當(dāng)前干部檔案數(shù)字化管理的問(wèn)題和優(yōu)化建議

許 靜

（中山市神灣鎮(zhèn)黨群服務(wù)中心 廣東省中山市 528462）

在過(guò)去，傳統(tǒng)的人工檔案管理存在著管理疏忽、操作不當(dāng)、管理不全面等問(wèn)題，為了避免產(chǎn)生人工管理上的漏洞，提高管理的針對(duì)性和安全性，應(yīng)當(dāng)通過(guò)數(shù)字化管理的方式在保障檔案準(zhǔn)確性的前提下，讓政府或者人事部門(mén)對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)格的監(jiān)管，推動(dòng)我國(guó)整體的檔案管理事業(yè)發(fā)展。

干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的其必要性

推動(dòng)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)可以借助計(jì)算機(jī)、前沿信息技術(shù)來(lái)替代傳統(tǒng)的人工管理工作，如信息采集、收集歸檔、檔案接收整理、信息查閱輸送等日常繁瑣工作都可以在計(jì)算機(jī)上快速進(jìn)行，減少了人工傳遞的麻煩，不僅提升了整個(gè)檔案管理的工作效率，還能有效避免因?yàn)槿斯な韬龆斐傻母黝?lèi)低級(jí)錯(cuò)誤。

過(guò)去一味的對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱，成千上萬(wàn)的紙質(zhì)檔案會(huì)造成更多的紙張浪費(fèi)和樹(shù)木砍伐，并且過(guò)期、失效的紙質(zhì)檔案也會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的集中處理，不利于環(huán)境保護(hù)。如今，通過(guò)計(jì)算機(jī)工作人員可以隨時(shí)隨地對(duì)檔案進(jìn)行查閱，避免了在翻閱紙質(zhì)檔案時(shí)所浪費(fèi)的大量時(shí)間與精力，在查找的準(zhǔn)確度和廣度上也獲得了大幅度的提升，還有效的減少了紙張的使用與浪費(fèi)，屬于環(huán)境友好型。

干部檔案數(shù)字化管理存在問(wèn)題

檔案管理意識(shí)薄弱。干部人事檔案管理屬于長(zhǎng)期的基礎(chǔ)性工作，要求工作人員每天花費(fèi)一定時(shí)間和精力對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)維護(hù)和管理。但是大部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位并未配備專(zhuān)門(mén)的崗位，大部分檔案管理人員往往需要兼顧其他工作。當(dāng)管理人員其他工作內(nèi)容多、任務(wù)繁重時(shí)，人事檔案管理工作往往會(huì)被拖延或者忽視。同時(shí)，部分干部員工對(duì)檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不夠充分，對(duì)哪些信息數(shù)據(jù)需要入檔保管、哪些信息稍加處理等都不了解，對(duì)信息的重要性難以進(jìn)行把握，導(dǎo)致部分重要信息如培訓(xùn)材料、職稱(chēng)評(píng)定材料、選拔任用材料等未能及時(shí)歸檔；檔案材料信息填寫(xiě)不規(guī)范，對(duì)信息分類(lèi)也不準(zhǔn)確，導(dǎo)致結(jié)果的真實(shí)性和準(zhǔn)確性存在偏差。

管理方式難以滿(mǎn)足數(shù)字化要求。憑借人工傳統(tǒng)的檔案管理方法早已無(wú)法滿(mǎn)足海量信息監(jiān)管的需求，形成的檔案資料也存在收集、整理不及時(shí)、不充分問(wèn)題，習(xí)慣和年底考察表、工資變動(dòng)審核等統(tǒng)一歸納整理，影響檔案管理工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。沒(méi)有對(duì)各類(lèi)檔案散件材料進(jìn)行及時(shí)的收集和整理，而是習(xí)慣性積壓信息。

