行政單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討

朱 恒

（單縣衛(wèi)生健康局 山東省菏澤市 274300）

行政事業(yè)單位檔案主要是其在日常工作中所作的真實(shí)紀(jì)錄，為單位今后的發(fā)展提供歷史依據(jù)和參考憑證，其重要性不容忽視。隨著我國信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代化的發(fā)展愈發(fā)不相適應(yīng)，行政事業(yè)單位的檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級勢在必行。當(dāng)前，行政事業(yè)單位的檔案管理工作存在著一些突出的問題，本文將逐一剖析并提出具體的辦法和對策。

事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位檔案記錄民眾相關(guān)信息，事業(yè)單位檔案管理是對檔案提供利用服務(wù)的工作，檔案管理水平要適應(yīng)社會的需求。事業(yè)單位檔案是記錄國家科教文衛(wèi)等事業(yè)各方面資料，涉及到國家安全信息，如果檔案文獻(xiàn)資源泄露會形成嚴(yán)重危害，因此，事業(yè)單位檔案管理具有很高機(jī)密性。事業(yè)單位檔案管理工作是各項工作的重要環(huán)節(jié)，是衡量單位工作業(yè)績的重要尺度。檔案工作可以作為制定未來發(fā)展方向的資料。加強(qiáng)檔案管理工作有利于單位領(lǐng)導(dǎo)掌握工作開展情況，為上級領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。隨著社會的發(fā)展，檔案管理信息化成為事業(yè)單位檔案管理的趨勢。未來檔案信息化設(shè)備設(shè)施等方面需要提升。要根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際需求定期更新設(shè)施，實(shí)現(xiàn)新型設(shè)備設(shè)施智能化；要根據(jù)使用管理系統(tǒng)檔案工作人員要求改善優(yōu)化，為信息技術(shù)提升做好準(zhǔn)備；要重新調(diào)整傳統(tǒng)形式組織結(jié)構(gòu)等，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新的必要性

創(chuàng)新是民族進(jìn)步的靈魂，社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，科學(xué)技術(shù)的日新月異也離不開創(chuàng)新，思維創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、模式創(chuàng)新等等一系列的創(chuàng)新才能使得我們國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展蓬勃前進(jìn)，在創(chuàng)新中求突破已經(jīng)逐漸成為人們生產(chǎn)生活的指導(dǎo)思想。陳舊的管理體制桎梏了事業(yè)單位檔案管理工作的開展，“一個本，一支筆”的傳統(tǒng)檔案管理模式為什么要在時代發(fā)展浪潮中得到創(chuàng)新呢？首先，檔案管理模式創(chuàng)新是事業(yè)單位檔案資源利用的前提。檔案資源利用的思路由來已久，卻遲遲沒有持續(xù)推進(jìn)，總是在前進(jìn)的路上受到諸多阻力。事業(yè)單位政事剝離以來，檔案資源的保密性按等級劃分，可供開放和利用的檔案資源數(shù)量顯著增多，可是僅僅只依靠幾個檔案管理人員的人工現(xiàn)場調(diào)閱還是無法實(shí)現(xiàn)檔案資源利用。故而，創(chuàng)新陳舊的檔案管理模式勢在必行；其次，檔案管理模式創(chuàng)新是事業(yè)單位改制的動力。事業(yè)單位改制是盤活事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益的重要舉措，檔案管理模式的積極創(chuàng)新有力完善了事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)功能，越來越多的人們開始有意識的運(yùn)用事業(yè)單位檔案資源，檔案管理工作人員也能夠站在創(chuàng)新服務(wù)的理念上提升檔案資源質(zhì)量，在事業(yè)單位改制過程中起到了促進(jìn)作用；最后，檔案管理模式創(chuàng)新是事業(yè)單位經(jīng)營管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。信息技術(shù)給各個行業(yè)的管理方式都帶來了不小的沖擊，如何搭上信息技術(shù)的快車，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位經(jīng)營管理現(xiàn)代化，創(chuàng)新檔案管理模式就是其重要基礎(chǔ)。檔案管理信息化平臺的建立合理解決了各部門之間的信息溝通閉塞問題，每個部門都可以在權(quán)限范圍內(nèi)登錄到事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)，在線查找及錄入檔案資料，為事業(yè)單位經(jīng)營管理現(xiàn)代化提供數(shù)據(jù)支持。

