檔案管理工作能夠有據(jù)可依，并以制度來約束檔案管理人員行為和檔案利用行為。但當前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中不僅標準和規(guī)范欠缺，同時制度不完善，無法發(fā)揮約束作用，這也使檔案管理人員在實際工作中缺乏制度依據(jù)和指導。

存在安全隱患。數(shù)字化存儲模式雖然為檔案管理工作提供了許多便利條件，但信息安全系數(shù)低的問題不容忽視。在當前檔案數(shù)字化管理工作中，通過借助多樣化的存儲工具存儲海量的信息，并對檔案信息進行有效處理。但基于網(wǎng)絡環(huán)境的特殊性，檔案信息系統(tǒng)運行中存在諸多的不安全因素，檔案信息的安全無法保障。

缺乏高素質的數(shù)字化管理人員。檔案數(shù)字化管理工作離不開具備一定信息化素養(yǎng)的檔案管理人員。但當前事業(yè)單位檔案管理人員普遍存在年齡大的問題，而且多數(shù)為其他崗位轉過來的人員，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理知識學習。事業(yè)單位高素質的綜合型檔案管理人才缺乏。特別是在當前檔案數(shù)字化管理模式下，現(xiàn)有人員無法完成實際工作，迫切需要強化檔案管理人才隊伍建設。

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略

強化檔案數(shù)字化管理意識。 事業(yè)單位部分領導者對檔案數(shù)字化管理工作認識不足，在實際工作中檔案數(shù)字化管理工作往往被忽視。針對這種情況下，要求事業(yè)單位領導者要積極轉變思想理念，強化檔案對單位發(fā)展重要性的認知，結合單位具體情況，積極完善具體的制度體系，在單位內(nèi)部營造良好的氛圍，為檔案數(shù)字化管理工作提供良好的條件。同時還要投入更多的經(jīng)費，積極引入檔案數(shù)字化管理的設備和設施，建立具體的標準和規(guī)范，確保檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，并針對文件進行集成管理，全面提高檔案數(shù)字化管理工作的效率和質量。

建立完善的檔案管理制度。當前大部分事業(yè)單位都沒有完善的檔案管理制度，這也對檔案數(shù)字化管理工作的有序開展帶來了較大的阻礙。目前檔案管理工作中計算機技術廣泛應用，這也為檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)提供了重要的技術保障。通過建立檔案管理系統(tǒng)，積極構建完善的事業(yè)單位檔案機制，制定標準的檔案數(shù)字化管理制度，可以為檔案數(shù)字化管理工作提供有效的約束和指導，促進檔案數(shù)字化管理水平的提升。

加大數(shù)字化軟件及硬件投入。檔案數(shù)字化管理的實施離不開完善的硬件和軟件設施作為基礎，通過加大投入，積極購置存儲、網(wǎng)絡等設備，強化配套設施建設。事業(yè)單位還要根據(jù)自身的情況和需求，重視檔案管理操作系統(tǒng)和管理系統(tǒng)的開發(fā)，做好檔案軟硬件的日常管理和維護，及時對軟件進行升級，全面提高檔案管理的科學化水平。由于事業(yè)單位檔案工作經(jīng)費有限，宜采取分期方式逐步配置與檔案管理相關的設備。檔案數(shù)字化相關配置也要與檔案管理工作相適應，更好的滿足事業(yè)單位具體工作的要求，推動數(shù)字化管理系統(tǒng)和操作系統(tǒng)的完善，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案信息的統(tǒng)一和集中管理，更好的發(fā)揮出檔案的實際效能。

系統(tǒng)的有效銜接提升檔案管理質量。事業(yè)單位在檔案數(shù)字化管理工作，要強化系統(tǒng)之間的有效銜接，高效收集檔案信息，為檔案信息查詢和利用提供更便捷的渠道。在檔案系統(tǒng)中，還要強調檔案信息的查詢功能，使檔案管理工作與業(yè)務工作之間實現(xiàn)有效銜接，優(yōu)化檔案管理模式和結構。同時還要構建具體的制度體系，確保各項工作的開展都能夠有據(jù)可依。由于事業(yè)單位檔案對保密性具有較高的要求，因此要重視保密技術和安全技術的應用，進一步保證檔案信息的保密性和安全性，為檔案信息價值的發(fā)揮打下堅實的基礎。

構建專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)據(jù)信息作為事業(yè)單位重要的信息資源，事業(yè)單位通過構建專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，借助于先進技術手段實現(xiàn)對檔案信息的高效存儲和有效管理。通過專業(yè)數(shù)據(jù)庫的建設，事業(yè)單位在文字、圖形及視頻等資源方面的存儲能力會大幅度提升。同時通過構建人才、技術和行政等檔案數(shù)據(jù)庫，打造特色數(shù)據(jù)庫，確保達到高效、集成和安全的效果。并借助于大數(shù)據(jù)技術和云技術，構建一個更完善的檔案管理體系，實現(xiàn)檔案信息的安全、快速傳遞，提升檔案信息共享的程度。