專(zhuān)業(yè)人員水平和素質(zhì)有待提升，檔案利用水平不高。隨著機(jī)構(gòu)改革、管理權(quán)限下發(fā)，越來(lái)越多檔案從市直部門(mén)歸置基層部門(mén)管理審批，導(dǎo)致檔案收集、整合、分類(lèi)、歸檔、查閱以及保存的工作量猛增，不轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式和增加工作人員配備難以滿(mǎn)足新時(shí)代檔案管理的需求。即使臨時(shí)從各部門(mén)抽調(diào)人員也只能落實(shí)好批量整理、分類(lèi)、歸檔等基礎(chǔ)工作，完成階段性工作任務(wù)。許多單位缺乏檔案方面的專(zhuān)業(yè)人才儲(chǔ)備，即使個(gè)別公司有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，也可能存在管理素質(zhì)低、數(shù)字化技術(shù)掌握不到位、安全防范意識(shí)不強(qiáng)等個(gè)人問(wèn)題，容易產(chǎn)生工作開(kāi)展難度大、工作進(jìn)展緩慢、質(zhì)量參差不齊、工作效率低下等問(wèn)題。

當(dāng)前，干部人事檔案工作還存在著“重檔案收集管理、輕開(kāi)發(fā)利用”的現(xiàn)象。檔案管理的重點(diǎn)還是在于如何妥善管理人事檔案資料，做到保障人事檔案資料不泄露、不篡改、不“缺斤少兩”即可，對(duì)于如何主動(dòng)利用檔案資料識(shí)別和挖掘優(yōu)秀干部人才的意識(shí)十分薄弱，對(duì)檔案的利用率較低。信息挖掘深度、挖掘范圍不夠，在統(tǒng)計(jì)利用中也只是局限于最基礎(chǔ)的個(gè)人情況，而對(duì)各個(gè)數(shù)據(jù)中潛在的關(guān)系很少進(jìn)行深入挖掘和分析歸納，缺乏主動(dòng)探索意識(shí)。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化存在的安全風(fēng)險(xiǎn)和推進(jìn)難點(diǎn)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)隱患

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給人類(lèi)生活和工作帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也為許多不法分子創(chuàng)造了非法剽竊個(gè)人隱私、個(gè)人財(cái)產(chǎn)的機(jī)會(huì)，為互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用與安全管理帶來(lái)了諸多困擾。當(dāng)互聯(lián)網(wǎng)傳送一般性消息時(shí)，安全問(wèn)題并沒(méi)有突出表現(xiàn)。

當(dāng)前，干部檔案數(shù)字化正在逐步推進(jìn)，很多單位為了方便管理，減少自身工作量，會(huì)委托第三方人員進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理，在這個(gè)中會(huì)應(yīng)用到大量的信息技術(shù)。但在互聯(lián)網(wǎng)上執(zhí)行關(guān)鍵信息任務(wù)時(shí)，當(dāng)?shù)谌饺藛T通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行和管理檔案時(shí)，那么計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)可能成為一個(gè)隨時(shí)爆炸的炸彈。存在任何操作失誤或者計(jì)算機(jī)安全漏洞時(shí)，都有可能為不法分子提供可乘之機(jī)。假如碰到非法組織和黑客惡意剽竊信息的行為，讓干部檔案的管理系統(tǒng)崩潰，那么會(huì)導(dǎo)致大量人事干部的隱私信息出現(xiàn)丟失、惡意篡改或者泄密的不良狀況。

建立一個(gè)完整、全面、安全的檔案管理系統(tǒng)，是檔案儲(chǔ)存、保密工作的需要，單位委托的第三方，大部分都是通過(guò)建立專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)集中管理。由于電腦軟硬件支持方面存在一定缺陷，因此檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的完整性和安全性難以得到保障。電子信息和數(shù)據(jù)在瀏覽、傳輸和交換等過(guò)程中都存在導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰的風(fēng)險(xiǎn)，存在信息在運(yùn)輸過(guò)程中由于電腦卡頓、電腦崩潰等情況而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。此外，目前已有的管理體系仍然無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理工作的需求，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，不法分子與黑客的個(gè)人技術(shù)也愈發(fā)成熟，因此數(shù)據(jù)在保存過(guò)程中也存在被非法分子惡意篡改的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而導(dǎo)致信息順序混亂、數(shù)據(jù)不完整已經(jīng)原始數(shù)據(jù)缺失等問(wèn)題。在檔案管理中，干部作為人事管理中最核心的主體，卻容易在具體操作過(guò)程中忽略許多細(xì)節(jié)，存在人工操作失誤，檔案管理的質(zhì)量和完整度造成直接或間接影響。