行政單位檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理重視程度不夠。首先，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)層面通常把工作的重心聚焦在業(yè)務(wù)性的工作上，對檔案的歷史依據(jù)和憑證作用認(rèn)識不到位。其次，一些單位沒有設(shè)立單獨(dú)的組織機(jī)構(gòu)，部分單位在缺少人手或者業(yè)務(wù)工作繁忙的情況下，習(xí)慣于將檔案管理工作歸于辦公室，由辦公室人員兼職，而其業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技術(shù)水平參差不齊。最后，一些單位沒有單獨(dú)的檔案室和檔案柜，導(dǎo)致檔案缺乏規(guī)范的儲存條件，極有可能出現(xiàn)發(fā)霉、損壞或丟失。有些單位存儲檔案的電子設(shè)備陳舊老化，無法保證電子檔案的有效存儲。

檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)參差不齊。由于檔案管理學(xué)是一門正處于發(fā)展時期的學(xué)科，所以市場中專業(yè)的檔案管理人才是十分稀缺的，很多事業(yè)單位的檔案管理人員并不是科班出身，而是由年齡教長的非檔案部門工作人員轉(zhuǎn)調(diào)至檔案部門，如此，不僅其專業(yè)水平有所欠缺，且年齡普遍偏高。這也導(dǎo)致了很多檔案管理人員并不能及時地掌握信息技術(shù)，無法適應(yīng)檔案管理工作的信息化發(fā)展，從而導(dǎo)致檔案管理工作處于滯后狀態(tài)。更有甚者，很多事業(yè)單位并沒有聘請專職的檔案管理員，而是由其他職位的工作人員兼職檔案管理工作，此類人員既欠缺工作經(jīng)驗(yàn)也缺乏專業(yè)知識，且因檔案管理工作為兼職并不能及時、有效的接受相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致其專業(yè)水平知識得不到提升。

檔案管理制度不健全。一些行政事業(yè)單位的檔案管理工作除了參照：《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定外，在單位內(nèi)部沒有制定專門的切實(shí)可行的檔案管理制度。一些單位盡管建立了檔案管理制度，但在遇到問題時并沒有靈活合理地運(yùn)用制度，導(dǎo)致制度的存在形同虛設(shè)。不規(guī)范、不健全的檔案管理制度肯定會帶來各種各樣的問題：檔案收集不及時或不齊全，就會導(dǎo)致檔案的整理不順暢；檔案整理不規(guī)范，就無法保證檔案的利用；借閱檔案不登記、借出的檔案不按時歸還或者歸還記錄缺失等，都無法實(shí)現(xiàn)檔案的價值。一些單位的檔案管理缺乏相應(yīng)的獎懲政策，部分檔案管理人員工作缺乏主動性，導(dǎo)致工作進(jìn)入了不健康的循環(huán)模式。

思維方式僵化。雖然我國事業(yè)單位經(jīng)營管理方式推陳出新，在深度改革的形勢下取得了顯著的成績，但事業(yè)單位檔案管理思維方式僵化問題仍然存在，檔案管理部門還是處于經(jīng)營管理的邊緣，事業(yè)單位薪酬制度優(yōu)化以來，各業(yè)務(wù)部門職工工作干勁十足，為了評優(yōu)創(chuàng)先更是積極提升業(yè)務(wù)技術(shù)能力。可檔案管理部門工作人員卻沒有納入績效考核機(jī)制中，崗位激勵政策得不到合理落實(shí)，呈現(xiàn)出了收入分配不均衡的現(xiàn)象，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也是高度重視能帶來直接經(jīng)濟(jì)效益的業(yè)務(wù)部門，這種檔案管理思維僵化已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理部門工作人員的工作積極性，急需破解這一困境。

行政單位檔案管理創(chuàng)新思路

加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)。對于新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，除需要從上述兩個方面入手之外，還需要注意加強(qiáng)管理隊伍建設(shè)，提升管理人才的整體素養(yǎng)。依據(jù)事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況，對于檔案管理隊伍建設(shè)，需要從以下幾個方面入手。一方面，事業(yè)單位需要積極引進(jìn)檔案管理人才，通過引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才，不斷充實(shí)檔案管理隊伍，使檔案管理工作中具有充足的人才資源，為檔案管理提供人才支持。另一方面，對事業(yè)單位的檔案管理人員，需要積極加強(qiáng)培訓(xùn)教育，主要就是對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，使檔案管理人員可以掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)及方法，豐富其檔案管理理論知識，以實(shí)現(xiàn)檔案管理人員整體能力及素質(zhì)的提升。同時，還需要加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，使其在檔案管理工作中更積極投入，對檔案管理工作不斷探究，為檔案管理創(chuàng)新及效果的提升提供真正的人才支持與保障，滿足檔案管理的實(shí)際需求。