打造檔案信息平臺。事業(yè)單位通過打造檔案信息平臺，可以促進檔案數(shù)字化建設水平的提升。在檔案信息平臺建設過程中，結合事業(yè)單位自身的實際情況，開發(fā)更為適應的檔案檔案管理信息系統(tǒng)，使其與辦公系統(tǒng)進行有效銜接，實現(xiàn)信息資源的共享，公開檔案信息檔案利用者借助平臺能夠自主獲取，更好的滿足了社會各行業(yè)對事業(yè)單位檔案信息的使用和利用需要。同時還要建立健全檔案管理和互動機制，檔案管理人員要增強與檔案使用者之間的互動，積極對檔案信息平臺功能進行完善，促進檔案管理工作整體水平的提升。而且事業(yè)單位為了提高檔案數(shù)字化管理水平，還要重視網(wǎng)站建設，建設專門化的檔案信息網(wǎng)站，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息，并提供具體的利用服務等工作?？梢蚤_展檔案信息網(wǎng)上咨詢、查找、下載和瀏覽等服務，全面提高檔案數(shù)字化管理的水平。在檔案信息網(wǎng)站上，還可以設置相應的鏈接，為檔案信息利用提供更多的渠道。另外，還要做好網(wǎng)站的維護和更新等工作，確保網(wǎng)站信息的實時性，做好網(wǎng)站安全防護工作，使其安全、穩(wěn)定的運行，為檔案利用提供更多的便利。

加強檔案安全管理。事業(yè)單位檔案管理工作中存在較多的影響因素，檔案信息的安全面臨較大的威脅。基于數(shù)字化檔案管理工作的特殊性，檔案信息泄露和篡改無法及時發(fā)現(xiàn)，一旦發(fā)生這些問題，必然會對帶來無法估量的損失。因此在日常檔案管理工作中，事業(yè)單位需要強化對檔案管理設備設施的安全防護工作。并要根據(jù)檔案管理的實際情況，定期對檔案硬件設備進行檢查和維護。針對檔案管理系統(tǒng)實施安全管控，構建完善的檔案管理安全體系，并重視信息加密技術、安全傳輸技術、身份識別技術和安全監(jiān)測預警技術等的應用，實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的全面防護，避免系統(tǒng)受到攻擊。特別是對于涉密檔案數(shù)字化加工，原則上不外包，而且在涉密檔案數(shù)字化轉化過程中，宜指派專人進行全程監(jiān)管。對于外包的情況，不僅要簽訂保密協(xié)議，還要強化對加工人員的安全保密教育，避免涉密檔案內(nèi)容外泄。另外，還要安裝防火墻和殺毒軟件，降低系統(tǒng)被侵入的風險。定期對檔案管理系統(tǒng)中存在的風險進行排查，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，并采取有效的措施進行處理，進一步提高檔案信息的安全性，實現(xiàn)檔案信息的有效利用。

提升檔案管理人員的綜合素質。事業(yè)單位檔案工作的開展，檔案管理人員作為其中較為關鍵的因素，為了提高檔案數(shù)字化管理水平，檔案管理人員要強化自身信息技術水平，從而更好的應對檔案工作的發(fā)展趨勢。這就要求事業(yè)單位需要加強對檔案管理人員培訓工作的重視，通過采取相應的培訓和教育等措施，強化檔案管理人員的數(shù)字化管理意識，并通過培訓學習進行夯實自身的檔案管理知識基礎，掌握檔案數(shù)字化管理的先進理念和先進技術手段，全面提升檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)。為了促進檔案管理人員整體水平的提升，還要針對檔案管理人員的專業(yè)能力進行考核，而且考核結果要與檔案管理人員切身利益關聯(lián)，這樣有利于激發(fā)檔案管理人員工作的熱情，增強其工作中的責任心，促進檔案管理工作效率和質量的提升。

在事業(yè)單位檔案管理工作是最為基礎的管理工作內(nèi)容，隨著檔案數(shù)字化的發(fā)展，事業(yè)單位需要積極優(yōu)化檔案管理理念和方法，并在檔案數(shù)字化管理工作中靈活應用大數(shù)據(jù)技術、云技術技術，打造檔案信息數(shù)據(jù)庫和檔案信息平臺，進一步提高檔案的科學化和現(xiàn)代化水平，使檔案更好的服務于事業(yè)單位的發(fā)展，充分發(fā)揮出檔案的重要價值和作用。