數(shù)據(jù)保密安全隱患

檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)保密系統(tǒng)從本質(zhì)上而言都是為檔案的安全性、完整性服務(wù)。如果僅僅注重檔案管理而忽視了保密管理，那么人事干部的隱私一旦泄露，將會(huì)給單位及其工作人員帶來(lái)巨大的名譽(yù)和財(cái)產(chǎn)損失，因此只有將保密工作和檔案工作有機(jī)的聯(lián)系起來(lái)，才可能避免或減少給單位、干部帶來(lái)不必要的麻煩。數(shù)字化檔案管理通過(guò)利用物理儲(chǔ)存設(shè)備，而大部分單位所委托的紙質(zhì)檔案信息量往往是龐大的，因此存儲(chǔ)空間比較擁擠，在很大程度上也為不法分子剽取信息創(chuàng)造條件。更多的是，單位所委托的第三方也存在私自泄露干部隱私從而謀取利益的情況，因此單位委托第三方進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的檔案數(shù)字化管理也存在一定的信任風(fēng)險(xiǎn)。

推進(jìn)數(shù)字化存在難點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō)，數(shù)字化系統(tǒng)的推廣需要單位花費(fèi)大量資金，如購(gòu)買(mǎi)設(shè)備和委托第三方進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。紙質(zhì)材料數(shù)字化對(duì)檔案材料要求比較高，特別是舊檔案需要修復(fù)裝裱，花費(fèi)人力物力較大。在已花費(fèi)了大量人力物力的基礎(chǔ)上，如果系統(tǒng)只是單純將檔案數(shù)字化儲(chǔ)存起來(lái)，那么推動(dòng)數(shù)字化檔案的作用顯得十分局限，并未將其價(jià)值發(fā)揮至最大處。但如果增加信息錄入、審核等功能，與原已使用的人事管理系統(tǒng)往往不能連通，數(shù)據(jù)無(wú)法共享，維護(hù)時(shí)需要重復(fù)做工，這是目前一些單位遲遲未推廣數(shù)字化系統(tǒng)的主要原因。

推進(jìn)干部檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化建議及安全風(fēng)險(xiǎn)防范措施

加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理的重視程度。存在一部分工作人員甚至管理層人員并未意識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性，認(rèn)為只需將檔案信息管理好、完好無(wú)損即可，因此需要糾正管檔人員對(duì)檔案數(shù)字化管理的錯(cuò)誤認(rèn)知。利用數(shù)字化管理方式可以將人事干部的信息進(jìn)行永久性的安全保存，不僅可以降低傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的大量人力、物力和時(shí)間的投入，還可以借助先進(jìn)數(shù)字技術(shù)的力量實(shí)現(xiàn)檔案管理高效化、數(shù)字化、智能化的目的。數(shù)字化信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)者要從系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)使用出發(fā)，探索如何實(shí)現(xiàn)與原有系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，提高數(shù)字化信息系統(tǒng)的使用率和實(shí)用率。