明確工作機(jī)制，統(tǒng)一管理目標(biāo)。行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是以檔案資源的服務(wù)利用為目標(biāo)開展的，在工作實(shí)施中，要以這一目標(biāo)為出發(fā)點(diǎn)，分別從機(jī)制建設(shè)和制度建設(shè)兩個方面入手，明確機(jī)制、制定標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航。一是成立檔案信息化推進(jìn)工作小組，明確工作機(jī)制，落實(shí)職責(zé)分工，有組織的實(shí)施信息化建設(shè)工作。二是建立健全檔案管理制度，保證檔案信息化應(yīng)用有章可循、有據(jù)可依。三是制定管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范運(yùn)行程序，發(fā)布具有針對性的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，有效整合信息資源，確保檔案信息規(guī)范使用。同時，要從實(shí)際需求出發(fā)，詳細(xì)分析電子檔案的管理架構(gòu)、儲存格式及所需技術(shù)。完善現(xiàn)有工作流程，確保檔案保管、移交的同步性。四是強(qiáng)化監(jiān)督，嚴(yán)格問責(zé)。監(jiān)督管控是確保信息化建設(shè)計劃落實(shí)的重要手段，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施監(jiān)控管控工作，對于存在的問題要及時指出，責(zé)令整改，對于違反信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的情況要嚴(yán)格追責(zé)問責(zé)，切實(shí)提高責(zé)任意識。

提升信息化檔案管理的安全技術(shù)。現(xiàn)階段，事業(yè)單位在構(gòu)建信息化檔案管理體系的過程中，不僅需要依據(jù)自身的實(shí)際情況，為檔案管理部門添置部分軟硬件設(shè)施，還需要通過制定檔案信息安全管理制度、設(shè)置信息化管理平臺防火墻等方式，提升檔案管理工作的安全性。首先，在構(gòu)建檔案管理信息化平臺的過程中，事業(yè)單位可以在考慮到自身工作內(nèi)容、社會信息化發(fā)展水平等信息的基礎(chǔ)上，搭建管理軟件安全防火墻，通過這樣的方式進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案信息管理的安全性。其次，事業(yè)單位可以由專門的工作人員定期對檔案管理部門計算機(jī)進(jìn)行檢查，保證計算機(jī)能夠正常運(yùn)行，如果在進(jìn)行檢查的過程中發(fā)現(xiàn)計算機(jī)內(nèi)出現(xiàn)了木馬或者病毒，必須及時進(jìn)行清除。最后，由于事業(yè)單位的檔案管理工作存在著一定的特殊性，因此，為進(jìn)一步提升檔案管理工作的安全性，檔案管理部門需要依據(jù)自身的工作情況，建立科學(xué)有效的計算機(jī)使用制度，舉例來說，事業(yè)單位方面可以通過要求檔案管理部門的工作人員在電腦操作的過程中，嚴(yán)禁使用電腦連接外網(wǎng)、禁止外界U盤與存放檔案信息的電腦相連接等方式，保證檔案管理工作的安全性。

優(yōu)化檔案管理制度。建立檔案管理制度要求堅持制度約束雙向性，體現(xiàn)合理性與科學(xué)性。制度必須具有可操作性，更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)作用。建立檔案管理制度要符合單位特點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)行為直接影響制度的執(zhí)行，職工是制度的主要約束對象。檔案部門是制定檔案制度的主管部門，在制度執(zhí)行中要做到賞罰分明。各級事業(yè)單位要提高對檔案管理的重視，建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，結(jié)合單位檔案工作實(shí)際，對檔案工作實(shí)行考核。通過等級升降實(shí)施動態(tài)管理，建立完善質(zhì)量管理體系。各單位研究制定當(dāng)納各項工作質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)檔案工作制度化建設(shè)。事業(yè)單位要通過定期宣傳，提高對檔案工作的重視度。要求單位建立過硬的領(lǐng)導(dǎo)班子，建立適合單位實(shí)際的考核機(jī)制，通過級別升降實(shí)行動態(tài)管理，推動檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。

在新形勢下事業(yè)單位的發(fā)展過程中，實(shí)現(xiàn)事業(yè)檔案管理工作的更有效開展已經(jīng)成為重要的任務(wù)及需求，需要在檔案管理工作中加強(qiáng)投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的提升。作為新時期的檔案管理工作人員，需要對檔案管理工作加強(qiáng)重視，針對檔案管理工作現(xiàn)狀及不足，選擇針對性途徑及方法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，提升檔案管理工作質(zhì)量及效率，滿足檔案管理的需求，為事業(yè)單位發(fā)展提供理想的檔案資源。