升級(jí)管理方式，提升硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。升級(jí)管理方式、優(yōu)化各體系建設(shè)的規(guī)章制度，是當(dāng)前干部人事檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)。將數(shù)字化管理替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，并統(tǒng)一制定兼?zhèn)淇茖W(xué)性、合理性與全面性的干部檔案數(shù)字管理規(guī)章制度，再結(jié)合人事檔案工作的特殊性以及數(shù)字管理系統(tǒng)要求兩大方面不斷完善和更新，最后再將檔案管理工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行充分融合，出臺(tái)一套完善、合理、規(guī)范的流程說(shuō)明。通過(guò)各類(lèi)措施和維護(hù)，結(jié)合實(shí)際工作情況對(duì)管理流程不斷優(yōu)化和完善，維護(hù)工作的秩序，保障工作可以按照流程有序的進(jìn)行，將整個(gè)干部人事檔案數(shù)字化管理推向更加成熟、全面和智能的工作模式中。

完善和更新檔案數(shù)字化硬件設(shè)施，只有將硬件設(shè)施基礎(chǔ)打好，才能為檔案數(shù)字化管理提供保障。但有些單位預(yù)算較低，在推廣數(shù)字化過(guò)程中基礎(chǔ)設(shè)施配備較低（如掃描速度慢、掃描效果清晰度不高等），導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作進(jìn)展緩慢，效率低下。為了保障數(shù)字化檔案的安全性，不僅要加強(qiáng)對(duì)人事檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性、合理性，檔案數(shù)字化的硬件設(shè)施配備還需滿(mǎn)足數(shù)字化檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需求。

強(qiáng)化數(shù)字化認(rèn)識(shí)檔案的互聯(lián)網(wǎng)權(quán)限管理。互聯(lián)網(wǎng)作為一把“雙刃劍”，缺乏監(jiān)管的互聯(lián)網(wǎng)也會(huì)帶來(lái)一系列問(wèn)題，數(shù)字化干部人事檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)安全既需要內(nèi)網(wǎng)的保護(hù)，還需要外網(wǎng)的加持。內(nèi)網(wǎng)安全需要派遣專(zhuān)業(yè)的信息工作人員把持，并加強(qiáng)信息安全保密知識(shí)和技術(shù)的學(xué)習(xí)；外網(wǎng)則需要即使升級(jí)防火墻和殺毒軟件，并定期殺毒和清理垃圾，檢查漏洞并及時(shí)修補(bǔ)。

完善和發(fā)展檔案管理人才培訓(xùn)體系。管理人員的綜合素質(zhì)和技術(shù)水平永遠(yuǎn)是檔案管理的關(guān)鍵所在，因此在檔案管理人才培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)格外注意培養(yǎng)使命感、責(zé)任感以及安全防范意識(shí)強(qiáng)的人才，讓其能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)背景下做好保密工作必備的各類(lèi)信息安全知識(shí)和技能，了解基本的防范手段和高技術(shù)竊密的知識(shí)，從而為檔案數(shù)字化管理工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

無(wú)論是單位委托第三方進(jìn)行管理，還是內(nèi)部專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，都應(yīng)當(dāng)充分人事到檔案管理人才培養(yǎng)的重要性。只有培養(yǎng)優(yōu)秀、高素質(zhì)的管理人才，建立和完善信息安全人才培養(yǎng)機(jī)制和人才保障、激勵(lì)制度，才能從根本上為人員的利益保駕護(hù)航，全面發(fā)揮人才的最大作用，確保檔案管理體系不斷更新發(fā)展。對(duì)于檔案管理人才的培養(yǎng)，必須要與時(shí)俱進(jìn)，社會(huì)一直處于快速變化之中，尤其是周期短、更迭快、難度大的信息技術(shù)，更需要緊隨時(shí)代發(fā)展潮流。

總而言之，隨著當(dāng)前社會(huì)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)和數(shù)字化技術(shù)在不斷更新升級(jí)的同時(shí)，人們的管理理念也在更改。干部人事檔案工作作為國(guó)家管理干部的主要方式，也在不斷更新發(fā)展。因此，在更新和完善硬件、軟件基礎(chǔ)設(shè)施的同時(shí)，還要大力培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的檔案數(shù)字化管理人才，運(yùn)用數(shù)字、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合的方式制定相應(yīng)的規(guī)章制度、管理模式和工作流程。